2.文書組

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Transcript 2.文書組

文書組業務介紹
職掌:
全校公文收發、印信申請及郵件管理
位置及聯絡方式:
行政大樓1樓;校內分機1105至1108
報告人
沈能情
目 錄
一、郵務管理
二、用印業務
三、公文處理
1.文書處理之法令依據(請參閱)
2.文書處理流程圖(請參閱)
3.公文處理程序注意事項
3.1 公文稽催
3.2 公文展延
3.3 公文系統實機操作
-設定系統環境
-創簽公文
-清稿
-設定流程
-申請展延
4.附錄(請參閱)
郵件管理
 本校郵件收件及寄件(含公文),如屬掛號信件均採逐件登
錄於本校郵務管理系統並即時通知,承辦人可透過下列系統
隨時查詢相關收寄件之訊息。(平信則不登錄,直接投遞於
各單位之公文交換櫃,再由各單位公文交換人員簽收領回。)
1.行政資訊系統之郵件待領訊息
2.學校首頁之師生郵件查詢系統查詢
3.電話洽詢分機1107
用印業務
用印業務(續)
 用印單請至文書組網頁之
http://http://www.oga.ntou.edu.tw/doc/之表格下
載區下載
 用印授權層級請參閱人事室網頁之全校分層授權表
公文處理-法源依據
 檔案管理局-檔案法、機密檔案管理辦法、檔案電
子儲存管理實施辦法、機關檔案保存年限及銷毀
辦法、機關檔案點收作業要點、機關檔案檢調作
業要點、檔案分類編案規範、機關檔案編目規範、
機關檔案管理作業手冊、機關保存價值鑑定等相
關檔案管理規定
 行政院研考會-文書暨檔案管理電腦化作業規範、
文書流程管理作業規範等
 行政院秘書處-文書處理手冊、機關電子公文交換
作業辦法
 相關規定可至文書組或至主管機關網頁參閱
http://www.oga.ntou.edu.tw
公文系統作業流程
公文流程管制作業
公文製作作業
公文電子交換作業
紙本文
來文掛號、創稿
承辦人擬稿
分文
會辦
列印紙本
電子收文
電子來文
陳核
繕校
發文
列印紙本公文
公文電子檔轉換XML
電子發文
電子發文
歸檔
電子公布欄
文書稽催
一、文書稽催辦理方式:
(一)維持每月二次稽催及逾期未結案件催辦記錄及分析
表,併陳校長核示。
(二)每月抽調一次發文天數異常之單位,並進行分析及
後續辦理之建議。
(三)催辦單應於2日內回復,未於2日內回復或經催辦仍
未儘速辦理結案者, 將簽請校長處理。
(四)公文之稽催結果提每半年之公文檢核會議討論。
二、公文稽催應注意事項
(一)把握簽辦時效,力求在本過程可使用時間限期內
辦結。如案情複雜,必須展期才能辦出,或在處
理過程中發生困難,應即分析案情考量應展期日
數,並於屆滿處理時限以前,敘明理由與展期日
數,申請權責主管核准展期。
(二)對於陳核或送會逾時公文,承辦人應予提醒催辦。
公文展延
(一)公文案情複雜,處理困難,或具有其他理由無法如期辦
妥者,得敘明理由申請展期,展期7日以內者,由二級
主管核准,7日以上至30日以內者由一級主管核准,超
過30日或申請為專案管制案件須經校長或授權人核准。
(二)承辦人員應於處理時限屆滿前辦理展延,每一案件以展
延2次為限,展延合計天數不得超過60天。如仍無法於
展延期限內辦結,應專簽校長同意,於奉准後送總收發
辦理。
(三)來文訂有期限,無法於限期內辦結,應於限辦日期前與
來文機關協調,經其同意更改處理期限者,如不同意,
承辦人員應依規定辦理展期。
(四)展期必須確屬需要,各級權責主管應確實審核,或提示
處理原則,避免展期。
如何使用公文簽核系統
一、設定系統環境
二、創簽公文
三、清稿
四、設定流程
五、如何申請展延
。
文書組單位作業流程
 公文管理之標準作業流程(總收發、機密檔案管理、
檔案借調、檔案應用等),用印業務及郵務管理之
標準作業流程請參閱(文書組網頁之
http://www.oga.ntou.edu.tw/doc/之文書作業SOP規
定)
公文用語
感謝各位的聆聽
感恩……