Transcript Slik blir du superstrukturert

22
LIV & LEDELSE
NR. 16 – FREDAG 20. APRIL 2012 – UKEAVISEN LEDELSE
NTNU ga lønnstillegg bare til kvinner
Vil ha mindre dårlig omtale
Ved lønnsoppgjøret i fjor fikk tre kvinne-
Norwegian-sjef Bjørn Kjos har bedt sine ansatte
lige professorer ved NTNU i Trondheim ett
lønnstrinn mer enn sine mannlige kolleger.
Det mener Likestillingsombudet er lovstridig.
Sosiologiprofessor Per Morten Schiefloe
ved Norges teknisk-naturvitenskapelige
universitet (NTNU) klaget saken inn for
Likestillings- og diskrimineringsombudet,
skriver Klassekampen.
Nå har ombudet gitt Schiefloe medhold
i sin klage og mener at NTNU ikke hadde
noe grunnlag til å drive med positiv særbehandling av de kvinnelige professorene i
lønnsoppgjøret fordi de allerede tjente mer
enn sine mannlige kolleger.
NTNU hevder at formålet med forskjellsbehandlingen ikke var å rette opp
lønnsforskjeller, men å øke kvinneandelen
blant professorene. Likestillingsombudet
stiller seg imidlertid tvilende til at tiltaket vil
ha en slik effekt ettersom karrierevalget tas
år i forveien. (©NTB)
om å la være å gå ut i mediene med kritikk av selskapet. Det skader alle i Norwegian, mener han.
– Vi har hatt en del positiv omtale i mediene.
Men vi har også hatt en del negative innspill. Og
det er greit med stor takhøyde, men diskusjonene
bør holdes internt. Det er så ødeleggende for oss
når enkeltindivider går ut med høy profil mot det
Norwegian står for og det vi gjør. Det skader oss
alle, sier Kjos i en intern video som Nordlys har fått
tilgang til. (©NTB)
Struktur gir
tid til strategi
Sveriges eneste struktør, David Stiernholm,
mener at ledere må bli mer strukturerte.
Klarer de ikke det, kommer de seg
ikke igjennom «haster»-bunken.
AV BÅRD ANDERSSON
[email protected]
–U
ten struktur blir lederen bare opptatt av det
som haster. Dermed
får han eller hun ikke prioritert
det strategiske arbeidet i tilstrekkelig grad, sier David Stiernholm.
Han er konsulent og har jobbet med å få mer struktur inn i
både etablerte, store foretak og i
nyetablerte bedrifter. Han viser
til at lederen må være tilgjenge-
lig, i en slags servicefunksjon,
for sine medarbeidere. I tillegg
kommer krav om resultater og et
stort arbeidspress. Dermed blir en
strukturert arbeidsform særdeles
viktig for ledere, mener Stiernholm. Ifølge struktøren får ledere
rett og slett ikke gjort de viktigste
arbeidsoppgavene sine hvis de
mangler struktur i hverdagen.
31 skritt mot struktur
David Stiernholm har forfattet
boken «Klart! Bli superstuktu-
rerad på 31 dagar!»,. Her gir han
ledere et treningsprogram for å
skape en smidigere hverdag på
jobben. Hensikten er at sjefene
skal bli mer strukturerte gjennom
å organisere, fokusere og automatisere arbeidshverdagen.
– Dette er verktøy, tankesett,
metoder og rutiner som gjør deg
mer effektiv, mer fleksibel og mer
lykkelig, hevder forfatteren.
Han anbefaler at ledere lager
seg strukturhandlingsplan, og
han foreslår å dele den inn i en
organiseringsdel, en fokuseringsdel og en automatiseringsdel. For
å få gjennomført planen råder han
lederne til å sette av en halvtime
per dag til planen. Kravet er imidlertid ikke absolutt.
– De 31 skrittene i strukturhandlingsplanen trenger ikke
Du kan bli superstrukturert i løpet av 31 dager, mener den svenske struktøren David
å tas som ett skritt per dag, selv
om de er uttrykt på denne måten.
Ved behov kan de spres ut over
for eksempel 31 uker. Velg ditt
eget tempo. Først da kommer du
til å lykkes med å skape en bedre
hverdagsstruktur og kunne høste
fruktene av den.
Organisere
Den ene delen av treningsprogrammet handler om organisering, og Stiernholm mener at de
fleste ledere her har mye å hente.
– Å skape struktur starter
med å forbedre organiseringen
av arbeidshverdagen sin. Det kan
LEDERVERKTØY
Slik blir du superstrukturert
David Stiernholm har jobbet
for å få mer struktur i en rekke
svenske bedrifter. Han anbefaler
at du setter av 30 minutter
hver dag eller hver uke, til å bli
mer strukturert. Gi deg selv
oppgaver, utfør dem og gi deg
selv belønninger underveis – når
du har utført deloppgavene. Her
noen av Stiernholms råd:
Organisere:
■ Sett av tid i kalenderen som du skal
bruke til å jobbe med strukturprosjektet ditt, gjerne en halv time hver dag.
■ Det er lett å miste oversikten hvis
noen oppgaver er notert på en gul
lapp, mens andre påminnelser ligger
i en e-post eller skriblet ned på et
tilfeldig stykke papir. Noter oppgaver
ned på ett sted, det være seg i ett
dokument på PCen, i en skriveblokk
eller lignende. Det gir bedre oversikt.
■ Ikke vær abstrakt. Beskriv oppgavene
konkret og utførlig.
■ Ta høyde for uforutsette hendelser
når du planlegger tiden din.
■ Kategoriser oppgaver etter situasjon.
Herunder telefon, ledermøte, bilen,
kunde A. Poenger er å samle oppgaver istedenfor å hoppe fra situasjon
til situasjon. Når du først setter deg
med telefonen, få unna flere telefonsamtaler.
Fokusere:
■ Kjenn dine mål. Det er viktig for
å kunne prioritere å gjøre riktige
arbeidsoppgaver til riktig tid. Noter
ned årets jobbmål. Hvis det er kvantfiserbare mål, få med hva som skal
til for at målet nås. Vær konkret og
detaljert. Jo, tettere sammenheng det
er mellom målet og oppgavene du har
i hverdagen, jo bedre er det.
■ Unngå å bli paralysert av stress. Utarbeid en «akutt sjekkliste» som forteller deg hva du skal gjøre når du virkelig er stresset. Den kan eksempelvis
se slik ut: 1. Ta fram arbeidslisten din.
2. Velg bort alt som ikke må gjøres i
dag. 3. Bestem deg for hvilke tre av de
gjenstående oppgavene du skal gjøre
først. 4. Gjør dem. 5. Begynn om igjen
fra punkt 2.
■ Sett en maksimumsgrense for antall
møter du skal gjennomføre per dag
■ Takk nei til møter uten agenda.
■ Gå fra kaos til stillhet når du trenger
det. Distraksjoner hemmer effektiviteten. Skaff deg fra tid til annen rom for
å jobbe i ro og fred, for eksempel ved
å lukke døren, slå av telefonen, jobbe
hjemme en dag, gå inn i et stillerom,
la være å lese e-post i noen timer.
Automatisere:
■ Hva må du gjøre for å få en perfekt
start på arbeidsdagen? Lag deg noen
gode morgenrutiner.
■ Er det noen spørsmål du ofte får?
Lag et dokument hvor du samler på
svar du pleier å gi, slik at du har det
lett tilgjengelig til en annen gang.
(Det trenger ikke være «perfekt». Du
kan redigere i det siden.) Hvis det er
hensiktsmessig, legg standardsvarene
et sted hvor også de andre har tilgang
til dem.
■ Bruk også andre ting du har skrevet
om igjen. Lag deg ett sted hvor du
sparer på gode tekster, meninger og
formuleringer. Da kan du bruke dem
om igjen.
■ Lag deg oversiktlige permer eller mapper. Det er et av de beste verktøyene
for bedre struktur. Gi alle mappene og
permene navn eller merkelapper slik
at du finner dem igjen.
LIV & LEDELSE
UKEAVISEN LEDELSE – NR. 16 – FREDAG 20. APRIL 2012
23
Kvoterer jobbsøkere med
innvandrerbakgrunn
Oljedirektoratet (OD) og
elleve andre statlige virksomheter
er med i en forsøksordning med
moderat kvotering av personer med
innvandrerbakgrunn.
– Vi har forbausende få ansatte
med innvandrerbakgrunn generelt,
sett i forhold til næringen vi jobber
med. Vi tar nå grep for å gjøre noe
med dette. Målet er å ha minst åtte
ansatte med innvandrerbakgrunn
innen utgangen av 2014, sier direktør
for økonomi og kompetanse Gunnar
Østebø i OD.
Moderat kvotering innebærer at
når to søkere er tilnærmet likt kvalifisert, skal den som har innvandrerbakgrunn ansettes. (©NTB)
Ledere får mer tid til å jobbe med de viktigste oppgavene dersom de tar
seg tid til å finne en strukturert arbeidsform først, hevder David Stiernholm
(bildet).
Stiernholm (det lille bildet). I sin nye bok gir han ett råd for hver dag. Nederst på venstre side finner du noen av dem.
Automatisere
Når du har fått organisert arbeidshverdagen din, og har riktig fokus,
handler strukturering ifølge Sti-
ernholm om å kunne automatisere oppgaver du skal utføre. Her
er etablering av vaner, rutiner og
faste oppgaver sentrale tiltak.
FAGKURS
Fokusere
Ledere må videre lære seg å fokusere på hvilke oppgaver som leder
mot virksomhetens konkrete mål,
mener Stiernholm:
– Vi gjør ofte det som haster
hele tiden. Det er viktig at vi heller
stiller spørsmålet ved hvilke mål
som er viktige, og om oppgavene
vi utfører virkelig er relatert til
disse målene.
I løpet av en arbeidsdag blir
vi imidlertid utsatt for mange
distraksjoner som kan gå ut over
både fokus og struktur.
– Trenden med å ha mer åpne
kontorlandskap er et eksempel.
Her stilles det krav til oss om å
koble ut distraherende elementer.
Stiernholm anbefaler å ha en
strategi på lur som du kan ta fram
når du trenger å jobbe uforstyrret.
– En bedrift jeg nylig besøkte
gikk til anskaffelse av høretelefoner. Hvils folk trengte å arbeide
uforstyrret, kunne de velge å høre
på musikk eller bare bruke høretelefonen som en buffer mot støy i
lokalet. Med høretelefonene signaliserte de overfor de andre medarbeiderne at de hadde behov å jobbe
uten å bli forstyrret. Dette bidro til
at de kunne jobbe mer strukturert.
Kompetanse kommer ikke av seg selv
Har du personalansvar?
TA VÅRT MOTIVERENDE HMS-KURS
30. mai, NITO Konferansesenter, Oslo
Alle arbeidsgivere skal gjennomgå opplæring i HMS i følge den nye arbeidsmiljøloven. Det behøver ikke bety at
kurset er kjedelig! Vår foreleser Tore Grøndalen er kjent for sine motiverende og involverende kurs.
Kurset veksler mellom foredrag, erfaringsutveksling i gruppen og praktisk gruppearbeid. Grøndalen gir deg
grunnleggende kunnskap om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Han fokuserer på at du som leder
både skal vise omsorg og se dine medarbeidere, men at du også må våge å styre.
Bli en bedre leder, og få en tryggere arbeidsplass for alle.
Les mer og meld deg på: www.nito.no/hms-kurs
ledelse/prosjektledelse
være enkle ting som å lage lister,
sortering av digitale filer og e-poster samt å skille mellom store og
små oppgaver, sier han.
Et gjennomtenkt system av
informasjon, aktiviteter, prosjekter og papirer er første skritt mot
en bedre organisering, mener han:
– Jeg anbefaler alle å utarbeide på dette - vil du oppleve at du jobsitt eget FAQ-dokument (Frequ- ber strukturert.
ently Asked Questions, red.anm.).
Når du har gjennomført enkeltNår du har et
tiltak i strukturhandlingsplanen
system hvor du
har oversikt over
din, anbefaler
«Uten struktur
faste svar på tilStiernholm at
blir lederen bare
bakevendende
du belønner deg
spørsmål, kan
selv.
opptatt av det
– Bestem deg
du bruke tiden
som haster»
på viktigere opptidlig for hvordan
du skal belønne
gaver. Klarer du i
tillegg å etablere
deg selv. Marker
vaner, faste morgenrutiner, finne alle fremskritt, slik at du virkelig
tiltak som er effektive - samt å øve merker at du forbedrer deg.