Transcript Vi skiller oss - Sak og Arkiv

Trondheim byarkiv
Vi skiller oss!
Hilsen Sak og Arkiv
20. august 2015, Elin E. Harder, Enhetsleder Trondheim byarkiv
Trondheim byarkiv; Sentral arkivtjeneste
for store deler av kommunen
Tilgang for
alle enheter
655.000
dokument
63.000 saker
Arbeidsprosesser
66 saksflyter
44 dokumentflyter
EKIT Innsyn
for FMST i
klagesaker
PDF
konvertering
SvarUt/
EDU
Kart
(flere)
Extens
22
papir
6000/2600
brukere
108
El.Skjema
Integrasjoner
WebCruiter
Tilganger/
roller
• Saksbeh
• Leder
• Arkivar
16
El.ark
38
Arkiv
Jupiter
Selvbetjent
innsyn på nett
5 ”fagsystem”
(Byggesak, plansak,
møte og utvalg
mv.)
221
pol.utvalg
22 aktive
BOEI
SFO
Hypernet
Begreper i arkivverden
All slags dokumentasjon
Arkiveringsplikt
Bevaringsplikt
Journalføringsplikt;
dette dekker
tradisjonelle
sak/arkivløsninger
Journalføringsplikt
Med utgangspunkt i skisse: Anne Mette Dørum
Dette vil vi ikke…
All slags dokumentasjon
Journalføre ALT
for arkivering og bevaring
Skilsmissegrunner
• Minste felles multiplum med ”alle” i samme
base
• Sak ”stjeler” datafelter som Arkiv trenger
• Fagspesifikke metadata krangler om plass
• Etikk: Har 6000 interne brukere ”tjenestelig
behov” for så omfattende internt innsyn?
• Fordeler og ulemper med samtidighet;
oppgraderinger, kurs, feilsituasjoner
• Størrelse, oversikt, ”eierskap”, lager, backup
• Sikkerhet; brukermengde som risikoelement
Fagsystemer
• 300 fagsystemer
– ca 1/3 av fagsystemene har bevaringsverdig
informasjon
•
•
•
•
•
App’er, ”skyen”/internett, e-post
Dokumentlagre, servere
Journalføringsplikten blir ikke overholdt
Retten til innsyn
Kostnadskrevende deponering (fullført 3-årig
prosjekt. Ekstraordinær bevilgning 2016-17)
Ny digital arkivarkitektur
• Arkivarkitektur bygger på prinsipper for
virksomhetsarkitektur, understøttet av kommunens itog sikkerhetsarkitektur
– Virksomhetsarkitekturen har stor grad av
overensstemmelse med Riksarkivarens forskrift
(funksjonsbasert):
Kartlegger arbeidsrosesser, foretar bevarings- og
kassasjonsvurdering, vurderer journalføringsplikt
• Arkivløsning anskaffes først, fagsystemer står i kø for
arkivering! Tilknyttes fortløpende
• Proprietære saksbehandlerløsninger. Ny generell SBL?
• Innsyn; interne, arkivarene, publikum (MinSide)
Arkivarkitektur 1
Skisse pr 3.9.2015
Ferdigstiller detaljer i
arkivarkitektur høsten 2015
Skisse: Trondheim byarkiv v/Jean P. Caquet
Eksempel/skisse:
Oppvekst - skoler Trondheim
Innsyn
– Dagens situasjon
Skoleadministrativt
system (Extens)
Base i
Systemet
Blanding av
- enhetsbasert arkivering
- funksjonsbasert arkivering
- ingen arkivering
- flere arkiv og arkivdeler
Elevmappe (ESA Sak)
Sikker elevmappe (ESA Sak)
ESA
Sikker
Administrativt
system (ESA Sak)
Læringsplattform
(It’s Learning)
ESA
Base i
Systemet
Oppvekst skoler Trondheim – Arkivfaglig målbilde
Meldinger (ikkearkiverte)
Skoleadministrativt
system (Anskaffes)
Overbyggende: Innsyn
Innsyn i ”mappa mi”
Ansattes innsyn
Elevmappe
(Ny SB-løsning eller
skoleadministrativt system?)
Hva skjer i
”min sak”?
Sikker elevmappe
(Ny SB-løsning eller
skoleadministrativt system?)
Innsyn i postjournal
Administrativt
System (Ny SBløsning?)
Læringsplattform
(Anskaffes)
Digital
Meldingsbok
Annet?
Registrering
Ny
Arkivløsning
Administrativt
Arkiv
Ny
Arkivløsning
Elevmapper
Funksjonsbasert arkivering
Opptil sikkerhetsnivå 4
Arkivarkitektur ferdigstilles
høsten 2015:
Basert på Riksarkivarens
forskrift, kommunens virksomhetsarkitektur, it- og sikkerhetsarkitektur
Oppvekst skoler Trondheim
– Mens vi venter
(”bulkeffekt”, pragmatisme,
langsiktighet)
Skoleadministrativt
system (Extens)
Elevmappe (ESA Sak)
Gradvis overgang til felles
arkivløsning.
Innsynsløsninger (portal) kan ev.
ivareta saksbehandleres og
publikums behov for samlet oversikt.
Innsyn
Sikker elevmappe
(ESA Sak)
Administrativt
system (ESA Sak)
Læringsplattform
(It’s Learning)
Digital Meldingsbok
Ny
Arkivløsning
Base i
Systemet
ESA
Sikker
ESA
Base i
Systemet