Transcript Østfold Energi – et selskap i sterk utvikling

Østfold Energi – et selskap i sterk utvikling
Effektiviserer forretningsprosesser ved hjelp av 360°
Da arbeidsmønsteret i Østfold Energi endret
seg fra å være et tradisjonelt elverk til å få et
Produkt: Industri: 360°
Energi
høyt fokus på utvikling av nye forretningsområder og tjenester, vokste også ønsket om å
oppnå en enklere og mer effektiv gjennomføring
av daglige arbeidsoppgaver samt sikre bevaring
av nødvendig forretningsinformasjon. Selskapet
bruker i dag 360°, en løsning for informasjonsog dokumenthåndtering som hjelper energiselskapet med å jobbe smartere.
”Det kom etter hvert mange ønsker om tilgang til et felles
elektronisk arkiv, organisering og ivaretakelse av e-post, dokumentasjon og arbeidsinstrukser, prosjektverktøy, endring
og opprydding i katalogstruktur, versjonskontroll etc. På bakgrunn av en omfattende vurdering av mulige løsninger for dokumenthåndtering og samhandling, falt valget på Software
Innovations løsning 360°, forteller Trude Bjering-Strand, ITsjef i Østfold Energi.
Software Innovation har nærmere 20 års erfaring med kunder
i energibransjen. I utviklingen av 360° 4.0 for energibransjen,
har Østfold energi spilt en aktiv rolle. Resultatet er at selskapet i dag har en løsning som bidrar til at de blir enda bedre
rustet for fremtiden og den videre utviklingen av selskapet.
Full oversikt og kontroll
360° er verktøyet som skal gi Østfold Energi full oversikt over
alle typer dokumentasjon og bidra til å sikre at alt arkivverdig materiale i virksomheten blir tilstrekkelig ivaretatt. Med
integrasjon mot en overordnet søketjeneste, skal de ansatte
enkelt foreta historiske søk i arkiver, e-post og andre forretningsapplikasjoner for rask tilgang til informasjon. At løsningen er bygd i SharePoint er en fordel for Østfold Energi. De er
vant til å bruke arbeidsrom i SharePoint, og vil benytte 360°
webparts i eksisterende SharePoint-portaler.
”Østfold Energi bruker ofte innleide konsulenter i sine prosjekter og SharePoint tillater bl.a. konsulentene å produsere
dokumenter til 360° via SharePoint arbeidsrom”, påpeker
Bjering-Strand.
360° er markedets eneste saks- og dokumenthåndteringsløsning som er bygd på SharePoint og som dermed fullt
ut kan utnytte denne plattformens rike verktøykasse for prosesstøtte, gruppesamarbeid, sosiale nettverk og gjenfinning.
Om Østfold Energi
Østfold Energi er en energiprodusent med
store utviklingsambisjoner som både har egen
virksomhet og som opererer gjennom deleide
selskaper. Foruten stor- og småskala vannkraftproduksjon i Indre Sogn, Østfold og Nordland, er selskapet engasjert i energigjenvinning
fra avfall, fjernvarmeutbygging, vindkraft samt
regionale nyskapings- og innovasjonsaktiviteter. Selskapet er deleier i blant annet: Norsk
Grønnkraft AS, Norsk Vannkraftproduksjon AS,
Bio Varme Sarpsborg AS, Zephyr AS og Rygge
Sivile Lufthavn AS.
Selskapet er eid av Østfold Fylkeskommune
og 13 av fylkets 18 kommuner. Parallelt med
drift av eksisterende anlegg, arbeides det med
etablering av nye og videreutvikling av eksisterende anlegg innenfor alle satsningsområder.
Østfold Energi er i dag om lag 90 ansatte, hvorav flere også jobber i de deleide selskapene.
Østfold Energi – et selskap i sterk utvikling
Effektiviserer forretningsprosesser ved hjelp av 360°
Alt samlet på ett sted
Hos Østfold Energi er saksbehandling, systemdokumentasjon, prosjekt- og kontraktshåndtering blant de viktigste anvendelsene av 360°. Løsningen sørger for at arbeidsmetodikk
og forretningsprosesser dokumenteres for fremtiden.
”Vi kan med Energi 360° forholde oss til kun ett dokumentarkiv. Bl.a. vil teknisk dokumentasjon av anlegg kunne overføres direkte til 360° og styrende dokumenter som instrukser,
prosedyrer og liknende kategoriseres som egen dokumenttype i løsningen. Det er essensielt at all anskaffelse og leveranseprosjekter dokumenteres ihht forsyningsforskriften”,
understreker Bjering-Strand.
”Ved at saksbehandler har all relevant informasjon samlet på
et sted og alltid har oversikt over siste versjon av dokumenter
og relatert korrespondanse, er det mye tid å spare. De ansatte har til enhver tid full kontroll over e-post korrespondanse
og vi kan på den måten sikre at krav til compliance/regelverk
etterleves”, fortsetter hun.
Fokus på brukervennlighet
Viktige aspekter i tilretteleggingen av 360° for brukerne i
Østfold Energi er å ha en god arbeidsflate for informasjonshåndtering og dokumentproduksjon, som skaper struktur
og oversikt. Samarbeid på tvers av organisasjonen, inkludert
bidrag fra eksterne konsulenter, ble en stadig større del av
hverdagen for de ansatte i organisasjonen. Det er et ønske
at de ansatte skal kunne jobbe smartere og mer effektivt,
samtidig som de har en motiverende og engasjerende brukeropplevelse.
Om 360°
360° 4.0 er et viktig verktøy for Østfold Energi.
De har anskaffet løsningen for å sikre effektiv
dokumenthåndtering gjennom strukturering og
ivaretakelse av e-post, elektronisk arkivering,
enhetlig produksjon av avtaler, styrende og tekniske dokumenter, samhandling på tvers av
avdelinger og prosjektstyring, samlet i en database.
NOARK-støtte og integrasjon mot fagsystemer
Kraftselskaper blir i stor grad regulert av det offentlige, og
mange har krav på seg til å tilfredsstille NOARK- standarden.
360° støtter NOARK, men kan også benyttes uten. Løsningen er også svært velegnet for integrasjon og samspill med
eksisterende fagsystemer. Informasjon fra en rekke ulike systemer kan da presenteres og behandles i et felles grensesnitt.
”Hos Østfold Energi har vi integrert 360° med bedriftens
Anvendelse av 360°:
• Saksbehandling
• Arkiv
• Dokumenthåndtering inkl. e-post (integrasjon mot MS Word og MS Outlook)
• Samhandling/ prosjektrom
• Kontraktshåndtering
• Styrende og tekniske dokumenter
økonomi- og vedlikeholdssystem, IFS. Dette gjør at vi
kan jobbe enkelt og effektivt, får samlet informasjon og
unngår duplisering”,
Trude Bjering-Strand, IT-sjef i Østfold Energi
IFS-Integrasjonen gjør det enkelt å knytte dokumenter til objekter i IFS. Integrasjonen er brukervennlig og gjenkjennelig
for IFS-brukere.
”I første fase benyttes integrasjon mellom IFS anleggsobjekter, ulike typer arbeidsordre og RUH/ avvikssystem. På sikt
vil Østfold Energi utvide integrasjonen med flere IFS-objekter,
og kanskje knytte 360° -elementene Sak og Prosjekt mot
IFS-objekter.
”De ansatte har i dag rollebaserte arbeidsflater med oversikt
over egne og avdelingens arbeidsoppgaver, prosjekter og
avtalearkiv med oversikt over bl.a. de siste dokumenter og
pågående saker. 360° gjør at vi kan forholde oss til en god
database som understøtter Østfold Energis arkivregler”.
”Til tross for at vi har en flerselskapsstruktur med fysisk avstand mellom brukere, har alle tilgang til en og samme database. Det er en differensiert tilgang til informasjon og sensitiv
informasjon skjermes på en god måte”, forklarer BjeringStrand.
Software Innovation er med sine 300 ansatte et av Nordens fremste IT-miljøer. Vi er Nordens ledende selskap i å hjelpe virksomheter med å styre, håndtere og dele informasjon og dokumenter. Med 25 års erfaring og kompetanse på området vil vi satse målrettet på å hjelpe kundene med å håndtere den
kraftige økningen i informasjonsmengden. Vi tilbyr tjenester og produkter innenfor områdene informasjonsstyring, dokumenthåndtering og samhandling.
Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.com