Transcript โครงการลดกระดาษ และประหยัดเวลา : ภาควิชาศัลยศาสตร์

โครงการลดกระดาษ และประหยัดเวลา
(ส่ งข้ อมูลข่ าวสารทางระบบ Intranet)
โดย
นางรุ่งราตรี ไชยสั งข์
ตาแหน่ ง พนักงานธุรการ (ลูกจ้ างชั่วคราว)
ภาควิชาศัลยศาสตร์
หลักการและเหตุผลทีม่ าของปัญหา
1.
2.
3.
4.
มีการใช้ กระดาษเพิม่ มากขึน้ ในภาควิชาฯ
ใช้ เวลานานในการรอถ่ ายเอกสาร
มีข้อขัดแย้ งเอกสารไม่ ถงึ มือผู้รับ
เจ้ าหน้ าที่ไม่ เพียงพอในการส่ งเอกสาร และถ่ าย
เอกสาร
5. ห้ องพักอาจารย์ ได้ กระจายอยู่ทวั่ โรงพยาบาล
เป้ าหมาย
1. ลดปริมาณการใช้ กระดาษ
2. ลดขั้นตอน และเวลาการปฏิบัติงานของ
เจ้ าหน้ าที่
3. ลดปัญหาเอกสารไม่ ถงึ ผู้รับ
วัตถุประสงค์
1. เพือ่ ลดกระดาษที่ต้องใช้ ถ่ายเอกสาร
2. เพือ่ ลดภาระงาน และเวลาการปฏิบัติงานของ
เจ้ าหน้ าที่
3. เพือ่ พัฒนาระบบการสื่ อสารให้ มีประสิ ทธิภาพ
วิธีดาเนินการ
1. ศึกษาปริมาณการใช้ กระดาษ และเวลาใน
การแจกเอกสาร
2. วางแผนการทางาน พร้ อมกับเขียน
โครงการ
3. แจ้ งในวาระเพือ่ ทราบในการประชุมภาควิชา
และประชุมบุคลากร
4. ขอ e-mail address ของบุคลากรในภาควิชาฯเพือ่
จัดทา group ของแต่ ละกลุ่มตามสายงานของ
ภาควิชาฯ
5. ทดลองใช้ ระบบ (เครื่อง multifunction ซึ่งไม่
สามารถ scan เป็ นชื่อเรื่องได้ ต้ องเป็ นรหัสเท่ านั้น)
ขั้นตอนในการปฏิบัติ
อุปกรณ์ ทใี่ ช้
1. คอมพิวเตอร์ ที่มีเครือข่ าย Internet
2. E-mail address ของบุคลากร
3. เครื่อง Multifunction หรือเครื่อง
scanner
Flow process Chart – Pre Lean
(ปัจจุบันมี 8 ขั้นตอน
ใช้ เวลา 280 นาที ระยะทาง 584 เมตร)
หนภ. สั่งการ &
ลงนาม
20 นาที
นาเอกสารออก
จากแฟ้ม
10 นาที 24 ม.
เลขาฯ ตรวจสอบ
เอกสาร
10 นาที
จัดชุดเอกสาร
20 นาที
จนท. ถ่ ายเอกสาร
30 นาที 24 ม.
จัดชุดเอกสารส่ ง
ถ่ ายเอกสาร
10 นาที 12 ม.
แจกจ่ ายผู้เกีย่ วข้ อง
60 นาที 500 ม.
ติดตามงาน
120 นาที
รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน
รับเอกสารจากเลขานุการ และ Scan เอกสาร
พิมพ์ภาษาไทย
ไม่ ได้
ระยะแรก
ทดลองใช้ ระบบ Scan โดยเครื่อง
Multifunction โดย scan เอกสารส่ งผู้รับด้ วยระบบ
รหัส (ซึ่งไม่ สามารถรองรับการพิมพ์ชื่อเอกสารที่
ต้ องการส่ งได้ )
ปัญหาและอุปสรรค
ผู้รับเอกสารไม่ สามารถรับรู้ ว่าเอกสารทีส่ ่ งมี
ความสาคัญและเกีย่ วข้ องกับตัวเองอย่ างไร ต้ องเปิ ด
เอกสารทุกฉบับ
แก้ ปัญหาระยะแรก
โดยจัดส่ งแผ่ นสรุปรายการเอกสารทีไ่ ด้ e-mail ถึง
ผู้รับ ในลักษณะการแจ้ งถึงลาดับความสาคัญของเอกสาร
A = ด่ วน, ด่ วนทีส่ ุ ด / พิจารณาต้ องการ
คาตอบ
B = พิจารณารอคาตอบ
C = แจ้ งเพือ่ ทราบและถือปฏิบัติ
D = เวียนทั่วไป
แผ่ นสรุปเอกสารทีแ่ จ้ งทาง E-mail
รหัสไม่ สามารถสื่ อให้ ผู้รับทราบชื่อเรื่องและเนือ้ หา ยังคงเสี ยเวลาต้ องเปิ ด
E-mail ทุกฉบับ
ระยะที่สอง
ได้ ศึกษาความเป็ นไปได้ และทดลอง scan
เอกสารไปยัง e-mail ตนเอง และพิมพ์ชื่อเอกสารตาม
ต้ นฉบับ พร้ อมทั้ง forward ส่ งถึงผู้รับเอกสารตามที่
e-mail ที่ได้ พมิ พ์ไว้ ตั้งแต่ วนั ที่ 21 พย.51 เป็ นต้ นไป
ระยะทีส่ อง (ต่ อ)
และมีการ feed back จากทีป่ ระชุมภาควิชาฯ (ครั้งที่
16/2551 วันจันทร์ ที่ 8 ธ.ค.51 วาระที่ 5.1 ระบบการ
ส่ งเอกสารของภาควิชาฯ) เสนอแนะในส่ วนที่ไม่ มีชื่อ
เรื่อง ซึ่งสอดคล้ องกับทีไ่ ด้ ปรับปรุงแก้ไขแล้ วเมื่อวันที่
21 พ.ย.51
Forward เอกสารไปยังผู้รับ
ที่เกีย่ วข้ อง
ระบุชื่อเรื่อง
D5
ภาพขยายใหญ่
กระบวนการแจ้ งเตือนผู้รับเอกสาร
1. แจ้ งแผ่ นสรุปรายการเอกสารทีส่ ่ ง e-mail สั ปดาห์ ละ 2 ครั้ง ทุกช่ วงเช้ าของวันจันทร์ (เอกสารของ
วันพฤหัสบดี และวันศุกร์ ) และวันพฤหัสบดี (เอกสารของวันจันทร์ ถึงวันพุธ)
2. กรณีเอกสารทีไ่ ด้ รับเป็ นเรื่องด่ วน จะมีการแจ้ งเตือนโดยระบบ SMS หรือโทรศัพท์ แจ้ งเป็ นรายบุคคล
ผลที่ได้ รับระยะที่สอง
• บุคลากรทุกท่ านสามารถรับทราบชื่อเรื่อง
ของเอกสารแต่ ละฉบับ
• บุคลากรพอใจ โดยไม่ มกี าร feed back กลับมา
• สามารถตรวจสอบเอกสารทีส่ ่ งไปยังผู้รับได้ โดยได้
ระบุในส่ วนของให้ ผู้รับยืนยันการอ่ าน
• สามารถลดปัญหาการโต้ แย้ งเกีย่ วกับเอกสารไม่ถึง
มือผู้รับ
เก็บสาเนาและสารองข้ อมูล
การเปรียบเทียบ
วิธีการเดิม
วิธีการใหม่
1. จัดเอกสารที่ผบู ้ งั คับบัญชาสัง่ การ scan เอกสารโดยเครื่ อง multifunction
ดาเนินการส่ ง และติดตามทาง e-mail
ส่ งถ่ายเอกสาร
2. เจ้าหน้าที่นาเอกสารไปถ่ายเอกสาร (ดาเนินการเสร็ จภายในคนเดียว)
ณ จุดบริ การ
3. จัดเรี ยงเอกสารเป็ นชุด ๆ
(จานวนมาก)
4. แจกจ่ายผูเ้ กี่ยวข้อง และติดตามงาน
ปัญหาอุปสรรค
- เรื่องด่ วน และด่ วนที่สุด
- ไม่ มีเวลาในการเปิ ด E-mail
- อ้างว่าเปิ ดแล้วไม่ ได้ รับ
- E-mail เต็ม ไม่ สามารถส่ งเอกสารได้
แนวทางแก้ ไข
-
โทรแจ้ งทางโทรศัพท์
แจ้ งสรุ ปสั ปดาห์ ละ 2 ครั้ง
เช็ค e-mail ให้ ถูกต้ อง
เคลียร์ E-mail ให้ เป็ น
ปัจจุบัน
ผลที่ได้ รับหลังจาก
ทาโครงการ
1. ลดปริมาณการใช้ กระดาษ
ต้ นฉบับ 1 แผ่ น ถ่ ายเอกสารแจก 60 คน
ต้ องใช้ กระดาษ 60 แผ่ น
แต่
Scan เอกสารส่ งทาง E-mail สาหรับ 60 คน
ไม่ ต้องถ่ ายเอกสารและใช้ กระดาษเลย
2. ลดระยะเวลาในการเดินส่ งเอกสาร
ก่อนทาโครงการ
เจ้ าหน้ าที่ต้องเสี ยเวลาเดินส่ งเอกสาร
ให้ กบั บุคลากร 2 ครั้ง/วัน (เช้ า+บ่ าย)
ครั้งละครึ่งชั่วโมง = 1 ชั่วโมง/วัน
หลังทาโครงการ
เจ้ าหน้ าที่จะเดินเอกสารเฉพาะที่สาคัญ
ในระยะเวลาแค่ 15 นาทีเท่ านั้น
Flow process Chart – After Lean
(มี 5 ขั้นตอน ใช้ เวลา 75 นาที)
หนภ. สั่งการ &
ลงนาม
20 นาที
เลขาฯ ตรวจสอบ
เอกสาร
10 นาที
จนท.รับเอกสาร
Scan เข้ า e-mail ตัวเอง
5 นาที
สรุปเอกสารส่ ง
ทุก 5 วันทาการ
20 นาที
เปิ ด e-mail พิมพ์ชื่อ
เรื่อง และ forward
20 นาที
สรุ ป สามารถลดเวลาการส่ งเอกสารได้ ถึง 73%
และลดระยะทางการส่ งเอกสารได้ 100%
ปริมาณกระดาษเดือน มค.52
ต้ นฉบับ
จานวนทีถ่ ่ าย
เอกสาร
62 เรื่อง = 174x60 =
174 แผ่ น 10,440 แผ่ น/เดือน
ลดต้ นทุน
กระดาษ
20x90 = 1,800 บาท
ค่ าถ่ ายเอกสาร
1,800x0.33 =
20 รีม/เดือน 1,800 บาท/เดือน 594 บาท/เดือน
สรุ ป
สามารถประหยัดงบประมาณได้
1,800+594 = 28,728 บาท/เดือน
สรุปผลทีจ่ ะได้ รับ
1. ประหยัดงบในการสั่ งซื้อกระดาษ และวัสดุในการ
ถ่ ายเอกสาร 28,728 บาท/เดือน
2. ลดคนในการเดินเอกสาร
3. มีความรวดเร็วในการส่ งข่ าวสาร
4. ป้ องกันเอกสารสู ญหาย ไม่ ถงึ มือผู้รับ