Transcript اعتبار بخشی
انواع برنامههاي عملياتي جاري )(Standing Plans .I خطمش ي يا رويه ( :)Policyرهنمودهاي فكري بوده و چارچوب انعطافپذيري را براي تصميمگيري مهيا ميسازد .II روش يا دستورالعمل ( :)Procedureرهنمودهاي عملي (طريقة انجام كار) ،بدون انعطاف ميباشند .III قوانين و مقررات و آئيننامه ( :)Rule & Regulationحدود دقيق رفتار مورد قبل را بدون انعطاف و بدون توالي زماني ،مشخص ميسازند برای افزايش ّ قابليت اجرايي برنامة عملياتي اطمينان از وجود پيششرطهاي برنامهريزي تدوين برنامه ،با مشاركت كاركنان ذيربط تأمين اطالعات مورد لزوم توجه كافي به عوامل محيطي و تواناييها و ضعفهاي دروني انتخاب اهداف دستيافتني درنظر گرفتن منابع الزم براي اجراي برنامه برای افزايش ّ قابليت اجرايي برنامة عملياتي سازماندهي مورد نظر برنامه آموزش كاركنان مجري برنامه تدابير انگيزش ي براي اجراي برنامه تسهيل ارتباطات درون و برون سازماني برقراري نظام كارآمد پايش و ارزشيابي اجراي برنامة عملياتي بيشتر برنامههاي تدوين شده در كشورهاي درحال توسعه ،عليرغم نياز شديد ،روي كاغذ باقي ميمانند ،كه مهمترين علل آن عبارتند از: .I فقدان يا ضعف پيششرطهاي برنامهريزي .II .III نبودن برنامهريزي استراتژيك ّ اهميت ندادن به عنصر انساني در برنامهريزي .IV رعايت نكردن اصول علمي برنامهريزي .V پايش و ارزشيابي نكردن برنامه تذکرهای الزم در تدوین برنامه عملیاتی تدوین برنامه صرفا برای پاسخ به درخواست رئیس دانشگاه /معاونت و ...و یا تامين اعتبار آن نیست بلکه برای ارتقای سالمت جامعه است بهیچ وجه نباید برنامه های جاری فراموش شوند تمام برنامه ها /واحدها از اولویت یکسان برخوردارند .بين برنامه ها اولویت بندی نکنید تا بعض ی از آنها فراموش شوند .بلکه در داخل هر برنامه اولویت ها را تعیين کنید تذکرهای الزم در تدوین برنامه عملیاتی اجرای طرح های مداخله ای برای اولویت ها نباید بیش از % 30وقت سیستم را به خود اختصاص دهد . زیرا % 30وقت برای فعالیتهای پیش بینی نشده و % 40برای رسیدگی به امور جاری صرف خواهد شد در آخر برنامه /سال یک ارزشیابی روشن از برنامه داشته باشید .تجربه حاصل از اجرای برنامه در هر سال راهنمای خوبی برای تهیه برنامه عملیاتی سال بعد می باشد تذکرهای الزم در تدوین برنامه عملیاتی مهم تر از نوشتن برنامه ،عمل کردن به آن است و آنچه که نوشته می شود باید به تایید مدیران برسد در برآورد نیاز خود ،دقت کنید تا از اتالف منابع جلوگيری شود برنامه عملیاتی باید آنچنان شفاف و روشن باشد که هر کس با مطالعه بتواند با آن ارتباط برقرار کند . تذکرهای الزم در تدوین برنامه عملیاتی برنامه را با مشارکت کلیه پرسنل تهیه نمایید تا همه نسبت به آن احساس مالکیت داشته باشند چرا که :برنامه ای که بدون درگيری کلیه افراد ذینفع در سطوح مختلف نوشته شود ضمانت اجرائی ندارد هدف گذاري و بيان اهداف ركن مهم در هر برنامه اي است. تقسيم بندي اهداف در برنامه ها : اهداف كلي اهداف عيني ()Goals و ()Objectives اهداف كلي ( ) Goals – جهت گيري هاي بنيادي و فراگير سازمان را معين ميكند. – توجه به ارزش هايي دارند كه مي خواهيم به آنها دست يابيم. – خيلي قابل اندازه گيري نيستند. – محدوديت زماني نداشته و ضرورتا هم قابل دسترس ي نمي باشد اهداف عيني یا اختصاص ی ( ) Objectives بياني مشخص از اقداماتي كه براي دستيابي به اهداف كلي سازمان بايد انجام شود. زير بناي فعاليتها دربرنامه عملياتي است به مديريت امكان مي دهد كه بداند چه اتفاقي در حال رخ دادن است. مبنايي براي ارزشيابي ارائه ميدهند. نتايج برنامه را مشخص ميكنند. معيار هاي هدف عيني •S •M •A •R •T معيار هاي هدف عيني • Specific •M •A •R •T موضوع و گروه هدف مشخص باشد مشخص بودن Specific • حتي االمكان از به كار بردن افعال و ايده هاي انتزاعي (ياد گرفتن، فهميدن ،احساس كردن) پرهيز كنيد. • هميشه از فعل هاي ملموس و عيني استفاده كنيد. معيار هاي هدف عيني • Specific • Measurable •A •R •T موضوع و گروه هدف مشخص باشد قابل اندازه گيري باشد قابل اندازه گيري بودن Measurable قابليت اندازه گيري مهمترين معيار هدف اختصاص ي است چرا ؟ • كاري انجام خواهد شد كه اندازه گرفته شود. • اگر نتوانيم نتايج را اندازه بگيريم نمي توانيم موفقيت را از شكست تميز دهيم • اگر نتوانيم موفقيت ها را شناسايي كنيم نميتوانيم به آنها پاداش دهيم ا • اگر نتوانيم به موفقيت پاداش دهيم احتماال به شكست پاداش خواهيم داد • اگر نتوانيم موفقيت را شناسايي كنيم نميتوانيم از آن بياموزيم • اگر نتوانيم شكست را تشخيص دهيم هيچگاه نميتوانيم اشتباهاتمان را اصالح كنيم • اگر نتوانيم موفقيت هاي خود را اثبات كنيم نميتوانيم حمايت ديگران را جلب كنيم معيار هاي هدف عيني • Specific موضوع و گروه هدف مشخص باشد • Measurable قابل اندازه گيري باشد • Achievable قابل دسترس ي باشد •R •T قابل دستيابي Achievable ا • معموال با Measurableدر ارتباط است • اهدافي قابل دسترس ي هستند كه: – شما نسبت به قابل اندازه گيري بودن آن اطمينان داريد. ا – ديگران هم آنرا به انجام رسانده اند يا شما هم قبال آنرا انجام داده ايد. – از نظر تئوري ممكن است ،به عبارت ديگر غير قابل دستيابي نيست. – شما منابع كافي براي دستيابي به آن در اختيار داريد. – شما محدوديت هاي آنرا ارزيابي كرده ايد. معيار هاي هدف عيني • Specific موضوع و گروه هدف مشخص باشد • Measurable قابل اندازه گيري باشد • Achievable قابل دسترس ي باشد • Realistic واقع گرايانه باشد •T واقع بينانه Realistic • با منابع انساني ،زمان ،اعتبارات ارتباط دارد . • با فرصت ها /نقاط قوت و تهدیدها /نقاط ضعف مرتبط است معيار هاي هدف عيني • Specific موضوع و گروه هدف مشخص باشد • Measurable قابل اندازه گيري باشد • Achievable قابل دسترس ي باشد • Realistic واقع گرايانه باشد • Time Bound محدود به زمان باشد زمانبندي شده Time Bound ا • قرار دادن مهلت زماني براي فعاليت ها كه بايد الزاما : واقع بينانه R قابل دسترس ي A قابل اندازه گيري باشد M ”بهبود كنترل ديابت در خدمت گيرندگان كلينيك ديابت شهرستان یزد در سال “87 • Specific خير • Measurable خير • Achievable هميشه قابل دسترس ي است چون استاندارد مبهم است • Realistic بلي • Time Bound بلي ”كاهش قند خون تمامي خدمت گيرندگان كلينيك ديابت در شهرستان یزد به ميزان پايين تر از 125 mg/dlدر سال “87 • Specific • Measurable • Achievable بلي ،كاهش قند خون به كمتر از 125 mg/dl بلي ،تمام خدمت گيرنده ها خير • Realistic خير • Time Bound بلي هنگامي كه هدف مبهم ( )Not Specificاست اتفاقي مي افتد چه • هميشه اعضائ گروه احساس موفقيت ميكنند • ممكن است مقادير پايين تر از استاندارد هم پذيرفته شوند .گروه انگيزه اي براي تالش در جهت بدست آوردن باالترين كيفيت ها نخواهد داشت. هنگامي كه هدف غير قابل دستيابي ( )Not Achievableاست چه اتفاقي مي افتد • اعضائ گروه احساس خستگي خواهند داشت • بي انگيزگي ايجاد خواهد شد. • به راحتي تسليم شرايط دشوار خواهند شد. • احساس حمايت نخواهند كرد. در هنگام تعييين فعاليتها اين نکا ت را مد نظر قرار دهيد : • توجه به استفاده از امکانات موجود • سازگار با ضوابط و سياستهاي دولت • درنظر گرفتن هزینه ها • انعطاف پذير ( قابل انعطاف با شرايط محلي ) • پیش بینی هماهنگي بين بخش ی ّ ّ ي * فعاليتهاي جار : انواع ّ فع ّ اليت به ف ّعال ّيتهاي جاري و تكراري سازمان اطالق ميشود كه براساس سياستها، دستورالعملها ،مقررات و آئيننامهها صورت ميگيرد(مانند ارائه انواع خدمات بهداشتي ،تدارك وسايل و داروها ،نظارت بر واحدهاي تابعه ) * ّ فع ّ اليتهاي مداخلهاي: ّ خاص منطقه و اهداف غير تكراري ،انجام ميگيرد براساس مشكالت برنامه عملياتي ميبايستي شامل هر دو نوع ّ فع ّاليت باشد تهيه برنامه کار « جدول فعاليت هاي تفضيلي » • دراين مرحله بايد به اين سؤاالت پاسخ داد: • چه کس ي ،چه کاري ،درچه زماني ،در کجا و چگونه ،انجام مي دهد • ]([)which(/)where( / )when( / )what( / )who • دراين مرحله به منابع سازمان بايد توجه شود اعتبارمورد نياز،محل اعتبارونوع هزينه) (ميزان شرح تفصيلي ّ فع ّ اليتها رديف چه چيز؟ چه كس ي؟ چه زمان؟ كجا؟ اقدامات پشتيباني شيوة پايش كل هزينه محل تأمين اعتبار مراحل اجرا زمان اجرا محل اجرا مسئول اجرا بودجه جدول زمانبندي )(Time Table مديريتي براي برنامهريزي و كنترل (پايش ّ ّ فع ّ اليتها) ميباشد كه ترتيب زماني جدول گانت يك ابزار سودمند ّ ّ فع ّ اليتهاي پيشبيني (برنامهريزي) شده و فعا ّليتهاي انجامگرفته را نشان ميدهد جدول گانت يك نمودار ستوني است كه زمان در محور افقي و ّ فع ّ اليتها در محور عمودي آن قرار گرفتهاند ستونهاي نمودار نشاندهندة نتيجة كار در يك ّ مدت معين است اليتهاي هر استراتژي ليست شده ،سپس موعد و ّ مدت زمان هر ّ براي تهية نمودار گانت ابتدا كلية ّ فع ّ فع ّ اليت پيشبيني ميشود و براساس ّ تقدم زماني ،جدول گانت رسم ميگردد ا درحين اجراي برنامهّ ، فع ْ اليتهايي كه عمال انجام گرفتهاند نيز در جدول ،براي مقايسه (پايش) و انجام اقدامات اصالحي ،مشخص ميشوند جدول گانت )(Gantt Chart ماه 1ماه 2ماه 3ماه 4ماه 5ماه 6ماه 7ماه 8ماه 9 ّ فع ّ اليت 1 × × ماه 10 × ّ فع ّ اليت 2 × × × × × ّ فع ّ اليت 3 × × ّ فع ّ اليتي كه ميبايستي انجام شود ّ فع ّ اليتي كه انجام شدهاست × ماه 11 ماه 12