Transcript 360° for Bedrifter.pdf

360° for Bedrifter
En standard løsning for dokument- og informasjonshåndtering i SharePoint
som gir kontroll over informasjon, god kunnskapsdeling og effektive prosesser
360° for Bedrifter gir SharePoint forretningskritisk ECM-funksjonalitet
Dokumenthåndtering - Arkivering - Håndtering av e-post
Kontraktshåndtering - Papirløse møter – Håndtering av styrende dokumenter
Prosjektarbeid - Samhandling - Publisering - Saksbehandling
360° for Bedrifter
En ferdig løsning som gir full kontroll
over all informasjon!
360° for Bedrifter er en unik standardløsning for dokument- og informasjonshåndtering bygget på
Microsoft SharePoint. Løsningen brukes av både store konsern og mindre bedrifter for å få kontroll over
informasjon, bedre kunnskapsdeling og oppnå mer effektive prosesser.
Informasjon – til hjelp eller et hinder?
Kraftig økning i informasjonsmengden gjør at informasjon
fort kan bli et hinder i stedet for et hjelpemiddel. Bedrifter
håndterer daglig enorme mengder informasjon. De fleste
bedrifter tar vare på informasjonen og investerer i systemer
for lagring og backup. Informasjonen finnes, men spørsmålet
er hvor. Forskjellige versjoner av ett og samme dokument,
med ulik dato og i ulike mapper på felles filområder, skaper
forvirring og stor risiko i den daglige forretningsdriften. Informasjon som ligger i e-post-mapper forsvinner når medarbeidere slutter og det går ikke an å finne igjen forretningskritiske
dokumenter. Informasjon som er lagret, men som ikke er
strukturert, er ofte ikke anvendelig!
Å håndtere informasjon på en strukturert og sikker måte,
i henhold til gjeldende regler og krav, er kritisk for dagens
bedrifter. Med bra IT-støtte sikrer bedriften at informasjon blir
et hjelpemiddel, at kunnskap deles mellom medarbeidere og
at virksomheten blir mer effektiv og konkurransedyktig.
Software Innovations dokument- og informasjonshåndteringsløsning for private selskaper, 360° for Bedrifter, lever opp
til kravene fra dagens og morgendagens virksomheter.
360° for Bedrifter er:
• En standardløsning for dokument- og informasjonshåndtering basert på beste-praksis – et mer lønnsomt
alternativ enn skreddersydde løsninger
• Bygget i Microsoft SharePoint – løsningen utnytter det
beste med SharePoint og tilfører SharePoint en unik
objektmodell som gir struktur og virksomhetskritisk
ECM- funksjonalitet for dokumenthåndtering, arkivering,
saksbehandling etc.
• En brukervennlig løsning der utvikling er basert på et
sterkt brukerfokus, og som er naturlig og enkel å
anvende for medarbeiderne
• Enkel og rask å implementere – kan innføres og utvides
stegvis etter bedriftens behov
En standardløsning for dokument- og
informasjonshåntering
Løsningen dekker mange anvendelsesområder, men kan deles inn i noen overordnede hovedområder:
• Dokumenthåndtering og arkivering
• Korrespondansehåndtering / e-post
• Saksbehandling og oppgavehåndtering
• Prosjektarbeid og samhandling
• Papirløse møter
Innenfor disse områdene understøttes en lang rekke prosesser og arbeidsoppgaver for ulike arbeidsroller og fagfelt.
De ansatte får et effektivt arbeidsverktøy som gjør arbeidet
enklere, enten de jobber med HR, administrasjon, innkjøp,
prosjektarbeid, salg, saksbehandling, kundeservice, økonomi eller andre arbeidsområder.
Et 360 ° graders overblikk over informasjon
De fleste oppgaver i virksomheten kan relateres til
sentrale “objekter” som saker, dokumenter, prosjekter,
aktiviteter og kontakter. I 360° for bedrifter er det mulig
å bevege seg mellom “objekter” i løsningen uten å miste
overblikk, for eksempel oversikt over hvilke dokumenter
som inngår i ulike saker, hvilke kontakter som er involvert i et spesifikt prosjekt, hvilke saker som er knyttet til
en spesifikk kontakt etc. Brukeren får på denne måten
et 360 graders overblikk over all informasjon og har
alltid direkte tilgang til relevante data. Dette skaper stor
fleksibilitet i arbeidet.
Prosjekt
Sak
Kontakt
Prosess
Dokument
Aktivitet
Eiendom
I 360°s unike objektmodell er alle typer
informasjon knyttet til
hverandre for enkel
tilgang og god
søkbarhet.
Tilfører SharePoint struktur og funksjonalitet
Vi har gjort det enkelt for våre kunder gjennom å bygge 360°
for Bedrifter på Microsoft SharePoint.
Sammen med 360° for Bedrifter utnyttes det fulle potensialet
i SharePoint ved at virksomheter får en komplett løsning for
dokument- og informasjonshåndtering. Løsningen kombinerer SharePoints sterke funksjonalitet for samhandling
og informasjonsdeling med viktige egenskaper i 360°. Den
unike objektmodellen i 360° for Bedrifter sørger for at informasjon knyttes til de kunder, prosjekter, aktiviteter og saker
den gjelder. Informasjonen behandles, lagres, struktureres og
gjøres tilgjengelig for de ansatte på en rask, logisk og sikker
måte. 360° for Bedrifter oppfyller også ulike offentlige krav
til informasjonshåndtering og tilbyr beste-praksis oppsett
for ulike prosesser. Når du investerer i 360° for Bedrifter så
investerer du i en bedre SharePoint-løsning!
SharePoint + 360° for Bedrifter = en komplett
løsning for dokument- og informasjonshåndtering
utviklet for å møte morgendagens krav til informasjonshåntering, samarbeid og kunnskapsdeling.
Sterkt brukerfokus
Løsningen er enkel å anvende og er utviklet med sterkt
brukerfokus. Vi har valgt å ikke utvikle et eget brukergrensesnitt, men å anvende Microsoft grensesnitt. Ettersom løsningen er fullstendig integrert med Office-applikasjonene, kan
brukerne fortsette å arbeide i velkjente miljøer som eksempelvis Word og Outlook, og dermed ha direkte tilgang til funksjonalitet i 360° for Bedrifter derfra.
Brukerne får en god støtte for dokument- og informasjonshåndtering der de til vanlig befinner seg. Enklere blir
det ikke! Bedrifter sikrer derfor at informasjon håndteres på
korrekt vis, ettersom brukerne opplever en naturlig støtte i
stedet for merarbeid, og dermed benytter løsningen fullt ut.
Enkel og stegvis innføring
360° for Bedrifter er en standardløsning basert på bestepraksis som er bygget på velkjent teknologi. Det sikrer en
rask og enkel implementering, lave driftskostnader og lav
risiko. Dyre og tidskrevende tilpasninger er ikke nødvendig
og bedriften får en stegvis og trygg innføring.
360° for Bedrifter tillater virksomheten å starte med et
kjernesystem og deretter utvide med nye moduler og
vokse etter eget behov. Fra enkel dokumenthåndtering
og arkivering til en komplett løsning for informasjonshåndtering med støtte for ulike virksomhetsprosesser og samarbeid med eksterne parter
En velprøvd standardløsning
360° for Bedrifter er en ferdig standardløsning tilpasset private selskaper
og som gjennom mer enn 25 år har blitt
utviklet og optimalisert i tett samarbeid med våre kunder. Den velprøvde
løsningen tilfredsstiller høye krav til informasjonshåndtering fra mange forskjellige
virksomheter – både store konsern og mindre bedrifter
Hva sier våre kunder?
“Østfold Energi valgte 360° for å understøtte en dokumentstrategi med krav om en felles dokumenthåndteringsløsning med integrasjon til fagsystemer og som ivaretar formelle krav og fremmer samhandling. Vi benytter
i dag 360° til korrespondanse, teknisk dokumentasjon
av produksjonsanlegg, styrende dokumenter som instrukser, prosedyrer og planer, kontrakter og ikke minst
- 360° arbeidsrom for dokumentdeling med eksterne
deltakere som konsulenter, leverandører, styremedlemmer og revisorer.”
Trude Bjering-Strand, IT-sjef i Østfold Energi
“Entra valgte 360° som arkiv- og dokumenthåndteringssystem fordi det er et standard, velprøvd system
som er brukervennlig og intuitivt. 360° er bygget på en
moderne teknologisk plattform og har gode tilpasningsmuligheter til Entras andre fagsystemer. Ansatte kan
trygt lagre all informasjon på ett sted uavhengig av kilde
eller filformat, og kan og finne tilbake til den fort, enkelt
og til enhver tid.”
Shkoza Banjska Kabashi, system- og arkivansvarlig i
Entra Eiendom
“Med 360° får Sparebanken Vest en helhetlig løsning for
arkiv og saksbehandling som passer inn i eksisterende
Microsoft infrastruktur og som enkelt kan integreres mot
applikasjoner som de ansatte til daglig bruker, slik som
Office og CRM. Løsningen gjør tidkrevende og kostbare rutiner for
arkivering og distribusjon overflødig, har god støtte for prosesser og gjør det enkelt for de
ansatte å gjenfinne viktig informasjon.”
Pål Nielsen, rådgiver i Sparebanken Vest Forretningsutvikling
360° for Bedrifter
En løsning som dekker mange
behov
Vi hjelper bedriften med å løse typiske utfordringer innen informasjonsforvaltning, slik som
• manglende eller dårlige rutiner for forvaltning, lagring og
gjenfinning av viktig informasjon
• manglende eller dårlig samhandling og informasjonsdeling på tvers av avdelinger eller organisasjonsgrenser
• løsninger som ikke “snakker sammen” og er lite
brukervennlige
• håndtering av store bunker med papirer som hver dag
trykkes og distribueres
360° for Bedrifter oppfyller en lang rekke behov i forskjellige virksomheter, avhengig av bransje, fagfelt og de ansattes
arbeidsroller.
Anvendelsesområdene er mange og omfatter ulik type
informasjon, men fellesnevneren er at bedriften kan få samlet
alt på ett sted, i én løsning, med enkel håndtering, lagring,
deling og gjenfinning av informasjon i en felles virksomhetshukommelse. På denne måten økes sporbarhet, sikkerhet
og kontroll, og resultatet er redusert risiko, høyere effektivitet
og bedre lønnsomhet.
Løser bedriftens informasjonsutfordringer
Noen av de viktigste fordelene ved bruk av løsningen er:
• Lagring av informasjon i én felles virksomhetshukommelse (basert på anerkjente standarder)
• Versjonskontroll og sporing av endringer, noe som
sikrer kontroll over viktige dokumenter
• God intern kunnskapsdeling gjennom gode
søkefunksjoner og felles arkiv
• Full oversikt over aktiviteter, informasjon og
personer på tvers av avdelinger og lokasjoner
• Sikker deling av informasjon og dokumenter med
eksterne samarbeidspartnere
• Effektivt og papirløst arbeid mens du er på farten
– gjennom tilgang fra mobile enheter
• En sømløs og god brukeropplevelse gjennom integrasjon mot fagsystemer, Microsoft Office, Outlook
og SharePoint.
I denne seksjonen beskrives våre fem hovedområder for anvendelse nærmere:
1. Dokumenthåndtering og arkivering
2. Håndtering av korrespondanse/ e-post
3. Oppgavehåndtering og saksbehandling
4. Papirløse møter
5. Prosjektarbeid og samhandling
1. Dokumenthåndtering og arkivering
360° gir god kontroll over dokumenter gjennom smart funksjonalitet for lagring, deling og gjenfinning av informasjon. Ved
hjelp av 360° blir hverdagen mer oversiktlig og produktiv for
de ansatte, samtidig som det blir enklere å samhandle og
dele informasjon.
Med 360° som arkivkjerne får bedriften en fleksibel og velprøvd arkivløsning som sikrer at viktig dokumentasjon
bevares for fremtiden og som sørger for enkel dokumentfangst fra fagsystemer. Løsningen bygger på prinsipper fra
anerkjente standarder som ISO 15489, MOREQ og NOARK
5, og er konfigurert etter beste-praksis fra en rekke praktiske
leveranser.
Felles arkiv - god virksomhetshukommelse
360° hjelper bedriften med å imøtekomme krav til sikker
lagring og strukturering av e-post, papirdokumenter og elektroniske dokumenter i ett felles digitalt arkiv. På denne måten
sikres en felles virksomhetshukommelse som skaper en
god grobunn for kunnskaps- og kompetansedeling, og som
reduserer risiko knyttet til tap av informasjon, øker sporbarhet
og gir god etterrettelighet.
E-post, papirdokumenter og elektroniske
dokumenter lagres i et felles digitalt arkiv.
Bedriften opparbeider en god virksomhetshukommelse og reduserer risiko knyttet til
tap av informasjon.
“Løsningen gjør tidkrevende og kostbare rutiner
for arkivering og distribusjon overflødig, har god
støtte for prosesser og gjør det enkelt for de
ansatte å gjenfinne viktig informasjon.”
Pål Nielsen, rådgiver i Sparebanken Vest Forretningsutvikling
Avanserte søkemuligheter
Avanserte søkemuligheter gjør det enkelt å gjenfinne, dele og
gjenbruke informasjon. Søk kan lagres og gjenbrukes slik at
rapporter og oversikter enkelt gjøres tilgjengelig for brukerne.
360° kan også inngå som kilde i søkeløsninger som FAST
eller SharePoint 2010 Search Server.
Enkel lagring, gjenfinning og deling av
Informasjon i 360°innebærer økt kunnskapsdeling og kompetanseheving i bedriften.
“Ansatte kan trygt lagre all informasjon på ett sted
uavhengig av kilde eller filformat, og finne tilbake til
den fort, enkelt og til enhver tid.”
Shkoza Banjska Kabashi, system- og arkivansvarlig i
Entra Eiendom
Smart dokumenthåndtering
360° er integrert som en naturlig del i Word, Outlook og
Excel, blant annet ved at 360° funksjonalitet for søk, import,
inn- eller utsjekk av dokumenter er tilgjengelig i menyen,
og gjennom drag and drop av dokumenter direkte i 360°
mapper. I Office kan dokumenter produseres, åpnes, redigeres og lagres direkte i 360° og knyttes automatisk mot
kontakter, prosjekter eller saker. De kan også sjekkes inn og
ut av Word og spores i en logg som viser hvem som har jobbet med dokumentet og hvilke endringer som er gjort. Bruk
av integrerte dokumentmaler og felles redigering av dokumenter er også egenskaper som effektiviserer dokumentproduksjon i bedriften.
360° for Bedrifter
Kontraktshåndtering
2. Korrespondansehåndtering/ e-post
Med kontraktshåndtering i 360° får de ansatte rask tilgang til
alle gjeldende kontrakter og god oversikt over for eksempel
utløpsperioder, kontraktsparter, internt ansvarlige, historikk
og tidligere revisjoner direkte i sin personlige arbeidsflate.
Det er på denne måten enkelt å følge opp kontrakter og
gjeldende frister. Løsningen gir også god støtte for dokumentasjon av prosesser knyttet til forhandling, kontraktsfornyelse
og -endringer.
360° for Bedrifter sørger for effektiv og god håndtering av
den store mengden e-post som hver dag sendes og mottas.
Utgående og innkommende e-post kan enkelt registreres
ved at de dras over i mapper eller gjennom en kort dialog.
Informasjon og metadata fra e-postmeldingen følger da
automatisk med inn i løsningen og knyttes eksempelvis til
relevante saker, prosjekter eller kontakter, noe som bidrar til
rask gjenfinning og god oversikt over all e-post-kommunikasjon.
Styrende dokumenter
I 360° kan rutiner, prosedyrer, skjemaer, håndbøker og
andre styringsdokumenter enkelt struktureres og vedlikeholdes. Sporbarhet sikres ved hjelp av revisjonshåndtering
av dokumenter, versjonshåndtering, logging av endringer
og godkjenningsrutiner. Publisering av styrende dokumenter
effektiviseres og forenkles gjennom bruk av dynamiske
linker til siste versjon av dokumentet i 360° fra intranett, prosesskart eller andre dokumenter der disse refereres.
Publisering
Informasjon og dokumenter i 360° kan enkelt publiseres og
gjøres tilgjengelig både på intranett, internett og i fagsystemer.
Ved bruk av 360° er det ikke nødvendig å publisere kopier
ettersom det kan linkes til informasjon og dokumenter der
de faktisk er lagret i 360°. På denne måten vil informasjon
være riktig og oppdatert til enhver tid. 360° støtter “dynamiske linker” som alltid peker til siste godkjente versjon av en
kontrakt eller en prosedyre.
All informasjon i 360° kan også tilgjengeliggjøres i andre
applikasjoner via 360° SharePoint web parts, bruk av Atom/
RSS feeds fra 360°, eller ved å benytte de LINQ/WCF web
services som 360° tilbyr.
Dersom det av spesielle grunner er ønskelig å eksportere
data og dokumenter fra 360° er dette også mulig: 360° kan
eksportere XML og tilbyr spesialiserte løsninger som 360°
Public Journal Azure der dokumenter og metadata enkelt
gjøres tilgjengelig i “nettskyen”.
Integrasjonen mellom 360° for Bedrifter og
Outlook knytter e-post, kalender og dokumenthåndtering sammen i én felles løsning
der bedriften får kontroll over informasjon
som ofte ligger ustrukturert i personlige
e-postmapper og kalendere.
3. Oppgavehåndtering og saksbehandling
360° er et verktøy som understøtter og effektiviserer alle
typer oppgavehåndtering og saksbehandling. Det er en løsning som kan benyttes for å håndtere “saker” av ulik art på en
effektiv, oversiktlig og enkel måte, enten det dreier seg om
klager, juridiske forhold, personalsaker eller andre typer.
360° gjør det mulig å holde oversikt, samle informasjon
etter hvert som “saken” utvikler seg, fordele oppgaver og
sikre en god gjennomføring av aktiviteter. Løsningen gir
bedriften overblikk over status og fremdrift, noe som skaper
et grunnlag for å identifisere flaskehalser og bedre effektivitet.
Med 360° skapes effektivitet gjennom elektronisk arbeidsflyt og samhandling internt og eksternt, der bedriften kan
tilpasse rutiner, saksgang og regler etter sine behov.
4. Papirløse møter
Gjennom modulen for møteadministrasjon kan saksdokumenter og agenda forberedes og struktureres på enkelt vis.
Med digital møteadministrasjon eliminerer bedriften trykking,
kopiering og fysisk distribusjon av møtedokumenter, noe
som skaper stor gevinst både i form av effektiviserte rutiner,
økt fleksibilitet, redusert papirbruk og lavere kostnader.
Med den smarte og enkle løsningen for papirløse møter på
iPad eller tablet PC, får møtedeltakerne elektronisk tilgang
til alle dokumenter og saker. De slipper dermed store papirbunker, og kan jobbe digitalt med møtepapirer – hvor som
helst og når som helst. Brukeren kan blant annet søke opp
dokumenter og saker, navigere mellom disse, samt registrere
og dele merknader.
”Kredittkomiteen i Sparebanken Vest behandler
nå alle saker elektronisk ved hjelp av tablet PC,
360° og OneNote. Vi har oppnådd gode effekter
relatert til mer effektiv distribusjon, forberedelse og
gjennomføring av møter. Blant annet har vi redusert papirbruk med 100 % i tillegg til å ha redusert
20 % av et årsverk ved å eliminere kopiering av
papirer til komitéen”.
Pål Nielsen, rådgiver i Sparebanken Vest, forretningsutvikling
I 360° kan bedriften selv definere prosjekttyper og hierarkiske strukturer, noe som gjør det enkelt å bryte komplekse
prosjekter ned i underprosjekter. Prosjektdeltakerne kan
opprette prosjektrom i SharePoint som legger til rette for
effektiv samhandling, der dokumenter, e-post og annen
tilknyttet informasjon enkelt kan lagres, deles og endres.
Smart funksjonalitet for revisjonskontroll og versjonshåndtering sikrer historikk og sporbarhet i prosjekter. I 360° har
de ansatte tilgang til SharePoint-funksjonalitet for arbeidsdokumenter, prosjektkalendere, planer og oppgavelister,
diskusjonsgrupper og wikis.
Samhandlingsrom
Ettersom 360° er basert på SharePoint er alle funksjoner
for SharePoint-basert samhandling også tilgjengelig i 360°.
Brukerne kan opprette prosjektrom og andre arbeidsrom
for utveksling av informasjon og dokumenter mellom interne
brukere, men også der personer utenfor egen bedrift kan
være med. Fra 360° kan dokumenter og annen informasjon
presenteres som webparts i slike rom. Via aksesskontrollen
kan eksterne brukere også gis tilgang til informasjon.
Dokumenter lastes opp i samhandlingsrommet og lagres
deretter i 360° på riktig prosjekt eller sak – automatisk,
eller ved at en bruker med rettigheter i 360° gjør det manuelt.
Slik kan brukerne enkelt samarbeide elektronisk med kunder,
leverandører og partnere uten bruk av e-post, og på en slik
måte at alle involverte effektivt kan dele all informasjon og
dokumenter som utveksles. Den tette koblingen mellom
samhandlingsrom og 360° sikrer at arkivverdig dokumentasjon tas vare på som “records” og deles med andre i
bedriften.
”Til tross for at vi har en flerselskapsstruktur med
fysisk avstand mellom brukere har alle tilgang til én
og samme database. Det er en differensiert tilgang til
dokumenter og sensitiv informasjon skjermes på
en god måte.”
Trude Bjering-Strand, IT-sjef i Østfold Energi
5. Prosjektarbeid og samhandling
Effektivt prosjektarbeid
360° er et sentralt verktøy i virksomhetens projekthåndtering. Løsningen fungerer som en sikker, felles
lagringsplass for prosjektdokumentasjon og gir brukerne en
god oversikt over prosjektets omfang, historikk og status.
360° hjelper bedriften med å strukturere arbeidet i interne og
eksterne prosjekter og skaper gjennom integrasjon mot
moduler for dokument-, kontakthåndtering og saksbehandling et sømløst og integrert miljø for effektivt prosjektarbeid.
360° for Bedrifter
Enkle brukergrensesnitt og
kjente arbeidsflater
360° for Bedrifter er utviklet med et sterkt
brukerfokus og er svært enkel å anvende. Vi
har fulgt viktige prinsipper i utviklingen som
gjør at brukerne får en levende og dynamisk
arbeidsflate som skaper god oversikt, kontroll
og effektivitet i det daglige arbeidet.
Høy gjenkjennelsesgrad og god tilgjengelighet
Vi har gjort det enkelt for brukerne ved å bygge 360° på
Microsoft SharePoint, markedets ledende plattform for
produktivitet og samhandling. Løsningen er dessuten unikt
integrert med Microsoft Office og Outlook. Dokumenter kan
eksempelvis åpnes og lagres direkte fra Word, mens e-post
kan lagres direkte i 360° via funksjonalitet i Outlook.
For å gjøre løsningen best tilpasset brukerne har vi valgt å anvende Microsofts grensesnitt – en arbeidsflate som de fleste brukere kjenner godt og
som er en naturlig del av dere hverdag.
360° for Bedrifter anvendes
direkte i kjente brukergrensesnitt som Microsoft Outlook,
Office og SharePoint.
Stor brukervennlighet
360°er ferdigkonfigurert i henhold til
forskjellige brukergrupper. Skrivebord
og funksjonalitet er tilpasset slik at
spesialiserte brukere med forskjellige
roller og aktuelle arbeidsoppgaver har sine egne arbeidsflater med informasjon som er relevant for dem direkte
tilgjengelig.
Skrivebord i 360° tilpasses den enkelte
brukers rolle, arbeidsoppgaver og aktiviteter for optimal oversikt og kontroll i en
hektisk arbeidsdag.
Følger brukerne der de befinner seg
360° er en fleksibel løsning som også er tilgjengelig for ansatte som er på farten. Den sterke tekniske plattformen
støtter bruk av både lesebrett, tablet PC og smarttelefoner.
“Det viktigste kriteriet for valg av 360° som nytt
dokumenthåndteringsløsning var at det er funksjonelt system med et enkelt brukergrensesnitt,
som samtidig er så avansert at det kan løse våre
utfordringer knyttet til håndtering og styring av
bedriftens store mengder med dokumentasjon”.
Mette Marie Krebs, prosjektleder i Yara Praxair
En komplett og ledende plattform for
dokument- og informasjonshåndtering
utviklet for å møte morgendagens krav til
informasjonsforvaltning og samhandling.
360° for Bedrifter
Vi gir SharePoint forretningskritisk ECM-funksjonalitet
Stegvis
innføring
Summen av SharePoint som teknisk plattform
og 360° som en innebygget verdiøkende løsning, gjør at det skapes en komplett og ledende
plattform for dokument- og informasjonshåndtering utviklet for å møte morgendagens
krav til informasjonsforvaltning og samhandling.
360° understøtter en hel rekke brukersituasjoner. Det er derfor mulig å implementere
løsninger fra den enkleste dokumenthåndtering
og arkivering til fullblods digital forretningsdrift
– med saksbehandling og ekstern samhandling
- uten å skifte system underveis.
SharePoint er et kraftig verktøy for samhandling og prosjektstyring, men som mangler de egenskaper for strukturering
og kontroll som trengs for å kunne imøtekomme moderne
bedrifters avanserte krav til sikker og god håndtering av informasjon og innhold. For å realisere SharePoints fulle potensial
er det derfor nødvendig med en verdiøkende løsning på toppen som innehar slike egenskaper.
360° er en fleksibel løsning som legger til
rette for en enkel og stegvis innføring der
bedriften starter med et kjernesystem og
deretter gradvis kan omlegge arbeidsprosesser, utvide med nye moduler og integrasjoner mot fagsystemer.
360° er bygget inn i SharePoint, noe som skaper et unikt
samspill der SharePoints sterke funksjonalitet for samhandling og informasjonsdeling er kombinert med 360°s
muligheter for strukturering av informasjon, sikker og “compliant” dokumenthåndtering og arkivering, og ikke minst –
støtte for effektive virksomhetsprosesser.
360° tillater bedriften å tenke langsiktig, men samtidig starte
i det små. Ved å dele opp innføringen i en rekke overskuelige
faser vil stein for stein brolegge veien til de store effektivitetsgevinstene.
“Bedrifter har i stort omfang tatt i bruk Microsoft
SharePoint for håndtering av innhold, portaler og
samhandling. Stadig flere bedrifter etterspør mer
enn bare en generell plattform. De ønsker løsninger som bruker SharePoint som plattform og
som med verdiøkende funksjonalitet på topp kan
tilfredsstille bransje- og virksomhetsspesifikke behov.”
Gartner: Predicts 2011: Watch for New Kinds of Content and Applications to Manage
Hvorfor 360° for Bedrifter øker verdien av din
SharePoint-investering:
• Standardprodukt bygget på SharePoint framfor
skreddersøm
• Ferdige løsninger basert på «beste praksis»
• Sertifisert for viktige arkivstandarder
• Kompletterer standard SharePoint med viktig funksjonalitet for sak- og dokumenthåndtering
• Er bygget på SharePoint – kjører i SharePoint – og
med SharePoint - slik at integrasjonskostnader
minimeres
• Software Innovation er en profesjonell programvareleverandør som sikrer kompatibilitet «bakover»
og «fremover»
Med innføring av standardløsningen etableres et fleksibelt
kjernesystem som er enkelt for de ansatte å bruke og som
raskt blir en viktig del av det daglige arbeidet. Deretter kan
bedriften løpende effektivisere anvendelsen gjennom for
eksempel gradvis omlegging av arbeidsprosesser, innføring
av nye moduler og integrasjon mot andre fagsystemer.
Etterhvert kan også deler av løsningen åpnes opp mot
kunder, samarbeidspartnere og andre, slik at en fullverdig
digital samhandling kan realiseres. På denne måten kan
bedriften raskt høste de første gevinstene.
Med SharePoint som plattform, arkitektur
for åpen og enkel integrasjon mot andre
systemer og støtte for mobile enheter som
iPad og Tablet PC, får bedriften en fleksibel og moderne dokumentløsning som
gjør hverdagen enklere og mer effektiv for
de ansatte.
360° for Bedrifter
EN STANDARDLØSNING FOR
DOKUMENT- OG INFORMASJONSHÅNDTERING
En løsning for sikker informasjonshåndtering og
felles virksomhetshukommelse basert på Microsoft
SharePoint og Office, med standard konfigurering for
håndtering av dokumenter:
• Korrespondanse
• Prosjektdokumentasjon
• Generelle dokumenter
MS Outlook
integrasjon Formatkonvertering
Sak
360°
Administrator
MS Office
integrasjon
Dokument
Prosjekt
Løsningen støtter også prosesser knyttet til
saksbehandling og samhandling i prosjekter.
PROSESS
360° arbeidsflytverktøy SharePoint
Site generator
Kontakt
MS Search
Server
Express
NATURLIGE TILVALG:
•
•
•
•
Microsoft Dynamics CRM integrasjon
• Virksomhetssøk
• Ledelsesrapportering
• Digital signering av PDF
Aktivitet
Eiendom
SharePoint
Records
Mngmt web
services
360° Web Services
Kontrakthåndtering
Styrende dokumenter
Papirløse møter
Møte og utvalgsbehandling
SharePoint BCS
web services
Andre tilvalg
•
Active
Directory
synk.
MS Office
Maldesigner •
File Viewer
360° er bygget inn i SharePoint, noe som skaper et unikt
samspill der SharePoints sterke funksjonalitet for samhandling og informasjonsdeling er kombinert med 360°s
muligheter for strukturering av informasjon, sikker og “compliant” dokumenthåndtering og arkivering, og ikke minst –
støtte for effektive virksomhetsprosesser.
Løsningen består av en 360° kjerne der “objektmodellen”
med 360 graders perspektiv på informasjon er utgangspunktet. Kjernen består av en rekke elementer og verktøy
som sammen utgjør vår sterke tekniske plattform bygget på
Microsoft SharePoint.
Standardløsningen 360° for Bedrifter er ferdig konfigurert og understøtter viktige bransjespesifikke prosesser for
dokumenthåndtering, arkivering, saksbehandling, samhandling og prosjektarbeid. I tillegg finns et antall tilleggsmoduler og integrasjonsmuligheter som gjør det mulig å til
passe løsningen og skreddersy denne etter sentrale prosesser i
henhold til den enkelte bedrifts behov.
Integrasjoner
Datafangst
WebCruiter integrasjon
• EasyCruit integrasjon
• SAP integrasjon
• IFS integrasjon
•
•
Importsenter
Klient skanning
• Batch skanning
•
Med hjelp av konfigureringsverktøy og administrasjonsfunksjoner kan kunde- og prosesstilpasninger utføres uten at
kjernesystemet endres – til og med uten bruk av programmering.
“Ettersom 360° for bedrifter et standardprodukt
muliggjøres raske og effektive oppgraderinger
ved behov. Vår vurdering er basert på at virkelig
kreativitet handler om å få et standardprodukt til å
fungere for selskapet, og ikke om å velge et nytt
system som håndterer marginale nye funksjoner.”
Karin Brenden, prosjektleder IT og prosessinnovasjon,
Statkraft
Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering, dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible
og brukervennlige løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige
virksomheter. Våre standard bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling.
Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no | [email protected]