Transcript 01 Sistema Compras.

Sistemas de Información I
Sistema de Compras
06 Sistemas Compras.PPT
Lecturas Recomendadas
1.- Capitulo 3 Compras y Cuentas a Pagar del texto “Sistemas Administrativos
y Control Interno de J. L. Pungitore
2.- Apunte 01 Guía de Proyectos - Version 2008 (Hasta la página 38)
3.- Apunte 02 Herramientas para el modelado de Sistemas.
4.- Apunte 03 Técnicas para Modelado de Sistemas
Descripción Funcional
NOMBRE
Estudio de Factibilidad Económica
OBJETIVO
Estudio de inversiones y gastos frente al beneficio final producido por el sistema.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
TÉCNICO/FUNCIONAL
CONTENIDO
Fecha:.. ../....../......
Proyecto:.......................................................................................................................
Responsable:....................................................... Sector:...............................................
Participantes:.................................................................................................................
-Contexto
-Alternativas. Escenarios posibles
-Contexto
-Inversiones y gastos del proyecto
-Beneficios
-Valor actual neto
-Tasa interna de retorno
-Período de recupero
-Máxima necesidad de fondos y años en los que ocurre
-Estado de resultados proyectado
-Cash flow proyectado
-Conclusión
RESPONSABLE
Líder funcional con colaboración del líder informático y de un experto económico.
Descripción de las Necesidades
Módulo Ingreso de Solicitudes de compras y Pedidos de Reaprovicionamiento
ALMACENES
SECTORES VARIOS
COMPRAS
Stock
Emite
Emite
SC 1
PR 1
SC 2
PR 2
1
Ver
Modulo
2
No relevado
d
2
PR: Pedido de reaprovisionamiento.
SC: Solicitud de compras
Va a Compras Modulo 2
1
Va a Compras Modulo 2
2
Ver
Módulo
2
MODULO 2: Selección del proveedor y adjudicación de la compra (altamente formalizado por escrito)
PROVEEDOR
COMPRAS
R.A.F.
1
SC: Solicitud de Compras
PR: Pedido de
Reaprovisionamiento.
VA: Verifica Autorizaciones
SPyE: Selecciona Proveedores y
emite.
PC: Pedido de Cotización (un juego
para cada proveedor seleccionado.
ERC: Evalúa Razonabilidad de las
cotizaciones y determina la
necesidad de solicitar (o no) otras.
NI: Nuevo intento de pedido de
cotización a otros proveedores.
RAF:Registro de autorizaciones y
firmas.
RP: Registro de proveedores.
PEC: Planilla de evaluacion de
cotizaciones.
SCA: Colocar sello "Compra
Adjudicada".
EM: Emite
Va a recepción (Módulo 3)
3
SC 1
RP
2
VA
PR 1
SP Y E
PC 1
PC 2
4
Va Contaduría (Módulo 4)
Cotización
EM
1
Va a Sec. Varios (Módulo 1)
2
Va a Almacenes (Módulo 1)
ERC
NI
PEC
SCA
EM
OC2
OC3
OC1
OC 4
X
a
3
Ver
Módulo
3
4
Ver
Modulo
4
NOMBRE REFERENCIAL: .....................................................................................................................
Proyecto:
........................................................
Subproyecto:
........................................................
Estado
DOCUMENTO F1
Requerimientos funcionales e
impactos
Preliminar
En análisis de
impacto
Preparado por: <Nombre y Apellido>
Actualizado por: <Nombre y Apellido>
Aprobado por: <Nombre y Apellido>
En negociación c/usuario
Fecha de creación:
Fecha de actualización:
Fecha de aprobación:
Definitivo
<dd/mm/aa>
<dd/mm/aa>
<dd/mm/aa>
DATOS GENERALES
Requirente
<Gerencia>
<Nombre y Apellido>
Interno
Responsable Gestión
<Gerencia>
<Nombre y Apellido>
Interno
Fecha requerida de implantación: <dd/mm/aa>
Fecha estimada de respuesta del U211: <dd/mm/aa>
Prioridad: 1 (alta), 10 (baja)
1
2
3
4
5
6
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
1.Objetivo del proyecto/requerimiento
2.Alcance del proyecto/requerimiento
3.Breve descripción
4.Beneficios esperados / motivación / justificación
5.Identificación de procesos y subprocesos impactados
ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL
1.Funcionalidades
-Alcance de las funcionalidades
-Descripción detallada de las funcionalidades.
-Descripción de aspectos de seguridad de la funcionalidad
-Definición de usuarios y perfiles de la funcionalidad
2.Requerimientos a los sistemas impactados
3.Descripción de aspectos de volumetría y performance
4.Principales cambios a los procesos
-Definición de procesos/subprocesos a implementar/cambiar
5.Reportes
6.Puntos abiertos
7.Temas a desarrollar en una etapa posterior
8.Posibles indicadores
DOCUMENTOS DE ANÁLISIS DE IMPACTOS
OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS – ANEXOS
[1]
7
8
9
10
Diagramas de Bloques Standard (Sistemas de Compras)
Diagramas de Bloques
(De acuerdo a las necesidades)
Compras
Diagramas de Bloques
Almacenes
EM
Sectores
Varios
Compras
Control de
Calidad
Contaduría
Recepción de
Productos
Proveedor
EM
Verif
Pedido de
Reaprovisi
onamiento
Solicitud
de Compra
EM
EM
Cotización
Pedido
Cotización
Ing
Cot
Elección de
Cotización
EM
Adj
EM
Remito
Recibe
Prod
Orden de
Compra
Alma
cena
Merc
Recibe
Prod
EM
Asienta
Cont.
Cal
Informe de
Recepción
Factura
Verif
Cumpl
Compra
Contrl
regist
Cursogramas (circuito)
(De acuerdo a las necesidades)
Diseño Global
NOMBRE
Informe Ejecutivo de Estudio de Factibilidad
DOCUMENTO F2
Solución técnica a los
requerimientos funcionales
OBJETIVO
Describir sintéticamente las alternativas desarrolladas en los estudios de factibilidad
técnico/funcional y económico para ser presentado al Comité.
CONTENIDO
Fecha:.. ../....../......
Proyecto:.......................................................................................................................
Responsable:....................................................... Sector:...............................................
Participantes:.................................................................................................................
-Objetivo
-Alternativas
-Descripción técnica/funcional
-Estudio económico
-Plazos Estimados
-Impacto
-Conclusión
RESPONSABLE
Líder Funcional
Diseño Global del Sistema
Lista de Eventos y Estimulo - Respuesta
Lista de Eventos
Lista de Estímulos Respuestas
LISTA DE EVENTOS , ESTÍMULOS Y RESPUESTAS
EVENTO
ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES
ADMNISTRACION DE ARTICULOS
ADMINISTRACION DE USUARIOS
SOLICITUD DE BIENES DE USO
SOLICITUD DE BIENES DE CAMBIO
COTIZACIONES
ORDEN DE COMPRA
INGRESO DE MERCADERIA
DEVOLUCION DE MERCADERIA
INGRESO DE FACTURAS
ESTIMULOS
NECESIDAD DE NUEVO PROVEEDOR
MODIFICACION DE DATOS DE PROVEEDOR
ELIMINACIÓN DE PROVEEDORES
NECESIDAD DE NUEVO ARTÍCULO
MODIFICACION DE DATOS DEL ARTÍCULO
ELIMINACIÓN DE ARTÍCULO
NECESIDAD DE NUEVO USUARIO
MODIFICACION DE DATOS DE USUARIO
ELIMINACIÓN DE USUARIO
NECESIDAD DE COMPRA
MODIFICACION DE LA SOLICITUD
ELIMINACIÓN DE LA SOLICITUD
NECESIDAD DE COMPRA
MODIFICACION DE LA SOLICITUD
ELIMINACIÓN DE LA SOLICITUD
PEDIDO DE COTIZACIONES
MODIFICACION DE PEDIDO DE COTIZACIÓN
ELIMINACIÓN DE PEDIDO DE COTIZACION
NECESIDAD DE ORDEN DE COMPRA
MODIFICACION DE ORDEN DE COMPRA
ELIMINACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
INGRESO DE MERCADERIA
MODIFICACION AL INGRESO DE MERCADERÍA
DEVOLUCIONES
INGRESO DE FACTURA DEL PROVEEDOR
MODULO DE COMPRAS
RESPUESTAS
ALTA DE PROVEEDOR
MODIFICACION DE DATOS
BAJA DE PROVEEDOR
ALTA DE ARTICULO
MODIFICACION DE DATOS
BAJA DE ARTICULO
ALTA DE USUARIO
MODIFICACION DE DATOS
BAJA DE USUARIO
ALTA DE SOLICITUD DE COMPRA
MODIFICACION DE DATOS DE SOLICITUD DE COMPRA
BAJA DE SOLICITUD DE COMPRA
ALTA DE PEDIDO DE REAPROVISIONAMIENTO
MODIFICACION DE DATOS DE PEDIDO DE REAPROV.
BAJA DE PEDIDO DE REAPROVISIONAMIENTO
ALTA DE PEDIDO DE COTIZACIÓN
MODIFICACION DE PEDIDO DE COTIZACIÓN
BAJA DE PEDIDO DE COTIZACIÓN
ALTA DE ORDEN DE COMPRA
MODIFICACION DE ORDEN DE COMPRA
BAJA DE ORDEN DE COMPRA
INFORME DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA
MODIFICACION INFORME DE RECEPCIÓN DE MERCADERIA
DEVOLUCION DE MERCADERÍAS
ALTA DE FACTURA DE PROVEEDORES
Diagramas de Flujos de Datos
DFD 0
id
Almacenes
id
Pedidos de Reaprovisionamiento
Ingreso
Mercadería
Sectores
Varios
id
Ordenes de Compra
Solicitudes de Compras
id
Devoluciones
Sol. Cotizaciones
Devoluciones
Administración de Proveedores
Ingreso
Mercadería
Administración de Usuarios
id
Facturas a Pagar
id
Compras
Ingreso de Facturas
Sistemas de Compras
id
Pedidos de Cotización
Contaduría
Ordenes de Compras
id
Proveedores
id
id
Inventarios
Usuarios
id
id Solicitudes de Compras
Ped. Reaprov.
Diseño Global
Diagramas Hibridos o de Clases
Nombre de la Clase
Datos de la Clase
Métodos de la clase
Ejemplo de Diagrama de Clases
Diagramas Hibiridos de Contexto
Consulta
Reg.
Proveedores
Control de
Calidad
Inicio
Compras
Registra
Mercadería
Recibida
Sectores
varios
Controles
realizados
Verifica
Autorización
Recepción
Emite
Emite
Detecta necesidad
y emite
Controla Merc.
Firma Remito
Emite
Informa
Solicitud de
Compras
Pedido de
Cotización
Orden de Compra
- Emisión
- Autorización
- Emisión
- Control de
Cotización
- Emisión
Informe de
Recepción
- Emisión
- Control de Calidad
Remito
Envía
Mercadería
Pedido de
Reaproviosionamiento
Evaluación de Cotizaciones
- Registra Cotizaciones
- Compara y Controla
- Evalúea Razonabilidad
- Elige Proveedor
- Adjudica Compra
- Emisión
- Autorización
Contaduría
Solicita
Envía
Detecta necesisdad
y emite
Registra
Cotiza
Stock
Almacenes
Controla Calidad
Mercadería
Factura
Stock
Registra
Remito
Proveedores
Remito Firmado
Mercadería
Fin
Diseño Detallado
NOMBRE REFERENCIAL (U211): .................................................................
ID REQUERIMIENTO (U211): .................................................................
Proyecto: .............................
Subproyecto: .............................
Sistema afectado: .............................
Módulo afectado: .............................
Estado
DOCUMENTO F3
Solución técnica del sistema
En Diseño Global
Preparado por: ....................
Actualizado por: ....................
Aprobado por: ....................
En convalidación
Fecha de creación:
Fecha de actualización:
Fecha de aprobación:
Aprobado
<dd/mm/aa>
<dd/mm/aa>
<dd/mm/aa>
Fecha requerida de implantación: <dd/mm/aa>
Fecha estimada de comienzo: <dd/mm/aa>
Tiempo estimado de duración:
•ALCANCE FUNCIONAL
•DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DE LA SOLUCIÓN
-Especificación técnica de los requerimientos funcionales
-Arquitectura técnica del sistema
-Arquitectura lógica
-Arquitectura física
-Modelo de Información
-Interfaces con otros sistemas
-Aspectos técnicos de seguridad
-Prototipo
-Modalidad de Proyecto
•SUPUESTOS / PREMISAS / POSIBLES IMPACTOS
•INTERFACES INVOLUCRADAS EN LA SOLUCIÓN
-Interfaces con otros sistemas
•IMPACTO EN LA ACTIVIDAD Y EN LA CANTIDAD DE INFORMACIÓN A ALMACENAR
-Aspectos de volumetría, performance, dimensionamiento
•FUNCIONALIDADES FUERA DE ALCANCE
•DEFINICIONES PENDIENTES
•FECHAS DE IMPLEMENTACIÓN
Diseño Detallado
Prototipo
Diseño Detallado D.E.R
Ejemplo de Prototipo del sistema
Ejemplo de Prototipo del sistema