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Metodología de Cargas
de Trabajo
2009
Agenda
Introducción
Lista de Actividades
Análisis de Valor
Cargas de Trabajo Actuales
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Metodología de Cargas de Trabajo
Objetivo:
Analizar las cargas de trabajo de cada uno de los puestos clave
de la organización con la finalidad de identificar áreas de
oportunidad en la mejora de los procesos.
Procedimiento:
Determinar los procesos críticos a revisar en cada uno de las
áreas actuales.
Realizar el levantamiento de las listas de actividades del personal
administrativo.
Identificar áreas de oportunidad en la ejecución de los procesos
principales de las áreas administrativas con la finalidad de
optimizar los procesos actuales.
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Metodología de Cargas de Trabajo
Procedimiento.
1. Hacer levantamiento de las listas de actividades por persona y por
puesto administrativo:
• Se explica el reporte para el levantamiento.
• Definir procesos, actividades, unidad de medida, cantidad, frecuencia
y tiempos unitarios estimados por el usuario.
2. Realizar análisis de valor agregado de cada lista de actividades:
•
•
•
•
Retrabajos
Duplicidades
Actividades que no agregan valor
Consideraciones para el diseño del nuevo proceso
4. Validar el reporte de lista de actividades con el jefe inmediato:
• Revisar procesos, actividades, unidad de medida,
frecuencia y tiempos unitarios estimados por el usuario.
• Analizar, validar y firmar formato de lista de actividades.
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cantidad,
Metodología de Cargas de Trabajo
Aspectos a cuidar:
Es importante aclarar el motivo del levantamiento de Listas de
Actividades, ya que generará incertidumbre en el personal.
• “Analizar de las cargas con el fin de optimizar los distintos procesos
de la empresa”
Asegurar que el tiempo estimado sea dado por el usuario y no sea
una estimación del consultor, sea unitario y esté dado en minutos.
Tener claro que lo que importa son tiempos promedio, las
excepciones no nos interesan.
Asegurar que las frecuencias sean correspondientes a las
planteadas en la Lista de Actividades. (diaria, semanal, quincenal,
mensual, semestral, anual)
Verificar que no exista personal cuya carga de trabajo sea mayor
al horario de trabajo.
Es importante verificar lo que no parece lógico. Muchas
Actividades pueden estarse realizando en paralelo. (Ejemplo:
Puede ser que el tiempo que le tome a la persona imprimir un
reporte sea de 60 minutos, pero realmente lo único que hace, es
enviar el reporte a imprimir lo cual le toma 3 minutos)
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Lista de Actividades
Fecha en la que se
está llenando la Lista
de Actividades
Explicación
REPORTE DE LISTA DE ACTIVIDADES
Apellidos/Nombre:
Procesos
#
Fecha:
Área:
Puesto:
Unidad de
medida
En este espacio se colocará el
nombreo completo
de la
Actividad
Tarea
persona que está llenando el
formato, empezando por
apellidos
Cant. Frecuencia
Área u
Operación a la
cual pertenece
Tiempo estimado
(minutos)
TTA TTP Cálculo % Clas. ABC
Titulo del
puesto
Es la variable que
Escribir la frecuencia de las actividades
determinará la cantidad de
descritas.
trabajo.
Detallar cada una de las actividades
Ejem. Si es una actividad que se realiza
Ejem. Cotizaciones, facturas,
correspondientes a cada proceso.
diariamente se pondrá “diaria", si fuese
requisiciones de compra, etc.
una actividad que se realiza
La descripción de la actividad debe
mensualmente se pondrá “mensual”.
iniciar con un verbo en infinitivo.
Ver Ejemplo
Seleccionar los procesos que se
desarrollan en el trabajo de la
persona que está llenando el
formato.
Ejem. Facturación, Compras,
etc.
Escribir el número de veces
que se realizan las
actividades, de acuerdo a la
frecuencia.
Ejem. Si se reciben 10
cotizaciones, entonces se
colocará "10". .
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Escribir el tiempo estimado que toma
el realizarse cada actividad (de una
unidad de medida) en minutos. El
tiempo que debe colocarse es el tiempo
unitario de las tareas realizadas.
Ejem. Si se solicitan 10 cotizaciones
diariamente y el solicitar 1 cotización
demora 1.5 min se debe colocar "1.5"
Metodología de Cargas de Trabajo
La columna ‘Tiempo Total por Actividad’ (TTA), transforma a unidades
equivalentes los tiempos que se tomaron para cada actividad.
La columna ‘Tiempo Total por Puesto’ (TTP) genera un acumulado de
los tiempos de la columna TTA y los organiza, en orden descendente,
según su duración.
La columna ‘Cálculo %’ transforma los tiempos de la columna TTP en
un porcentaje con respecto a la sumatoria de la columna TTA
La columna ‘Casificación ABC’ organiza los porcentajes de la
columna ‘Cálculo %’ en tres bloques:
A  Actividades que consumen hasta el 80% del tiempo total
B  Actividades que consumen desde el 81% hasta el 95% del tiempo
total
C  Actividades que consumen desde el 96% hasta el 100% del tiempo
total
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Realizar Análisis de Valor (Diseño)
Buscar áreas de oportunidad que puedan ser
fácilmente por los responsables del área. Por
emisión de un reporte que para Sistemas sea
obtener, para eliminar un control manual que se
área.
¿Es necesario
que ella atienda
a las visitas?
Asistente Administrativo
Procesos
Atención a
visitas
Actividad o Tarea
Apoyo a visitas en Corporativo
llamadas,
durante suimpresiones,
estancia
reservaciones, transportación
alimentos para juntas
ejecutadas
ejemplo la
sencillo de
lleva en el
tiempo
estimado
(minutos)
Und de
Medida
Cant
estancias
1
1
120
estancias
1
1
120
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Dia
Sem
Mens
Anual
Realizar Análisis de Valor (Diseño)
Tener claros los objetivos del área.
Verificar si las actividades descritas agregan valor.
¿Es necesario
Supervisortanto
de apoyo
RH para
realizar la Fiesta
de Navidad?
Actividad o Tarea
¿Tanto tiempo para
organizar un
evento de futbol y
pintura?
tiempo
Und de Medida
Cant
Dia
Sem
Mens
Anual
estimado
(minutos)
Evento del concurso de pintura y futbol
1
1
7200
Evento del 12 de diciembre
1
1
7200
Apoyo para la realización de la fiesta de Navidad
1
1
3840
Partida de Pastel
1
1
120
Elaboracion del desplegado de los cumpleaños
1
1
30
¿Genera algún
Valor Agregado
ésta actividad ?
¿Tanto tiempo
toma el partir un
pastel?
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Realizar Análisis de Valor (Diseño)
Duplicidad de Actividades:
Si tiene la información
el en Sistema, ¿porque
tenerlo en papel?
n.verificaciones
5
1
tiempo
estimado
(minutos)
2
n.chequeos
n. Formatos
n.altas
n.firmas
n.copias
5
5
5
5
15
1
1
1
1
1
6
6
5
2
0.5
Und de Medida
Procesos
Alta de solicitudes de pago
para Corporativo
#
Actividad o Tarea
1 Verificacion de datos de las facturas
Chequeo contra files o registros de los cargos a pagar que sean correctos y
2 correspondan
3 Llenado de formato de desgloce de la factura
4 Alta de la solicitud en el sistema Access
5 Llevar la solicitud a firma
6 Hacer copia de la solicitud y factura para su archivo
Cant Dia Sem
Mens
Anual
En algunos casos las áreas de oportunidad se manifiestan en
controles dobles por desconfianza hacia los sistemas (aunque
estos trabajen bien) o por la actitud de “salvar mi propio pellejo”.
Sin embargo el costo de estos controles dobles puede llegar a ser
alto.
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Metodología de Cargas
de Trabajo
Marzo de 2007
© 2005 SUN Business Consulting