Transcript Last ned - Mesterhus

 Brukermanual Cerum Hvordan endre avsenderidentitet på SMS Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Lykke til med forbedringsprosessene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp : Ta kontakt med Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e‐post: [email protected] Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukerveiledning
Cerum Avvik
Cerum Avvik er utviklet i samarbeid med NIKS AS, som har utviklet filosofien og
forbedret metodene over mange år.
Filosofien bak Cerum Avvik.
Avvikssystemet er basert på den grunnleggende tenkning av det i enhver
virksomhet finnes et potensial for forbedring. Dette potensialet viser seg i
praksis ved at det oppstår uønskede hendelser som bidrar til konsekvenser i
form av ulike typer tap av verdier. Verdiene tapes i form av direkte
kostnader til reparasjoner og erstatninger, påvirker inntjening ved at det
oppstår oppattarbeid istedenfor produksjon, og ikke minst ved at det oppstår
indirekte tap av virksomhetens verdier som omdømme, intern motivasjon og
negativ utvikling i forhold til konkurrenter.
Disse uønskede hendelsene forekommer som følge av risiko knyttet til
prosessene i virksomheten. De kan bare påvirkes gjennom forebyggende
arbeid, innrettet målrettet mot det enkelte risikoområde. For å finne fram til
dette, og kunne bruke optimalt den interne kompetansen i den enkelte sak,
er det helt avgjørende hvordan et avvikssystem fungerer.
Med minst mulig arbeid skal en avdekke, analysere årsaker, utvikle tiltak og
følge opp virkninger i en kontinuerlig prosess.
Om filosofien
Avviksbehandling må alltid være basert på en bakenforliggende tankegang. Niks AS
har i tillegg til å ha eksperimentert med mange metoder, også basert basis i en
amerikansk metodikk som først og fremst er utviklet av forsikringsselskaper, deretter
av større selskaper. Mest kjent er Du Pont. Grunnlaget er en styringsform som er blitt
kalt for ”loss prevention” eller ”taps forebygging” på lokalt språk. Varianter av dette
kan en også finne i begreper som ”risikostyring” og ikke minst i ”total
kvalitetsstyring” som er det mest brukte begrepet i dag. Da bygges gjennom å
registrere og behandle avvik, etter hvert opp et komplett styringssystem som skal
forebygge alle typer tap i prosesser. Dersom analysen av det enkelt avvik gjøres
grundig, vil styringssystemet etter hvert blir optimalt, forretningsmessig og
miljømessig.
Om Cerum Avvik.
Systemet er laget for å fungere som en del av kvalitetssystem (internkontroll
eller egenkontrollsystem), slik at en kan se for seg at enkelte av kravene i
iso 9001 og forskrifter om intern kontroll blir dekket.
Systemet er web basert, det vil si at alle i organisasjonen må ha et ”innlogg”
som identifiserer dem. I enkelte tilfeller vil det være slik at flere har samme
innlogg, for eksempel dersom en har en felles maskin i et verksted, en
resepsjon eller lignende.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Når en bruker er innlogget vil en bruker ha en av fire ulike roller:
Nr
1
Rolle
Medarbeider
2
Leder
Funksjon
Kan registrere avvik innenfor definerte kategorier,
innenfor egen avdeling.
Kan behandle avviket og registrere dette.
Kan laste opp dokumentasjon for å verifisere avviket.
Kan lukke avviket før analyse av underliggende
årsaker.
Samme som medarbeider.
Kan analysere avviket og avklare sammenheng mellom
utløsende og underliggende årsaker (root causes)
Kan laste opp dokumentasjon som verifiserer / bidrar til
analysen. For eksempel bilder, rapporter, avviksordre,
sikker jobbanalyse (SJA)
Kan planlegge tiltak, forplikte medarbeidere innenfor
eget resultatområde i forhold til planlagt gjennomført,
planlagt kontrollert.
Kan i forbindelse med planlegge å gjennomføre tiltak
laste opp bilder, rapporter osv, og i tillegg legge til
tekst og verifisere både utførelse samt kontroll av
tiltakets hensiktsmessighet.
Kan skrive ut samlerapport over alle tiltak (på tvers av
alle saker) slik at leder kan følge opp gjennomføring.
3
Kontroller
4
Administrator
Kan utvikle statistikk over forekomst av avvik. Denne
kan forekomme som en egen enkel rapport eller
importeres til Excel og der utarbeide diagrammer osv.
Kan kun registrere avvik i egen avdeling og ovenfor
overordnet.
Som medarbeider og leder.
I tillegg også å registrere avvik hvor som helst i
organisasjonen. Det kan være at Kontroller har
gjennomført intern revisjon, og kan da i den forbindelse
registrere avvik direkte i gjeldende avdeling.
Kan utarbeide rapporter på bakgrunn av valgte
avdelinger eller hele organisasjonen. (Utarbeide
rapporter til bruk i ledelse gjennomgåelse, periodiske
rapporter).
Som medarbeider og leder.
I tillegg å administrere roller, gi fullmakter og definere
kategorier.
Kommunikasjon.
Når en ansatt registrerer et avvik, går utgår mail til nærmeste overordnede
leder. Registreringen er da lukket, og kan ikke endres. Leder kan kun endre /
tilføye kategori. Leder blir styrt til å analysere saken. Når dette er utført går
mail til den som har registrert saken. Dersom noen har fått ansvar for tiltak
blir disse orientert pr mail. De kan i tillegg skrive ut arbeidsordre som
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
beskriver saken, selve tiltaket, frist og samtidig gir anledning til utfører å
kommentere utførelse.
Når saken er ferdig utført utgår mail til de berørte.
Mail som utgår automatisk, kan slås av, fra sak til sak.
Systemet gir oversikt og bruksverdi på ulike områder.
Systemet vil gi kontinuerlig oversikt over registerte avvik, status i den
enkelte saksbehandling, oversikt over tiltak. Enten den enkelte avdeling eller
for virksomheten som helhet. Tiltaksplaner kan brukes som underlag for
tilsynsmyndigheter og skaper oversikt over hvem som har hvilke oppgaver til
enhver tid. En kan skrive ut enkeltsaker og bruke disse dokumentene i for
eksempel underlag for AMU, styremøter, overfor kunder eller leverandører.
(For eksempel avviksordre / krav om erstatning o.s.v.) En kan skrive ut
statistikk som viser utvikling, gjerne satt i sammenheng med mål, og bruke
denne informasjonen internt, til styret, overfor kunder,
klassifiseringsselskaper eller media.
Lønnsomhet.
Det kan være vanskelig umiddelbart å oppdage hvor lønnsomt det er å
forebygge tap. Dersom en for eksempel lykkes med å forebygge
oppattarbeid, vrakprodukter, ventetid eller lignende, tenker en umiddelbart
på den direkte utgiften i saken. Dersom en tenker nøye gjennom forholdet,
oppdager en at kostnadene vesentlig adskiller seg fra andre kostnader i
virksomheten. Eksempel:
Dersom en rørlegger i et firma som tjener ca 10 % årlig av investert kapital,
må vente i 10 % av tiden, så må vedkommende arbeide 10 timer for å
kompensere for tapet av hver time venting. Først etter at dette er
”innarbeidet” begynner lønnsomt arbeid. Gevinsten av å forebygge ventetid
vil være betydelig større enn en først antatt. Om en lykkes med dette,
avhenger av om en har avdekket de underliggende årsakene og satt i verk
forebyggende tiltak. Virkningen av tiltaket vil være kontinuerlig og ikke koste
noe i drift i de fleste tilfeller.
Innføring av systemet.
Det er svært viktig at en før igangsetting i virksomheten gjennomfører en
internt avdekking av tap. En kan da kategorisere disse (for eksempel
sykefravær, reklamasjonsarbeid, ventetid, vrakproduksjon, osv). En får da
en mulighet for å identifisere kategorier som en ønsker øket fokus på fra alle
ansatte. I den forbindelse vil det være nytting å bruke bistand dersom en
ikke har tilstrekkelig intern kompetanse. En kan da sette mål for ønsket
utvikling og sette de ansatte i stand til og registre aktuelle hendelser som
påvirker resultatene. Ledere trenger da å kunne analysere tilstrekkelig godt
til å avdekke sammenheng mellom hendelse, og den interne mangelen i
styringssystemet. Dette er også et nyttig tema for bistand dersom en ikke
har intern kompetanse.
Vi anbefaler opplæring for ledere, og gjerne informasjon innrettet
mot alle ansatte i tillegg. Bistanden gis i form av kurs, veiledning
eller intern revisjon.
Bistanden utføres av NIKS AS ved Tore Bakkejord.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Komme i gang med kvalitetsmodul og Avviksbehandling
Trykk på ”Kvalitet” i venstremenyen
Hvis du ikke ser ”Kvalitet” i menyen til venstre, finner du ”Kvalitet” under ”Moduler”
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
For å registrere et avvik, trykk på avvik
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Registrering av Avvik
Vi ser her at avviket blir registrert på den avdeling som brukeren er definert under.
Så ser vi at avviket kan knyttes til kontakt / leverandør og til et bestemt prosjekt. Gjør man det vil avviket være tilgjengelig fra kontaktkort og /
eller prosjektkortet.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Se bildet forrige side
Velg kategori og underkategori hvis det finnes. Finner du ikke kategorier må dette legges inn av Administrator.
MERK: Kategorier settes opp av hver enkelt kunde, Cerum/NIKS kan være behjelpelig med fornuftig oppsett av kategorier.
Henvendelse bes gå til [email protected]
Eksemplet i dette avvik er at det er materialer som er skadet. Vi finner ingen hovedkategori ” skade på material”, men skadet material har vel
skjedd hos leverandør, under transport eller i produksjon (på byggeplass). Vi har her valgt å legge avviket under kategori leverandør ettersom
ingen har skadet dette etter mottak av pakken. Under leverandør finnes en underkategori materialfeil, vi har valgt denne.
Avviksbehandlng:
Her kan den som registrerer beskrive hva som umiddelbart er utført i forbindelse med hendelsen.
Det som umiddelbart er gjort er at det er hastebestilt nye plater lokalt, for å begrense tidssløsing ved venting av ny plater fra hovedlageret noe vi
vet tar 3 uker.
Vi har også foreslått at det sendes en reklamasjon til leverandør.
Filvedlegg:
Det er tatt bilde og filen er lastet opp slik at det henger på avviket.
Dato:
Dato for avvik / uønsket hendelse
Registrert av:
Vi ser at systemet ser hvem som er pålogget og legger navnet på registrerer inn i avviket.
Registrert for:
Avvik kan registreres på vegne av andre, men er begrenset av at vedkommende er registrert som bruker av systemet og at bruker tilhører samme
avdeling.
Knappen Lagre : Lagrer det som er skrevet og valgt i registreringsbildet. Man kan fortsette å registrere avviket.
Knappen Lås registrering : Låser registreringen, dvs. at registreringen er sluttført og kan ikke endres. Avviket går til videre behandling hos avd.
leder.
Knappen Lukk Avviket : Låser og lukker avviket i den forstand at det ikke skal foregå videre behandling av avviket.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukeren med tilgang til å registrere avvik kan også hele tiden få en oversikt over avvik i avdelingen som er til behandling
Ved å trykke på linken ”print” vil en rapport på det valgte avvik presenteres i PDF-format. Dette kan skrives ut hvis ønskelig.
Dette er så langt som rollen ”medarbeideren” kan og må benytte Cerum Avvik system.
Rapport så langt for dette avviket vises på neste side.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Analyse av Avvik
Denne delen skal være tilgjengelig for rollene leder og kontroller og administrator
Som vi ser, ved å søke opp avvik, under menypunktet Behandling finner vi vårt avvik (21) ”Skadet bunt gipsplater”
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Analysen fullføres og låses
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Avviket får nå status ”Tiltaks planlegging” og rapporten ser slik ut etter analysedelen
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Tiltak: I tiltaks planlegging beskrives et eller flere tiltak for å prøve å unngå et slikt tap i fremtiden
Tiltak 1 skrives, det settes ansvarlig for utførelse og frist for utførelse av tiltaket. Det settes også hvem som skal kontrollere om tiltaket er
utført tilfredsstillende, frist settes også for kontrolleringen. Tiltaket låses!
Vi skriver et til tiltak: Egentlig har ikke dette tiltaket noe med den interne forebygging å gjøre, men vi benytter sjansen til å fordele
arbeidsoppgaven med å få utført arbeidet med å kreve erstatning for de ødelagte platene. Ved å sende et avvik med tilhørende saksbehandling og
dokumentasjon ”oppdras” leverandøren til å behandle dette som et avvik internt i sin organisasjon, og i neste omgang vil vi få en bedre
underleverandør. Vi vil kanskje spare oss arbeidet md å utføre reklamasjon i fremtiden ☺
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Personene som er blitt tildelt ansvar for å utføre tiltakene har nå fått e-post om dette.
Utfør tiltak:
Tiltakene utføres, eller delegeres til andre. Det kan være at det er behov for å rekvirere/ bestille, for eksempel en, en elektriker, eller andre for å få
utført tiltaket. Da kan man kjøre ut en arbeidsordre direkte fra tiltaksutførelsen.
I tiltak 2 er reklamasjonsbrevet opplastet som dokumentasjon.
I tiltak 1 er den nye prosedyren for mottakskontroll vedlagt
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Arbeidsordre:
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Nå er utførelse av tiltakene låst og godkjenning / evt. underkjenning av utførte tiltak kan gjøres.
Begge tiltak låses og godkjennes.
Nå er det bare å lukke avviket
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Avviksbehandlingen av dette avviket ser nå slik ut i rapportform
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Annen rapportering og statistikk:
Under meny Rapporter kan det tas frem en Tiltaksrapport. Dette er nyttig for eksempel for å se om det er tiltak som ikke er utført
Diverse utvalg og søkekriterier kan velges for tiltaksrapporten
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Rapporten ser slik ut i PDF-format
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Under meny Rapporter kan det tas frem en statstikk som viser antall avvik for hver kategori pr. mnd.
Lykke til med forbedringsprosessene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. hjelp til kategorioppsett ta kontakt med Cerum på tlf: 75198080 eller e-post :
[email protected]
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukerveiledning E­postklient. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Innhold Brukerveiledning E‐postklient. ................................................................................................................. 1 Sende e‐post fra kontakt eller prosjekt .................................................................................................... 3 Kontakt ..................................................................................................................... 3 Prosjekt ..................................................................................................................... 4 Send e‐post fra e‐postklient. .................................................................................................................... 5 Vedlegg ..................................................................................................................... 7 Legge til flere vedlegg ................................................................................................ 9 innkommende e‐post ............................................................................................................................. 10 Åpne e‐post ............................................................................................................. 10 Koble e‐poster til kontakt/prosjekt .......................................................................... 10 Generelt................................................................................................................................................. 12 Ny e-post ............................................................................................................... 12 Oppdater ................................................................................................................ 13 Slette ...................................................................................................................... 13 Flytt ........................................................................................................................ 13 Avansert søk .......................................................................................................... 14 Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Sende e‐post fra kontakt eller prosjekt Kontakt For å sende e‐post fra kontakt, går du på kontakten du skal sende e‐post fra, og velger ark fanen ”Personer”. Du trykker da på e‐postadressen som er under ”Epost”. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
E‐posten genereres ferdig adressert og koblet til kontakt. Skriv noe på emne og hovedteksten og trykk på knappen ”Send”. Prosjekt For å sende e‐post fra et prosjekt går du på ønsket prosjekt, og velger ark fanen ”prosjektdeltakere” Og trykke på ønsket e‐postadresse. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
E‐posten genereres ferdig adressert og koblet til kontakt. Skriv noe på emne og hovedteksten og trykk på knappen ”Send”. Send e‐post fra e‐postklient. Velg kommunikasjonsmodulen. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
For så å trykke på ”Ny e‐post” knappen. Nå må man skrive mottaker selv, men når du begynner å skrive, søker e‐post klienten automatisk i dine kontakter og viser treffene som vist på bildet under. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Mailen lagres i ”sendte elementer” Dette er et privat område og e‐poster som sendes med denne metoden er ikke tilgjengelig i kundesystemet.(Denne metoden brukes til private e‐poster og til småbeskjeder som ikke skal arkiveres for ettertiden) Vedlegg For å legge ved et vedlegg som ligger på PC‐en trykk ”Legg til vedlegg”( som vist på bildet under). Du får da opp en knapp som står ”Browse..” Trykk på den og naviger deg til den fila du vil sende som vedlegg og dobbeltklikke eller merke og trykke ”åpne” Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Når du har valgt det du skal ha som filvedlegg så vil det se ut som bildet under. Husk og vent til det står 100 % på opplasting av filvedlegg før du sender. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Legge til flere vedlegg Hvis du vil legge til flere filvedlegg trykker du bare på ark ikonet som er ved siden av teksten ”Filvedlegg” og da vil du få opp som bildet under. Du kan legge til så mange filvedlegg som du vil. Hvis du trykker for mange gang så er det bare å trykke på søppelbøtten til venstre og den vil forsvinne. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
innkommende e‐post Åpne e‐post Det første som møter deg når du går på ”kommunikasjon” er dette vinduet. Som du ser på bilde over så er nye e‐poster som du ikke har lest enda, i markert skrift, og de som du har lest i vanlig skrift. For å åpne e‐posten trykker du på avsender eller emnet. Når du har trykker på e‐posten, kommer du i visningsmodus, som er vist på bildet under. Koble e‐poster til kontakt/prosjekt For å koble e‐post trykker du på ”Koble” knappen som er vist på bildet under. Når du har trykket på den knappen vil dette skjermbilde under vises. Hvis avsenderadressen er registrert på en kontakt eller et prosjekt vil den komme med et automatisk forslag. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Hvis du vil koble e‐posten flere kontakter/prosjekter kan du skrive inn ønskede søkeord under ”søk” Trykk på ønsket kontakt/prosjekt Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Som du ser på bildet under har jeg valgt kontakt ”Marius Tester” og jeg kan velge hvilken mappe jeg skal koble e‐posten til (forutsetter at du har opprettet mapper under kontakten) Når du har valgt de prosjektene og kontaktene du vil koble til trykker du på knappen ”koble epost”. Da er e‐posten koblet til kontakten ”Marius Tester” under mappen ”E‐post” Generelt På øverste linje har du forskjellige knapper. Ny e-post – trykker man for å skrive inn en ny e‐post. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Oppdater Trykker man på for å oppdatere innboksen sin(den oppdaterer seg automatisk også ) Slette Trykker man på hvis man vil slette e‐post. Man kan også markere flere for å slette mange samtidig(som vist under på bilde) Ved å trykke på avhukningsboksene og deretter sletteknappen. Flytt trykker man på om man vil flytte e‐poster til spesielle mapper som du selv har opprettet. Trykk på den mappen du vil at e‐postene skal flyttes til og det skjer automatisk. Som vist på bilde under. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
I søkefeltet kan man søke på spesielle e‐poster. Dette er et generelt søk. Som du ser på bilde under har jeg søkt på ”test” da og fikk da opp alle e‐postene som har ordet ”test” i emne. Avansert søk – hær kan du søke mer spesifikt. Man kan søke på e‐post adresser, emne, dato og innhold. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e‐post: [email protected] Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukerveiledning kalender
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Innholdsfortegnelse Kalender: ...................................................................................................................... 3 Lage avtaler fra kalender. ............................................................................................. 3 Relasjoner. ........................................................................................................ 5 Deltakere. ......................................................................................................... 5 Repetisjon. ........................................................................................................ 6 Varsling. ........................................................................................................... 6 Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Kalender:
Lage avtaler fra kalender.
Trykk på kalendermodulen (som vist på bildet under)
Trykk på ønsket klokkeslett, (eks 09.00)
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Du vil da se til dette skjermbilde.
Fyll inn møteinformasjon, inviter interne brukere,
aktiver sms-varsling, kategori osv. Når du er ferdig trykker du lagre.
På venstre side fyller du inn møteinformasjon som tittel, sted, dato osv.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Relasjoner.
Til venstre kan man velge om møtet har blitt utført eller avlyst. Man kan også søke opp kontakter eller prosjekter. Deltakere.
Her legger man til personer fra din bedrift eller eksterne deltakere som skal delta på møtet.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Repetisjon.
Hær kan man velge om dette møtet skal repeteres. På dette eksempelet skal det gjenta seg mandag torsdag og søndag. Varsling.
Hær kan man velge om man skal bli varslet før møtet. På dette eksemplet vil man bli varslet 15 minutter før møtet. Man vil bli varslet på SMS og på e‐post. De som vil bli varslet er Per Gunnar Planke (Er personen som er innlogget) og Trond Planke. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Man kan også velge en fleksibel tidsangivelse. Da velger man ”Annet” under ”Tidspunkt:” og da kan man velge dato og klokkeslett for varslingen. Når man er ferdig velger man ”Lagre og Lukk.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Og da vil man bli henvist tilbake til Kalenderen og møtet står i kalenderen.
Hvis man trykker på møtet i kalenderen kommer man til en side der man kan se informasjon og man kan
velge å utføre eller avlyse møtet.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Under Deltakere kan dere se hvem som er invitert og hvem som har akseptert møte. På dette eksemplet venter vi respons fra Trond og Svein Planke. Under eksterne deltakere Er Bjørn Vidar Eide lagt til. Man ser at han er invitert til møtet på e‐post.( siden eksterne deltakere sjelden kan logge seg inn på Cerum for å akseptere møtet). Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukerveiledning Kontakt og
prosjekt
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Innholdsfortegnelse Ny Kontakt ....................................................................................................................3 Editere kontaktkort............................................................................................. 5 Nytt frittstående prosjekt ............................................................................................. 6 Legg til prosjektdeltakere .................................................................................... 7 Legge til person .......................................................................................................... 10 Endre person ................................................................................................... 11 Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Ny Kontakt
En kontakt kan være en kunde, en leverandør eller en samarbeidspartner. Klikk på kontakt i "Lag ny meny” Nå åpnes et registreringsskjema. Fyll inn alle felter. Bla gjennom arkfanene oppe til høyre og legg inn informasjon du innhenter fra kunden. Legg evt. til personer og klikk lagre. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Klikk på den gule knappen for å legge til personer. Personer vil senere kunne flettes inn i dokumenter i prosjekthåndboken som person en og person to. Klikk lagre. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Kontakten er registrert.
Editere kontaktkort
Trykk på ”blyanten” på kontaktkortet Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Gjør endringer og trykk ”lagre”. Kontakten er endret. Nytt frittstående prosjekt
Velg ”prosjekt” fra "Lag ny meny” Denne måten å opprette prosjekt påvil oftest gjelde feltprosjekter. Prosjekter av typen EAT vil oftest opprettes fra kontaktkort. Fyll inn all informasjon. Bla i arkfanene på høyre side for å legge inn informasjon. Ved å trykke ”bla gjennom” kan du legge inn bilde på prosjektet fra din pc. Når du velger prosjekttype og dokumentfilter velger du hvilke dokumenter som skal være med i prosjekthåndboka. OBS: Prosjekttype står som EAT som standard. Trykk lagre Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Legg til prosjektdeltakere
ved å velge arkfane ”prosjektdeltakere” og velg ”Ny Kontakt” Skriv inn navnet på kontakten du ønsker å legge til som prosjektdeltaker. Trykk ”søk”. Legg til rett kontakt. NB: Dette er kontakter du allerede har lagt inn i kontaktbasen. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Nå kommer dette bildet opp. Velg rett person hos kontakten. Velg ”vis på forsiden ”om du vil ha info om denne prosjektdeltakeren på hovedinfovinduet. Velg hvilke(n) relasjoner denne kontakten har til prosjektet. Trykk ”legg til” Prosjektdeltakeren legges inn på prosjektet. I dette tilfellet også på forsiden. Nå kan du legge til flere
prosjektdeltakere
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Du kan Opprette et prosjekt fra en kontakt, Da vil all informasjon du ha skrevet inn på kontakten automatisk fylles ut. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Her er eksempel på informasjon som flettes automatisk inn. Annet:
For å sende e‐post fra kontaktkortet og prosjektkorte sjekk brukerveiledning for e‐post. Legge til person
Gå inn på kontaktkort. Velg ark fanen ”person”. Trykk på ”personer” og trykk ”ny person” Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Fyll inn informasjon(Navn, adresse, e‐post, telefon, mobil, fødselsdato)Trykk ”lagre og lukk” Personen legges på kontaktkortet. Endre person
Gå inn på kontaktkortet. Velg arkfane ”personer” og klikk på navnet til personen du vil endre Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Trykk på blyanten øverst til høyre og du kan redigere informasjon på personen.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Lykke til med forbedringsprosessene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. hjelp til kontakt med Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e-post: [email protected] Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Brukerveiledning opplasting av
flere filer i Cerum
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Innholdsfortegnelse
Laste opp flere filer/mapper på kontakt/prosjekt ......................................................... 3 Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Laste opp flere filer/mapper på kontakt/prosjekt
Man går under for eksempel ”Dokumenter” under en kontakt. Så trykker man på ”lag ny” og ”Last opp flere filer” Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Da vil man få opp dette bildet. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Du vil deretter få opp dette bildet Nå kan man ta den filen/mappen man vil ha inn i Cerum og slippe den inni vinduet (hold muspekeren over mappen/filen og hold inne venstre musknapp, flytt muspekeren til ”Filopplastning” vinduet og slipp Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
museknappen). Dokumentene må være lokalt på din pc. Dette gjør man på samme måte som man flytter dokument / mappe på din pc. Når man har gjort det vil det kom opp en oversikt over filene du har bestemt deg for å laste inn i Cerum Som vist på bilde under. Når det er ferdig kopiert ser vinduet helt lik ut som i starten Og da er mappen ”test” kommet inn under dokumenter på kontakten, som vist på bildet under. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
For å gjøre dette på et prosjekt. Så søker du opp aktuelt prosjekt. Velger hvor denne mappen skal lastes
opp (eks ”Dokumenter”) og gjør det som er beskrevet over.
Innstilling av sikkerhetsprotokoll
For å kjøre denne funksjonen er det viktig at sikkerhetsnivået på din PC er riktig.
Når webområder bruker en sikkerhetsprotokoll, blir informasjon som du angir, for eksempel navnet ditt,
kryptert så andre ikke kan lese det. Imidlertid inneholder denne websiden også elementer som ikke
bruker denne sikkerhetsprotokollen, f.eks. bilder.



Hvis du bruker Internet Explorer 6 eller 7 klikker du Ja i vinduet Sikkerhetsinformasjon for å
laste siden som normalt.
Hvis du bruker Internet Explorer 8 klikker du Nei i vinduet Sikkerhetsinformasjon for å laste
siden som normalt.
Hvis du vil hindre at disse meldingene vises i Internet Explorer, går du til Alternativer for
Internett, velger kategorien Sikkerhet, klikker sonen Internett og deretter Egendefinert nivå.
Under innstillingene Diverse endrer du Vis blandet innhold til Aktiver.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukermanual Cerum - Byggsøk
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Du kan opprette byggesøknader direkte fra prosjekt i Cerum ved å koble deg til Byggsøk. Fordelen med dette er at
enkelte opplysninger i Cerum vil automatisk bli utfylt i Byggsøk. Du kan også knytte eksiterende søknader sammen med
prosjektet i Cerum.
For å kunne bruke Byggsøk gjennom Cerum, må du legge ditt Byggsøk
brukernavn og passord inn i Min brukerinfo på Cerum.
Om du ikke har Byggsøk brukernavn og passord må du bestille dette på
http://ebs-2010.be.no/
OPPPRETTE BYGGESØKNAD FRA PROSJEKT I CERUM
Klikk på [Til Byggsøk] og registrer byggesak/søknad.
Når du kommer til "Opplysninger om eiendommen", gå tilbake til
Cerum.
Opplysninger fra prosjektet i Cerum vil bli overført til byggesaken i
Byggsøk.
Inne i Byggsøk må du gi tiltaket et navn. Klikk så på neste. Fyll ut
påfølgende sider med opplysninger helt til du kommer til siden vist
under.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Nå du har fylt ut alle opplysninger om tiltaket og har kommet hit,
må du klikke på
Nå må du logge deg ut av Byggsøk
Nå må du gå tilbake igjen til Cerum, der vil du finne disse
meldingsboksene som vil dukke opp etter hverandre.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
1. Du har da laget søknaden.
2. For å redigere søknaden i Byggsøk klikker du på
Lykke til med forbedringsprosessene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med
Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e-post: [email protected]
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Innholdsfortegnelse Oppsett faktura............................................................................................................. 3 Lag kategori ...................................................................................................... 3 Lag artikler........................................................................................................ 3 Fakturer fra kontakt...................................................................................................... 6 Redigere faktura ........................................................................................................... 9 Slette åpne fakturaer .................................................................................................. 11 Lås Faktura / utskrift .................................................................................................. 11 Registrere betaling ..................................................................................................... 12 Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Oppsett faktura
Før dere kan begynne å bruke Faktura systemet, må det bli satt opp Kategori og
Artikkel. Dette gjør dere ved å gå på
og
.
Lag kategori
Det første man må sette opp er en Kategori. Gå på arkfane Kategorier
Da vil dette bilde under komme fram.
På Kategori skriver du navnet på kategorien, og under kan du skrive en beskrivelse av
kategorien. Krysset for ”aktivert/lagerført” står automatisk på, og den må kun hukes av
hvis du skal deaktivere denne kategorien. Trykk lagre.
Lag artikler
Når du har laget de kategoriene som du trenger må du opprette artikler. Gå på arkfane
ny artikkel.
På skjermbilde som vises da må du skrive inn en del informasjon.
På art. nr. kommer systemet opp med et
Du kan velge å beholde dette eller
forslag.
skrive noe selv. Art. no. og betegnelse/navn er søkbar når du skal opprette en faktura.
Systemet har også mulighet for å registrere en strekkode, men det er ikke nødvendig å
fylle ut. NB! For at du skal kan lagre etter at du har fylt ut masse felt, så MÅ det stå noe
på regnskapskonto. Hvis du ikke vet hva som skal stå der må du ta kontakt med dit
regnskapskontor.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Da er vi kommet til ”Kategorier og detaljert beskrivelse.
Type: Her velger du hvilken type kategori dette er. Er det time, eller er det en artikkel.
Lagerføres/aktiv: her velger du om den skal være aktiv eller ikke.
Tillat brukt som: Abonnement og engangssalg, Dette har ikke praktisk betydning for
andre en de som driver abonnement salg.
Leverandør: For å legge til en leverandør må du trykke på søk, og søke opp en
leverandør. For at en kontakt skal vises i dette søket må den stå som leverandør på
kontaktkortet.
Under Priser skriver du pris på artikkel.
Om du skriver inn pris på 2 plasser regner den ut de andre feltene.
Jeg fylte ut Kostpris og Pris (ekskl. mva) og resten fylte systemet ut selv.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Spesielle egenskaper gjelder kun for de som driver med abonnement fakturering.
På Underartikler, kan du knytte opp en artikkel mot en annen artikkel. For å få til å
legge til noe under Underartikler må du lagre først. For så å trykke på blyanten oppe til
høyre.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Fakturer fra kontakt
Finn fram aktuell kontrakt og trykk på arkfanen ”Faktura”
For å lage ny Faktura på denne kunden Tykker du på ”Ny faktura”
Da Vil du komme til skjermbildet som er under.
Her har du forskjellige valg.
Kreditnota: Krysse av hvis du skal kreditere en faktura.
Dato: Dato for når fakturaen ble opprettet(eller dato for når fristen skal begynne å
løpe)
Frist: Hvor mange dager har kunden på seg før det blir et forfall.
Manuelt forfall: Kan man sette manuelt betalingsfrist.
Ref: Referanse på hvem skal mota faktura
Vår ref: Referanse fra hvem som har sendt ut faktura.
Avdeling: Hvilken avdeling er faktura sendt ut fra.
Prosjekt: Hvis fakturaen skal knyttes til et prosjekt, velger du dette her.
Tekst: Her kan du skrive in tilleggsinformasjon.
Fakturatype: Her velger du om fakturaen skal sendes/betales postal, e-post, avtale,
kontant og konto.
Trykk ”Lagre”.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Etter å ha trykket på ”Lagre” vil denne funksjonen dukke opp. Dette er fakturalinjer. Du
kan registrere her hva du skal fakturere.
Du vil da få dette bilde. På ”Product code” kan du skrive inn et eksempel og systemet vil
finne fram det som er mest sannsynlig. Hvis du har registrert trelast i systemet så kan
du søke på trelast.
Som du ser på bilde under, vil systemet komme med et forslag (forslag varierer på hva
du har registrert i systemet.)
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Når du har valgt hva du skal fakturer så fyller systemet inn informasjon som vist på
bildet under.
Trykk lagre.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Etter å ha trykker lagre vil faktura linjen vises. Du kan velg å lagre flere fakturalinjer
som vist på bildet under. Som vist på bildet kan man da lagre, eller lagre og lås (noen
vil kun ha knappen lagre, det er avhengig om hvilke rettigheter du har.)
Som du ser på bilde under er det nå en faktura på prosjektet Hakkebakkeskogen
(prosjektet vi knyttet faktura til). Det vil også ligge en faktura på kontakten.
Redigere faktura
For å redigere faktura trykker du på pilen til venstre i fakturavisningen. Da vil du få opp
menyen som er vist under. Trykk så på ”Endre faktura” NB! En faktura er kun redigerbar
hvis den ikke er låst (altså under ”Open invoices )
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Som du ser på bildet under kan du redigere faktura informasjon.
For å redigere fakturalinje trykker du på ikonet som ser ut som et ark og en blyant.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Slette åpne fakturaer
NB! Hvis du sletter en faktura fra et prosjekt, vil også faktura fra kontakten bli slettet.
Og hvis du sletter en faktura fra kontakt, som har tilknytning til et prosjekt, vil aktuell
faktura bli slettet fra prosjektet også.
For å slette en faktura går du på aktuelt kontakt/prosjekt. Finner fram aktuell faktura,
og trykk på ikonet helt til venstre for aktuell faktura (ser ut som ei pil som peker
nedover) Da vil en meny dukke opp. Trykk på ”Slett faktura”
Lås Faktura / utskrift
For å låse en faktura på
Og velger Lås.
på siden av fakturaen.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
For å få en forhåndsvisning eller skrive ut. Velger du
og ”PDF faktura”
Registrere betaling
For å registrere en betaling, må du gå på den ubetalte fakturaen og velge ”Registrer
betaling” i menyen.
Da vil dette vinduet komme fram. Her skriver du når du har fått inn pengene på konto
under dato. Hvor mye og Hvilken konto den skal inn på.
Når du har trykket på lagre vil fakturaen flytte seg til ”Betalte faktura”
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Lykke til med forbedringsprosessene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. hjelp til kontakt med
Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e-post: [email protected]
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel 75 19 80 80
Brukermanual Cerum Innstillinger i Cerum for RAPPORTER Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Om ditt åpningsbilde i Cerum ser ut som under må du gjøre flg. som er vist i bildet under Klikk på Moduler og Moduloppsett Modul Rapporter står sannsynligvis avkrysset og er plassert øverst. Ta bort haken bak Rapporter og Lagre Modul Rapporter har nå lagt seg på nederste linje Sett på igjen haken og lagre Når du nå logger deg ut og inn igjen vil du få tilbake Oversikt som åpningsbilde. Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e‐post: [email protected] Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukermanual Cerum Slette binding av dokumenter mellom kontakt og prosjekt Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Du havner da på kontakten, du må så gå tilbake til prosjektet. Nå kan du slette Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e‐post: [email protected] Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukermanual Cerum Hvordan lage mapper i e‐postklienten Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Undermapper i e‐postklienten må lages i Firefox. 1.
2.
3.
4.
5.
Gå inn på Kommunikasjon i venstre marg Gå inn på Meny opp til venstre Klikk på Mapper Klikk på Inbox Klikk på Ny undermappe Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e‐post: [email protected] Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukermanual Cerum Endre startside Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Alle brukere er i utgangspunktet satt opp med ”Oversikt” som startside. Dette kan du enkelt endre selv. 1.
2.
3.
4.
5.
Gå inn på Moduler i toppen Klikk på Moduloppsett Klikk på pilen som perker oppover slik at den modulen du ønsker som startside kommer øverst Lagre Logg ut og inn igjen Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e‐post: [email protected] Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukermanual Cerum SMS‐innboks Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
En SMS som du har fått til din mobiltelefon skal videresendes inn til Cerum og
arkiveres der.
1. Åpne SMS-meldingen som du har fått til din mobiltelefon.
2. Sett inn prefixet ”mhus innboks” foran teksten i meldingen og send til 1938.
3. Såfremt ditt mobilnummer og e-postadresse er registrert på din bruker i
Cerum så vil du få meldingen til din mail i Cerum.
4. Om det står et mobilnummer i fra-feltet så kan det være greit å skrive et navn
der. Denne kobles så på samme måte som du kobler en mail.
Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e‐post: [email protected] Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukermanual Cerum Firmaspesifikke linker Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Linker på kontakt- og prosjektkort kan legges inn på tre nivåer.
1. KJEDENIVÅ : Linker legges inn av kjedeadministrator og vil gjelde for ALLE
brukere i Mesterhuskjeden.
2. FIRMANIVÅ : Legges inn av admin i hvert firma og gjelder for alle kontakt- og
prosjektkort i eget firma.
3. KONTAKT- OG PROSJEKTNIVÅ : Gjelder bare på aktuell kontakt og/eller
prosjekt.
Hvordan legge inn linker på firmanivå. For å gjøre dette må du ha tilgang som
administrator i ditt firma.
1. Klikk på SYSTEM-knappen.
2. Klikk på Linker
3. Klikk på Legg til
1. Fyll inn Tittel og Url og klikk på
…
2. Lagre
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
1. Klikk på
Navigasjonsmenyoppsett
2. Ved å krysse av her vil linken
opptre på ALLE kontaktkort i
eget firma
3. Ved å krysse av her vil linken
opptre på ALLE prosjektkort i
eget firma
Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e‐post: [email protected] Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukermanual Cerum Koble Iphone mot e‐postklient Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e‐post: [email protected] Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Kalender på Iphone.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Legg til telefon i Cerum
Gå til "min brukerinfo”.
Trykk på ”Telefonsynk i venstremeny.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Trykk ”legg til telefon”.
Skriv inn ditt telefonnr, og velg type telefon, i dette eksemplet velger du ”Apple”.
Under ”Modell” velger du hvilken Iphone du har.
Om du har iPhone 4, velger du 3GS (versjon 4 er ikke i listen).
Etter at telefonen er lagt til får man opp en liste over servernavn, brukernavn og andre
innstillinger som skal inn på telefonen.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Skriv dette ned og trykk ”lukk”
Gjør følgende sjekkliste (samme som dukker opp om man trykker ”Synk hjelp”. )
Syncronization instructions
Innstillinger for ActiveSync på iPhone:
1. Velg "Innstillinger"
2. Velg "E-post, kontakter, kalendere"
3. Velg "Legg til konto..."
4. Velg "Microsoft Exchange"
5. Legg inn følgende felter: E-post: din e-postadresse Domene: any Brukernavn: user
name Passord: password ( Dette er informasjonen du har skrevet ned )
6. Trykk "Neste" øverst til høyre på skjermen
7. Legg inn følgende felter: Tjener: api.obexcode.com
8. Velg "Neste" øverst til høyre på skjermen
9. Velg kalender når kan velge datatyper (kun kalender er støttet)
10 Kalenderen kommer opp som en paralell kalender med de andre kalendrene, og
påvirker derfor ikke andre kalenderhendelser.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden!
For bestilling av kurs, og evt. Hjelp, ta kontakt med
Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e-post: [email protected]
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Bruk av integrasjon mellom Cerum Bolig og Standard Online
Kontrakter fra Standard online
Kontrakter fra standard online finnes
tilgjengelig i prosjekthåndboken.
Klikk “opprett” på den aktuelle kontrakten
du vil bruke.
Kontrakter fra Standard online
Nå får du opp et vindu med en
informasjonstekst fra Standard online.
Klikk “opprett dokument” for å opprette
kontrakten på serveren til “standard
online”
Kontrakter fra Standard online
Den rød teksten er en kvittering fra
Standard Online om for at kontrakten er
opprettet hos dem.
Klikk på den røde lenken for å navigere
over til deres server for utfylling av
kontrakten.
Kontrakter fra Standard online
Nå jobber du deg gjennom kontrakten til
du har gått gjennom alle stegene.
Klikk “neste” for hvert steg.
Kontrakter fra Standard online
Når du har kommet gjennom alle stegene
klikker du på “fullfør”
Kontrakter fra Standard online
Når denne meldingen kommer opp kan du
lukke vinduet og gå tilbake til Cerum
Kontrakter fra Standard online
Når du er tilbake i Cerum klikker du “OK”
for å oppdatere.
Kontrakter fra Standard online
Nå ligger den ferdige kontrakten i
prosjekthåndboken.
Dersom du trenger å redigere kontrakten
åpner du den igjen ved å klikke på
“rediger”. Du kobles da tilbake til standard
online og fortsetter arbeidet der.
Kontrakter fra Standard online
Kontrakten legger seg som en PDF-fil
under dokumentarkfanen i prosjektet.
Herfra kan du feks sende kontrakten på
epost.
Brukerveiledning for Trend
Micro antivirus.
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Innholdsfortegnelse
Innstillinger i Trend Micro antivirus: ................................................................................ 3
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Innstillinger i Trend Micro antivirus:
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Ikke bry deg om ”SEPCSuite.exe” .
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Legg till www.cerum.no under ”Godkjente nettsteder”.
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Sjekk ut vår hjemmeside: www.cerum.no
Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. hjelp til kontakt med
Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e-post: [email protected]
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukermanual Cerum Innstallere CWS Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
1. Gå inn på intranett og klikk på CERUM og Oppsett (venstre musetast) 2. Klikk på Last ned CWS med venstre musetast 3. Velg kjør fra boksen som kommer opp. 1. Klikk på Kjør på dialogboksen 2. Klikk på Next Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Her MÅ du endre plasseringen som vist på figur til C:\Cerum\Cws\ 1. Sett også på markering for “Everyone” 1. Klikk på Next 2. Klikk på Close Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden!
For support og bestilling av kurs, og evt. Hjelp ta kontakt med Cerum på tlf: 75 19 80 80 eller e‐post: [email protected] Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukerveiledning
Legge inn stikkord
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Aktiv bruk av stikkord kan gjøre det enklere å finne fram til grupper av kontakter/prosjekter i Cerum.
Stikkord kan legges inn på to nivåer.
Nivå 1
Det er bare kjedeadministrator som kan legge inn stikkord på dette nivået. Disse stikkordene vil opptre for
alle brukere av Cerum i Mesterhuskjeden.
Vi har valgt å ikke legge inn noen stikkord på dette nivået.
Nivå 2
Dette kan legges inn av firmaadministrator, beskrivelse er gjengitt under.
1. Gå inn på Moduler (bare tilgjengelig for firmaadministrator)
2. Klikk på System
3. Klikk på Stikkord
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Start med å opprette kategori for stikkord. I eksempelet (Byggmester Planke) er det opprette tre
kategorier; Kundekategori, Selger, Prosjekttype. Kategorier i grå skrift er opprette på kjedenivå (ikke i
bruk).
Fortsett med å legge inn stikkordet, velg hvilke kategori du vil ha stikkordet i, marker om det skal være
aktivt og om det skal opptre på Kontakt/Person/Prosjekt. Du kan velge alle tre, men det er vel ikke veldig
aktuellt!
Når du har klikket på opprett så vil stikkordet være tilgjengelig for alle i ditt firma.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Hvordan bruke stikkord for å finne igjen kontakter/prosjekter
Kontakt
Foreta et blankt søk på kontakt
I resultatlisten vil man da få opp alle som er avkrysset for søkekriteriet vi har satt.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Man kan også gå på rapporet for å få ut listen der.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Prosjekt
Foreta et blankt prosjektsøk, og legg deretter inn stikkord.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukerveiledning
Kvalitet : dokumentstyring
Versjon 1
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Innholdsfortegnelse
Brukerveiledning ............................................................................................................... 1
Forord: ............................................................................................................................... 3
Godkjenne dokumenter fra kvalitetsforumet: ................................................................. 4
Generell bruk :................................................................................................................... 6
Last inn nytt dokument ..................................................................................................... 7
Dokumentstruktur............................................................................................................. 8
Dokumentegenskaper ....................................................................................................... 9
Hvordan opprette / redigere Utvalg: .............................................................................. 11
Hvordan knytte person til en kategori............................................................................ 12
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Forord:
Styrte dokumenter er en funksjonalitet i kvalitetsmodulen i Cerum system.
Styrte dokumenter er et system der bedriften bygger opp en dokumentstruktur tilpasset
sin egen virksomhet. Et eksempel på struktur kan være dokumentstruktur i henhold til
ISO 900x samt andre kravdokumenter bedriften er underlagt. I dokumentstrukturen
legges dokumenter som blir underlagt et regime med versjonshåndtering. Eksempel på
slike dokumenter er rutiner, instrukser, etc. Det er mulighet for å sette opp
dokumentutvalg som til sammen utgjør en samling av dokumenter. Et eksempel på et
slikt utvalg kan være HMS-Håndbok.
Roller:
Medarbeider :
Har tilgang til gyldige dokumenter, kan lese og akseptere å ha lest
dokumentene. Brukeren kan også legge inn nye forslag til dokumenter.
Kvalitetsadministrator:
I tillegg til funksjonene over har kvalitetsadministrator tilgang til å godkjenne
dokumenter.
I mestergruppen finnes et kvalitetsforum der utvalgt(e) persone(er) har mulighet til å
”kopiere” dokumenter til medlemsbedriftene.
Kvalitetsforum vil laste opp og oppdatere en god del dokumenter. Disse dokumentene
vil du se, og bruke, men du må godkjenne dokumentene før du kan ta dem i bruk.
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Godkjenne dokumenter fra kvalitetsforumet:
Gå til ”Kvalitet” -> ”Nye forslag” under ”styrte dokumenter”
Trykk på ”rediger” For å se gjennom forslaget, og for å redigere dokumentet. Her kan
du for eksempel legge inn egen logo.
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Etter å ha utført de endringer du ønsker lagrer du dokumentet,
og trykker på ”Godkjenn”. Dokumentet plasseres på riktig plass i
dokumentstrukturen.
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Generell bruk :
Du har et dokument som du skal ha inn i systemet. Eksempel er ”rutine for bruk av
sag”.
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Last inn nytt dokument
Du går da til ”kvalitet” og ”styrte dokumenter”. Du navigerer deg gjennom mappene og finner plassen du
skal laste opp dokumentet. I dette eksemplet skal den plasseres i ”HMS” -> ”01 – Rutiner”.
Legg inn info og last opp dokumentet. Nå kan du ”lagre” eller ”Lagre og godkjenn” hvis du har rettigheter
til det.
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Dokumentstruktur
Hvis vi går til mappenstrukturen og navigerer frem til 11-HMS og 01-Rutiner, får vi en oversikt over
dokumentene som ligger under Rutiner. De med bold skrift er godkjente dokumenter, og de med kursiv
skrift er dokumenter som ikke er godkjente. Nederst ser vi 11-01-010 ”Rutine for bruk av sag”.
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Dokumentegenskaper
Hvis vi trykker på blyanten på dette dokumentet kan man redigere egenskapene på dokumentet samt
hvilket utvalg dokumentet skal være i. I dette tilfellet har vi valgt at dokumentet skal tilhøre Rutiner for
bruk av maskiner og utstyr. Dette utvalget er tilknyttet kategorien tømrer / lærling.
Her kan du se original fil, pdf fil , gyldig fra versjon, forslag, og hvem som har akseptert dokumentet. Du
kan også legge til nytt forslag.
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Hvis vi går på en person ( i dette tilfelle en tømrer ) og trykker på ”Utvalg styrte dok. Ser du utvalg med
flere dokumenter i.
Den ene utvalget , ”rutiner for bruk av maskiner og utstyr”, innholder blant annet dokumentet vi nettopp
lastet opp.
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Hvordan opprette / redigere Utvalg:
NB! Du må ha spesielle rettigheter for å gjøre dette.
For å opprette et utvalg går du til kvalitet -> administrere Utvalg.
Her kan du lage ny, eller redigere utvalg. Du kan også velge hvilken kategori utvalget skal være tilknyttet.
Dette utvalget vises på kontakt, hvis personen er tilknyttet denne kategorien. I dette tilfellet er utvalget
tilknyttet tømrer/lærling.
Hvis vi går inn på en person som er tilknyttet kategorien tømrer/lærling ser vi at utvalget er tilknyttet
denne personen som har rollen Tømrer.
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Hvordan knytte person til en kategori
Gå til person og velge arkfanen ”kategorier” og trykker ”rediger”. Velg kategori.
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
For spørsmål ta kontakt med kontaktperson i
din kjede. Du kan også finne informasjon på
www.cerumbolig.no
Cerum AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Brukerveiledning
Oppsett av mail
i Outlook
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Oppsett av mail Cerum/Outlook
Bruk av mailklienten i Cerum er viktig for å få full dokumentasjon på dokumentflyt og korrespondanse. Det er flere måter
å sette opp dette på, under følger en anbefalt måte å gjøre det på. Den gjør det mulig for deg å bruke en kombinasjon
av Outlook og Cerum som din e-postklient. Med dette oppsettet kan du VELGE hvilke mailer du ønsker å koble til
kontakter/prosjekter i Cerum.
Det første du må gjøre er å finne din e-postkonto i Cerum. Dette finner på flg måte
1. Gå inn på Cerum – Min brukerinfo (under moduler)
2. Legg inn et ønsket passord (bruk gjerne samme som brukernavnet ditt i Cerum)
3. Skriv opp din e-postadresse i Cerum.
Så må du finne din pronet-adresse. Noter eller husk denne til du skal legge den inn i Outlook.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Det er litt forskjellig oppsett av Outlook i forhold til hvilke versjon du har. Uansett versjon så må man sette pronetkontoen i Outlook.
Figurene under burde fortelle det meste, uten videre kommentarer.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80
Nå kan du flytte mailer fra din hoved-innboks og over til pronet-innboksen ved å markere, dra og slippe de ned i
innboksen for pronet som vist på figuren under. Mailen vil da være synlig både fra Outlook og Cerum, og kan kobles i
Cerum til riktig kontakt.
Cerum SMB AS, Pb. 413, 8601 Mo i Rana, Tel
75 19 80 80