Transcript ปฏิบัติงาน สหกิจศึกษา ณ.บริษัท เซ็นทรัล เทรดดิ้ง จำกัด สำนักงานใหญ่

ปฏิบตั งิ าน สหกิจศึกษา
ณ.บริษทั เซ็นทรัล เทรดดิ้ง จากัด
สานักงานใหญ่ อาคารสิรนิ รัตน์
การจัดการเอกสาร
การบริหารงานเอกสารหรือการจัดการเอกสาร ถือเป็ นหัวใจสาคัญยิ่ง
ของการดาเนิ นงานและ เป็ นเครือ่ งมือสาคัญในกาสือ่ สารภายในสานักงานและ
องค์การหากสามารถบริหารงานเอกสารให้มีประสิทธิภาพ การดาเนิ นงานหรือการ
ตัดสินใจต่างๆที่เกี่ยวข้องกับงานก็เป็ นไปอย่างรวดเร็วและบรรลุวตั ถุประสงค์ท่ไี ด้
วางไว้ ให้สอดคล้องกับแนวคิดที่ว่า
1.ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ในสานักงานต้องครอบคลุมกระบวนการต่างๆ
2. เอกสารที่ได้จดั เก็บไว้ เพือ่ ให้ผูใ้ ช้สามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
3.มีหลักฐานบันทึกการยืนยันเกี่ยวกับเอกสาร
วัตถุประสงค์




เพือ่ ศึกษาถึงการบริหารงานเอกสารและการจัดการเอกสารทีม่ ี
ประสิ ทธิภาพ
เพือ่ ศึกษาถึงขั้นตอนและวิธีการปฎิบัตทิ ที่ าให้ เกิดความรวดเร็วและมี
ประสิ ทธิภาพในการปฏิบัตงิ าน
เพือ่ ศึกษาถึงระบบการบริหารงานเอกสารและการจัดการเอกสาร
เพือ่ ศึกษาถึงปัญหาและวิธีการแก้ ปัญหา
ประโยชน์ ท่คี าดว่าจะได้รบั
 ทาให้ ทราบถึงการบริหารงานเอกสารหรือการจัดการเอกสารทีม่ ี




ประสิ ทธิภาพว่ าเป็ นอย่ างไร
ทาให้ ทราบถึงขั้นตอนและวิธีการปฎิบัติทที่ าให้ เกิดความรวดเร็วและมี
ประสิ ทธิภาพในการปฏิบัติงาน
ทราบถึงระบบการบริหารงานเอกสารและการจัดการเอกสาร
ทราบและเข้ าใจถึงปัญหาและรู้ วธิ ีการแก้ ปัญหา
ผลของการศึกษาอาจช่ วยให้ ผู้ทเี่ กีย่ วข้ องนาไปเป็ นหนทางในการปรับปรุง
พัฒนาต่ อไป
รายละเอียดเกี่ยวกับงานที่ปฏิบตั ิ
เอกสารภายนอก(หนังสือเข้า)
เอกสารภายใน(หนังสือออก)
การจัดการเอกสาร
เอกสารภายนอก
(หนังสื อเข้ า)
ไปรษณีย์- จดหมายธรรมดา
-ไปรษณีย์ EMS
-ไปรษณีย์ลงทะเบียน
-ไปรษณีย์รับรอง
-ไปรษณีย์ตอบรับ
พนักงานส่ งเอกสารของบริษัท
-เอกสารสาคัญ /ทัว่ ไป
-สิ่ งของ/อุปกรณ์
เอกสารภายใน
(หนังสื อออก)
พนักงานส่ งเอกสารของบริษัท
-ส่ งระหว่ างสานักงาน
-ส่ งในประเทศ
-ส่ งต่ างประเทศ
พนักงานส่ งเอกสาร
ของบริษัทเอกชน
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
เอกสารภายนอก(หนังสือเข้า)
จดหมาย เอกสารและพัสดุท่สี ง่ ถึงสานักงาน จะมีการแยกเข้าชัน้ จัดเก็บตามแต่ละแผนก
ซากุระ สไปร์ ซี่ดสิ ก์
ฉันญ์ สปาเก็ตตี้
ชั้น 5
บัญชี/วางบิล
Commission
ชั้น 10
สิ นเชื่อ คุมบิล
Credit
ชั้น 11
ศูนย์ บริการ
ชั้น 8
การเงิน Finance
Budget BMC
ชั้น 11
Shipping
ชั้น 10
Inventory
ชั้น10
HR สรรหาว่ าจ้ าง
ธุรการเงินเดือน
กฎหมาย
ชั้น 10
ตรวจสอบ Consing
BMSC DPC
ชั้น 13
IS OS
ชั้น 9
Onkyo
Bydesing ดนตรี
ชั้น 9
เครื่องชั่ง Tanita
เครื่องครัวPrincess
เครื่องใช้ สานักงาน
ชั้น 9
เอกสาร จดหมายหรือพัสดุสาคัญทีส่ ่ งมาทางไปรษณีย์ (ประทับตรา รับรอง
ลงทะเบียน ตอบรับหรือEMS) ทางเจ้ าหน้ าที่จะทาการสแกนบาร์ โค้ ตเพือ่ จัดเก็บ
ข้ อมูลดังนี้
ตัวอย่างใบเซ็นรับเอกสาร/พัสดุ(สาคัญ)
เอกสารภายใน(หนังสื อออก)
• ส่ งระหว่ างสานักงาน
ทุกครั้งของการส่ งเอกสารผู้ส่งจะต้ องลงสมุดบันทึกกากับไว้ เป็ นหลักาาน
ตัวอย่างใบบันทึกการส่ งเอกสาร
ส่ งภายใน/ต่ างประเทศ
 ตัวอย่ างเอกสารประกอบการส่ งไปรษณีย์/พัสดุไปรษณีย์/ไปรษณีย์ด่วนพิเศษ
ตัวอย่ างการป้ อนข้ อมูลเข้ าระบบในโปแกรม Excel
ส่ งโดยการจ้ างพนักงานส่ งเอกสารของบริษัทเอกชน
การส่ งเอกสารโดยการจ้ างพนักงาน
ส่ งเอกสารของบริษัทเอกชน มักจะใช้ ใน
กรณีจาเป็ นเร่ งด่ วนเท่ านั้น การจ้ างส่ ง
เอกสาร โดยส่ วนใหญ่ จะจ้ างส่ งสถานที่
ใกล้ๆ
ตัวอย่ างใบบันทึกการจ้ างพนักงานส่ งเอกสาร
ปัญหา
 สถานที่ บริเวณไม่ กว้ างมากนัก
 เอกสารไม่ ระบุชื่อ/แผนกของผู้รับ
 อุปกรณ์ ในการจัดเก็บเอกสารไม่ เพียงพอ
 ผู้ส่งเอกสารไม่ ทาตามขั้นตอนการส่ งอย่ างเคร่ งครัด
 พนักงานไม่ ส่งใบเซ็นต์ รับเอกสาร ในกรณีทเี่ ป็ น
เอกสารสาคัญทีส่ ่ งมาทางไปรษณีย์
ข้ อเสนอแนะ
 จัดหาสถานทีท่ เี่ หมาะสม/อุปกรณ์ เพียงพอ
 ขอความร่ วมมือแก่ ผู้ทสี่ ่ งเอกสารให้ ดาเนินการทาตามขั้นตอนการส่ ง
อย่ างเคร่ งครัด กรอกข้ อมูลทั้งให้ ถูกต้ องและชัดเจน
 ใบเซ็นรับเอกสารสาคัญ ให้ ทาการเซ็นต์ รับณ.จุดรับเอกสารทันที
 ขอความร่ วมมือแก่ ผู้ทสี่ ่ งเอกสารให้ กรอกชื่อผู้ส่ง ผู้รับ ชั้น และแผนก
อย่ างชัดเจน
สรุปผลการปฏิบัตงิ าน
ระบบการจัดการเอกสารจะมีประสิ ทธิภาพมากเพียงใดนั้นขึ้นอยูก่ บั การ
นาเอาเทคนิคการจัดการเอกสารที่มีประสิ ทธิภาพมาปรับใช้ให้เหมาะสมกับ
หน่วยงานหรื อองค์กรของตน โดยพยายามหาวิธีการต่างๆเข้ามาใช้ในการ
จัดการเอกสาร เพื่อให้การจัดการเอกสารมีประสิ ทธิผลและประสิ ทธิภาพ
เ
เอกสาร/จดหมาย
พัสดุ อุปกรณ์
เอกสาร/จดหมาย
พัสดุ
พนักงานส่ ง
เอกสาร
พนักงานส่ ง
เอกสาร
สานักงาน
แผนกต่ างๆ
ที่ทาการ
ไปรษณ์
จุดหมาย
ปลายทาง
โครงการที่เข้ าร่ วม
 ปฐมนิ เทศนักศึกษาสหกิจศึกษา
 โครงการน้ าใจเซ็นทรัล
 โครงการสถานประกอบการสีขาว
 โครงการ CMG ร่วมใจลดใช้พลังงาน
 โครงการแยกขยะอนุ รกั ษ์สง่ิ แวดล้อม
ขอให้นอ้ งๆโชคดีกบั การปฏิบตั สิ หกิจศึกษา
ขอบคุณค่ะ
นางสาวนู รยี ะ สาแม