الجهاز الإداري
Download
Report
Transcript الجهاز الإداري
المعيار الخامس :الجهاز اإلداري
-1/5تنمية القيادات وتقييم األداء
-1/1/5تنمية القيادات اإلدارية والعاملين
• تحرص الكلية على تنمية المهارات القيادية واإلدارية للعاملين
بها حيث قامت لجنة التدريب بوحدة تقويم األداء وضمان الجودة
بتحديد االحتياجات التدريبية الالزمة لجميع فئات الكلية ومن
بينها الوظائف اإلدارية من رؤساء األقسام ومديرو اإلدارات
والموظفون.
• قامت الكلية بالتعاقد مع المركز القومى لتنمية قدرات أعضاء
هيئة التدريس والقيادات )(NCFLDالتابع لوزارة التعليم العالى
حيث تم إعداد وتوزيع استبيانات استقصاء لتحديد االحتياجات
التدريبية لكل فئة من فئات الكلية ثم أرسلت هذه االستبيانات
للمركز لتحليلها وتم إعداد تقرير عن االحتياجات التدريبية للكلية
(.)TNA
-1/5تنمية القيادات وتقييم األداء
-1/1/5تنمية القيادات اإلدارية والعاملين
قامت لجنة التدريب بالوحدة بإعداد خطط تدريبية سنوية (- 2009/2010
)2010/2011بناء على االحتياجات التدريبية .تستهدف البرامج التدريبية
الموضوعة تنمية مهارات متعددة مثل المهارات اإلدارية والمالية ومهارات التعامل
مع الحاسب اآللى وإدارة المخاطر واألزمات.
تم تنفيذ االدورات المخطط لها وكانت نسبة اإلنجاز ٪200 - ٪100
كما تم عقد دورات فنية تخصصية لإلداريين مثال ذلك:
• دورة تنمية مهارات مديرى اإلدارات
• برنامج بناء وإعداد قيادات الصف الثانى للسادة العاملين
• دورة تدريبية في مجال الضريبة على المرتبات وما في حكمها
• برنامج تدريبى في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات واألرشيف
• ورشة عمل للسادة مسئولى المشتريات بكليات ومعاهد الجامعة
• برنامج تدريبى في مجاالت المشتريات والمخازن والمبيعات
• وذلك بالتعاون مع إدارة التدريب التابعة لإلدارة العامة للتنظيم واإلدارة بالجامعة
تقييم فاعلية التدريب:
ويعتمد تقييم فعالية التدريب على االستبيانات التي يتم توزيعها علي المتدربين بعد انتهاء الدورات التدريبية
وتحليلها وتدل نتيجة التحليل على رضا المستفيدين من التدريب .كما يعتمد تقييم مردود التدريب على
االستبيانات التى تقيس األثر الذى أحدثه التدريب في أداء المتدربين على توزيع استبيان على الرئيس
المباشر للمتدرب بعد مرور ثالث إلى ستة أشهر على التدريب لقياس مدى فاعلية واستمرارية واستفادة
المتدربين من التدريب
-5/1/2نظم تقييم أداء القيادات اإلدارية والعاملين:
تعتمد الكلية فى تقييم أداء القيادات اإلدارية والعاملين على معايير موثقة ومعلنة بناء على قانون 47لسنة
1978مادة ( .،)28هذا وتتاح الفرصة إلطالع األفراد على نتائج هذه التقارير فى نهاية كل عام ويحق
للموظف التظلم من نتيجة هذه التقارير
كذلك يعتمد التقييم على مدى التقدم فى األداء ومستوى رضا األطراف المتعاملة مع اإلدارة عن هذا األداء
والتى يتم قياسها عن طريق االستبيانات المختلفة حيث تقوم لجنة التعامل مع المستفيدين التابعة
لوحدة تقويم األداء وضمان الجودة بتصميم العديد من االستبيانات للمتعاملين مع كل إدارة على حدة حتى
يتسنى لها قياس مستوى رضا المتعاملين عن أداء العاملين في هذه اإلدارة .كما قامت الكلية بوضع آليات
لتحديد الموارد البشرية المتاحة وتعظيم االستفادة منها وهى:
-1عمل قاعدة بيانات الكترونية بأعداد ومؤهالت جميع العاملين بإدارات الكلية المختلفة.
ُ
-2طرح استبيان لقياس كفاية أعداد الموظفين فى كل إدارة من إدارات الكلية وأرسلت نتائج هذا االستبيان
إلى أمين الكلية التخاذ اإلجراءات التصحيحية الالزمة
-3استبيان لتحديد االحتياجات التدريبية لتنمية رأس المال البشرى وتم إرساله إلى الجهات المختصة
• تسعى الكلية لتوفير اإلمكانيات والتسهيالت المادية والتكنولوجية الالزمة لزيادة تدفق
األداء مع المحافظة على رضا العاملين وذلك من خالل توفير التجهيزات واألدوات
واألثاث وجميع الوسائل التى تؤدى إلى توفير ظروف عمل مالئمة ومحفزة لرفع كفاءة
األداء .كما تسعى الكلية جاهدة لتطبيق نظام إدارة المعلومات )(MISلزيادة سرعة
ومرونة وكفاءة العمل بمختلف إدارات الكلية وربطها ببعض.
• وقد تم تزويد بعض اإلدارات بأجهزة الكمبيوترمثل تزويد إدارة شئون التعليم والطالب
بعدد عشرة أجهزة كمبيوتر حديثة وعمل شبكة داخلية بينهم بهدف ميكنة إدارة
شئون التعليم والطالب وربطها بالكنتروالت المركزية وتم تزويد باقى اإلدارات
بمتطلباتها من أجهزة الكمبيوتر والماسحات الضوئية والطباعات .كما تم تزويد األقسام
العلمية بماكينات التصوير .وقد تم البدء فى تغيير شبكة اإلتصاالت الداخلية بالكلية
لعمل سنترال ديجيتال بقوة 520خط يربط بكفاءة عالية بين أجزاء الكلية المختلفة
كذلك تتوافر خدمة اإلنترنت الالسلكية في فناء الكلية (الحديقة اإللكترونية) .
• تحرص الكلية على ربط الحوافز والمكافآت للعاملين بمستويات األداء والتى يتم
قياسها دورياً كما يتم تفعيل سياسات الثواب والعقاب .مثال ذلك ،ربط العالوة
التشجيعية للموظف بنتيجة تقرير الكفاية الخاص به .
-2/1الرضا الوظيفى:
-5/2/1وسائل قياس الرضا الوظيفى:
• تحرص الكلية على قياس مستوى الرضا الوظيفى للقيادات اإلدارية والعاملين ومن أجل قياس
ٌ
هذا المستوى على أسس سليمة فقد تمت مراجعة وتحديث كتيب التوصيف الوظيفى
لإلداريين بالكلية (ق )1 -5/2/1عن طريق مخاطبة اإلدارات المختلفة بالكلية لمراجعة المهام
الوظيفية للعاملين بكل إدارة وإضافة ما أستجد من مهام (ق )2 -5/2/1وتمت طباعة كتيب
توصيف الوظائف األكاديمية واإلدارية عام ( 2009ق )3 -5/2/1وتوزيعه على مختلف األقسام
واإلدارات بالكلية حتى يتسنى للموظف معرفة مهامه الوظيفية بدقة .وفى إطار ذلك قامت لجنة
التعامل مع المستفيدين التابعة لوحدة تقويم األداء وضمان الجودة بإعداد استبيان لقياس
مستوى الرضا الوظيفى وتم تحليل االستبيان حيث تبين من خالل نتائج التحليل أن نسبة ٪98
من العينة ترى أن هناك عدالة في توزيع العبء الوظيفى وفقاً للخبرة بينما يرى ٪27من العينة
أنه يتم وفقاً للتخصص في حين أن ٪29ترى أنه يتم وفقاً لسرعة األداء .بالنسبة لكفاية
التجهيزات ألداء العمل ،فكانت نسبة الرضا ٪96بينما وافق ٪93من العينة على وجود آلية
للمحاسبة والمكافآة ،و ٪80على تطبيق ومتابعة تلك اآللية (ق )4 -5/2/1وقد تم إرسال نتائج
التحليل إلى السيد أمين الكلية الذى قام بدوره بمخاطبة جميع اإلدارات المعنية لمناقشة نتائج
االستبيانات وعمل اإلجراء التصحيحى المناسب .وقد قام سيادته بمتابعة تنفيذ اإلجراءات
التصحيحية وكتابة تقرير عن ما تم إنجازه بشأنها .
• من جهة أخرى تستمع اإلدارة العليا إلى إقتراحات القيادات اإلدارية والعاملين حيث تعمل على
حل مشكالتهم من خالل اتخاذ القرارات المالئمة ،على سبيل المثال تزويد اإلدارات بعدد من
أجهزة الكمبيوتر تكفى ألداء عملها على أكمل وجه وتدريب العاملين بتلك اإلدارات على البرامج
الخاصة بهم عن طريق مخططى البرامج بمركز الكمبيوتر بالكلية كما تم إنشاء دورات مياه
جديدة لبعض اإلدارات .
•
تتوفر آلية للتعامل مع الشكاوى من خالل نظام الـ ISO 9001/2008حيث تقوم لجنة التعامل
مع المستفيدين بتلقى شكاوى العاملين على النموذج الخاص بذلك F-821-01-01حيث يتم
إرسال الشكوى إلى الجهة أو اإلدارة المعنية ومتابعة إتخاذ اإلجراء التصحيحى وإعالم
المشتكى بالرد على شكواه وقد تم تعريف العاملين بآلية التعامل مع الشكاوى من خالل
الشركة التى قامت بتأهيل الكلية للحصول على الشهادة ومن خالل رئيس لجنة التعامل مع
المستفيدين .
•
من أهم عوامل الرضا الوظيفى لدى العاملين هى اآلليات التى سبق ذكرها من تلقى
الشكاوى وفحصها والرد عليها ،أما بالنسبة ألسباب عدم الرضا فهى منحصرة فى تكدس العمل
فى بعض اإلدارات مثل إدارة شئون التعليم والطالب فى فترات معينة والدراسات العليا
والمشتريات وكذلك األقسام العلمية نظراً إلمتداد العمل لفترات طويلة .أيضاً من عوامل عدم
الرضا عدم تثبيت العمالة المؤقتة.
-5/2/2دور المؤسسة فى تحسين الرضا الوظيفى:
• تحرص المؤسسة على اتخاذ اإلجراءات المالئمة لتحسين مستوى الرضا الوظيفى على سبيل
المثال:
• تزويد اإلدارات واألقسام باألجهزة الالزمة إلتمام العمل على أكمل وجهه (أجهزة كمبيوتر ،طابعات،
ماكينة تصوير ،أجهزة تكييف وثالجات) .
• ميكنة بعض اإلدارات الداعمة لرفع كفاءة األداء .
• تحديد معايير الختيار القيادات اإلدارية (مديرى اإلدارات ومشرفى األقسام) واإلعالن عنها في اإلدارات.
• االستفادة من الخبرات اإلدارية في مجال التخصص .
• اجتماعات دورية مع اإلدارة العليا للوقوف على مستوى رضاهم الوظيفى وأخذ مقترحاتهم لتحسينه .