Transcript 采购管理员培训 - 中国科学院工程热物理研究所

采购管理员培训
科技发展处质量办
采购管理员的职责
根据各项目的采购要求制定采购计划，采购计划的制定要求，如频次、范
围等，可由实验室（中心）自行确定。
依据研究所有关采购管理要求对采购合同、供方资质等采购文件进行初审
并签字。
在采购合同审签过程中负责与机关采购主管部门沟通，及时解决合同评审
过程中的问题。
对采购合同执行过程进行管理，并建立合同档案。
对为本实验室（中心）供货的合格供方进行管理，包括收集交付情况、使
用情况、后期售后服务情况，作为合格供方复评时的证据。
组织实验室（中心）内人员学习研究所有关采购管理要求和流程，向实验
室（中心）科研人员提供现实有效的《合格供方名录》。
实施采购管理的依据
 采购控制程序（质量管理体系程序文件CX-7-13）
 外包控制程序（质量管理体系程序文件CX-7-14）
《工程热物理研究所仪器设备类固定资产管理办法》
《工程热物理研究所政府采购管理办法》（工热发字[2007]61号）
《工程热物理研究所合同评审办法及签订流程》
《工程热物理研究所化学品安全管理暂行规定》（工热发字[2007]74号）
术语和定义
科研器材
低值易耗品
用于产品/样机（任务书或合同中明确规定形成成果的硬件，
如某某样机）的原材料、元器件、零部件；不直接用于产
品的外包加工件，如设计过程中的试验件；仪器设备。
低值器具（1500元以下的专用设备及1000元以下的一般设
备）；耗材。
管理职责
实验室
 制定采购计划
收集供方资料、调研
 拟定采购合同，组织内部评审
 合同执行管理
 采购品验收
对于不能一次消耗的物资，指定专人按照使用要求对原材
料、元器件或零部件进行存储，并建立保管和领用制度。
质量办
 合同质量条款的把关，尤其是关重件的采购、含有关键过
程和特殊过程的外包加工、采购新设计和开发的产品。
 检验
采购主管部门
（科技、财务）
 合同条款的把关，尤其是采购的必要性、供方能力、合同
价款及付款方式、验收方式、违约责任等
盖合同章
条件办
合格供方评定及名录的管理
固定资产管理：验收、入库、清查、统计、处置
设备管理：计量、50万以上仪器设备的验收
财务处
 借款、报销
 政府采购：合同评审；50万以上设备采购的招投标；进口审
批、免税
供方的选择和评价
1、以下物资外购应在我所《合格供方名录》范围内选择供方
a) 用于产品/样机的原材料、元器件、零部件
b) 仪器设备（含计量器具）
c) 金属材料
d) 有毒有害化学品
e) 气体及燃料
f) 电脑配件
2、供方评定程序
实验室申报
《供方能力调查
表》、《合格供方
审查表》、质量能
力证明材料：营业
执照、体系证书等。
条件办审核
资料审查、电话调
查、实地考察。
管代批准
条件办编制
合格供方名
录并向全所
发布
3、从《合格供方名录》外选择供方时：
 填写“供方能力调查表”和“合格供方审查表”，同时提供该厂家
营业执照、质量管理体系证书等相关质量证明文件。
 实验室主任审核、条件办审核、管代批准后方可选用。
 必要时还需提请合格供方评定小组会议审议。
4、《合格供方名录》由条件办组织每两年进行一次复评。
5、采购部门应建立并保存供方的质量记录，作为供方档案的一部分，也
是评定供方保证能力的重要证实材料。
采购的实施
采购管理员工作流程
1、判断是否与采购计划相符。
2、看供方，是否在《合格供方名录内》。
3、看《物资外购及合同审批表》/《外包申请及合同审批表》，填写是否完整、
准确。
4、根据价格判断采购方式，明确采购主管部门，重要合同必须提前沟通。
5、查验采购文件，包括合同、协议、询价单等是否齐全。
6、审核合同文本。
7、编号、登记，纳入合同管理。
8、按采购流程办理审批手续，直至盖合同章。
9、每笔付款前查验是否与合同规定的付款方式一致，确认后在借款单/报销单
空白处签字并记录付款情况。
10、完成进货验收、资产复核后方可办理报销。
11、查验发票，注意名称应与合同一致。
12、定期汇总供方供货情况，如产品合格率、合同履约情况、售后等。
合同文本的审核要点
 明确产品类别、型号、规格、数量、等级、技术条件、技术标准、生产厂家，是通用型
产品还是特殊要求产品；
 规范、图样、检验规程等的名称和适用版本，说明是采用国家标准、行业标准还是企业标
准作为交货依据和验收条件，最好详细到适用的条款，包括一些特殊质量技术要求；
 在采购（含外包）关、重件时，对供方在产品实现过程的特殊岗位人员资格要提出要求；
 签订外包合同时，在合同中要明确规定对外包过程的控制要求，如：材料的要求，使用设
备的要求，操作人员的要求，参与工艺评审的要求，需要供方提供的能够证明其产品质量和
生产过程符合要求的证据，包括工艺文件、检验记录等；
 关键件、重要件及关键工序的外包，应要求供方按标准7.5.6条款的要求对生产过程进行
质量控制。可行时产品需全部检验并保留检验记录；
 特殊过程的外包，应要求供方按照标准7.5.2条款的要求对生产过程进行控制，对过程参
数进行连续监控，并保留记录；
在采购合同（协议书）中确认对供方提供产品的验收方式、监督和审核方式等。
其他注意事项
 采购新设计和开发的产品时（适用于军品，民品可参照执行），采购部门须进
行采购项目论证和确定供方的论证，论证结果须经部门负责人审核批准；签订技
术协议；进行设计验证和设计确认，包括复验鉴定、匹配试验、装机试用，经验
证和确认满足要求，并经主管所领导批准后方可投入使用。
 采购人员应对拟采购物资进行广泛调研，与供应商进行充分沟通，在满足技术
条件、研制进度、使用要求等条件的基础上，应尽量控制采购成本，进行比价采
购，并留存有关比价记录；若只能从唯一供应商处采购的，需阐明理由，文字备
案。
 固定资产投资项目、修购专项中涉及的设备购置须在采购申请表中“经费支出
课题编号”一栏注明，合同由条件办进行会签。
 政府采购在签订合同前也须填写采购申请表，合同由科技处进行会签。
 涉密项目的采购金额超过50万，且不便进行公开招标的，须单独进行文字说明，
包括项目来源、是否涉密、选择供方的理由等，由经办人、项目负责人、实验室
主任签字确认，并附证明材料。必要时，须经研究所采购小组批准。
相关表格
JLCX0713-01
《合格供方名录》
JLCX0713-02
《合格供方审查表》
JLCX0713-03
《供方能力调查表》
JLCX0713-04
《物资外购申请与合同评审表》
JLCX0713-05
《外包申请及合同审批表》
JLCX0713-06
《进货验证及检验记录》
JLCX0713-07
《低值易耗品验收及直接领用单》
JLCX0713-08
《采购实施记录》