Transcript Control de Documentos - Proyecto de Modernización de Secretarías

PROYECTO DE MODERNIZACION
Marzo 22 de 2013
Objetivo
Garantizar herramientas conceptuales y prácticas para la documentación
del Sistema de Gestión de Calidad en Secretarias de Educación
Objetivos Específicos
-Determinar los conceptos básicos de documentación en el Sistema de
Gestión de Calidad.
-Presentar algunos modelos para elaborar y presentar documentos del
Sistema Gestión de Calidad.
- Identificar los requisitos del Manual de Calidad según lo establecido en
la ISO 9001.
Si con documentos tenemos
problemas…… Como serian
las cosas sin documentos?
Sensibilización del Proceso de
Documentación
Que se hace?
Porque que se hace?
Quien lo hace?
Cuando lo hace?
Donde lo hace?
Como se hace?
Tipos de documentos
en el SGC
Que se
documenta?
-Manual de procesos
- Instructivos
- Guías
- Formatos
Macroproceso
Proceso
Subproceso
Actividad
Tarea (Operativo)
REGISTROS
REGISTROS ES……
Un documento que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas. Se puede
presentar como formatos diseñados para
facilitar la recolección de información de una
situación específica
Datos = Información (Numérica, No
Numérica)
TENER EN CUENTA EN UN REGISTRO
1. Por ningún motivo debe ir con
tachaduras o enmendaduras.
“ El control es parte de lo que YO hago”
los formatos deben ser claros, con
coherencia y ordenados.
TENER EN CUENTA EN UN REGISTRO
2. Deben ser: Legibles fácilmente,
Identificables, recuperables
Preguntarse:
Como se los identifica? Código, nombre, título
Como se protegen? Archivadores, m. magnético, copias de
seguridad
Como se almacenan? Medios físicos (carpetas, AZ) Medios
magnéticos
Como podrían recuperarse? Archivos (gestión, central, histórico)
Cuanto tiempo se almacenan?
REGISTROS SGC
-Plan Estratégico del Negocio
- Política y Objetivos de Calidad
- Caracterización de Procesos
- Procedimientos
- Instructivos, Especificaciones,
Planes de Calidad, Documentos
Externos, Guías, Planos, etc.
Caracterización de proceso
Es el documento marco donde de manera general se explica todo el
proceso.
Se compone de:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Normatividad aplicada
4. Políticas Institucionales
5. Definición del área y responsable del proceso
6. Subprocesos que lo componen (enunciar)
7. Definición de proveedores y Clientes (Registros)
8. Identificación de los Indicadores del proceso
9. Anexos de hojas de vida de indicadores
Estructura de un Documento
Un documento esta compuesto de 3 partes:
1. Encabezado
2. Cuerpo
3. Pie de Página
1.Encabezado
Logo: Institución XXXX
Nombre del Proceso:
Formulación y Aprobación del
Plan de Desarrollo Educativo
Código del
Documento:
A02.01
Nombre del Subproceso:
Análisis y Definición de
Estrategias Para El Sector
Educativo
Versión: 1
Paginación:
1 de 3
2.Cuerpo
1. OBJETIVO
Definir, verificar o actualizar el componente estratégico del plan de desarrollo educativo,
incluyendo las definiciones de misión, visión, políticas, objetivos, estrategias, metas de resultado,
programas y proyectos y metas de producto; de acuerdo a los resultados y al análisis del boletín
estadístico y del diagnostico del sector y del servicio educativo realizado en la Secretaría.
2, ALCANCE
El subproceso inicia con el análisis de la información del proceso A01. Información estratégica
educativa, continua con la definición o actualización del componente estratégico de la Secretaría
de Educación, que incluye misión, visión, políticas, objetivos, estrategias y contiene la
identificación o definición de programas con sus metas de resultado, la definición de nombres
genéricos de proyectos con sus metas de producto y la definición de indicadores y finaliza con el
plan de desarrollo educativo en su componente estratégico y/o programático.
La definición del componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo educativo se
realiza normalmente cada cuatro años durante la definición del plan de desarrollo educativo. Sin
embargo estos componentes pueden requerir de ajustes, de acuerdo a los resultados que se
generen periódicamente en los subprocesos A04.01 Revisión general del SGC, A04.02 Revisión
del avance de programas y proyectos, y seguimiento al plan indicativo, y A04.03 Revisión y
seguimiento del tablero de indicadores del macro proceso A04. Evaluación de resultados. La
realización del ajuste debe considerar la consistencia y relación lógica entre el elemento o los
elementos a ajustar, con los demás elementos del componente estratégico previamente definido
en la Secretaría.
2. Cuerpo
3. Definiciones
Matriz FODA
Trabajo de Campo
Mesas de Trabajo
Consolidación Estadística
Encuesta
4. Contenido
-Explicación detallada del procedimiento (actividad por actividad)
-Áreas y personas involucradas
-Relación de los Formatos que hacen parte
- Flujograma
2. Pie de Página
Reviso
Aprobo
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
A partir de la 2 página para documentos el encabezado
debe tener como mínimo: Extremo Izquierdo, el nombre,
el código en el centro y la fecha y versión en el extremo
derecho. En el pie de página puede ir la paginación
Control de Cambios
Cambios
Justificación
Versión
Anterior
Puede ser incluido en el pie de pagina (documento
controlado o puede ser al inicio del procedimiento
Muchas Gracias
Ismael Eduardo Correa Gómez
301-556-4452
[email protected]ón.gov.co