Transcript مدل‌سازي و استقرار فرايند (بازنگري مشكلات فرايندهاي

‫آذر ماه ‪1391‬‬
‫هدف ارائه‬
‫فهرست مطالب‬
‫• مفهوم سازی برای تحلیل و طراحی فرآیند‬
‫• مدلسازی فرآیند‬
‫• مدیریت مخاطرات در استقرار فرآیند‬
‫• تدارکات در استقرار فرآیند‬
‫• سازمان و استقرار فرآیند‬
‫• نظارت و کنترل بر اجرای فرآیند‬
‫بخش نخست‬
‫مفهوم سازی برای تحلیل و طراحی فرآیند‬
‫نگاه سطح باال به فرآیند با استفاده از استاندارد ‪IDEF0‬‬
‫بکارگیری از شیوه نامه برای دستیابی به تعریف سطح باالی فرآیند‬
‫جداول شیوه نامه برای تحلیل و طراحی فرآیند‬
‫مراحل ارائه تعریف سطح باالی فرآیند با بکارگیری شیوه نامه‬
‫رابطه ذینفعان و نیازمندیها با عناصر سطح باالی فرآیند‬
‫عناصر سطح باال و انواع فرآیندها‬
‫بکارگیری مدلهای مرجع‬
‫• مدددل هدداسی براسدداع نظریددات علع د و یددا مطالعددات‬
‫تجرب ددی ک دده از آ ددا م ددی ت ددوان ب دده عن ددوان ددار و‬
‫اولی دده ب درای ش ددکل دا ددی ای ددده طراح ددی فرآین ددد ک دک‬
‫گرفت‪.‬‬
‫• حق ددای را ب دده ص ددورت س دداده س ددازی ش ددده و ت ددا ب دا‬
‫جزئیات ضروری بیان می کنند‪.‬‬
‫• موجودیت د ددای کلید دددی و ارت اطات د ددان را‬
‫دهد‪.‬‬
‫د ددان مد ددی‬
‫• رابطد د دده مسد د دداله مد د ددورد برر د د د و عوامد د ددل مد د ددو ر در‬
‫محیط را تعیین می کند‪.‬‬
‫• ت ددا ح ددد زی ددادی مس ددتقل از ف د آوری و رش ددد آن م ددی‬
‫باشد‪.‬‬
‫مدل اهرمهای کنترل سیستم سالمت‬
‫ویلیام شیائو‬
‫مدل بلوکهای سیستم سالمت‬
‫مدلهای مرجع در حوزه سالمت‬
‫• سیاستگذاری در حوزه سالمت‬
‫• نظامهای پرداخت در حوزه سالمت‬
‫• نظامه د ددای ارائ د دده خ د دددمات در ح د ددوزه‬
‫سالمت‬
‫• نظامه د ددای بی د دده در ح د ددوزه خ د دددمات‬
‫سالمت‬
‫• نظامهای نامگذاری داروها‬
‫کاربرد مدلهای مرجع در طراحی فرآیند‬
‫بخش دوم‬
‫مدلسازی فرآیند‬
‫ایجاد کاربرگ جدید برای ترسیم فرآیند‬
‫ن ودار ‪ BPMN‬در دسته ‪ Flowchart‬قرار دارد‪.‬‬
‫ایجاد کاربرگ جدید برای ترسیم فرآیند‬
‫‪ BPMN Diagram‬انتخا ن وده و بر روی ‪ Create‬کلیک ن ایید‬
‫ایجاد کاربرگ جدید برای ترسیم فرآیند‬
‫برای ترسیم ن ودار شکل مورد نظر را از بخش اشکال انتخا ن وده و به روی صفحه بک ید‪.‬‬
‫شناساسی نق ها در فرآیند‬
‫فراخوا ی نقشها به فرآیند‬
‫• در اینجا سه پرسش اصلی وجود دارد؟‬
‫‪ o‬بدرای پاگددیگوسی بدده نیازهددا دده نق دهاسی‬
‫باید در فرآیند تعریف شود؟‬
‫‪ o‬هد ددر نیازمند دددی باید ددد توسد ددط د دده نق د د‬
‫پاگخ داده شود؟‬
‫‪ o‬نق د ددها بد دده د دده ترتی د د وارد فرآیند ددد م د دی‬
‫شوند؟‬
‫افزودن نقشها به فرآیند‬
‫تعیین نق های مسئول در فرآیند‬
‫نقطه شروع فرآیند کجاست؟‬
‫• کدام نقش فرآیند را آغاز می کند؟‬
‫• فرآین ددد تح ددت دده ش درایطی آغ دداز م ددی‬
‫گردد؟‬
‫• فرآینددد نعد توانددد بددیش از یددک نقطدده‬
‫آغاز داشته باشد‪.‬‬
‫• هیچ کارکردی در فرآیند پیش از آغداز‬
‫رخ نع دهد‪.‬‬
‫نقطه شروع فرآیند کجاست؟‬
‫•‬
‫نانچدده تحددت ش درایط مختلفددی فرآینددد‬
‫آغدداز گددردد و هسددته بدده ش درایط شددروع‬
‫فرآیند متفاوت باشد‪.‬‬
‫•‬
‫نانچدده در آغدداز ندددی فعالیددت بطددور‬
‫موازی انجام شود‪.‬‬
‫• در ه ددر دو حال ددت نق ددش آغ دداز کنن ددده ب دده‬
‫دلیواه انتخا می گردد‪.‬‬
‫نیاز‬
‫الف‬
‫نیاز ب‬
‫ت دیل نیازمندی به کارکرد‬
‫نیاز ج‬
‫کنترل‬
‫ورودی‬
‫خروجی‬
‫ابزار‬
‫نکاتی که باید در مدلسازی رعایت شود‬
‫• در هددر ن ددودار فرآینددد حددداک ر ‪ 10‬کددارکرد تعریددف‬
‫شد د ددود و در صد د ددورت نید د دداز از زیرفرآیند د ددد اسد د ددتفاده‬
‫کنید‪.‬‬
‫نکاتی که باید در مدلسازی رعایت شود‬
‫•‬
‫در هر ن ودار فرآیند حداک ر ‪ 10‬کارکرد تعریف شود و در صورت نیاز از زیرفرآیند استفاده کنید‪.‬‬
‫• هددر کددارکرد یددا بایددد بدده کددارکرد پی د یاز متصددل‬
‫باشد و یا به گره آغاز فرآیند‬
‫نکاتی که باید در مدلسازی رعایت شود‬
‫•‬
‫•‬
‫در هر ن ودار فرآیند حداک ر ‪ 10‬کارکرد تعریف شود و در صورت نیاز از زیرفرآیند استفاده کنید‪.‬‬
‫هر کارکرد یا باید به کارکرد پیشنیازش متصل باشد و یا به گره آغاز فرآیند‬
‫• جری د ددان اج د درای کارکرده د ددای فرآین د ددد ن ای د ددد می د ددان‬
‫ند نقش نوسان کند‪.‬‬
‫‪ o‬کنترلها به ه صورت انجام شود‬
‫‪ o‬کنترلها در ه زما ی باید انجام شود‬
‫‪ o‬گونه می توان کنترلها را حذف ن ود‬
‫نکاتی که باید در مدلسازی رعایت شود‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫در هر ن ودار فرآیند حداک ر ‪ 10‬کارکرد تعریف شود و در صورت نیاز از زیرفرآیند استفاده کنید‪.‬‬
‫هر کارکرد یا باید به کارکرد پیشنیازش متصل باشد و یا به گره آغاز فرآیند‬
‫جریان اجرای کارکردهای فرآیند ن اید میان ند نقش نوسان کند‪.‬‬
‫‪ o‬کنترلها به ه صورت انجام شود‬
‫‪ o‬کنترلها در ه زما ی باید انجام شود‬
‫‪ o‬گونه می توان کنترلها را حذف ن ود‬
‫• اگددر یددک نقددش مسددئول اج درای یددک زیرفرآینددد باشددد هنگددام ترس دیم‬
‫زیرفرآیند در حالت تفضیلی نع توان مسئولیت اجرای کارکردهای‬
‫آنرا به نق های دیگر واگذار ن ود‪.‬‬
‫خطا در تخصیص مسئولیت به نق ها در زیرفرآیند‬
‫نکاتی که باید در مدلسازی رعایت شود‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫در هر ن ودار فرآیند حداک ر ‪ 10‬کارکرد تعریف شود و در صورت نیاز از زیرفرآیند استفاده کنید‪.‬‬
‫هر کارکرد یا باید به کارکرد پیشنیازش متصل باشد و یا به گره آغاز فرآیند‬
‫جریان اجرای کارکردهای فرآیند ن اید میان ند نقش نوسان کند‪.‬‬
‫‪ o‬کنترلها به ه صورت انجام شود‬
‫‪ o‬کنترلها در ه زما ی باید انجام شود‬
‫‪ o‬گونه می توان کنترلها را حذف ن ود‬
‫• اگددر یددک نقددش مسددئول اج درای یددک زیرفرآینددد باشددد هنگددام ترس دیم‬
‫زیرفرآیند در حالت تفضیلی نع توان مسئولیت اجرای کارکردهای‬
‫آنرا به نق های دیگر واگذار ن ود‪.‬‬
‫نحوه اتصال به ن ودار زیرفرآیند‬
‫بخش سوم‬
‫استقرار فرآیند‪:‬‬
‫مخاطرات فرآیند‬
‫• هد ددر پی د ددامدی کد دده در تولید ددد خروج د ددای فرآیند ددد در‬
‫س ددطح کیف ددی و کعد د ب ددر اس دداع شاخص ددهای کنت ددرل‬
‫خلل ایجاد ن اید‪.‬‬
‫‪ o‬عدم تامین به موقع ورودی ا و ابزار‬
‫‪ o‬عدم رضایت ذینفعان کلیدی‬
‫‪ o‬تکرر در پیدایش موارد استثناء‬
‫‪ o‬تداخل فعالیت ای جاری مسئوالن با فرآیند‬
‫‪ o‬عدم ه راای پرسنل در اجرای فرآیند‬
‫‪ o‬و ‪....‬‬
‫سه پرسش بدیه در رویاروسی با مخاطرات‬
‫مدیریت مخاطرات‬
‫‪FMEA‬‬
‫• تحلیل ا رات و حالت شکست‬
‫‪ o‬اطالعاتی که گرداوری می شود‬
‫‪ ‬تعریف شکست‬
‫‪ ‬عامل یا مکانیزم شکست‬
‫‪ ‬ا رات شکست‬
‫‪ ‬اقدامات پی گیرانه و مقابله جویانه‬
‫‪ o‬شاخصهای ارزیابی (‪)10-1‬‬
‫‪ ‬فراوا ی وقوع‬
‫‪ ‬شدت ا رگذاری‬
‫‪ ‬احت ال شناساسی‬
‫جدول ارزیابی مخاطرات‬
‫شکست‬
‫عامل‬
‫اثرات‬
‫اقدامات‬
‫فراوانی‬
‫شدت‬
‫شناسایی‬
‫امتیاز‬
‫؟؟؟‬
‫؟؟؟‬
‫؟؟؟‬
‫؟؟؟‬
‫‪8‬‬
‫‪6‬‬
‫‪5‬‬
‫‪240‬‬
‫؟؟؟‬
‫؟؟؟‬
‫؟؟؟‬
‫؟؟؟‬
‫‪6‬‬
‫‪9‬‬
‫‪9‬‬
‫‪486‬‬
‫؟؟؟‬
‫؟؟؟‬
‫؟؟؟‬
‫؟؟؟‬
‫‪9‬‬
‫‪4‬‬
‫‪3‬‬
‫‪108‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫امتیاز = فراوا ی * شدت * امتیاز‬
‫مدیریت مخاطرات‬
‫الیه های دفاعی (پنیر سوئیس )‬
‫• در ت امی الیه های دفاعی‬
‫سوراخ وجود دارد‪.‬‬
‫• هر دده تعددداد الیدده هددای دفدداعی‬
‫بی تر باشد احت ال شکست‬
‫کاهش می یابد‪.‬‬
‫• امدا بدر هزینده هدا افدزوده شدده‬
‫و س ددرعت پاگ ددخ ددوسی ک دداهش‬
‫می یابد‪.‬‬
‫• رویکرد مقابله‬
‫‪ o‬افزایش الیه ها‬
‫‪ o‬محدود کردن سوراخها‬
‫‪ o‬جلوگیری از ه خطی‬
‫رخه مدیریت مخاطرات‬
‫ارزیابی‬
‫مقاوم‬
‫سازی‬
‫بخش هارم‬
‫استقرار فرآیند‪:‬‬
‫تدارکات اولیه برای استقرار فرآیند‬
‫ماخذ استخراج نیازهای تدارکاتی‬
‫کارکرد‬
‫موضوع‬
‫ذینفعان و نیازمندیهای مرتبط‬
‫شرح‬
‫‪.1‬‬
‫‪.2‬‬
‫نوع‬
‫کارکرد پیشنیاز‪ ،‬ورودیهایی دریافتی از‬
‫دریافتی از آنها و روش دریافت ورودی‬
‫کارکرد ‪1‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.2‬‬
‫‪.3‬‬
‫مجری کارکرد و حداقل توانمندیهای‬
‫توانمندیهای مورد نیاز‬
‫ابزار و امکانات اجرا‬
‫شرح روش انجام‬
‫کارکردهای پسنیاز‪ ،‬خروجی‪ ،‬روش‬
‫روش تحویل‬
‫‪.1‬‬
‫‪.2‬‬
‫بخش سوم‬
‫استقرار فرآیند‪:‬‬
‫پروژه استقرار فرآیند‬
‫•‬
‫مج وعه نیازمندی ای استقرار فرآیند شناساسی شود‪.‬‬
‫•‬
‫استقرار فرآیند درقالب یک پروژه در سازمان تعریف گردد‪.‬‬
‫•‬
‫برای پروژه استقرار مناهع اجراسی مالی و برنامه زما ی ت یه گردد‪.‬‬
‫•‬
‫نانچ دده فرآین ددد در ارت ددا بافعالی ددت ج دداری س ددازمان اس ددت رویک ددردی بد درای‬
‫پاگیگوسی به اربا رجوع در فرآیند گذار تعریف گردد‪.‬‬
‫•‬
‫ح ای د ددت م د دددیران ارش د ددد بد د درای اس د ددتقرار فرآین د ددد جل د ددب ش د ددده و ب د درای پرس د ددنل‬
‫سیاست ای انگیزش درنظر گرفته شود‪.‬‬
‫•‬
‫در صورت پیچید ی استقرار فرآیند فازبندی گردد‪.‬‬
‫•‬
‫بخ د از فعالیت ددای پ ددروژه اس ددتقرار ب دده هنگ ددام اج درای فرآین ددد درقال ددب فرآین ددد‬
‫پ تی ان تداوم می یابند‪.‬‬
‫بخش پنجم‬
‫استقرار فرآیند‪:‬‬
‫ساختار سازما ی کارکردی‬
‫استخراج ساختار سازما ی از مدل فرآیندی‬
‫• داشته ها از مدل فرآیندی‬
‫‪ o‬مج وعه نق ها در فرآیند‬
‫‪ o‬ارت ا سلسله مرات د افقدی‬
‫و نظ ددارتی نق ددها در فرآین دد و‬
‫زیرفرآیند‬
‫‪ o‬مج وعه فعالیت ای هدر نقدش‬
‫در فرآیند‬
‫بخش ش م‬
‫اجرای فرآیند‪:‬‬
‫تعیین عوامل و مکانیزمهای ایجاد کننده شکاف‬
‫‪ o‬توان ندددی بدده هنگددام طراحددی در نظددر گرفتدده‬
‫ده است‬
‫‪ o‬در ط د ددول رخ د دده ع د ددر فرآین د ددد توان ن د دددی‬
‫خود را از دست داده است‪ .‬را؟‬
‫‪ o‬ارت ا و یدمان مناسب وجود ندارد‬
‫‪ o‬ا ر ه دیگر را خنث می سازند‬
‫‪ o‬ه پوشا ی دارند‬
‫توان ندی یست؟‬
‫• فعالیت‬
‫• کنترل‬
‫• تص یم‬
‫• سویم لین (نقش)‬
‫‪ o‬ا سان‬
‫‪ o‬ماشین‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫رویدادها‬
‫دریافد د د ددت و ارسد د د ددال آرتیفکت د د د ددا‬
‫ورودی ا و خروج ا‬
‫پارامترهای کارکردها‬