Transcript PowerPoint Template - มหาวิทยาลัยขอนแก่น

สรุปข้อตรวจพบ
โดย
สำนักงำนตรวจสอบภำยใน
มหำวิทยำลัยขอนแก่น
สรุปข้อตรวจพบ
ลูกหนี้ เงินยืมทดรองจ่ำย
ประจำปี งบประมำณ 2555
ข้อตรวจพบ
ข้อเสนอแนะ
ลูกหนี้ เงิน ยืมทดรองจ่า ยที่ค้างช าระ ซึ่ง มี
รายการเบิกจ่ายกองคลังโดยไม่ได้หกั ล้ าง
เงินยืมฯ และคณะได้สงจ่
ั ่ ายคืนเจ้า ตัว แต่
เจ้า ตัว ยัง ไม่น าเงิน จ านวนดัง กล่า วมาคืน
เงินยืมทาให้มหี นี้คา้ งและมีคา่ ปรับ
ควรติด ต่ อ ผู้ยืม ให้น าเงิน ดัง กล่า วส่ง ใช้เ งิน ยืม ฯ
กองคลัง พร้อมค่าปรับ เนื่องจากเป็ นการรับเงิน
โดยมิชอบ หากไม่ส่งคืนเงินยืม ให้แจ้งกองคลัง
เพือ่ หักเงินเดือนชดใช้ทงั ้ จานวนรวมค่าปรับด้วย
ไม่มกี ารคิดค่าปรับกรณีมลี ูกหนี้เงินยืม
ค้างนานเกินกาหนด
ใ ห้ ด า เ นิ น ก า ร คิ ด ค่ า ป รั บ ต า ม ป ร ะ ก า ศ
มหาวิทยาลัย ฉบับที่ 1325/2552 หากลูกหนี้ ราย
ใดมีความจาเป็ นต้องขออนุ มตั ยิ กเว้นค่า ปรับจาก
อธิการบดี ซึง่ อธิการบดีมอี านาจยกเว้น ได้ 2 ครัง้
เท่ า นั ้น หากเกิ น กว่ า นี้ ต้ อ งเป็ น อ านาจของ
คณะกรรมการเงินรายได้พจิ ารณา
กรณีมผี ู้รบั เงินยืมแทนผู้ยืม ไม่ มกี ารมอบ
ฉันทะให้ผรู้ บั เงินยืม
กรณี ร ับ เงิน ยืม แทนกัน ให้ผู้ยืม ทาหนั ง สือ มอบ
ฉันทะเป็ นลายลักษณ์ อกั ษร และผู้รบั เงิน ต้องลง
นามเป็ นชือ่ ตนเองโดยวงเล็บคาว่า “แทน”
ข้อตรวจพบ
คณบดีอนุ มตั ขิ ยายเวลาการคืนเงินยืม หรือ
เจ้า หน้ า ที่การเงินขยายระยะเวลาการคื น
เงินยืมทดรองจ่ายเอง
มี ลู ก หนี้ ค้ า งนานเกิ น ก าหนด ได้ ข อ
อนุ มั ติ ย กเว้ น ดอกเบี้ ย ต่ อ ผู้ บ ริ ห าร
หน่ วยงาน ซึ่งไม่อยู่ในอานาจการอนุ มตั ิ
ของผู้บ ริห ารหน่ ว ยงาน และขอขยาย
เวลาชาระคืนเงินยืมต่ อ อธิการบดี หลัง
วันครบกาหนดชาระคืน
ข้อเสนอแนะ
การขยายเวลาคืน เงิน ยืม เป็ น อ านาจของอธิก ารบดี
โดยให้ขยายได้ไม่เกิน 2 ครัง้ ครัง้ ละ 30 วัน หรือหาก
ขอขยายระยะเวลาคื น เงิ น ยื ม เกิ น กว่ า ก าหนดนี้
อธิการบดีสามารถใช้ดุลยพินิจให้นาเสนอเข้าที่ประชุม
คณะกรรมการเงินได้ มข. ทัง้ นี้คณะต้องทาหนังสือขอ
ขยายระยะเวลาการคืน เงิน ยืม ต่ อ อธิก ารบดีเ พื่อ ขอ
อนุ มตั กิ ่อนดาเนินการแก้ไขระยะเวลาสิ้นสุด โครงการ
ในระบบ KKU FMIS
การขอยกเว้นค่าปรับหรือขอขยายระยะเวลาคืนเงินยืม
ต้ อ งเป็ น อ านาจของอธิก ารบดีเ ท่ า นั น้ ตามประกาศ
มหาวิ ท ยาลัย ขอนแก่ น ฉบั บ ที่ 1325/2552 เรื่ อ ง
หลัก เกณฑ์และแนวปฏิบตั ิก ารยืม เงิน ทดรองจ่ายเงิน
รายได้ ข้อ 12 (7) และการขอขยายเวลาต้องขอก่อนวัน
ครบกาหนดชาระคืนเงินยืมฯ
ข้อตรวจพบ
ข้อเสนอแนะ
ค่ า รัก ษาพยาบาลและค่ า การศึก ษาบุ ต ร
เป็ นการกันเงินไว้โดยไม่จดั ทาเป็ น สัญญา
เงินยืม ทดรองจ่า ยแต่ จ่า ยเช็คให้ผู้ ข อเบิก
จากบัญชีเงินยืมทดรองจ่ายรายบุคคล
การจ่ายเงิน ค่า รักษาพยาบาลและค่า การศึก ษา
บุตร ให้เจ้าหน้ าที่ท่รี บั ผิดชอบ จัดทาสัญญาเงิน
ยืมทดรองจ่ายเพือ่ จ่ายให้ผขู้ อเบิก
การยืม เงิน ทดรองจ่ า ยไม่ไ ด้ใ ช้ร ะบบจ่ า ย
ตรงให้แก่ผยู้ มื
การจ่ายเงินยืมทดรองจ่ายควรใช้ระบบจ่ายตรง
แทนการจ่ า ยเงิน ด้ ว ยเช็ ค เพื่ อ ความรวดเร็ ว
ทันเวลากับแผนการใช้เงินของผูย้ มื และเป็ นการ
ลดขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ านของผูเ้ กี่ยวข้องทุกภาค
ส่วน
มีการนาเงินยืมทดรองจ่ายไปชาระค่ าบัตร
เติมเงินโทรศัพท์เคลือ่ นที่
การเบิ ก จ่ า ยค่ า ใช้ โ ทรศัพ ท์ เ คลื่ อ นที่ จ ากเงิ น
งบประมาณแผ่น ดินไม่ถูกต้อง ตามหนังสือ กค
0406.4/ว 121 ลงวัน ที่ 29 พฤศจิก ายน 2553
เรือ่ งการเบิกจ่ายค่าใช้บริการโทรศัพท์เคลือ่ นที่
ข้อตรวจพบ
บัน ทึก ทะเบีย นคุ ม เงิน ยืม ทดรองจ่ า ยใน
โปรแกรม Excel และบันทึกบางรายการใน
ระบบ KKU FMIS ทาให้มยี อด ลูกหนี้
คงเหลือ ไม่ ต รงกับ ทะเบี ย นคุ ม ฯ เลขที่
สั ญ ญ า ไ ม่ ต ร ง กั น เ นื่ อ ง จ า ก มี ก า ร
เปลี่ยนแปลงเลขที่สญ
ั ญา ส่วนการรับ คืน
เงินยืมทดรองจ่ายจะออกใบรับคืนเงินยื ม
และบันทึกรับคืนเงินยืมทดรองจ่ายในระบบ
KKUFMIS แต่การบันทึกไม่เป็ นปจั จุบนั
และ ทาให้มสี ญ
ั ญาค้างชาระในระบบ KKU
FMIS ทัง้ ทีส่ ง่ เบิกจ่ายแล้ว
กรณีจดั ทาโครงการหรือกิจกรรมมีรายการ
เบิกจ่ายหลายประเภท เช่น ค่าอาหารว่า ง
และเครื่ อ งดื่ ม ค่ า เดิ น ทางไปราชการ
ค่าลงทะเบียน ผู้รบั ผิดชอบโครงการหรื อ
กิจกรรมจะทาสัญญาเงินยืมแยกจากกัน
ข้อเสนอแนะ
การยกเลิกหรือแก้ไขข้อมูลในระบบงาน การให้
เลขที่ส ัญ ญาเงิน ยืม ควรแก้ ใ ห้ต รงกัน ระหว่ า ง
คู่สญ
ั ญาและการบันทึกรายการทัง้ ในทะเบียนคุม
และระบบ KKU FMIS เพื่อให้ง่ายต่อการ
ตรวจสอบ และการบัน ทึก สัญญาเงิน ยืม ทดรอง
จ่ า ยเงิ น ภายในหน่ ว ยงานควรบั น ทึ ก ให้ เ ป็ น
ปจั จุบนั และใช้เลขทีเ่ ดียวกันทัง้ ในทะเบียนคุมและ
ในระบบ KKU FMIS
การยืม เงิน ทดรองจ่า ย เพื่อ เป็ น การลดเอกสาร
และเวลาการปฏิบ ัติง าน ผู้ยืม อาจรวมสัญ ญาที่
ค่าใช้จ่ายจัดอยู่ในประเภทเดียวกันไว้ด้วยกันเป็ น
1 สัญญาก็ได้
ข้อตรวจพบ
ข้อเสนอแนะ
การรับ คืน เงิน ยืม ทดรองจ่ า ยกรณี ม ีก าร
จัดซื้อจัดหาพัสดุ เจ้าหน้าทีก่ ารเงินจะออก
ใบรับใบสาคัญจากระบบ KKU FMIS เมือ่
เจ้ า หน้ า ที่ พ ัส ดุ เ ตรี ย มเอกสารพร้ อ มส่ ง
เบิก จ่า ยแล้ว เท่า นัน้ ท าให้ผู้ยื ม ยัง คงค้า ง
สถานะเป็ นหนี้ ค้างจ่าย ซึ่งมีผลต่ อการคิด
ค่า ปรับ กรณี ส่ง คืน ใบส าคัญ หรือ ช าระคืน
เงินยืมเกินกาหนดเวลา
การคืนใบสาคัญรับเงินกรณีนาไปจัดซื้อพัสดุ ให้
เจ้ า หน้ า ที่ ก ารเงิ น เป็ นผู้ ร ั บ คื น ใบส าคั ญ และ
ตรวจสอบความถู ก ต้ อ งของใบส าคั ญ หรื อ
ใบเสร็จรับ เงิน จากนัน้ จึง ส่งต่ อให้ง านพัส ดุเพื่อ
ดาเนินการตามระเบียบพัสดุต่อไป
การรับ คืน เงิน ยืม เป็ น เงิน สดจะออก
ใบเสร็ จ รับ เงิ น ส่ ว นการรับ คื น เป็ น
ใบสาคัญรับเงิน เจ้าหน้าทีก่ ารเงินไม่ได้
ออกใบรับ ใบส าคัญ ให้ก ับ ผู้ย ืม ทั น ทีท่ี
ได้รบั คืนใบสาคัญ จะออกใบสาคัญรับ
คืนเงินยืมเมื่อรับโอนเงินจากกองคลัง
เท่านัน้
การรั บ คื น เงิ น ยื ม ด้ ว ยใบส าคั ญ รั บ เงิ น หรื อ
หลักฐานขอเบิก ควรออกใบรับคืนใบสาคัญให้กบั
ผูย้ มื ไว้เป็ นหลักฐานพร้อมบันทึกรายการรับคืนใน
สัญญาเงินยืมทุกครัง้
ข้อตรวจพบ
ลู ก หนี้ ค งค้ า งที่ม ีก ารติด ตามทวง
ถามหลายครัง้ แล้ว ยัง ไม่ช าระคื น
เงินยืม
การอนุ ม ัติ ใ ช้ เ งิน ยืม ทดรองจ่ า ยมี
จานวนทีส่ งู กว่าการใช้จา่ ยจริง
ข้อเสนอแนะ
ต้องดาเนิ นการตามประกาศ มข 1325/2552 ข้อ 13 และ
ฉบับที่ 312/2553 ข้อ 5 อย่างเคร่งครัดโดยการหักเงินเดือน
หรือค่าจ้างเพื่อชาระคืนเงินยืมพร้อมดอกเบี้ย 7.5 ต่อปี ของ
เงินยืมทีค่ า้ งชาระ และไม่ควรให้ยมื เงินอีกจนกว่าจะชาระหนี้
เก่าครบจานวน และควรกาหนดมาตรการแก้ไขปญั หาหนี้
ค้างนาน โดยจัดกลุม่ ลูกหนี้ตามอายุหนี้และเร่งรัดดาเนินการ
เพือ่ แก้ปญั หาการติดตามทวงถามบ่อยครัง้ การจัดเก็บข้อมูล
การสืบค้นข้อมูลและเอกสาร การประสานงานระหว่างกัน
ของเจ้าหน้ าที่กองคลังกับคณะหน่ วยงานผูย้ มื เงิน เพื่อเพิม่
ประสิทธิภาพการบริหารเงินยืมฯ ให้มเี งินหมุนเวีย นเข้าสู่
ระบบได้เ ร็ว ขึ้น จะได้น าเงิน ไปลงทุ น หาผลตอบแทนได้
เพิม่ ขึ้น และเป็ นการเร่งรัดการเบิกจ่ายเงินงบประมาณโดย
ทางอ้อม
ควรมีการประมาณค่าใช้จ่ายก่อนการยืมเงินทดรองจ่ ายให้
ใกล้เคียง
ข้อตรวจพบ
ห นี้ ที่ ลู ก ห นี้ ค้ า ง ช า ร ะ ที่ ผ่ า น
กระบวนการสอบสวนจนถึง ที่สุ ด
แล้ ว เป็ น หนี้ ท่ี ต้ อ งคื น เงิน สด ได้
ติ ด ตามทวงถามเป็ น ลายลัก ษณ์
อัก ษรแต่ ลูก หนี้ ย ัง ไม่ส่ง ใช้ เ งิน ยืม
ทัง้ นี้ ง านคลัง ได้ส่ง ข้อมูล ลูก หนี้ ใ ห้
นิติกรของคณะ แต่ยงั ไม่มรี ายงาน
ผลการดาเนินการ
ผู้ยมื คืนเงินยืมทดรองจ่าย โดยการ
นาเงินฝากเข้าบัญชีธนาคารเงิน ยืม
ทดรองจ่ า ยของคณะ แต่ ไ ม่ ไ ด้ ส่ ง
สาเนาใบนาฝากเงินให้กบั เจ้าหน้าที่
การเงิน จึง ท าให้ไ ม่ส ามารถบัน ทึ ก
การรับคืนเงินสดได้
การจัดเก็บสัญญาเงินยืม
ข้อเสนอแนะ
ควรเร่งรัดการติดตามหนี้ค้าง ทัง้ ลูกหนี้ท่สี ังกัดหน่ วยงาน
และไม่ได้สงั กัดหน่ วยงาน หากไม่มหี ลักฐานยืนยัน การส่งใช้
เงิน ยืม ลูก หนี้ ต้ อ งชดใช้ ทัง้ นี้ ค ณะควรหารือ ข้ อ กฎหมาย
ร่วมกันกับนิตกิ รเกี่ยวกับการหักเงินเดือนชดใช้ เงินยืม เพื่อ
ป้องกันปญั หาข้อร้องเรียนภายหลังก่อนส่งกองคลังเพื่อหัก
เงินเดือนต่อไป
แจ้งผูย้ มื ให้นาส่งหลักฐานการคืนเงินยืมทดรองจ่าย หาก
ไม่มจี ะไม่สามารถบันทึกรับคืนเงินได้
ควรจัดเก็บสัญญาเงินยืมทดรองจ่ายแยกสัญญาระหว่ าง
สัญญาเงินยืมที่ชาระคืนแล้ว และสัญญาที่ยงั ไม่ชาระคืน
เงินยืมทดรองจ่าย เพื่อสะดวกในการตรวจสอบลูกหนี้ คา้ ง
ชาระและง่ายต่อการสืบค้น
ข้อตรวจพบ
ข้อเสนอแนะ
การรับคืนเงินยืม เป็ นเงินสด
ต้ อ งน าไปบัน ทึก ผ่ า นบัญ ชีเ งิน สดก่ อ นน าฝาก
ธนาคาร และให้กรรมการเก็บรักษาเงินทีท่ าหน้าที่
ตรวจสอบหลักฐานตรวจสอบกากับด้วย
หนี้คา้ งชาระในระบบ KKU FMIS ซึง่ เกิด
จากการถ่ายโอนจากระบบเดิมของคณะมา
ใช้ในระบบ KKU FMIS
รายการหนี้ค้างนานที่ยกมาจากระบบเดิมควรทา
การตรวจสอบและหากมีห ลัก ฐานอ้า งอิง ควรตัด
จ่ายจากระบบเพื่อให้ข้อมูลหนี้คงค้างถูก ต้องตรง
ตามข้อเท็จจริง
สัญญายืมเงิน
สัญ ญายืม เงิน ทุ ก ฉบับ จะต้อ งมีก ารอนุ ม ตั ิ แ ละมีผู้
เซ็ น ต์ ร ั บ เงิ น หรื อ หลั ก ฐานการโอน และต้ อ งมี
รายงานการส่งใช้เงินยืมจากระบบ KKUFMIS แนบ
การส่งใช้เงินยืมด้วย เมือ่ มีการส่งใบสาคัญ หรือชาระ
เงินสดบางส่วน จะต้องหักล้างสัญญาเพื่อลดหนี้ ใน
สัญญายืมเงิน หรือต้องสังพิ
่ มพ์ใบรับใบสาคัญ หรือ
เงินสด แนบในสัญญา เพื่อให้ยอดลูกหนี้ท่ีคงค้างใน
สัญญาเท่ากับทีค่ งค้างในระบบ KKUFMIS