Transcript 100年文書管理系統教育訓練所處承辦人篇

100年文書管理系統
教育訓練課程
所處承辦人
報告單位：秘書組
100年3月15日
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大綱
壹、文書處理相關法規
貳、本院文書處理工作重點摘述
參、注意事項
肆、意見交流
伍、結語
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壹、文書處理相關法規
 公文程式條例
 文書處理手冊
 文書流程管理作業規範
 檔案法
相關子法
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文書處理手冊重點摘要(一)
四、 本手冊所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、
歸檔止之全部流程，分為下列步驟：
(一) 收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。
(二) 文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。
(三) 文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。
(四) 發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封
發、送達。
(五) 歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。
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文書處理手冊重點摘要(二)
公文種類

公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「
公告」、「其他公文」6種。
其他常用公文計16種，摘錄常用3種：

(１) 書函：[長官核判後即送繕(發文)]
甲、 於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。
乙、…，其適用範圍較「函」為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通
文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性
質不如「函」之正式性。
(２) 開會通知單：召集會議時使用。 [長官核判後即送繕(發文)]
(５) 簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳
述、請示、請求、建議時使用。[長官核判後即送回承辦人]
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文書處理手冊重點摘要(三)
文書簡化（摘錄）


四十五、(四)：同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦
公務者，應以書函或便箋行之，或將原文影印分送會簽，
並儘量利用電子方式處理。
四十七、(四) ：…上一層級已於擬辦時核可者，其文稿
內容如無變更，應由次一層級代判，不必再送上級判行…
。[即先簽後稿，先簽請院長核定後函復，則後續函稿可由處長決行
發出，承辦人於稿面簽註—已簽奉核定如附原簽]

四十七、(四)一人兼任本機關內數項職務者，其核稿以1
次為限。
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文書處理手冊重點摘要(四)
公文用印及蓋章戳範例秘書組修改（摘錄）
由誰核定公文
請寫8碼，含日期及時間
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文書流程管理作業規範(一)
總辦事處公文流程簡介
來文
外機關、院內來文（電子、紙本）
總收文
傳遞車送各單位登記桌
創簽稿
代擬院稿
承辦人簽擬
陳核
一層決行：院長及3位副院長
二層決行：處長、學諮總會執行秘書
三層決行：各組室中心主任
送回承辦單位登記桌
會簽
其他單位或人員
批示
退稿
送文書科繕打發文
逕送檔案室歸檔
檔案室歸檔
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文書流程管理作業規範(二)
公文時效計算


一般公文：最速件1日、速件3日、普通件6日
限期公文：依來文或依其他規定訂定之期限辦理
，處理時限包含假日計算在內。
例如：「文到10日內見復」，10/9收文，10/10起算，應10/19辦結。
「文到1個月內見復」， 10/9收文，限辦日為11/9。

二、公文承辦時效起點如下，訖點均為「退稿」
（一）電子文、紙本文及機密文書，自「總收文之次日起」起算。
（二）院內代擬院稿自「所方發文至院之次日」起算。
（三）總辦承辦人創簽、稿起算點為「承辦人之陳核」。
修改速別可由各單位登記桌處理
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貳、本院文書處理工作重點摘述
一、總收文
修改公文速別，由各單位登記桌處理。
 總收分文如誤分時，請立即填寫改分單。
 收文後申請公文展期，請於文書管理系統
之「行政表單」線上申請。
 專案公文（展期30日以上）依文書流程管
理作業規範規定，需送處長核定。

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公文流程管理系統：收文、創號、結案
電子公布欄系統：院內電子公布欄訊息查閱
表單線上簽核系統：線上填寫「調案單」、 「展期單」、 「專案申請單」
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貳、二、承辦人擬稿（來文逕辦1）
檔號及保存年限
案情單純，毋需發文
可逕於紙本空白處
簽擬意見，陳核主管。
 進入系統內辦理，
設定遞送流程
核判後辦理歸檔。

決行層級
敬會或後會
ＯＯＯＯＯ
自編頁碼
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貳、二、承辦人擬稿（來文逕辦2-歸檔）
B
A
送檔案室歸檔，紅星為必填欄位，系統多會自動帶入
C
D
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貳、二、承辦人擬稿（來文復文）
登入後，進入「公文流程管理系統」點開信封，於該筆公文製作畫面點2下，即可進入公
文製作系統(紅色畫面)，繕打文稿，按存檔時，原文號即已存在。
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貳、二、承辦人擬稿（創簽稿）
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參、承辦人擬稿注意事項１
1.標點符號均需為全形
2.內文請勿有半形空格
3.院內單位請加本院
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參、承辦人擬稿注意事項２
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參、承辦人擬稿注意事項３



在職證明書（稿）、服務證明書（稿），請進入「文稿製作」點選「
Word簽核單」索取文號，以便能進入發文流程。另離職證明書（稿
）雖會附上一張離職交代清單，取文號時亦請進入「Word簽核單」
索取，請勿進入「簽」內取號，以免無法發文。
發文稿之正、副本行文單位若為外機關，且需以紙本發出者，請進入
公文套印將該單位之郵遞區號及地址書寫清楚後儲存，以便郵寄。若
屬可發電子公文之外機關，其電子檔附件限於1M內，始可發電子文
，附件超過者，只能發紙本文。
辦稿時若正本單位需檢送附件時，請於附件欄位上註明，例如：「如
主旨」、「如說明」、「如文」，或是直接註明附件名稱；副本單位
依規定行文時不含附件，若需含附件，應於該副本單位後面括弧註明
「含附件」，若所有副本單位均有附件，則於最後一個單位後面括弧
註明「以上均含附件」。
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參、承辦人擬稿注意事項４




公文之繕打，同一段內若下一行欲與前一行齊頭時，前一行後面之空
白需用全型空白將游標移至下一行再繕打，不可直接按enter，因為
按enter表示下一行需有細項條列，例如：
一、……
（一）……
1、……
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參、承辦人擬稿注意事項４－多稿附件
同號多稿，每一稿附件均相同
在第一稿（支號1）上傳附件存檔成功後
，再另存支稿，支號會連附件一起複製，
不需要再重新上傳一次。[文號為11碼]
 多稿，每一稿附件不同
建議先做文稿內容，附件不上傳，另存
支稿；再視文稿內容逐一附加，可避免將
前稿附件刪除再重傳附件。

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
簽及一稿並陳，簽稿文號均同
公文(簽)
檔名
文號
自訂或(預設年月日時
0980001234
分+流水號)
公文(函稿)
自訂或(預設年月日時
0980001234
分+流水號)

多稿並陳（沒有上簽）
公文(函稿一)
檔名
文號
自訂或(預設年月
09800012341
日時分+流
水號)
公文(函稿二)
自訂或(預設年月
09800012342
日時分+流
水號)
公文(函稿三)
自訂或(預設年月
09800012343
日時分+流
水號)
公文(函稿四)
自訂或(預設年月
09800012344
日時分+流
水號)
公文(函稿五)
自訂或(預設年月
09800012345
日時分+流
水號)
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參、承辦人用印注意事項



簽辦公文（含創簽及創稿）若附件需用印，請於文內加註
文字說明用印之附件名稱及份數。未於公文上簽註文字意
見，僅於用印處貼上標示紙，因未經長官批核可用印，故
無法用印，請諒察。
各類(中、英文)之書、報、表、單、證書等用印時，需於
用印之頁面上，將簽約之機關名稱、代表人及職稱等欄位
填寫清楚，請勿空白。另用印之頁面，若有加貼印花及加
蓋騎縫章時，請預留本院用印之空間（本院院印寬約8公
分×8公分），印花請儘量貼於最下方或背面，騎縫章請儘
量蓋於頁與頁之間，勿蓋於用印處。
影印本奉核用印時，請逐頁再影印本上蓋本影本經核與正
本相符及簽名，並逐頁蓋騎縫章。
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