Transcript Mapa de procesos Aduaneros Ultima Version

Selvin Antonio Lemus Martínez
Christian Josué Girón Carreto
Fondo Monetario Internacional / CAPTAC-DR
Misión del 8 al 12 de septiembre de 2014
Estructura Funcional Vrs. Gestión
por Procesos
Ese no es mi problema
Enfoque Funcional Vrs. Enfoque
por Procesos
Orígenes de la Gestión por
Procesos
• En 1932, se empezó a desarrollar el termino
"Ingeniería de Métodos“.
• El término fordismo se refiere al modo de
producción en cadena que llevó a la práctica
Henry Ford.
• El toyotismo corresponde a una relación en el
entorno de la producción industrial que fue pilar
importante en el sistema de procedimiento
industrial japonés y coreano, y que después de la
crisis del petróleo de 1973 comenzó a
desplazar al fordismo como modelo referencial
en la producción en cadena.
• Dr. William E. Deming principios de calidad total
para la época de los 80 y los 90.
Conceptos Básicos de la Gestión
por Procesos
Gestión por Procesos
Generalidades
El enfoque de proceso introduce gestión horizontal, cruzando las barreras
entre diferentes áreas funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas
principales de la organización. También mejora la gestión de interfaces del
proceso.
Enfoque Funcional Vrs. Enfoquepor
procesos
Enfoque Funcional Tradicional
Organización clásica piramidal de las organizaciones, por áreas funcionales.
Estructura Organizacional
Modo en el que una organización transmite las consignas
de actuación, asigna recursos y tareas a las personas,
verifica la realización de las mismas y asegura la
comunicación entre sus empleados.
Estructura Organizacional
• Los procesos son el medio por el cual las organizaciones ubican y
liberan el talento de las personas para producir los resultados.
• La
Organización
piramidal
está
basada
en
unidades
departamentales, sus pilares son la jerarquía, el control y la burocracia,
dificultad en el desempeño del personal y obsesión por asignar
responsabilidades.
• La Organización Orientada por Procesos es una forma normal de
organización, gestión como sistema de flujo (no como funciones
heterogéneas), ejecución de tareas por “procesos” (traspasan las
barreras funcionales). Establece indicadores de funcionamiento y
objetivos incrementando de la mejora.
• La organización funcional no es capaz de satisfacer plenamente los
requisitos de flexibilidad de las empresas actuales, complejas y exigidas.
Percibir la empresa como un sistema interrelacionado y ordenarla
conforme a los procesos clave es lo adecuado.
Comparación entre Enfoque
Comparación por Actuación
Debilidades estructurales comunes
en las organizaciones
•
Exceso de procedimientos y
actividades manuales.
•
Numerosos formatos y papeles en
cada dependencia.
•
Poco conocimiento de lo que hace
cada quien.
•
Sin estándares.
•
Carencia de controles o controles
inadecuados.
•
Información aislada en cada área.
Importancia de los Procesos
• Se utiliza para entender y/o perfeccionar los procesos
existentes y para diseñar nuevos procesos.
• Permite asegurarse de que los procesos están correctamente
diseñados, así como detectar las carencias y necesidades de los
clientes.
• Contribuye a definir otras influencias en el proceso y, de este
modo, ayuda al equipo a entenderse con la complejidad.
¿Qué es un Proceso?
Un conjunto de actividades, mutuamente
relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos
de entrada en resultados.
(ISO 9000)
Input
Output
¿Que es un Proceso?
• Conjunto de actividades que se interrelacionan y que
interactúan entre sí, transformando un elemento de entrada en
un elemento de salida.
• Cada proceso cuenta con clientes (internos y externos) que
pueden estar afectados por el proceso y son finalmente los que
definen el elemento de salida requerido, de acuerdo a sus
necesidades y expectativas.
• Todos los procesos deben estar alineados con los objetivos de
la organización y deben estar diseñados para agregar valor.
• Conjunto de actividades que se ejecutan coordinadamente.
¿Qué es un Proceso?
¿Qué es un Proceso?
El Concepto de la Gestión por Procesos
• El resultado organizacional se alcanza a través de una
red compleja de procesos.
• Es necesario identificar, organizar y administrar la red
de procesos y sus interrelaciones.
• El resultado de un proceso constituye generalmente el
input del siguiente proceso.
• Resulta imprescindible que cada proceso tenga un
dueño o responsable.
El Concepto de la Gestión por
Procesos
• La GESTIÓN POR PROCESOS constituye un sistema de trabajo enfocado a
perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades de
una organización, mediante la identificación y selección de procesos y la
descripción, documentación y mejora de los mismos, que parte del
despliegue de la estrategia de la organización.
• Los procesos de negocios son una secuencia de actividades que deben de
dar soporte a la estrategia de la Entidad de Negocio, que permitirán
analizar la efectividad operacional, facilitando el establecimiento de
medidas de rendimiento como herramienta para la mejora continua.
•
ENFOQUE DE GESTION: Las organizaciones deben documentar,
automatizar, analizar y monitorizar los procesos de negocio, pero no en términos
de funciones (marketing, ventas, producción, servicio al cliente,...) sino en
términos de procesos “end-to-end” los cuales cruzan todas las fronteras
funcionales.
Tipos de Procesos
Procesos de la alta dirección: incluyen actividades relacionadas con la
definición, política y los objetivos de la calidad, comunicación,
planificación del SGC, asignación de los recursos, revisión por la
dirección.
Procesos de realización: incluyen actividades relacionadas con la
planificación de la calidad, relaciones con el cliente, diseño y desarrollo
del producto, producción del producto, compras.
Procesos de apoyo: incluyen actividades relacionadas con la formación,
mantenimiento de instalaciones, medición de la satisfacción del cliente,
auditorias internas.
Tipos de Procesos
Procesos de Alta Dirección
Clientes
Clientes
Procesos de Apoyo
Arquitectura de Procesos
• El mapa de procesos
• Diagramas de Bloques y Procesos Intermedios
• Caracterización de Procesos
Sistema / Macroproceso
Proceso
Subproceso / Procedimiento
Tarea / Actividad
Conjunto de Procesos relacionados
para conseguir un objetivo
Conjunto de actividades, mutuamente relacionadas o
que interactúan, las cuales forman elementos de
entrada en resultados
Conjunto de tareas necesarias para alcanzar un resultado
Operación elemental asignable a un puesto de trabajo
TIPOS DE PROCESOS
 ESTRATEGICOS
 DE NEGOCIO (Clave)
 DE SOPORTE
PROCESOS ESTRATEGICOS
Son los procesos responsables de analizar las
necesidades y condicionantes de gobierno, de la
administración y de los contribuyentes, con los cuales se
asegura la respuesta a las mencionadas necesidades
condicionantes estratégicas.
Gestión de Calidad
Planificación estratégica
Planificación Presupuestaria.
PROCESOS DE NEGOCIO
Son los procesos que tienen contacto directo con el
contribuyente, siendo estos los operativos que le dan sentido
de ser a la administración. En otras palabras, son los procesos
operativos necesarios para la prestación del servicio, a partir
de los cuales los contribuyentes percibirán y valorarán la
calidad del servicio.
Comercialización
Facturación
Entrega de producto
PROCESOS DE SOPORTE
Son los procesos responsables de proveer a la administración
todos los recursos necesarios para su funcionamiento, con el
fin de que la misma preste los servicios que tiene a su cargo.
Recursos Humanos
Sistemas de información
Compras
EJEMPLO MAPA DE PROCESOS
EJEMPLO MAPA DE PROCESOS
EJEMPLO MAPA DE PROCESOS
DIRECTRICES PARA TRABAJO EN
EQUIPO. Mapa de Procesos
1.
ORGANIZACIÓN:
2 Grupos de 10 participantes
2.
TAREAS: Tiempo estimado 90 minutos
–Identificar Los Macroprocesos
–Identificar Procesos
–Identificar Subprocesos
4. FORMAS DE PRESENTACION. Tiempo estimado 30 minutos
Cada grupo presentará el resultado de su análisis en el formato brindado y el
resto cuestionará la propuesta.
5. RESULTADO FINAL:
Consenso sobre el borrador de mapa de procesos aduaneros de la DEI
GRUPOS DE TRABAJO
• GRUPO 1
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Esmeralda
Claudia
Abner
Sandra
Sarina
Franklin
Alma
Teresa
Lorena
• GRUPO 2
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Cristian
Fanny
Xiomara
Durky
Rodolfo
Jacqueline
Ana
Marlen
Carolina
Margarita
MAPA DE PROCESOS ADUANEROS DEI,
BORRADOR
10-09-2014
Estratégicos
Gobierno
Relaciones
Institucionales
Gestión Planificación
Estratégica, Presupuestaria
Gestión de
Procesos
Cultura
Aduanera
Gestión Riesgo
Negocio
CONTROL DE LA CARGA
ACTOS PREVIOS AL
DESPACHO
- Gestión del Registro de
Operadores de comercio
exterior (transportista, agente
-
aduanero, empleados de
auxiliares, depositario, empresas
courier, zonas francas/libres)
-
Ingreso
Gestiones en
depósito temporal
(Transbordo,
Reembarque,
Reimportación,
Destrucción,
Reexportación)
Gestión de autorizaciones
previas.
-
CONTROL POSTERIOR
DESPACHO
ADUANERO
-
-
Importación
Despacho
Anticipado
-
(Combustibles, etc.)
-
Salida
Operador de Comercio
Operador de comercio
LABORATORIO QUÍMICO
Despacho Courier
Exportación
Tránsito
Fiscalización
Control de
Regímenes
especiales
Control de
beneficios fiscales
SUBPROCESO RECURSIVO
SUBPROCESO DE NOTIFICACIONES
Soporte
RRHH
Financieros
Auditoria Interna
Tecnología
Infraestructura
Soporte Legal
Estadísticas
Capacitación
Logística
Compras
Seguridad
Archivo
DIRECTRICES PARA TRABAJO EN
EQUIPO. Priorización de Procesos
1. ORGANIZACIÓN:
2 Grupos de 10 participantes.
2. TAREAS: Tiempo estimado 90 minutos:
–Considerar todos los procesos y sub procesos del mapa de procesos.
–Utilizar plantilla de priorización:
• Identificar bajo que Objetivo Estratégico Institucional esta cada proceso a priorizar.
• Definir criterios de priorización. Ej: recaudación, facilitación, etc.
• Colocar cada proceso y subproceso en fila correspondiente.
• Realizar la evaluación bajo el criterio siguiente: 1 = Bajo; 2 = Medio y 3 = Alto
4. FORMAS DE PRESENTACIÓN. Tiempo estimado 30 minutos
Cada grupo presentará el resultado de su análisis en el formato brindado
y el resto cuestionará la propuesta.
5. RESULTADO FINAL:
Consenso sobre el borrador de la priorización de procesos
aduaneros de la DEI