Transcript مركز الوثائق والمحفوظات

‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫اإلدارة العامة ملركز الوثائق واملحفوظات بوزارة التربية والتعليم‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫النشأة ‪ :‬تأسس مركز الوثائق واملحفوظات بتاريخ ‪ 1426 /12/ 17‬هـ‬
‫الهدف العام ‪ :‬العمل على تطبيق أنظمة الوثائق واالرتقاء بنوعيتها ووسائلها وأعمالها ونشر الوعي‬
‫الوثائقي بين العاملين في املركز وفي الوزارة لتخدم األغراض التي أنشئت من أجلها‪.‬‬
‫الوثائق واملحفوظات ‪ :‬هي األوعية التي تحتوي على معلومات تتعلق بأعمال ومصالح جهاز الوزارة‬
‫‪ ،‬سواء نتجت هذه األوعية عن عمل من أعمال جهات جهاز الوزارة أو عن سواها ‪ ،‬ما دام أن‬
‫األمر يقتض ي حفظها مؤقتا أو دائما للحاجة إليها أو لقيمتها ‪.‬‬
‫وقد صدرت لوائح و أوامر ملكية كريمة ألجهزة و مؤسسات الدولة توجه بتنظيم و ترميم و‬
‫فهرسة وتصنيف و أرشفة الوثائق ‪.‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫مقدمة ‪ :‬نتيجة تزايد حجم تدفقات الوثائق والتراكمات املعلوماتية الوثائقية في أجهزة الدولة مع‬
‫مرور الوقت وازدياد أنشطتها و فعالياتها جراء التوسعات التي شهدتها ‪ ,‬أصبح من الصعوبة‬
‫السيطرة على حجم هذه الوثائق فكان البد من إيجاد طريقة علميه تسهل ضبط هذه الوثائق‬
‫بحصرها وتقويمها أوال ومن ثم معالجتها وتسهيل الوصول إليها في اقل جهد ووقت ممكن ‪.‬لذا‬
‫بررت الحاجة امللحة في أجهزة الدولة إليجاد نظام موحد للوثائق واملحفوظات وإنشاء املركز‬
‫الوطني للوثائق واملحفظات ومقره ومرجعه الديوان امللكي الذي أوكلت إليه مهام عديدة منها‪ :‬وضع‬
‫التنظيمات والخطط والبرامج الخاصة بشؤون وثائق الدولة‪.‬ولذلك صدرت املوافقة السامية‬
‫الكريمة على السياسات العامة للوثائق واملحفوظات واللوائح التنفيذية والخطة املوحدة‬
‫للتصنيف والترميز‪ ،‬التي ترمي جميعها إلى العناية بالوثائق وكيفية االستفادة منها والتخلص مما‬
‫ليس له قيمة وما تنتهي الحاجة إليه‪،‬عن طريق إيجاد إدارة متخصصة في كل جهاز حكومي تسمى‬
‫( مركز الوثائق واملحفوظات ) في كل جهة‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫ارتباط املركز وتعريف الوثائق ‪ :‬يرتبط مركز الوثائق واملحفوظات في الهيكل التنظيمي وإداريا بوكالة‬
‫الوزارة للتخطيط والتطوير و عمليا باألنظمة و اللوائح و التعليمات ّ‬
‫املقرة من املركز الوطني‬
‫للوثائق واملحفوظات في الديوان امللكي ‪.‬‬
‫الوثائق ‪ :‬هي األوعية التي تحوي البيانات ويتم أنشأها أثناء قيام مؤسسة أو هيئة بنشاط ما سواء‬
‫كانت هذه األوعية ورقية أو فلم أو سيدي أو ملف الكتروني‪....‬وهي الوسيلة الوحيدة إلجراء‬
‫األعمال و هي أحد املراجع الهامة التي تبرهن على مصداقية الجهة ووجودها الفعلي إذ أن الوثائق‬
‫هي أهم وسائل االتصال باملؤسسات كما أنها تعتبر املرجع الذي يحتكم إليه متى ما استدعي األمر‬
‫ذلك ‪.‬‬
‫‪2‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫دور ومسئولية مركز الوثائق واملحفوظات‪:‬‬
‫‪ (1‬تطبيق األنظمة و اللوائح املقرة من املركز الوطني للوثائق واملحفوظات في الديوان امللكي على‬
‫وثائق و محفوظات الوزارة ‪.‬‬
‫‪ (2‬تقويم الوثائق وحصرها و حفظها حسب املدد املحددة‬
‫‪ (3‬اإلشراف على تطوير الوثيقة من نشأتها و رحلتها بين الجهات حتى تقويمها و حفظها الكترونيا‬
‫وورقيا ‪.‬‬
‫‪ (4‬تسهيل الوصول للمعلومة بأقل جهد و وقت ممكن‬
‫‪3‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫أهمية حفظ الوثائق ‪:‬‬
‫‪(1‬‬
‫‪(2‬‬
‫‪(3‬‬
‫‪(4‬‬
‫تعد الوثائق واملحفوظات في وزارة التربية والتعليم ذاكرة الدولة التعليمية التي تقوم عليها في‬
‫تسجيل وحفظ تاريخها التربوي والتعليمي ‪ ,‬كذلك تعد املصدر األول للمعلومات عن الوزارة ‪.‬‬
‫ومع تضخم أعداد الوثائق واملحفوظات ‪ ،‬أصبح من املستحيل البقاء على النظام اليدوي‬
‫لفهرسة واسترجاع املعلومات من بين هذه الوثائق واملحفوظات ‪ ،‬خاصة في ظل التطور التقني‬
‫الكبير ‪.‬‬
‫وحيث أصبح من الصعب الطلب ممن يرغب في وثيقة ما (سواء من موظفي الوزارة أو من‬
‫املراجعين أو الباحثين) أن ينتظر عدة أيام لحين البحث عن الوثيقة املطلوبة ‪.‬‬
‫لذا فقد أصبح تطوير وتحويل الوثيقة الكترونيا ضرورة وقد صدرت في ذلك أوامر و قرارات‬
‫سامية‪.‬‬
‫‪4‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫نظام الوثائق واملحفوظات‬
‫‪(1‬‬
‫‪(2‬‬
‫‪(3‬‬
‫‪(4‬‬
‫‪(5‬‬
‫صدر نظام الوثائق واملحفوظات باملرسوم امللكي رقم‬
‫(م‪ )54/‬بتاريخ ‪1409/10/23‬هـ املبني على قرار مجلس الوزراء رقم (‪ )170‬بتاريخ‬
‫‪1409/09/11‬هـ‪.‬‬
‫املادة الثانية‪ :‬الغرض من هذا النظام هو‪ :‬املحافظة على الوثائق واملحفوظات وصيانتها‬
‫وفهرستها وتصنيفها بما يكفل سرعة االهتداء إلى ما تدعو الحاجة إليه‪ .‬وتنظيم تداولها وذلك‬
‫مع مراعاة ما يتقرر بالنسبة ملدة الحفظ‪.‬‬
‫املادة الرابعة‪ :‬يكون للوثائق واملحفوظات خطة تصنيف موحدة‪ .‬كما يكون لكل جهاز رمز‬
‫مستقل‪ ،‬وتحدد اللوائح تفاصيل ذلك‪.‬‬
‫املادة الثامنة‪ :‬على الجهاز واملركز استخدام أنسب املواد واألجهزة واملعدات كأوعية للوثائق‬
‫واملحفوظات‬
‫‪5‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫‪(1‬‬
‫‪(2‬‬
‫‪(3‬‬
‫‪(4‬‬
‫‪(5‬‬
‫‪(6‬‬
‫‪(7‬‬
‫‪(8‬‬
‫‪(9‬‬
‫تطبيق األرشفة والتعامالت االلكترونية الحكومية‬
‫قرار مجلس الوزراء رقم (‪ )40‬وتاريخ ‪1427/2/27‬هـ املعلومات والبيانات الحكومية‬
‫تعتبر املعلومات والبيانات الحكومية ثروة وطنية يجب تنميتها‬
‫على كل جهة حكومية حفظ وثائقها الكترونيا‪.‬‬
‫يجب تفادي االزدواجية والتكرار في قواعد املعلومات والبيانات بحيث تكون هنالك جهة واحدة‬
‫مسئولة عن حفظ املعلومات والبيانات ذات النوع الواحد بحسب االختصاص‬
‫يجب على كل جهة حكومية إتاحة البيانات املشتركة منها الكترونيا للجهات الحكومية األخرى‬
‫على الجهات الحكومية وضع و إتباع آلية محددة وواضحة لتحديث املعلومات والبيانات املسجلة‬
‫في قواعدها لضمان دقتها‪.‬‬
‫على كل جهة حكومية االعتماد الكترونيا على املعلومات والبيانات املتوافرة لدى الجهات ذات‬
‫العالقة وتقليل املعلومات والبيانات املطلوب تقديمها في‬
‫استمارات ونماذج الخدمات الحكومية وعدم طلب معلومات أو بيانات‬
‫من طالبي الخدمات الحكومية‬
‫‪6‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫الدور املتبادل بين مركز الوثائق واملحفوظات وجهات الوزارة‬
‫من منطلق توجهات حكومتنا الرشيدة ممثلة باملركز الوطني للوثائق واملحفوظات بالديوان امللكي تنظيم‬
‫الوثائق واملحفوظات وسن القواعد واإلجراءات مما يكفل ضبط التعامل مع الوثائق واملحفوظات في‬
‫جميع وزارات ومؤسسات الدولة ‪.‬‬
‫عليه دأبت اإلدارة العامة ملركز الوثائق واملحفوظات بوزارة التربية والتعليم بنشر الوعي الوثائقي وتطبيق‬
‫اللوائح واألنظمة واستقبال وحفظ ومعالجة الوثائق املقومة من جهات الوزارة وكذلك استالم‬
‫وحفظ جميع الوثائق القديمة من وما قبل ‪1373‬هـ ‪.‬‬
‫املشاركة في لجان متابعة تقويم الوثائق ولجان أتالف الوثائق املنتهي مدد حفظها ويتم رفع نتائج اللجان‬
‫إلى اللجنة الدائمة للوثائق واملحفوظات ألعتمادها ‪.‬‬
‫وتقوم اإلدارة العامة ملركز الوثائق واملحفوظات في الشرائح التالية بالتدريب على تعبئة االستمارة‬
‫الخاصة بتقويم وحصر أنواع الوثائق الناتجة عن النشاطات اإلدارية ‪ ،‬أو املتطلبة لها واملعلومات‬
‫الالزمة عنها ‪ .‬أي أن كل جهة أو إدارة أو قسم في الوزارة أنشأت لتقديم خدمات محددة تصاغ في‬
‫وثائق تعنى بها هذه الوثائق يجب حصرها وتقويمها ‪.‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫استمارة حصر أنواع الوثائق وتتكون من أحدا عشرا حقلا‬
‫و كلنا أمل أن تتفاعل معنا جميع جهات الوزارة من إدارات تربية وتعليم و إدارات اإلشراف و إدارات جهاز الوزارة بتعبئة االستمارة‬
‫وإرسالها إلى البريد اإللكتروني التالي‪[email protected] :‬أو على الفاكس التالي‪:‬ف‪4028124/‬‬
‫‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫اسم الجهاز الحكومي‬
‫رمزه‬
‫‪3‬‬
‫النشاط اإلداري‬
‫الوحدة اإلدارية المختصة‬
‫رمزه‬
‫‪4‬‬
‫‪5‬‬
‫‪6‬‬
‫‪7‬‬
‫‪8‬‬
‫‪9‬‬
‫‪10‬‬
‫م‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة‬
‫الحفظ‬
‫مكان‬
‫الحفظ‬
‫بداية‬
‫الحفظ‬
‫رمزها‬
‫‪11‬‬
‫مدة الحفظ في الجهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫المركز‬
‫‪7‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫تعليمات تعبئة استمارة تقويم وحصر أنواع الوثائق ‪:‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫يقصد بالوثيقة في هذه االستمارة أي وعاء للمعلومات أنتجته الوحدة اإلدارية المختصة أو استقبلته لتحقيق متطلبات‬
‫العمل بها (مهما كانت قيمتها أو أهميتها أو أنواعها) ‪.‬‬
‫تحفظ الوثائق مؤقتة الحفظ في الجهاز الحكومي ‪.‬‬
‫تحدد مدة الحفظ بالسنة ‪.‬‬
‫يبدأ احتساب مدة الحفظ من بداية السنة الهجرية التالية للواقعة التي تحدد بداية عمر الوثيقة‪.‬‬
‫يقصد بمدة الحفظ المدة التي يبدأ سريانها بعد البت النهائي في موضوع الوثيقة ‪ ،‬فإذا كان الموضوع ال يزال في‬
‫أخذ ورد ‪ ،‬فإن أساس المعاملة يعاد دائما للوحدة المختصة حتى يتم البت النهائي فيها ‪.‬‬
‫المعني بالتقويم هي أصول الوثائق أو النسخ التي تحل محلها عندما تبعث األصول خارج الجهاز ‪.‬‬
‫النسخ التي تزود بها الوحدات اإلدارية المختصة للعلم ‪ ،‬يتم التخلص منها بعد فترة محدودة تقدرها اإلدارة حتى ال‬
‫تتراكم هذه النسخ لديها ويكون هناك ازدواج في الحفظ ويقوم بالحفظ من ليس معنيا بها ‪.‬‬
‫النسخ التي تزود بها الوحدة اإلدارية للعمل بها تعتبر من أدوات العمل وليست للحفظ ‪ ،‬وتستطيع الوحدة اإلدارية‬
‫الحصول على نسخة بديلة إذا تلفت النسخة األولى ‪.‬‬
‫‪8‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫إرشادات تعبئة حقول االستمارة‬
‫‪1‬‬
‫م‬
‫الحقل األول ‪:‬أسم الجهاز الحكومي‬
‫اسم الجهاز الحكومي‬
‫رمزه‬
‫وزارة التربية والتعليم‬
‫‪280‬‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫النشاط اإلداري‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة‬
‫احلفظ‬
‫رمزه‬
‫مكان‬
‫احلفظ‬
‫الحقل رقم (‪ )1‬يدون فيه اسم الجهاز الحكومي الذي أنتج الوثائق أو احتفظ بها ورمزه ‪.‬‬
‫الوحدة اإلدارية املختصة‬
‫بداية‬
‫احلفظ‬
‫رمزها‬
‫مدة احلفظ يف اجلهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫املركز‬
‫‪9‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫إرشادات تعبئة حقول االستمارة‬
‫الحقل الثاني‪:‬النشاط اإلداري‬
‫‪2‬‬
‫اسم اجلهاز احلكومي‬
‫رمزه‬
‫رمزه‬
‫النشاط اإلداري‬
‫شؤون الموظفين‬
‫م‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة احلفظ‬
‫الوحدة اإلدارية املختصة‬
‫رمزها‬
‫‪....‬‬
‫مكان‬
‫احلفظ‬
‫بداية احلفظ‬
‫مدة احلفظ يف اجلهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫الحقل رقم (‪ )2‬يدون فيه نوع النشاط الذي أنتجت عنه هذه األنواع كنشاط شؤون الموظفين ونشاط العلقات العامة‪.‬‬
‫املركز‬
‫‪10‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫إرشادات تعبئة حقول االستمارة‬
‫الحقل الثالث‪:‬الوحدة اإلدارية املختصة‬
‫اسم اجلهاز احلكومي‬
‫النشاط اإلداري‬
‫رمزه‬
‫‪3‬‬
‫رمزه‬
‫الوحدة اإلدارية المختصة‬
‫قسم التوظيف‬
‫م‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة‬
‫احلفظ‬
‫مكان‬
‫احلفظ‬
‫بداية‬
‫احلفظ‬
‫رمزها‬
‫‪....‬‬
‫مدة احلفظ يف اجلهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫الحقل رقم (‪ )3‬يدون فيه اسم الوحدة اإلدارية التي تزاول هذا النشاط مثل قسم كذا أو شعبة كذا أو إدارة كذا ‪.‬‬
‫املركز‬
‫‪11‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫إرشادات تعبئة حقول االستمارة‬
‫الحقل الرابع‪:‬مسلسل‬
‫اسم اجلهاز احلكومي‬
‫النشاط اإلداري‬
‫رمزه‬
‫الوحدة اإلدارية املختصة‬
‫رمزه‬
‫رمزها‬
‫‪4‬‬
‫م‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة‬
‫احلفظ‬
‫مكان‬
‫احلفظ‬
‫بداية‬
‫احلفظ‬
‫مدة احلفظ يف اجلهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫املركز‬
‫‪1‬‬
‫الحقل رقم (‪ )4‬يدون فيه رقم متسلسل يحدد أنواع الوثائق التي تنتجها أو تستقبلها – لمتطلبات العمل – الوحدة اإلدارية المختصة لمزاولة نشاط معين‬
‫‪12‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫إرشادات تعبئة حقول االستمارة‬
‫الحقل الخامس‪:‬أسم الوثيقة‬
‫اسم اجلهاز احلكومي‬
‫النشاط اإلداري‬
‫رمزه‬
‫الوحدة اإلدارية املختصة‬
‫رمزه‬
‫رمزها‬
‫‪5‬‬
‫م‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة‬
‫احلفظ‬
‫مكان‬
‫احلفظ‬
‫بداية‬
‫احلفظ‬
‫مدة احلفظ يف اجلهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫املركز‬
‫قرار تعيين‬
‫الحقل رقم (‪ )5‬يدون فيه اسم الوثيقة الذي تعرف به ‪ ،‬فإذا لم يكن لها اسم محدد ‪ ،‬فيوضع لها اسم يعبر عن حقيقتها كما ترى ذلك‬
‫اللجنة المختصة ‪ ،‬مما يساعد على توحيد مسميات وثائق األعمال المتكاملة ذات السمات المشتركة ‪ ،‬ومن أمثلة الوثائق ذات‬
‫األسماء المحددة ‪:‬‬
‫‪ -2‬إشعار المباشرة ‪ -3‬سجل الوارد ‪ -4‬أمر اعتماد صرف‬
‫‪ -1‬قرار تعيين‬
‫‪13‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫إرشادات تعبئة حقول االستمارة‬
‫الحقل السادس‪:‬وصف الوثيقة والغرض منها‬
‫اسم اجلهاز احلكومي‬
‫النشاط اإلداري‬
‫رمزه‬
‫الوحدة اإلدارية املختصة‬
‫رمزه‬
‫رمزها‬
‫‪6‬‬
‫م‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة‬
‫احلفظ‬
‫مكان‬
‫احلفظ‬
‫بداية‬
‫احلفظ‬
‫مدة احلفظ يف اجلهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫املركز‬
‫أنموذج يتضمن‬
‫تعيين على وظيفة‬
‫محددة بالجهاز‬
‫وفق ا لألنظمة‬
‫الحقل رقم (‪ )6‬يدون فيه وصف للوثيقة يمكن من خلله التعرف عليها وعلى الغرض الذي أنشئت من أجله وااللتزامات النظامية والمالية والقيمة التاريخية‬
‫التي يمكن أن تمثلها هذه الوثيقة مما يساعد في التعرف على قيمة الوثيقة وتحديد مدة حفظها ‪ ،‬ومثال ذلك‪:‬‬
‫‪ -1‬قرار تعيين ‪ /‬يوصف بأنه أنموذج يتضمن تعيين على وظيفة محددة بالجهاز وفق ا لألنظمة ‪.‬‬
‫‪ -2‬سجل وارد ‪ :‬يوصف بأنه سجل لحصر وتوثيق المعاملت الواردة للجهاز أو الوحدة المختصة خلل مدة زمنية معينة ‪.‬‬
‫‪ -3‬تقرير طبي ‪ :‬يوصف بأنه نتائج فحوصات وتحاليلي طبية مدونة بشكل معين وصادرة عن جهة مختصة تثبت الحالة الصحية لشخص ما ‪.‬‬
‫‪14‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫إرشادات تعبئة حقول االستمارة‬
‫الحقل السابع ‪:‬وعاء الوثيقة‬
‫اسم اجلهاز احلكومي‬
‫النشاط اإلداري‬
‫رمزه‬
‫الوحدة اإلدارية املختصة‬
‫رمزه‬
‫رمزها‬
‫‪7‬‬
‫م‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة‬
‫احلفظ‬
‫مكان‬
‫احلفظ‬
‫بداية‬
‫احلفظ‬
‫مدة احلفظ يف اجلهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫املركز‬
‫ورقي‬
‫الحقل رقم (‪ )7‬يحدد فيه مادة وعاء الوثيقة كأن تكون معاملت ورقية ‪ ،‬خرائط ‪ ،‬رسومات ‪ ،‬بطاقات ‪ ،‬استمارات ‪ ،‬مجلدات ‪ ،‬كتب ‪،‬‬
‫أشرطة صوتية أو مرئية أو مسموعة ‪ ،‬أشرطة ميكروفيلم ‪ ،‬ميكروفيش ‪ ،‬أخرى (تحدد) ‪.‬‬
‫‪15‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫إرشادات تعبئة حقول االستمارة‬
‫الحقل الثامن‪:‬فئة الحفظ‬
‫اسم اجلهاز احلكومي‬
‫النشاط اإلداري‬
‫رمزه‬
‫الوحدة اإلدارية املختصة‬
‫رمزه‬
‫رمزها‬
‫‪8‬‬
‫م‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة‬
‫الحفظ‬
‫مكان‬
‫احلفظ‬
‫بداية‬
‫احلفظ‬
‫مدة احلفظ يف اجلهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫املركز‬
‫مؤقت‬
‫الحقل رقم (‪ )8‬تحدد فيه فئة الحفظ المقترح للوثيقة إما أن يكون حفظها دائم ا أو مؤقت ا ‪ .‬تقسم الوثائق من حيث مدد الحفظ إلى نوعين ‪:‬‬
‫‪ -1‬وثائق دائمة الحفظ ال يجوز إتلفها ‪ ،‬وهي التي ال يستغنى عنها لحاجة العمل أو حاجة البحث العلمي‬
‫‪ -2‬وثائق مؤقتة الحفظ يجوز إتلفها ‪ ،‬وهي التى تتناقص قيمتها مع مرور الزمن حتى تنعدم الحاجة لها‪.‬‬
‫‪16‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫إرشادات تعبئة حقول االستمارة‬
‫الحقل التاسع ‪:‬مكان الحفظ‬
‫اسم اجلهاز احلكومي‬
‫النشاط اإلداري‬
‫رمزه‬
‫الوحدة اإلدارية املختصة‬
‫رمزه‬
‫رمزها‬
‫‪9‬‬
‫م‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة‬
‫احلفظ‬
‫مكان‬
‫الحفظ‬
‫بداية‬
‫احلفظ‬
‫مدة احلفظ يف اجلهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫املركز‬
‫اإلدارة‬
‫الحقل رقم (‪ )9‬تختار اللجنة المختصة المكان الذي ترى مناسبته لحفظ كل نوع من أنواع الوثائق وهو إما أن يكون في الجهاز الحكومي‬
‫أو في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات أو فيهما معا ‪.‬‬
‫‪17‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫إرشادات تعبئة حقول االستمارة‬
‫الحقل العاشر ‪:‬بداية الحفظ‬
‫اسم اجلهاز احلكومي‬
‫النشاط اإلداري‬
‫رمزه‬
‫الوحدة اإلدارية املختصة‬
‫رمزه‬
‫رمزها‬
‫‪10‬‬
‫م‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة‬
‫احلفظ‬
‫مكان‬
‫احلفظ‬
‫بداية‬
‫الحفظ‬
‫مدة احلفظ يف اجلهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫املركز‬
‫من بداية‬
‫السنة التالية‬
‫لصدور‬
‫القرار‬
‫الحقل رقم (‪ )10‬يدون فيه بداية مرحلة الحفظ التي تراها اللجنة المختصة ‪.‬‬
‫‪18‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫إرشادات تعبئة حقول االستمارة‬
‫الحقل الحادي عشر‪:‬مدة الحفظ في الجهاز للوثائق النشطة‬
‫اسم اجلهاز احلكومي‬
‫رمزه‬
‫رمزه‬
‫النشاط اإلداري‬
‫رمزها‬
‫الوحدة اإلدارية املختصة‬
‫‪11‬‬
‫م‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة‬
‫احلفظ‬
‫مكان‬
‫احلفظ‬
‫بداية‬
‫احلفظ‬
‫مدة الحفظ في الجهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫المركز‬
‫‪5‬‬
‫‪10‬‬
‫الحقل رقم (‪ )11‬ويختص بتحديد أمكنة الحفظ في الجهاز ‪ ،‬وقد وضع لذلك ثلثة اختيارات ‪:‬‬
‫‪(1‬‬
‫مدة الحفظ النشط في الوحدة اإلدارية المختصة ‪ :‬إذا كانت اللجنة ترى ضرورة حفظ الوثيقة لدى الوحدة اإلدارية فترة زمنية معينة‪،‬فتحدد هذه المدة في الحقل المخصص ‪.‬‬
‫‪(2‬‬
‫مدة الحفظ النشط بمركز الوثائق والمحفوظات بالجهاز ‪ :‬إذا كانت اللجنة ترى حفظ الوثيقة خارج الوحدة التي أنتجتها في الوقت الذي يكون في الطلب عليها محتملا بين‬
‫وقت وآخر ‪ ،‬فتحدد هذه المدة في الحقل المطلوب ‪.‬‬
‫‪(3‬‬
‫مدة الحفظ غير النشط بمركز الوثائق والمحفوظات بالجهاز ‪ :‬ويكون ذلك حين يصبح الطلب على الوثيقة قليلا أو نادرا ‪ ،‬وتحدد اللجنة المدة التي تراها في الحقل‬
‫المخصص لذلك ‪.‬‬
‫‪19‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫مثال‪ :‬لتعبئة استمارة حصر أنواع الوثائق‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪2‬‬
‫اسم الجهاز الحكومي‬
‫رمزه‬
‫النشاط اإلداري‬
‫وزارة التربية والتعليم‬
‫‪280‬‬
‫شؤون الموظفين‬
‫الوحدة اإلدارية المختصة‬
‫رمزه‬
‫قسم التوظيف‬
‫‪....‬‬
‫‪4‬‬
‫‪5‬‬
‫‪6‬‬
‫‪7‬‬
‫‪8‬‬
‫‪9‬‬
‫‪10‬‬
‫م‬
‫اسم الوثيقة‬
‫وصف الوثيقة‬
‫والغرض منها‬
‫وعاء‬
‫الوثيقة‬
‫فئة‬
‫الحفظ‬
‫مكان‬
‫الحفظ‬
‫بداية‬
‫الحفظ‬
‫‪1‬‬
‫قرار تعيين‬
‫أنموذج يتضمن‬
‫تعيين على وظيفة‬
‫محددة بالجهاز‬
‫وفقا لألنظمة‬
‫ورقي‬
‫مؤقت‬
‫اإلدارة‬
‫من السنة‬
‫التالية‬
‫لصدور‬
‫القرار‬
‫رمزها‬
‫‪....‬‬
‫‪11‬‬
‫مدة الحفظ في الجهاز للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫المركز‬
‫‪5‬‬
‫‪10‬‬
‫‪20‬‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫استمارة حصر ألنواع الوثائق الناتجة عن النشاطات اإلدارية ‪ ،‬أو المتطلبة لها والمعلومات اللزمة عنها‬
‫عدد‬
‫اسم الجهاز الحكومي‬
‫رمزه‬
‫وزارة التربية والتعليم‬
‫‪280‬‬
‫اسم الوثيقة‬
‫النشاط اإلداري‬
‫وصف الوثيقة والغرض منها‬
‫رمزه‬
‫وعاء الوثيقة‬
‫الوحدة اإلدارية المختصة‬
‫فئة الحفظ‬
‫مكان الحفظ‬
‫بداية الحفظ‬
‫رمزها‬
‫مدة الحفظ في الجهاز‬
‫للوثائق النشطة‬
‫الوحدة‬
‫المركز‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫وكالة التخطيط والتطوير‬
‫مركز الوثائق واملحفوظات‬
‫إعداد املشرف على‬
‫اإلدارة العامة ملركز الوثائق واملحفوظات‬
‫عبدالرحمن بن عبدهللا التميمي‬
‫ً‬
‫شكرا لكم‬
‫وباهلل التوفيق‬