Transcript บทบาทหน้าที่ของผู้จัดสัมมนา ประธาน (ต่อ)

บทที่ 4
บทบาท-หน้าทีข
่ องบุคคลทีเ่ กีย
่ วข้อง
ั
ี
ก ับการจ ัดสมมนาและจรรยาทางอาช
พ
ั
ของผูเ้ ข้าร่วมสมมนา
ลาดับการนาเสนอ
• บทบาทหน้ าทีข่ อง
•
ผูจ้ ดั สัมมนา
•
วิทยากร
•
ผูเ้ ข้าร่ วมสัมมนา
• จรรยาทางอาชีพของผูเข
มมนา
้ าร
้ วมสั
่
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ประธาน
ั
ั
• ผูจ
้ ัดสมมนา
-> คณะกรรมการจ ัดสมมนา
ได้แก่
ั
่
• ประธาน = ทาหน้าทีอ
่ านวยการจ ัดสมมนา
เชน
•
สรรหากรรมการแต่ละฝ่ าย
•
ควบคุม ติดตาม ประสานงาน กับแต่ละฝ่ าย
•
วางแผน ดาเนินการ จัดทาโครงการร่วมกับฝ่ ายต่างๆ
•
ให ้คาปรึกษา ชว่ ยเหลือ สนับสนุนแต่ละฝ่ าย
•
ิ ปั ญหา
วิเคราะห์ปัญหา หาแนวทางแก ้ไข ตัดสน
•
ดาเนินการจัดประชุมคณะกรรมการ
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ประธาน (ต่อ)
• ล ักษณะของประธาน
• เป็ นผู ้นาทีด
่ ี
•
บุคลิกภาพทางกาย การแต่งกาย / การแสดงออก
หน ้าตา ยิม
้ แย ้มแจ่มใส พูดจาสุภาพ มีน้ าใจ ประสานงานเก่ง
ิ ใจ มีอารมณ์ขน
กล ้าคิด-ทา-ตัดสน
ั ฯลฯ
•
บุคลิกภาพทางจิต มีความมั่นคงทางอารมณ์ สุขม
ุ
ื่ สต
ั ย์ มีความรับผิดชอบสูง อดทนอดกลัน
รอบคอบ ซอ
้ เทีย
่ ง
ธรรม ฯลฯ
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ประธาน (ต่อ)
• ประธานต้องเตรียมต ัวในเรือ่ ง
• 1. วางแผนการประชุมร่วมก ับเลขานุการ
•
ื เชญ
ิ ..
เรือ
่ งอะไร ทีไ่ หน เมือ
่ ไหร่ ทาหนังสอ
•
จัดทาวาระการประชุม สง่ ให ้กรรมการล่วงหน ้า 3 - 7 วัน
•
วางแผนในเรือ
่ งทีจ
่ ะพูด ตามวาระการประชุม
•
้
จัดเตรียมอุปกรณ์ทต
ี่ ้องใชในการประชุ
ม
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ประธาน (ต่อ)
• 2. ดาเนินการประชุม
•
ิ
เปิ ดการประชุม / ทักทายสมาชก
•
ี้ จงความจริง / ถามคาถาม
เสนอหัวข ้อหรือปั ญหา / ชแ
ิ
•
ดาเนินการอภิปราย / สง่ เสริม กระตุ ้นให ้สมาชก
มีสว่ นร่วม
•
สรุปประเด็นสาคัญของการประชุม / ยุต ิ ลงความเห็น
ิ
ข ้อตัดสน
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
รองประธาน
่ ยประธาน หากประธานติด
• รองประธาน = ทาหน้าทีช
่ ว
ธุระจาเป็น ทาตามทีป
่ ระธานมอบหมาย
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
เลขานุการ
• เลขานุการ = ทาหน้าทีส
่ าค ัญในการประชุมและจ ัด
ั
สมมนา
หน้าที่
ั มนา โดยการออก
• เตรียมการประชุม เป็ นระยะๆ จนถึงวันสม
ื เชญ
ิ ประชุม จดบันทึก-สรุปรายงานการประชุม
หนังสอ
• จัดสถานทีป
่ ระชุม
ั มนา เอกสารโครงการ
• เตรียมการจัดสม
ั มนาทัง้ หมดและเครือ
• เตรียมเอกสารประกอบการสม
่ งมือ
• เตรียม จัดทาคาสงั่ แต่งตัง้ คณะกรรมการ
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
เลขานุการ (ต่อ)
ื ขออนุมัตโิ ครงการ-งบประมาณ
• เตรียม จัดทาหนังสอ
ื เชญ
ิ ประธาน วิทยากร ผู ้ดาเนินรายการ
• เตรียม ออกหนังสอ
ั มนา ผู ้ให ้การสนับสนุน
ผู ้เข ้าร่วมสม
ื ขอความอนุเคราะห์ สนับสนุน
• เตรียม ทาหนังสอ
• เตรียม ร่างคากล่าวเปิ ด- ปิ ด
• เตรียม ร่างคากล่าวรายงาน
ั มนาให ้เรียบร ้อย
• ดูแลการจัดสม
ื ขออนุญาตใชสถานที
้
• เตรียมหนังสอ
่ ยืมวัสดุอป
ุ กรณ์
ื ขอบคุณ
• ทาหนังสอ
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
เลขานุการ (ต่อ)
• ล ักษณะของเลขานุการ
• บุคลิกภาพดี
•
แคล่วคล่อง ว่องไว กิรย
ิ าวาจาสุภาพ แต่งกายสะอาด
ทันสมัย แข็งแรง
ึ่ สต
ั ย์ จริงจัง จริงใจ มีน้ าใจ สานึกในงานบริการ
•
ซอ
ั พันธ์ มีความ
ชอบชว่ ยเหลือผู ้อืน
่ มีไหวพริมดี มีมนุษยสม
รับผิดชอบสูง
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
่ ยเลขานุการ
ผูช
้ ว
่ ยเลขานุการ มีหน้าที่
• ผูช
้ ว
•
ชว่ ยงานเลขาในทุกด ้าน ดูแลการทารายงานของฝ่ าย
ต่าง ๆ ติดต่อประสานงานกับฝ่ ายเอกสาร จัดทารายงานการ
ประชุม
•
ปฏิบต
ั ห
ิ น ้าทีแ
่ ทนเลขานุการ เมือ
่ เลขาไม่สามารถ
ปฏิบต
ั งิ านได ้
•
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ฝ่ายทะเบียน
• ฝ่ายทะเบียน มีหน้าที่
ั มนาทัง้ หมด
• เตรียมข ้อมูลของผู ้เข ้าร่วมสม
•
สารวจจานวน
•
ประสานงานฝ่ ายสถานทีแ
่ ละฝ่ ายเอกสาร
•
จัดทาแฟ้ มการลงทะเบียน
• ล ักษณะของฝ่ายทะเบียน
ั พันธ์
• ชอบให ้บริการ สุภาพ อ่อนน ้อมถ่อมตน มีมนุษย์สม
ื่ มั่นในตนเอง มีความ
ยิม
้ แย ้มแจ่มใจ บุคลิกภาพดี มีความเชอ
รับผิดชอบ
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ฝ่ายสถานที่
• ฝ่ายสถานที่ มีหน้าที่
ั มนา ห ้องรับรองแขกพิเศษ-วิทยากร ห ้องน้ า• จัดห ้องสม
้
่ ้องสม
ั มนา
ห ้องสุขา จัดทาเครือ
่ งหมายของเสนทางเข
้าสูห
• จัดเวที
้
• เตรียมเครือ
่ งโสตทัศนูปกรณ์ ฯลฯ พร ้อมทดสอบการใชงาน
ั มนา ในระหว่างสม
ั มนา
ก่อนดาเนินการจัดสม
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ฝ่ายสถานที่ (ต่อ)
• ล ักษณะของฝ่ายสถานที่
ิ ปในการทางาน รู ้จักการวางรูปแบบของเวที
• เป็ นคนทีม
่ ศ
ี ล
โต๊ะ เก ้าอี้
• ประดับประดาสถานที่ ให ้เหมาะกับบรรยากาศของการ
ั มนา
สม
ั พันธ์ เข ้มแข็ง
• พูดจาสุภาพอ่อนน ้อมถ่อมตน มีมนุษย์สม
อดทน มีน้ าใจ มีความรับผิดชอบสูง
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ฝ่ายสว ัสดิการ
• ฝ่ายสว ัสดิการมีหน้าที่
• ดาเนินการในเรือ
่ งอาหาร อาหารว่าง เครือ
่ งดืม
่ จัดเตรียม
ภาชนะ ให ้เพียงพอ
• ประสานงานกับฝ่ ายทะเบียน ฝ่ ายสถานที่ เรือ
่ งจานวน
ั มนา
ผู ้เข ้าร่วมสม
ั มนา
• จัดให ้ใกล ้กับสถานทีส
่ ม
• ดูแลน้ าดืม
่ วิทยากร / จัดให ้มีรสนิยมเหมาะสมกับกาลเทศะ
• การจัดสถานที่ ต ้องคานึงถึงความสะอาด สวยงาม สะดวก
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ฝ่ายสว ัสดิการ (ต่อ)
• จัดแบบบุฟเฟ่ ต์ จัดเป็ นโต๊ะรูปสเี่ หลีย
่ มกลางห ้อง ต ้องการ
ั มนายืน ประหยัดสถานที่ ผู ้เข ้าร่วมสม
ั มนาได ้
ให ้ผู ้เข ้าร่วมสม
สนทนาทาความรู ้จักกัน
้ น
• จัดแบบมีโต๊ะมีเก ้านั่ง ต ้องใชพื
้ ทีม
่ าก สะดวก แต่
ั มนามีโอกาสผู ้คุยกันน ้อย
ผู ้เข ้าร่วมสม
• มีผ ้าปูโต๊ะ
• อาหารว่างเชา้ น้ าชา-กาแฟ-โอวัลติน น้ าเปล่า ขนมเค๊ก
คุกกี้ ขนมไทย
• อาหารว่างบ่าย น้ าผลไม ้ น้ าหวาน ขนมหรือผลไม ้แยกคา
• จัดแจกันดอกไม ้ กระถางต ้นไม ้ ประดับประดาตามมุมห ้อง
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ฝ่ายสว ัสดิการ (ต่อ)
• ล ักษณะของฝ่ายสว ัสดิการ
• รักสวยรักงาม มีรสนิยมในการรับประทานอาหาร ประหยัด
ิ ปในการจัดโต๊ะอาหาร ห ้องรับรอง และจัดอาหารให ้น่า
• มีศล
รับประทาน
ั ยิม
• มีนส
ิ ย
้ แย ้มแจ่มใส อดทนอดกลัน
้ สุขม
ุ รอบคอบ ใจเย็น
รักงานบริการ มีน้ าใจ มีความรับผิดชอบสูง
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ฝ่ายเหร ัญญิก
• ฝ่ายสว ัสดิการมีหน้าที่
• ควบคุมดูแลเกีย
่ วกับการเงิน
• ทาบัญชงี บประมาณรายรับ-รายจ่าย งบดุล
• ตรวจสอบงบประมาณของแต่ละฝ่ าย
• เข ้มงวดเกีย
่ วกับการจ่ายเงิน
ั เจน
• เก็บหลักฐานการการรับ-จ่ายเงินอย่างชด
ั หลักฐานทางการบัญชไี ด ้
• สามารถตอบคาถาม โดยอาศย
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ฝ่ายเหร ัญญิก (ต่อ)
• ล ักษณะของฝ่ายสว ัสดิการ
ี่ สต
ั ย์สงู
• มีความซอ
• มีความรับผิดชอบ
• มีความยืดหยุน
่
• เจ ้าระเบียบ มีเหตุผล มีหลักการ
ั พันธ์
• มีมนุษย์สม
• สุภาพ
• มีสปิ รต
ิ
ั
บทบาทหน้าทีข
่ องผูจ
้ ัดสมมนา
ั ันธ์
ฝ่ายประชาสมพ
ั ันธ์ มีหน้าที่
• ฝ่ายประชาสมพ
ั มนาไปยังกลุม
• เผยแพร่ขา่ วสารของการจัดสม
่ เป้ าหมาย ให ้มาก
ั สอ
ื่ ต่างๆ เชน
่ แผ่นพับ โปสเตอร์ วิทยุ
ทีส
่ ด
ุ โดยอาศย
ื พิมพ์ ป้ ายผ ้า อินเตอร์เน็ ต ฯลฯ
หนังสอ
ั ันธ์
• ล ักษณะของฝ่ายประชาสมพ
ั พันธ์ดเี ยีย
• มนุษยสม
่ ม / ชอบให ้บริการ / มีความตัง้ ใจในการ
ทางาน / มีความรับผิดชอบสูง
ิ ปะในการใชภาษาพู
้
• มีศล
ดและภาษาเขียน
ั มนา / มองโลกในแง่ด ี
• มีทศ
ั นคติทด
ี่ ต
ี อ
่ การจัดสม
ั เจน อ่อนน ้อมถ่อมตน ริเริม
• พูดจาสุภาพ ชด
่ สร ้างสรรค์
บทบาทหน้าทีข
่ องวิทยากร
• วิทยากร -> บุคคลทีท
่ าหน ้าทีใ่ นการถ่ายทอดความรู ้
ความสามารถ ประสบการณ์ เสนอแนวคิด ให ้ผู ้ฟั งเกิดความรู ้
ทักษะ และเจตนคติ สามารถนาความรู ้ไปประยุกต์ให ้เกิด
ประโยชน์ตอ
่ ตนเอง หน่วยงานและสงั คมสว่ นรวม
• สงิ่ ทีว่ ท
ิ ยากรต้องเตรียม
ั มนากาหนด
• เรือ
่ งทีจ
่ ะบรรยายตามหัวข ้อทีผ
่ ู ้จัดสม
ื่ ทีต
้
ั มนา
• เตรียมวัสดุอป
ุ กรณ์ สอ
่ ้องใชประกอบการส
ม
ั มนา ด ้วยน้ าใจไมตรี และให ้
• ตอบคาถามผู ้เข ้าร่วมสม
้
แนวทางในการนาไปใชประโยชน์
ในทางสร ้างสรรค์
บทบาทหน้าทีข
่ องวิทยากร
• ล ักษณะของวิทยากร
ั รักการอ่าน ค ้นคว ้าหาความรู ้
• - เป็ นผู ้ทีช
่ อบแสวงหาความรู ้ใหม่ๆ มีนส
ิ ย
และประสบการณ์ทแ
ี่ ปลกใหม่
• - มีเมตตากรุณา ยินดีให ้ความชว่ ยเหลือ ให ้คาแนะนา ปรึกษา แกปั้ ญหา
ด ้วยความจริงใจ
ั เจน มีศล
ิ ปะในการพูด
• - บุคลิกภาพดี พูดจาสุภาพ ฉะฉาน ชด
• - มีความรับผิดชอบสูง กระตือรือร ้น อารมณ์ขน
ั ยืดหยุน
่ เก่ง ยอมรับฟั ง
ั พันธ์ แก ้ไขปั ญหาเฉพาะหน ้าได ้ดี
ความคิดเห็น มีมนุษยสม
• - มีความคิดก ้าวหน ้า มองการณ์ไกล มีความคิดริเริม
่ สร ้างสรรค์
• - มีความรู ้ ความเข ้าในในพฤติกรรมกลุม
่ และมีจต
ิ วิทยาในการถ่ายทอด
• - ประพฤติตัวเป็ นแบบอย่างทีด
่ ี สมถะ เรียบง่าย ประหยัด ไม่ถอ
ื ตัว ไม่ตด
ิ
ลาภ ติดยศ มีภม
ู ป
ิ ั ญญาดี
ั
บทบาทหน้าทีข
่ อง ผูร้ ว่ มสมมนา
ั
• ผูเ้ ข้าร่วมสมมนา
-> ผู ้ทีเ่ ข ้าร่วมฟั งอภิปราย เพือ่
แลกเปลีย
่ นความคิดเห็นกับวิทยากรและบุคคลอืน
่ เพือ
่ ให ้ได ้
แนวคิด ความรู ้ วิธก
ี ารปฏิบต
ั ิ มีหน ้าที่
ึ ษาเอกสารการสม
ั มนา
• ศก
• ฟั งและฝึ กปฏิบต
ั ต
ิ ามวิทยากร
• ตัง้ ใจรับฟั งความคิดเห็นของผู ้อืน
่ ใชดุ้ ลยพินจ
ิ พิจารณา คิด
และไตร่ตรองด ้วยเหตุผล ก่อนพูดทุกครัง้
ั
• เสนอแนวความคิดและแลกเปลีย
่ นความรู ้กับผู ้อืน
่ โดยอาศย
หลักการและเหตุผลตามความเป็ นจริง
• จดบันทึกประเด็นสาคัญ และสรุปสงิ่ ทีไ่ ด ้รับ
ั
บทบาทหน้าทีข
่ อง ผูร้ ว่ มสมมนา
ั
• ล ักษณะของผูเ้ ข้าร่วมสมมนา
• เป็ นผู ้ทีช
่ อบแสวงหาความรู ้ใหม่ๆ มีความคิดกว ้างไกล
• รู ้จักรับฟั งความคิดเห็นของผู ้อืน
่
• คิดก่อนพูดอย่างมีหลักการและเหตุผล
• รู ้จักกาลเทศะ มีสปิ รต
ิ
• แสดงความคิดเห็นในโอกาสและจังหวะทีเ่ หมาะสม
ั มนา
• ให ้ความร่วมมือกับกิจกรรมการสม
• มีมารยาทในการสมาคม
ั
บทบาทหน้าทีข
่ อง ผูร้ ว่ มสมมนา
ั
• สงิ่ ทีไ่ ม่ควรกระทาในการสมมนา
• จากัด ชนี้ าความคิดเห็นของผู ้อืน่
้
• บิดเบือนถ ้อยคาผู ้อืน
่ ใชภาษาไม่
ถก
ู ต ้อง วกวน เข ้าใจยาก
• สงั่ การใชอ้ านาจในทุกๆ เรือ
่ ง จากัดขอบเขต สรุปเร็วเกินไป
• โต ้เถึยงทาให ้เกิดการทะเลาะวิวาท
• หัวเราะเยาะ มีทา่ ทีอวดเก่ง เบ่งทับคนอืน
่
้
• พูดจาไม่สภ
ุ าพ ก ้าวร ้าว ใชอารมณ์
• ตลกเกินขอบเขต พูดมาก ไม่มส
ี าระ
ั่ ขาดความเชอ
ื่ มั่น
• ประหม่า สน
ิ คนใดคนหนึง่ ผูกขาดการอภิปราย
• ปล่อยให ้สมาชก
ั
ี ของผูเ้ ข้าร่วมสมมนา
จรรยาทางอาชพ
ั
• เพือ
่ ให้บรรลุว ัตถุประสงค์ของผูเ้ ข้าร่วมสมมนาทุ
ก
กลุม
่ มีแนวปฏิบ ัติด ังนี้
ั มนาอย่างจริงจัง ตัง้ ใจ
• มีความจริงใจ สนใจ เอาใจใสใ่ นการสม
ฟั งวิทยากร ร่วมแสดงความคิดเห็น มีเหตุผล เทีย
่ งตรง ไม่แสดง
การคัดค ้านอย่างมีอคติ
• พูดจาสุภาพและเหมาะสมกับกาลเทศะ
• รักษาอารมณ์ให ้มัน
่ คง
• ยอมรับฟั งความคิดเห็นสว่ นรวม
• ถ่ายทอดความรู ้-แสดงความคิดเห็นทีเ่ ป็ นประโยชน์
• มีน้ าใจ / ตรงต่อเวลา / มีจต
ิ สานึกต่อความเป็ นมนุษย์
• นาแนวความคิดทีไ่ ด ้ ไปสร ้างสรรค์ในแนวทางทีเ่ หมาะสม
Q/A