Slide 1

Are you ready to take control?


Slide 2

Hvorfor oppgavehåndtering?
 Kvalitet på utført arbeid
 finne rett ansatt for oppgaven
 Spare tid på oppfølging
 Varslingsfunksjon
 Strategisk planlegging
 Fordele oppgaver som skal utføres
 Sikkerhet
 Alt blir dokumentert


Slide 3

Hvorfor oppgavehåndtering?
 Forenkle/forbedre opplæring og innstrukser
 Overlevering
 arbeider på forskjellige tidspunkt
 Oppgaver beskrives og tydliggjøres
 unngå misforståelser
 Innsikt i andres oppgaver
 Ved sykdom eller annet fravær
 Viktig når det gjelder leveringer


Slide 4

QL – Task Management System
Properties/Attributes

Customer Editor

• Description

• CRM-system

• Start-Finish

• Priority

Knowledge
database

• Status

• FAQ

• Notes

• Procedures

• Category

Customer

Resources

TASK

• Items: Sales articles

Documents
• Files

• Equipment: E.g.
projector needed,
meeting room, car
•Other things

Skills

Persons

• Education, licences

• Owner

• Experience

• Assign

• Courses (certificates)

• Accessible
• Report

”Have the right people”

• Individual
• Group
• Organization

• Formal structure
• Virtual groups


Slide 5

Task Management
 Registrere oppgave
 Navn og beskrivelse
 Sette tidsperpektiv
 Sette prioritet
 Fordele ansvar
 Legge med instrukser (eller andre filvedlegg)
 Distribuere oppgavene til ansatte


Slide 6

Kontroller informasjonen
 Ett felles system

 Hindre at informasjon går tapt


Fjerne gule lapper, notepad, epost

 Hvis lignende oppgaver skal gjøres i fremtiden, er

oppgaven allerede beskrevet


Slide 7

Repeterende oppgaver
 Beskriv oppgaven en gang, så regenereres den

automatisk når den blir ferdigstilt
 Bruk liten tid på å planlegge oppgaver for hele året


Slide 8

Distribuere oppgaver
 Når en oppgave blir tildelt en person, kan

personen bli varslet via SMS eller epost
 En ansatt blir varslet når han/hun

stempler inn via CReg Infoterminal
 Ansatte kan bruke QL Mobile, QL Web

eller tykk QL klient for å se sine oppgaver.


Slide 9

Akseptere oppgaver
 En ansatt må akseptere oppgaven
 Større sannsynlighet for at den blir utført
 Varsling hvis oppgaven ikke blir akseptert

innen en viss tid.


Slide 10

Rapportere
 Alt arbeid dokumenteres i QuantumLeap i form a
 Notater
 Filvedlegg (word, excel, bilder)
 Rapporter på en oppgave via SMS


”QLR Nøkkeltall er levert og oppgaven fullført”


Slide 11

Tilgang / rapportering
 CReg InfoTerminal
 QL Web

 QL Mobile
 QL Client
 SMS
 Email


Slide 12

Varsling
 Til personen som oppgaven skal rapporteres til




SMS/epost hvis oppgaven ikke er ferdig i tide?
SMS/epost hvis oppgaven ikke er akseptert innen x antall dager)
SMS/epost når en oppgave endres?

 Til personen som skal utføre oppgaven


SMS/epost hvis tidsfristen nærmer seg?

 Informer den ansatte om at han/hun har en ny oppgave


Via SMS, epost eller CReg Infoterminal


Slide 13

Rapporter
 Detaljerte effektivitetsraporter



Hvem har gjort hva?
Hvor mye tid er brukt?

 Konfigurerbare rapporter


Lag dine egne rapporter


Slide 14

Dynamisk brukergrensesnitt
 Alle bilder kan skreddersys til brukerbehov og

innstillinger lagres automatisk
 Dokking og/eller flytende vinduer
 Mange vinduer eller kun noen få
 Lage ”Favorittlister” over oppgaver


Slide 15

Eksempel på skjermbilde


Slide 16

QuantumLeap =
 Effektivitet



Flere oppgaver løses til riktig tid
Registrerte oppgaver blir aldri glemt

 Informasjon går ikke tapt



Ingenting slettes
Alle endringer logges

 Kvalitet


Oppgaver løses av personer med riktig kompentanse

 Spare tid




Se på tidligere arbeid
Repeterende oppgaver
Følge opp oppgaver


Slide 17

QuantumLeap
 Fungerer sammen med POK
 Samme personaldatabase


Slide 18

www.nextstage.no
Takk for oppmerksomheten