Transcript الجهاز الإداري

‫المعيار الخامس‪ :‬الجهاز اإلداري‬
‫‪ -1/5‬تنمية القيادات وتقييم األداء‬
‫‪ -1/1/5‬تنمية القيادات اإلدارية والعاملين‬
‫• تحرص الكلية على تنمية المهارات القيادية واإلدارية للعاملين‬
‫بها حيث قامت لجنة التدريب بوحدة تقويم األداء وضمان الجودة‬
‫بتحديد االحتياجات التدريبية الالزمة لجميع فئات الكلية ومن‬
‫بينها الوظائف اإلدارية من رؤساء األقسام ومديرو اإلدارات‬
‫والموظفون‪.‬‬
‫• قامت الكلية بالتعاقد مع المركز القومى لتنمية قدرات أعضاء‬
‫هيئة التدريس والقيادات )‪(NCFLD‬التابع لوزارة التعليم العالى‬
‫حيث تم إعداد وتوزيع استبيانات استقصاء لتحديد االحتياجات‬
‫التدريبية لكل فئة من فئات الكلية ثم أرسلت هذه االستبيانات‬
‫للمركز لتحليلها وتم إعداد تقرير عن االحتياجات التدريبية للكلية‬
‫(‪.)TNA‬‬
‫‪ -1/5‬تنمية القيادات وتقييم األداء‬
‫‪ -1/1/5‬تنمية القيادات اإلدارية والعاملين‬
‫قامت لجنة التدريب بالوحدة بإعداد خطط تدريبية سنوية (‪- 2009/2010‬‬
‫‪ )2010/2011‬بناء على االحتياجات التدريبية‪ .‬تستهدف البرامج التدريبية‬
‫الموضوعة تنمية مهارات متعددة مثل المهارات اإلدارية والمالية ومهارات التعامل‬
‫مع الحاسب اآللى وإدارة المخاطر واألزمات‪.‬‬
‫تم تنفيذ االدورات المخطط لها وكانت نسبة اإلنجاز ‪٪200 - ٪100‬‬
‫كما تم عقد دورات فنية تخصصية لإلداريين مثال ذلك‪:‬‬
‫• دورة تنمية مهارات مديرى اإلدارات‬
‫• برنامج بناء وإعداد قيادات الصف الثانى للسادة العاملين‬
‫• دورة تدريبية في مجال الضريبة على المرتبات وما في حكمها‬
‫• برنامج تدريبى في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات واألرشيف‬
‫• ورشة عمل للسادة مسئولى المشتريات بكليات ومعاهد الجامعة‬
‫• برنامج تدريبى في مجاالت المشتريات والمخازن والمبيعات‬
‫• وذلك بالتعاون مع إدارة التدريب التابعة لإلدارة العامة للتنظيم واإلدارة بالجامعة‬
‫تقييم فاعلية التدريب‪:‬‬
‫ويعتمد تقييم فعالية التدريب على االستبيانات التي يتم توزيعها علي المتدربين بعد انتهاء الدورات التدريبية‬
‫وتحليلها وتدل نتيجة التحليل على رضا المستفيدين من التدريب‪ .‬كما يعتمد تقييم مردود التدريب على‬
‫االستبيانات التى تقيس األثر الذى أحدثه التدريب في أداء المتدربين على توزيع استبيان على الرئيس‬
‫المباشر للمتدرب بعد مرور ثالث إلى ستة أشهر على التدريب لقياس مدى فاعلية واستمرارية واستفادة‬
‫المتدربين من التدريب‬
‫‪ -5/1/2‬نظم تقييم أداء القيادات اإلدارية والعاملين‪:‬‬
‫تعتمد الكلية فى تقييم أداء القيادات اإلدارية والعاملين على معايير موثقة ومعلنة بناء على قانون ‪ 47‬لسنة‬
‫‪ 1978‬مادة (‪ .،)28‬هذا وتتاح الفرصة إلطالع األفراد على نتائج هذه التقارير فى نهاية كل عام ويحق‬
‫للموظف التظلم من نتيجة هذه التقارير‬
‫كذلك يعتمد التقييم على مدى التقدم فى األداء ومستوى رضا األطراف المتعاملة مع اإلدارة عن هذا األداء‬
‫والتى يتم قياسها عن طريق االستبيانات المختلفة حيث تقوم لجنة التعامل مع المستفيدين التابعة‬
‫لوحدة تقويم األداء وضمان الجودة بتصميم العديد من االستبيانات للمتعاملين مع كل إدارة على حدة حتى‬
‫يتسنى لها قياس مستوى رضا المتعاملين عن أداء العاملين في هذه اإلدارة ‪.‬كما قامت الكلية بوضع آليات‬
‫لتحديد الموارد البشرية المتاحة وتعظيم االستفادة منها وهى‪:‬‬
‫‪ -1‬عمل قاعدة بيانات الكترونية بأعداد ومؤهالت جميع العاملين بإدارات الكلية المختلفة‪.‬‬
‫ُ‬
‫‪-2‬طرح استبيان لقياس كفاية أعداد الموظفين فى كل إدارة من إدارات الكلية وأرسلت نتائج هذا االستبيان‬
‫إلى أمين الكلية التخاذ اإلجراءات التصحيحية الالزمة‬
‫‪-3‬استبيان لتحديد االحتياجات التدريبية لتنمية رأس المال البشرى وتم إرساله إلى الجهات المختصة‬
‫• تسعى الكلية لتوفير اإلمكانيات والتسهيالت المادية والتكنولوجية الالزمة لزيادة تدفق‬
‫األداء مع المحافظة على رضا العاملين وذلك من خالل توفير التجهيزات واألدوات‬
‫واألثاث وجميع الوسائل التى تؤدى إلى توفير ظروف عمل مالئمة ومحفزة لرفع كفاءة‬
‫األداء‪ .‬كما تسعى الكلية جاهدة لتطبيق نظام إدارة المعلومات )‪(MIS‬لزيادة سرعة‬
‫ومرونة وكفاءة العمل بمختلف إدارات الكلية وربطها ببعض‪.‬‬
‫• وقد تم تزويد بعض اإلدارات بأجهزة الكمبيوترمثل تزويد إدارة شئون التعليم والطالب‬
‫بعدد عشرة أجهزة كمبيوتر حديثة وعمل شبكة داخلية بينهم بهدف ميكنة إدارة‬
‫شئون التعليم والطالب وربطها بالكنتروالت المركزية وتم تزويد باقى اإلدارات‬
‫بمتطلباتها من أجهزة الكمبيوتر والماسحات الضوئية والطباعات‪ .‬كما تم تزويد األقسام‬
‫العلمية بماكينات التصوير‪ .‬وقد تم البدء فى تغيير شبكة اإلتصاالت الداخلية بالكلية‬
‫لعمل سنترال ديجيتال بقوة ‪ 520‬خط يربط بكفاءة عالية بين أجزاء الكلية المختلفة‬
‫كذلك تتوافر خدمة اإلنترنت الالسلكية في فناء الكلية (الحديقة اإللكترونية) ‪.‬‬
‫• تحرص الكلية على ربط الحوافز والمكافآت للعاملين بمستويات األداء والتى يتم‬
‫قياسها دورياً كما يتم تفعيل سياسات الثواب والعقاب‪ .‬مثال ذلك‪ ،‬ربط العالوة‬
‫التشجيعية للموظف بنتيجة تقرير الكفاية الخاص به ‪.‬‬
‫‪ -2/1‬الرضا الوظيفى‪:‬‬
‫‪ -5/2/1‬وسائل قياس الرضا الوظيفى‪:‬‬
‫• تحرص الكلية على قياس مستوى الرضا الوظيفى للقيادات اإلدارية والعاملين ومن أجل قياس‬
‫ٌ‬
‫هذا المستوى على أسس سليمة فقد تمت مراجعة وتحديث كتيب التوصيف الوظيفى‬
‫لإلداريين بالكلية (ق‪ )1 -5/2/1‬عن طريق مخاطبة اإلدارات المختلفة بالكلية لمراجعة المهام‬
‫الوظيفية للعاملين بكل إدارة وإضافة ما أستجد من مهام (ق‪ )2 -5/2/1‬وتمت طباعة كتيب‬
‫توصيف الوظائف األكاديمية واإلدارية عام ‪( 2009‬ق‪ )3 -5/2/1‬وتوزيعه على مختلف األقسام‬
‫واإلدارات بالكلية حتى يتسنى للموظف معرفة مهامه الوظيفية بدقة‪ .‬وفى إطار ذلك قامت لجنة‬
‫التعامل مع المستفيدين التابعة لوحدة تقويم األداء وضمان الجودة بإعداد استبيان لقياس‬
‫مستوى الرضا الوظيفى وتم تحليل االستبيان حيث تبين من خالل نتائج التحليل أن نسبة ‪٪98‬‬
‫من العينة ترى أن هناك عدالة في توزيع العبء الوظيفى وفقاً للخبرة بينما يرى ‪ ٪27‬من العينة‬
‫أنه يتم وفقاً للتخصص في حين أن ‪ ٪29‬ترى أنه يتم وفقاً لسرعة األداء‪ .‬بالنسبة لكفاية‬
‫التجهيزات ألداء العمل‪ ،‬فكانت نسبة الرضا ‪ ٪96‬بينما وافق ‪ ٪93‬من العينة على وجود آلية‬
‫للمحاسبة والمكافآة‪ ،‬و‪ ٪80‬على تطبيق ومتابعة تلك اآللية (ق‪ )4 -5/2/1‬وقد تم إرسال نتائج‬
‫التحليل إلى السيد أمين الكلية الذى قام بدوره بمخاطبة جميع اإلدارات المعنية لمناقشة نتائج‬
‫االستبيانات وعمل اإلجراء التصحيحى المناسب‪ .‬وقد قام سيادته بمتابعة تنفيذ اإلجراءات‬
‫التصحيحية وكتابة تقرير عن ما تم إنجازه بشأنها ‪.‬‬
‫• من جهة أخرى تستمع اإلدارة العليا إلى إقتراحات القيادات اإلدارية والعاملين حيث تعمل على‬
‫حل مشكالتهم من خالل اتخاذ القرارات المالئمة‪ ،‬على سبيل المثال تزويد اإلدارات بعدد من‬
‫أجهزة الكمبيوتر تكفى ألداء عملها على أكمل وجه وتدريب العاملين بتلك اإلدارات على البرامج‬
‫الخاصة بهم عن طريق مخططى البرامج بمركز الكمبيوتر بالكلية كما تم إنشاء دورات مياه‬
‫جديدة لبعض اإلدارات ‪.‬‬
‫•‬
‫تتوفر آلية للتعامل مع الشكاوى من خالل نظام الـ ‪ISO 9001/2008‬حيث تقوم لجنة التعامل‬
‫مع المستفيدين بتلقى شكاوى العاملين على النموذج الخاص بذلك ‪F-821-01-01‬حيث يتم‬
‫إرسال الشكوى إلى الجهة أو اإلدارة المعنية ومتابعة إتخاذ اإلجراء التصحيحى وإعالم‬
‫المشتكى بالرد على شكواه وقد تم تعريف العاملين بآلية التعامل مع الشكاوى من خالل‬
‫الشركة التى قامت بتأهيل الكلية للحصول على الشهادة ومن خالل رئيس لجنة التعامل مع‬
‫المستفيدين ‪.‬‬
‫•‬
‫من أهم عوامل الرضا الوظيفى لدى العاملين هى اآلليات التى سبق ذكرها من تلقى‬
‫الشكاوى وفحصها والرد عليها‪ ،‬أما بالنسبة ألسباب عدم الرضا فهى منحصرة فى تكدس العمل‬
‫فى بعض اإلدارات مثل إدارة شئون التعليم والطالب فى فترات معينة والدراسات العليا‬
‫والمشتريات وكذلك األقسام العلمية نظراً إلمتداد العمل لفترات طويلة‪ .‬أيضاً من عوامل عدم‬
‫الرضا عدم تثبيت العمالة المؤقتة‪.‬‬
‫‪ -5/2/2‬دور المؤسسة فى تحسين الرضا الوظيفى‪:‬‬
‫• تحرص المؤسسة على اتخاذ اإلجراءات المالئمة لتحسين مستوى الرضا الوظيفى على سبيل‬
‫المثال‪:‬‬
‫• تزويد اإلدارات واألقسام باألجهزة الالزمة إلتمام العمل على أكمل وجهه (أجهزة كمبيوتر‪ ،‬طابعات‪،‬‬
‫ماكينة تصوير‪ ،‬أجهزة تكييف وثالجات) ‪.‬‬
‫• ميكنة بعض اإلدارات الداعمة لرفع كفاءة األداء ‪.‬‬
‫• تحديد معايير الختيار القيادات اإلدارية (مديرى اإلدارات ومشرفى األقسام) واإلعالن عنها في اإلدارات‪.‬‬
‫• االستفادة من الخبرات اإلدارية في مجال التخصص ‪.‬‬
‫• اجتماعات دورية مع اإلدارة العليا للوقوف على مستوى رضاهم الوظيفى وأخذ مقترحاتهم لتحسينه ‪.‬‬