فوائد أتمتة المكاتب
Download
Report
Transcript فوائد أتمتة المكاتب
االنفجار المعلوماتي والتكنولوجي
إنفجاران – المعلومات والتكنولوجيا -حدثا في السنوات األخيرة .هذان االنفجاران يتحمالن مسئولية
تطور ونمو نظم المعلومات .لقد تضاعفت مرتان كمية المعلومات المتاحة خالل العشرين سنة األخيرة
ً
معهودا في عهد سقراط حين كانت المعلومات تحفظ في الدماغ
من هذا القرن .وعلى غير ما كان
وتعرض فقط بالطريقة الشفوية ،فإن % 85من المعرفة اليوم هي بشكل مكتوب .تقديرات تشير إلى أن
موظف المكتب يستخدم أكثر من خمسين صفحة من ورق المكتب يوميًا .تقريبًا 50نموذج يتم استخدامه
في عملية توظيف مستخدم جديد.
بسبب إنفجار المعلومات ،فقد أصبح العمل الورقي خارج السيطرة تمامًا .يقضي المديرون والمختصون
(المهنيون) معظم أوقاتهم في قراءة وبناء وجمع والمعلومات .العديد من المدرسين يمضون وق ًتا في
تعبئة النماذج وحضور االجتماعات وقراءة محاضر االجتماعات التي يحضرونها أكثر من الوقت الذي
ينفقونه في التفاعل مع التالميذ .صاحب المشروع الصغير مغمور بالعمل الورقي ويجبر على العمل
وقضاء جل الوقت مع النماذج الروتينية وذلك على حساب التركيز على فكرة جديدة أو منتج حديد.
االنفجار المعلوماتي أدى إلى خلق مجتمع يتعامل فيه العامل بشكل أساسي مع المعلومات بد ً ال من
مزاولة العمل الجسدي .في عصر المعلومات ،تعد المعلومات سلعة حقيقية ومورد حقيقي يساعد الناس
في إدارة مواردهم األخرى بطريقة أفضل.
بيئة العمل
تتضمن بيئة العمل الناس (العاملون) والمكان واإلجراءات .نظرة سريعة
لبيئة العمل اليوم تظهر الفرق
بين بيئة العمل في السابق وفي الحاضر .في السابق كان التركيز على المنتج
المادي أما اليوم فإن
التركيز الرئيسي هو على المعلومات .البيئة المادية ومظهر المكتب هي
أيضًا تغير آخر .دور العاملون
واإلجراءات التي يتبعونها في تنفيذ األعمال تغيرت إلى حد بعيد.
المكان
في العصر الصناعي الغالبية العظمى من الناس يعملون في أماكن تسمى
مصانع أو شركات .أما اليوم
فإن % 80من العاملين يعملون في مجال المعلومات في مكان يسمى
(المكتب) .يمكن أن يُع رف المكتب
بأنه المكان الذي يتم فيه اداء االعمال الكتابية المتعلقة بإنجاز المعامالت
واعداد و تسجيل وتحليل
المكاتبات و الوثائق لغرض توصيل المعلومات المناسبة للمستويات
االدارية في المنظمة او المنشأة.
يمكن أن يتواجد المكتب في مبنى خاص أو بيت أو غرفة في فندق أو عربة
أو في أماكن غير معدودة.
الناس (العاملون)
في العصر الصناعي الغالبية العظمى من الناس عمال أو مشرفين أو مراقبين ،
وبشكل عام يمكن القول
إما عمال أو إدارة .أما اليوم في عصر المعلومات فإن الناس – بشكل عام -إما
مدراء ،أو متخصصون
(مهنيون) ،أو موظفو دعم فني .الدور الرئيسي للمدير هو إدارة وتوجيه الناس.
المختصون هم الناس
أصحاب المهارات المتخصصة مثل (المدرسون ،الكتاب ،األطباء ،أطباء األسنان،
المحامون ،السباكون،
النجارون ،والرياديون) والذين وظيفتهم األساسية ربماال تتضمن توجيه وإدارة
اآلخرين .أما موظفو
الدعم الفني فهم الموظفون الذين يقدمون المساعدة للمدراء والمختصون.
اإلجراءات
بينما تعين على العامل في المجال الصناعي التعامل مع أدوات وأجهزة
محددة فإن التكنولوجيا الحديثة
خلقت حاجة إلجراءات جديدة .الذين يتعاملون مع المعلومات يحتاجون
إلجراءات جديدة في العمل مثل
كيفية إدخال بيانات أو كيفية تسمية ملف .هذه اإلجراءات بحاجة ألن تكون
مأرشفة بعناية ،سهلة
الوصول إليها ويمكن استخدامها من قبل أي شخص .مع التطور المتسارع
اليوم فإن هذه اإلجراءات
بحاجة دائمة للتجديد والتحديث.
العناصر المكونة للمكتب:
• العنصر البشري :جميع االشخاص الموجودين في المكتب بغض النظر عن
اختالف الدرجات
االدارية التي يشغلونها.
• االدوات والتقنيات :األدوات والوسائل البسيطة كاألوراق او المتطورة كأجهزة
الحاسوب والبرامج
والشبكة.
• البيانات والمعلومات :كافة المعلومات و البيانات بكافة أنواعها (نصوص،
أرقام ،صور ،وسائط
متعددة) و التي تساعد عالى أداء مهام المكتب.
• المعالجة :العمليات التي تتم على البيانات و المعامالت.
تعريف أتمتة المكاتب
أتمتة المكاتب هي حلقة الوصل بين المعلومات والتكنولوجيا .أتمتة المكاتب هي
نظام مكون من عدة
عناصر تعمل سوية بشكل متكامل إلنتاج نتائج متعددة .أو بمعنى آخر هو االعتماد
على األجهزة
االلكترونية الحديثة بما في ذلك الحاسبات االلكترونية لغرض تنظيم وادارة
االعمال المكتبية.
أتمتة المكاتب ال تعني تكديس المكتب بالمعدات االلكترونية ،ولكنها باألحرى
معرفة بالتكنولوجيا وجهود
مكرسة لتدريب العاملين وتطوير السياسات واإلجراءات للوصول إلى الكفاءة
والفعالية في العمل.
أسباب ومبررات أتمتة المكاتب
.1الثورة المعلوماتية والورقية
.2التطور التكنولوجي وسرعة انتشارها وقلة التكلفة
.3فعالية األتمتة في خدمة الوظائف التجارية للمنظمات.
.4األتمتة تزيد من عملية التعاون بين طاقم العمل مما يدعم العملية
االنتاجية.
.5الرغبة في التغيير ورفع الهارات لدى العاملين
أسباب ومبررات أتمتة المكاتب (تابع)
بتقدم المجتمع العلمي فقد حدث ثورة في عالم البحث العلمي والتطوير .أسلوب
الحياة تغير ،ووجدنا من الضروري أن نتعامل مع بيانات بشكل أسرع وبأقل
تكلفة .ربما يعود السبب الرئيسي للتطور والنمو في أتمتة المكاتب إلى اآلتي :
.1 الثورة المعلوماتية والورقية
بسبب التطور في المعلومات والعمل الورقي فقد أصبح هنالك حاجة لنظام جديد
للتعامل مع هذه المجاالت .في أواسط السبعينيات العديد من الحكومات تنبأت بأن
التقدم التكنولوجي سيقلص الحاجة إلى العمل الورقي ويجعل العمل في المكتب يتم
بدون ورق .ولكن التكنولوجيا الحديثة لم تقلص العمل الورقي ولم تصنع عالمًا بال
ورق.
.2التطور التكنولوجي وسرعة انتشارها وقلة التكلفة
األتمتة جزء من التغيرات الناشئة عن ظهور الحواسيب و استخداماتها الواسعة و انخفاض
اسعارها .يمكن أن ينسب التطور التكنولوجي المتسارع إلى التكلفة المتناقصة للتكنولوجيا.
الحاسب الشخصي الذي يباع باآلالف الدورات قبل عقدين من الزمان أصبح اليوم يكلف
بضع مئات فقط ،عالوة على االمكانات الهائلة التي أصبح يقوم بها هذا الجهاز.
.3فعالية األتمتة في خدمة الوظائف التجارية للمنظمات.
كلما مر الوقت صغر العالم في الحجم .لقد مكنت وسائل المواصالت واالتصاالت الحديثة
من مزاولة األعمال عبر العالم في أقصر وقت ممكن .لقد تمكنت أتمتة المكاتب من جسر
الفجوة النهائية في تبادل األعمال والتجارة عالميًا وبشكل مستمر وثابت
.4 األتمتة تزيد من عملية التعاون بين طاقم العمل مما يدعم العملية
االنتاجية.
.5 الرغبة في التغيير ورفع الهارات لدى العاملين
أتمتة المكاتب تريح العاملين من العمل الروتيني المتكرر وتخلق الحاجة إلى
عمال ذوي مهارة عالية .بهذه المهارات العالية يتوقعون أجورً ا أكبر .ما
يقرب من % 75من تكاليف المكتب تمثل أجور العمال والفوائد الجانبية.
لذا توجب هذا أن يكون العاملون أكثر إنتاجية وبالتالي خلق أنظمة مكتبية
وأتمتة لتناسب هذه االنتاجية المتزايدة.
فوائد أتمتة المكاتب
• تسهيل اجراءات العمل.
• سرعة انجاز األعمال وتوفير الوقت.
• إعطاء دقة أعلى في ناتج العمل.
• تسهيل اجراءات االتصال داخل المكتب.
• حاجة أقل الستخدام الورق واألرشيف.
• تقلل االعتماد على العنصر البشري.
• تقليل التكلفة.