Transcript Riksarkivarens uttalelse

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder
v/ Merethe Mykland Johansen
Marthas v 1
4633 KRISTIANSAND
Deres ref
Vår ref.
Dato
2013/74-1 063
2013/23818 GEITUN
12.12.2013
Arkivering av søknader til kommuner om regionalt miljøprogram i
eStil, Statens Landbruksforvaltning
Vi viser til deres brev av 09.10.2013, og beklager den lange saksbehandlingstiden.
Dere ønsker Riksarkivets vurdering av Statens landbruksforvaltnings (SLF) bruk av
fagsystemet eSTIL i fm saksbehandlingen og arkivering av søknader om regionale
miljøprogram midler (RMP-midler). Dere oversendte SLFs rundskriv om dette.
SLF mener kommunene kan arkivere i dette systemet. I Riksarkivet har vi i tillegg
mottat brev om samme sak fra Komunnenes sentralforbund, samt at vi våren 2013
gjennomførte to møter med SLF om saken.
SLF gjør i rundskriv 2013/8 av 13.08.2013 rede for hvordan saksbehandling og
arkivering skal skje i eSTIL. Det gjøres detaljert rede for registering av
papirsøknader, hvem som har ansvar for kontroll, journalføring og arkivering,
behandling av avslag og klager, samt en del adminstrative funksjoner.
eSTIL er bygd opp slik at alle dokument som behandles via Altinn arkiveres
automatisk. Kommunene tilbys også arkivere papirsøknader her, og det gjøres rede
for hvordan dette kan skje.
SLF gjør rede for hva som kan være i eSTIL og hva kommunene selv må arkivere. I
tillegg nevnes felles lagring frem til kassasjon. SLF vil få eget kassasjonsvedtak på
sitt arkivmateriale fra Riksarkivet. For kommunene vil fellesbestemmelsene gjelde.
eSTIL oppfyller kravene til journalføring. Kommunene kan hente journaler de
ønsker å publisere fra eSTIL. De er ikke knyttet til OEP og velger selv i hvor stor
grad de publiserer journaler på internett, men journalene er tilgjengelige og kan
hentes ved behov.
Kommunene må selv vurdere om eSTIL er godt nok til å sikre sine arkiver, ut fra
nåtidige administrative behov og for fremtidig bevaring i ht arkivlovens §6 og §9,
arkivforskriftens §§1-1, 2-1, 2-2, 2-6, 2-7, 2-9 og 2-10. Eventuelt må de inngå en
Postadresse:
Pb. 4013 Ullevål Stadion
0806 OSLO
Kontoradresse:
Sognsveien 221
Organisasjonsnr.
961 181 399
Telefon : 22 02 26 00
Telefaks: 22 23 74 89
www.arkivverket.no/riksarkivet
[email protected]
2
avtale med SLF om arkivdrift. Kommunene må selv sørge for at eSTIL ikke bryter
med andre lover eller forskrifter.
Riksarkivet kan ikke se noen juridiske- eller tekniske hinder for at et arkiv skulle
kunne bli driftet utenfor den arkivskapende kommunen. Dette forutsetter at
arkivdrifter ikke bryter med relevante bestemmelser i arkivloven eller dens
forskrifter.
Med hilsen
Gunnar Urtegaard
avdelingsdirektør
Kopi til:
Statsarkivet i Kristiansand
Kommunenes Sentralforbund
Statens landbruksforvaltning
Geir Ivar Tungesvik e.f.
seniorrådgiver
Märthas vei 1
Postboks 1378 Vika
Postboks 8140 Dep
4633
0114
0033
Kristiansand S
OSLO
OSLO