Transcript Ida Eir Lauritzen og Laila Økdal Aksetøy _SINTEFs

2014-11-06
SIPOK - SINTEFs kunnskapsforvaltning
Ida Eir Lauritzen
Laila Økdal Aksetøy
Teknologi for et bedre samfunn
1
Innhold:
•
•
•
•
Om SINTEF
SIPOK – SINTEF Prosjekt- og kunnskapsforvaltning
Eksempler fra løsning
Status november 2014
Teknologi for et bedre samfunn
2
SINTEF Byggforsk
SINTEF IKT
SINTEF Materialer og kjemi
SINTEF Teknologi og samfunn
SINTEF Energi
SINTEF Fiskeri og havbruk
SINTEF Petroleum
MARINTEK
Teknologi for et bedre samfunn
Vi utvikler løsninger på noen av vår tids store samfunnsutfordringer ved å være
ledende innenfor våre satsingsområder:
•
•
•
•
•
Fornybar energi, klima- og miljøteknologi
Olje og gass
Havromsteknologi
Helse og velferd
Muliggjørende teknologier
Teknologi for et bedre samfunn
SINTEF er Skandinavias største uavhengige forskningsselskap
•
•
•
Og et av de største forskningsselskapene i Europa
2200 ansatte fra 70 nasjoner
Brutto omsetning på 2,9 milliarder kroner – kunder i mer enn 60 land
Teknologi for et bedre samfunn
SINTEFs visjon: Teknologi for et bedre samfunn
Vår rolle
•
Skape verdier gjennom kunnskap,
forskning og innovasjon
•
Levere løsninger for bærekraftig
utvikling
•
Utvikle og drifte
forskningslaboratorier
•
Sette premisser for samfunnsdebatt
og politikkutforming
Teknologi for et bedre samfunn
Partnerskapet med NTNU er både strategisk og operativt
Strategisk samhandling
SINTEF-ansatte
underviser ved NTNU
NTNU-personell
arbeider på
SINTEF-prosjekter
Felles bruk av laboratorier og utstyr
Samarbeid i 64 år
Teknologi for et bedre samfunn
Vi bidrar til kunnskap, verdiskaping og økt
konkurranseevne for våre kunder
•
Mer enn 9000 prosjekter for 3000
kunder hvert år
•
Leverer løsninger som skaper nye
muligheter for kundene
•
Profesjonell prosjektgjennomføring
•
Ivaretar kundens behov for
konfidensialitet
Yrkesfiskeren reddet livet på grunn av en arbeidsdress utviklet av
SINTEF og Regatta.
Teknologi for et bedre samfunn
Ett SINTEF
• SINTEF skal ha et rikt flerfaglig samarbeid på tvers i organisasjonen
• Vi skal dele kunnskap, relasjoner og beste praksis
• Vi skal fremstå med en tydelig og enhetlig profil
• SINTEF skal ha en organisering som legger til rette for effektivt
samarbeid og god ressursutnyttelse
Teknologi for et bedre samfunn
9
Hvorfor nye systemer?
•
•
•
•
Forenkle prosjektadministrative oppgaver
Støtte samhandling i SINTEF og med eksterne
Økt bevissthet rundt eierskap og forvaltning av kunnskap/informasjon
Enklere gjenfinning av informasjon
• SINTEF Prosjekt- og kunnskapsforvaltning - SIPOK
Teknologi for et bedre samfunn
10
SIPOK komponenter og leverandører
CGI er totalleverandør for SIPOK
1.
2.
3.
4.
Deltek: Maconomy
Software Innovation: Business 360°
Comperio: FAST søkemotor
Interfoto: Fotoware
Teknologi for et bedre samfunn
11
Styringssystemet
Teknologi for et bedre samfunn
12
Dokumentproduksjon
•
Dokumenter i prosjektene (K2 prosessen)
• Create new project-> Maconomy, SharePoint og 360°
• Dokument skapes i prosjektrom
• Arkiveres i 360°
• Prosjektleveranser fanges automatisk
• Generelle prosjektdokumenter – arkiveres ved funksjon "send to 360°"
•
Dokumenter som oppstår i ledelses- og støtteprosessene
• Dokument skapes i 360°Knyttes til administrativ sak
• Varsler om oppgaver/frister sendes til Sharepoint arbeidsflaten
Teknologi for et bedre samfunn
13
SIPOK Dokumentproduksjon
DM
SharePoint Prosjektrom
Send to 360°
RM
Digitalt arkiv 360°
Teknologi for et bedre samfunn
14
Sharepoint prosjektrom og 360°
•
•
•
Automatisk fangst av de viktigste dokumenter i prosjektet
Enkel arkivering av prosjektdokumenter / e-post
Dokumenthåndtering
•
•
•
•
•
•
•
•
Versjonering
Tilgangsstyring
Samhandling
Varsling
Mulighet for arbeidsflyt
Ivaretar autentisitet og sporbarhet
Gode søkemuligheter
Tilgang til erfarings- og kunnskapsbase 24/7
Teknologi for et bedre samfunn
15
Sharepoint prosjektrom
Teknologi for et bedre samfunn
16
Opprettelse av dokument i arbeidsrommet
Teknologi for et bedre samfunn
17
Digital signering av rapporter
Teknologi for et bedre samfunn
18
Rapport med digital signatur arkiveres automatisk!
Teknologi for et bedre samfunn
19
Søk – FAST søkemotor
Teknologi for et bedre samfunn
20
Opprettelse av administrativ sak
Teknologi for et bedre samfunn
21
360° - Enkel arkivering av epost
Teknologi for et bedre samfunn
22
Hvor sparer vi tid?
Gjenbruk av metadata (taksonomi)
Enkel arkivering av epost
Automatiserte prosesser
Opprettelse av prosjektrom og 360°-område
All informasjon på ett sted
Arkivering av leveranser
Fleksibel tilgangsstyring
Arv av tilgangsgrupper
Digital godkjenning
Felles løsning/felles prosedyrer/rutiner – støtter samhandling
Søk/gjenfinning/gjenbruk
Teknologi for et bedre samfunn
23
Status november 2014
• Situasjonen nå er litt "in between"
•
•
•
•
Maconomy er tatt i bruk av alle enheter
FAST virksomhetssøk er etablert
SharePoint prosjektrom og 360° er tatt i bruk i deler av organisasjonen
Det jobbes med utvikling av nytt SINTEF intranett basert på SharePoint
• Forvalte, drifte og forbedre løsningen
• SIPOK forbedring
• Systemeierforum
• Kunnskapsdeling - oppdragsforskning
Konklusjon: Ikke helt i mål, men på god vei!
Teknologi for et bedre samfunn
24
Takk for oss!
Laila Økdal Aksetøy – [email protected]
Ida Eir Lauritzen – [email protected]
Teknologi for et bedre samfunn