Transcript Oslo_kommune_no_web - Software Innovation

Software Innovation hos etatene:
Oslo kommune i det digitale førersetet
Et flertall av Oslo kommunes etater bruker
Public 360° og DocuLive fra Software
Innovation til dokumenthåndtering, arkivering og saksbehandling. Med økt kontroll over
informasjonsflyten, bedre saksstyring og enklere
arkivering, opplever etatene at arbeidet har blitt
mer oversiktlig og at kvaliteten og effektiviteten
på den service som ytes har blitt høyere.
Produkt:
Bransje:
Public 360°
Offentlig forvaltning
Oslo kommune ønsker å være en serviceorientert tjenesteyter som kjennetegnes av tilgjengelighet, kvalitet og helhet.
IKT er definert som et avgjørende strategisk virkemiddel
for realiseringen av denne målsetningen, og løsningene fra
Software Innovation spiller en sentral rolle i IKT-satsningen
hos et flertall av Oslo kommunes etater. Utdanningsetaten
(UDE), Vann- og avløpsetaten (VAV) og Bymiljøetaten er blant
etatene som har forbedret dokumentfangst og arkivering, økt
kontroll på dokumentasjon og blitt mer effektive ved hjelp av
Public 360°.
Store dokumentmengder
De tre etatene håndterer daglig store dokumentmengder.
VAV har et stort arkiv med om lag 100 000 dokumenter
som består av blant annet saksdokumenter, tekniske dokumenter, tegninger og stikkledningsdokumenter, Bymiljøetaten
har over 60 000 dokumenter i året, mens UDEs arkiv vokser
med 1000 dokumenter årlig.
-Den gamle dokumenthåndteringsløsningen var utdatert
og lite brukervennlig og det var vanskelig å få support og
holde liv i løsningen ettersom bare noen få personer i etaten
hadde god brukerkompetanse, forteller Christian Seielstad
Skog, funksjonsleder for arkiv i Vann- og avløpsetaten. Han
fortsetter:
-Vi trengte en mer moderne og brukervennlig løsning for
dokumenthåndtering og arkivering som enkelt kunne integreres mot fagsystemer og Office-applikasjoner. Vi ønsket at
den nye løsningen skulle bli et daglig arbeidsverktøy, ikke kun
være et arkiv som de ansatte er pålagt å bruke.
-Med den store mengden dokumentasjon som var spredt i
ulike arkivløsninger og filområder var det også viktig at det
skulle være lett å konvertere gamle data over i ny løsning og
samle alt på ett sted, understreker han.
Om Oslo kommune:
Oslo er Norges hovedstad og største by,
og ble opprettet i år 1000. Per 1. april 2013
hadde Oslo kommune 626 953 innbyggere.
Storbyområdet Oslo, som også omfatter
10 nærliggende kommuner, hadde 925 242
innbyggere, hvilket utgjør rundt 20 % av
landets befolkning.
Oslo er, som eneste norske kommune, også
et fylke, og står dermed i en spesiell situasjon
når det gjelder lokal forvaltning. Som Norges
hovedstad er Oslo landets politiske maktsentrum. Byen huser de fleste statlige forvaltningsorganer, i tillegg til Storting, regjering og
høyesterett.
Software Innovation hos etatene:
Oslo kommune i det digitale førersetet
Full kontroll på dokumentasjon
Om Utdanningsetaten:
Utdanningsetaten i Oslo (UDE) er Oslo kommunes
etat for forvaltning av skoler og utdanning i Oslo.
Etaten er Norges største kommunale etat og omfatter 175 skoler og 75 000 elever og lærere. UDE
administreres av Utdanningsadministrasjonen (UDA)
som er underlagt byrådsavdelingen for utdanning,
og har forvaltningsansvar for grunnskolen, videregående opplæring, voksenopplæring, spesialundervisning, fagopplæring, fagskolen, Oslo musikkog kulturskole (OMK), pedagogisk-psykologisk
tjeneste (PP-tjenesten) og aktivitetsskolen, samt
drift av skoleanlegg sammen med det kommunale
foretaket Undervisningsbygg. Rundt 240 brukere i
administrasjonen bruker Public 360° som arbeidsverktøy.
http://www.utdanningsetaten.oslo.kommune.no/
Om Vann- og avløpsetaten:
Vann- og avløpsetaten (VAV) har ansvaret for drikkevannet og avløpsvannet hos innbyggerne i Oslo
kommune og er en av de største etatene i Oslo kommune med sine 540 medarbeidere. 450 av disse
bruker Public 360° som løsning for dokumenthåndtering og arkivering. De ansatte er fordelt på avdelingene drift og vedlikehold, teknisk beredskap, plan
og prosjekt, samfunn og kunde, økonomi, personal
og administrasjon.
http://www.vann-og-avlopsetaten.oslo.kommune.no/
Om Bymiljøetaten:
Bymiljøetaten ble etablert i 2011 da Trafikketaten,
Samferdselsetaten, Idrettsetaten, Friluftsetaten og
Enøketaten ble slått sammen til én felles enhet med
700 ansatte. Bymiljøetaten har det overordnede ansvar for planlegging og utvikling, samt forvaltning og
drift av kommunale byrom i Oslo. I byrommet inngår
fellesarealer som veier og gater, torg, møteplasser,
parker og friområder. I ansvarsområdet inngår
kommunale idretts- og friluftsanlegg, samt kommunale landskapsrom i Marka og indre Oslofjord.
Bymiljøetaten har det overordnede miljøansvaret i
kommunen, og skal sørge for et rent, ryddig og trivelig
bymiljø, variert natur og god tilgang til rekreasjon i grøntområder. Etatens målsetning er å gjøre Oslo trygg,
vakker, miljøvennlig og sporty.
http://www.bymiljoetaten.oslo.kommune.no/
Bymiljøetaten ønsket en NOARK-godkjent løsning som
kunne sørge for at lovpålagte krav til arkivering og dokumentfangst kunne oppfylles, men som også kunne tilby gode
muligheter for dokumenthåndtering og saksbehandling
utover det som er pålagt gjennom NOARK-standarden.
-Vi ville ha et system som kunne følge med i tiden og oppfylle både dagens krav og fremtidige behov knyttet til digitaliseringer av arbeidsprosesser og innbyggertjenester, i tråd
med regjeringens digitaliseringsstrategi, forteller Trude Berg
Sjøvoll, seksjonsleder ved Bymiljøetatens dokumentasjonssenter.
Et strategisk virkemiddel
Hos UDE er IKT et strategisk virkemiddel i utviklingen av
etaten og kommunen som tjenesteyter, og for å oppnå besparelser og effektivitetsgevinster i administrasjon, undervisning og kommunikasjon. Å ta i bruk en god løsning for dokumenthåndtering, arkivering og saksbehandling var et sentralt
element i realiseringen av etatens visjoner.
-Vi hadde et tydelig krav om god brukervennlighet. Det skal
ikke være nødvendig å være hyppig bruker for å kunne bruke
løsningen som et godt arbeidsverktøy i hverdagen, og den
skal skape effektivitet og redusere antall tidstyver, sier Bjørn
Marthinsen, IKT-direktør i Utdanningsetaten.
- Vi ville ha et system som kunne følge med i tiden og
oppfylle både dagens krav og fremtidige behov knyttet til
digitaliseringer av arbeidsprosesser og innbyggertjenester,
i tråd med regjeringens digitaliseringsstrategi.
Trude Berg Sjøvoll, seksjonsleder ved Bymiljøetatens
dokumentasjonssenter
Mer enn et arkiv
Da de tre etatene implementerte Public 360° fra Software
Innovation fikk de en brukervennlig og moderne dokumenthåndteringsløsning som samlet alle gamle arkiver og dokumentasjon i én felles virksomhetshukommelse.
-Public 360° kunne erstatte flere av VAVs gamle
systemer, hadde gode lagringsmuligheter for alle
typer interne dokumenter, funksjonalitet for håndtering av
kontakter og kunder, samt integrasjon med e-postløsningen,
understreker Skog.
Software Innovation hos etatene:
Oslo kommune i det digitale førersetet
I dag bruker VAV løsningen til dokumenthåndtering, saksbehandling og arkivering. I tillegg bruker etaten eiendomsmodulen, som knytter dokumentasjon mot ulike eiendommer
og tilhørende prosjekter. Offentlig journal vil sørge for at VAV
kan publisere journalførte saker, vedtak, postlister og møtedokumenter fra Public 360° til intern og ekstern webside.
VAV har også tatt i bruk 360° eWorker for mobil saksbehandling og dokumenthåndtering og 360° Møteadministrasjon
for interne møter.
Public 360° er navet
Hos UDE fungerer Public 360° som grunnmuren for de
enkelte fagsystemer. UDE har et 20-talls fagsystemer. Gjennom sømløse integrasjoner mellom fagsystemer, slik som
HR-løsningen og arkivløsningen fra Software Innovation,
bruk av elektroniske skjemaer og automatisk dokumentfangst, kommuniserer etaten i dag stort sett elektronisk.
-VAV har fått et «superarkiv» som i dag brukes av 450 ansatte,
både ansatte i administrasjonen, prosjektledere, ingeniører,
driftsansvarlige, saksbehandlere og arkivarer, forteller Skog.
- Våre arkivarer fungerer i stor grad som brukerstøtte og
kontrollfunksjon i motsetning til tidligere, da store mengder
fysiske dokumenter skulle håndteres og arkiveres. De ansatte
kan i dag på egenhånd enkelt arkivere sine dokumenter og
eposter i Public 360°, sier Heidi Randem.
Støtte for saksbehandlerne
Microsoft brukerflater
UDE bruker i dag Public 360° til saksbehandling og håndtering av korrespondanse i tillegg til dokumenthåndtering og
arkivering, og har rundt 240 brukere i etatens administrasjon.
Gjennom Public 360°s integrasjon mot Microsoft Outlook og
SharePoint, har det blitt enkelt for de ansatte å lagre og gjenfinne informasjon.
-Vi er spesielt glad for muligheten Public 360° har for at de
ansatte kan sette opp personlige skrivebord med god oversikt over arbeidsoppgaver, møter og andre aktiviteter. Alt er
samlet på ett sted og gir den enkelte medarbeider en god
oversikt over sin arbeidsdag, forklarer IKT-direktør Martinsen.
-Ettersom lagring av epost kan gjøres direkte
elet i Outlook, har epost-arkiveringen hos
i VAV økt betraktelig, sier Skog, som ser
fordeler ved at Public 360° er integrert mot
Microsoft brukerflatene:
-Saksbehandlerne i UDE har fått bedre kontroll over sine
saksdokumenter. De får varsling når det skjer noe med de
enkelte sakene, for eksempel når de er klare for ekspedering
og godkjenning. Det kan settes opp slik at de ved 70 saker
ikke mottar 70 mailvarsler, men bare én felles varsling. Altså,
det tilpasses egne ønsker. Dette er en stor fordel for våre
saksbehandlere, tilføyer Heidi Randem, arkivleder i UDE.
Styring og kontroll hos Bymiljøetaten
Public 360° understøtter Bymiljøetatens arbeidsprosesser,
enten de jobber med saksbehandling, arkivering eller ledelse. Det kan være håndtering av (1) dokumentasjon knyttet
til tradisjonell saksbehandling, slik som søknader, klager på
parkeringsgebyr eller håndtering av drosjeløyver, (2) prosjektdokumentasjon knyttet til anskaffelser og kontrakter, eller
(3) administrativ dokumentasjon, for eksempel dokumenter
knyttet til personal og rekruttering.
-En av Public 360°s viktigste oppgaver er å hjelpe virksomheten med å få god kontroll og styring på all informasjon.
Løsningen er brukervennlig, har gode integrasjonsmuligheter
og kan sømløst kobles mot våre fagsystemer. Vi har fått god
kontroll på dokumentfangst og arkivering, påpeker seksjonslederen hos Bymiljøetaten.
fra sidepande ansatte
flere viktige
de velkjente
• Integrasjonen mot Office gjør det enklere for brukeren
å se sammenhengen mellom dokumentproduksjon og
arkivering
• At Public 360° er bygget i SharePoint gjør integrasjonen
mot andre løsninger enklere og billigere
• At Public 360° er tilgjengelig direkte i Office og SharePoint gjør at brukerne i stor grad kan velge hvordan og
i hvilke løsninger de vil arbeide. Det er eksempelvis ikke
nødvendig å forlate Word for å lagre et dokument i 360°
og du kan stå i Outlook og hente frem 360°-dokumenter
som du for eksempel kan legge ved en epost
Public 360° fungerer som et nav der all informasjon er felles
lagret og kan hentes frem og deles i ulike arbeidsflater,
enten det er i Outlook, SharePoint arbeidsflate eller fagapplikasjoner.
- Public 360°s integrasjon mot Microsoft Office og Outlook har gjort dokumenthåndtering og arkivering enklere
enn før.
Bjørn Marthinsen, IKT-direktør i Utdanningsetaten
Software Innovation hos etatene:
Oslo kommune i det digitale førersetet
-VAV er en prosjektorganisasjon. Vi jobber med å få på plass
samarbeidsrom i SharePoint som skal gjøre det enkelt å presentere dokumenter og informasjon fra Public 360° i et mer
prosjektrelatert grensesnitt. Slik kan vi øke kontrollen i våre
prosjekter og sørge for sikker og effektiv deling av dokumentasjon, påpeker Skog.
-På sikt ønsker vi også å kunne dele informasjon med
eksterne samarbeidspartnere på denne måten, sier han.
Bymiljøetaten er også i en fase hvor de vurderer å ta i bruk
Public 360° apper for nettbrett og smarttelefoner, slik at saksbehandling og godkjenning kan gjøres mobilt og fleksibelt.
-Det er mange muligheter i Public 360° som skal utforskes
mer fremover. Løsningen tillater oss å utvide med nye moduler og funksjonalitet etter hvert som behovene melder seg.
Det gir god fleksibilitet, understreker Berg Sjøvoll.
Erfaringsutveksling mellom etatene
Papirløst og enkelt
Innføring av Public 360° har hatt positiv innvirkning på
etatenes arbeidsmønster. De har fått bedre dokumenterte
prosesser, som kontinuerlig kan forbedres, samtidig som de
har bedre kontroll på all dokumentasjon.
-I dag oppbevarer vi nesten ikke noe papir, kun noen juridiske
dokumenter og kontrakter. Også har det med Public 360°
blitt enkelt for alle å arkivere. Integrasjon mot fagsystemer,
for eksempel HR-løsningen Webcruiter der ansettelsesdokumenter lagres i 360°, gjør at de ansatte sparer mye tid og
kan jobbe mer effektivt på tvers av systemer, påpeker Skog.
Det blir mer og mer erfaringsutveksling mellom de ulike
etatene. Flere av etatene samarbeider om utvikling og bruk
av Public 360° på flere konkrete områder.
-Gjennom samarbeid og erfaringsutveksling med andre
etater får vi et bedre grunnlag for å komme med krav og
ønsker til løsningen. En etat har kanskje tenkt på elementer
og funksjoner som vi selv ikke hadde tenkt på. Slik får vi en
mer komplett løsning, som kan gjenbrukes på tvers av virksomheter, i tillegg til at vi kan dele kostnader, forteller Bjørn
Marthinsen.
Public 360° har også bidratt til at Bymiljøetaten har redusert
papirbruken. I dag har epost erstattet mye av de tradisjonelle
papirutsendelsene, og de har tatt i bruk elektronisk godkjenning, noe som gjør at mye tid er spart. Målsetningen er
å bli så godt som papirløse.
Saksbehandling på nettbrett
UDE har også tatt i bruk Software Innovations App, 360°
eWorker, som gjør at lederoppgaver kan utføres fra nettbrett.
-Flere av våre ledere bruker i dag appen, som har brukergrensesnitt mot 360°. Den gjør at de sparer mye tid og
kan utføre oppgaver selv om de ikke sitter foran PCen.
Det kan for eksempel være fordeling eller godkjenning av
saker. 360° eWorker-appen fungerer veldig godt, sier Bjørn
Marthinsen.
Software Innovation er et skandinavisk programvareselskap med en voksende internasjonal tilstedeværelse. Vi utvikler og selger programvare
for Enterprise Content Management og informasjonshåndtering bygget på Microsoft-teknologi og har nærmere 30 års kompetanse og erfaring
med å levere standardløsninger for dokumenthåndtering, saksbehandling og teknisk dokumentkontroll. Vår misjon er å hjelpe virksomheter med å
gjøre informasjon til sin mest verdifulle ressurs. Software Innovation har rundt 300 ansatte i Oslo, Stockholm og København og et utviklingssenter i
Bangalore. Løsningene selges og leveres også gjennom et internasjonalt partnernettverk. Vi tilbyr produktene ProArc, Business 360°, Public 360° og
DocuLive, som i dag brukes av mer enn 600 virksomheter og 200.000 brukere i privat og offentlig sektor.
Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no