Transcript Slide 1 - Ministerio de Salud Pública

GUÍA DE AUTO LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
LINEAMIENTOS GENERALES
Muchas ganas de aprender
Procure NO utilizar el teléfono
celular durante el taller
No distraer al resto de
participantes
Cualquier pregunta, al final de la
exposición
1. Registro de los participantes (5 min.)
2. Gestión del cambio (20 min.)
3. Introducción a la guía (5min.)
4. Lineamientos de la guía (10 min)
5. Marco conceptual (15 min)
6. Actividad de refuerzo (35 min)
7. Receso (10 min)
8. Metodología del auto levantamiento
(115min)
9. Preguntas y Retroalimentación (10min)
10.Evaluación (15min)
La Gestión por Procesos es fundamental para la mejora continua
permite obtener los siguientes beneficios:
Mejora la organización de sus
actividades.
Permite demostrar la mejora en
sus resultados, con base a la
medición de indicadores.
Elaborar de una manera rápida y
efectiva sus productos.
Brinda un mejor posicionamiento dentro de
la Institución.
Mejora la relación profesional con sus
clientes internos/externos.
Optimiza el uso de los recursos de la
institución.
Enfoca la cultura organizacional hacia la
calidad.
INTRODUCCIÓN A LA GUÍA
La Dirección Nacional de Gestión de Procesos al tener como una
de sus atribuciones “Brindar asesoría en gestión de procesos
Institucionales”, elabora la presente guía con el fin de proveer a
los funcionarios del Ministerio de Salud Pública una herramienta
de fácil conocimiento y entendimiento sobre los pasos necesarios
para realizar el auto levantamiento de los procesos de manera
eficiente.
LINEAMIENTOS DE LA GUÍA
Uso de lineamientos y formatos establecidos
Revisión técnica para identificar uso correcto de la
metodología.
Difusión, implementación y actualización en GPR.
Asesoramiento durante la implementación del proceso
Verificar la implementación de los procesos.
MARCO CONCEPTUAL
Gestión Administrativa
MACROPROCESO
PROCESO
-
Enviar requerimiento
Generar la nota de pedido
Solicitar autorizaciones
Transmitir en ECUAPASS
Liquidar la importación, etc….
ACTIVIDAD
-
Mantenimiento
preventivo y correctivo
Adecuación de
espacios físicos
Importaciones
Gestión de transportes
TAREA
-
Tomar una nota de pedido
Llenar la nota de pedido
Firmar la nota de pedido
MARCO CONCEPTUAL
COMPETENCIAS
ATRIBUCIONES
DISPARADOR
Responsabilidades
Responsabilidades
Evento
descritas
en lao
descritas
enque
el DEL
CLIENTE
condición
Constitución, la Ley
Estatuto
Legal
PROCESO
causa
el
inicio o
Orgánica de Salud
vigente.
Receptor del
activación
Pública, Plan del
producto o servicio
Nacional proceso.
del Buen
generado en el
Vivir y Decretos
proceso
Presidenciales.
Interno/Externo
METODOLOGÍA DEL AUTO LEVANTAMIENTO
Paso 1: Alineación
Paso 6:
Socialización e
implementación
Paso 2: Definición
del proceso
Paso 3:
Identificación de
elementos del
proceso
Paso 5: Aprobación
Paso 4: Desarrollo
del auto
levantamiento del
proceso
Paso 1: Alineación
Identificar la relación existente entre:
Competencia
Atribución
Servicio
Proceso
Ejemplo:
COMPETENCIA
ATRIBUCIÓN
Formular la política de
vigilancia y control sanitario
de instituciones, organismos y
establecimientos que realizan
Acceso y
actividades de producción,
disponibilidad de
importación, exportación,
medicamentos y
distribución, almacenamiento,
productos de
transporte, comercialización,
consumo humano
dispensación y expendio de
de calidad y seguros
alimentos procesados,
medicamentos y otros
productos para uso y consumo
humano.
SERVICIO
PROCESOS
Inscripción en el
Registro Sanitario de
Medicamentos
Modificación en el
Servicio de emisión
Registro Sanitario de
de registro sanitario
Medicamentos
de medicamentos
Reinscripción en el
Registro Sanitario de
Medicamentos.
Paso 2: Definición del proceso
Los procesos se deben identificar de manera que la secuencia cumpla
con la siguiente lógica:
INICIO
EJECUCIÓN
FIN
Ejemplo:
Ejemplo:
Ejemplo:
Recepción
Análisis
Certificación
Adicionalmente se deberá establecer lo siguiente:
1. Nombre del proceso
2. Dueño o propietario del proceso
3. El objetivo y/o finalidad del proceso
4. Propuestas de mejoras (actualizaciones, cambios,
redefiniciones, etc.) de los procesos en caso de existir.
Paso 3: Identificación de elementos del proceso
En el siguiente gráfico se puede observar la interacción entre los elementos
del proceso
CONTROLES
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S
Procedimientos
Objetivos
Normas
Requisitos
ENTRADAS
(Insumos)
SALIDAS
PROCESO
RECURSOS
Humanos
Tecnológicos
Financieros
Materiales
(Productos o
Servicios)
C
L
I
E
N
T
E
S
Paso 4: Desarrollo del auto levantamiento del proceso
4.1 Ficha de caracterización
4.2 Diagrama de Flujo
4.3 Procedimiento
4.4 Definiciones
4.5 Aprobación de la documentación
4.6 Control de Cambios
4.7 Anexos
4.1 Ficha de Caracterización
Ejemplo
4.2 Diagrama de flujo
Los símbolos de la herramienta utilizados para el levantamiento de procesos son:
Ejemplo
4.3 Procedimiento
Deberá ser llenada con letra Arial No. 10 en el siguiente
formato
Ejemplo
4.4 Definiciones
Definición de términos claves del proceso que permitan un mejor entendimiento
del mismo.
Ejemplo:
- MAIS: Modelo de Atención Integral en Salud
- TAPS: Técnico de Atención Primaria en Salud
4.5 Aprobación de la documentación
La aprobación es competencia de la autoridad que haya sido designada para
realizarla e irá al final de la ficha de caracterización.
4.6 Control de Cambios
Sección a través de la cual se detalla el histórico de los cambios realizados en las
diferentes versiones del documento, para lo cual se utilizará el presente formato.
4.7 Anexos
Formatos establecidos en la ejecución del proceso
DIR. NACIONAL DE
GESTIÓN DE PROCESOS
UNIDAD REQUIRENTE
Paso 5 y 6: Aprobación / Socialización e implementación
MEJORES PRÁCTICAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
Articular metas y objetivos
Planificación según capacidad
del equipo
Definir factores de riesgo
Capacitación efectiva y eficiente:
Que/Quién/Cuando/Donde/Como
MEJORES PRÁCTICAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
Conformación de recursos
(Equipos de trabajo y
herramientas)
Determinar programa de
implementación
Retribuir el esfuerzo y la
iniciativa
Medir la implementación mediante
registros de resultados.
Pos implementación,
Identificar mejora continua