Transcript 誠信、專業、品質 - 花蓮縣政府行政暨研考處

花蓮縣政府
公文線上簽核推廣教育訓練
文書作業
主管批核作業
檔管作業
系統維護作業
誠信、專業、品質
(收發文人員)
(主管人員)
(檔案管理人員)
(系統維護人員)
電子公文線上簽核資訊教育訓練
課程大綱
項次
課程內容
時間
1.
• 專案說明
• 系統規劃＆導入說明
• 公文線上簽核說明
10 min
2.
系統操作說明
60min
3.
機關配合事項
5min
4.
意見交流
誠信、專業、品質
15min
專 案 說 明
專案緣起
配合行政院研考會電子公文節能減紙政策，在現行公文系統上搭配自
然人憑證建置線上簽核機制，規劃建置以縣府為中心，集中式的線上
簽核公文管理系統，提供縣內各級機關公文管理整合服務。
專案目標
一、提供不同陳核層級處理流程版本，提供縣府與各級機關與鄉鎮市
公所、學校公文簽核應用系統 。
二、水培所、防疫所、體育場、鳳林及玉里2個地政所、13個代表會
及129所學校共147個機關，及二級機關中的花蓮地政事務所，連
同5個警察分局及13個鄉鎮公所，共19個機關教育訓練作業。
三、縣府與一級機關系統導入(教育訓練與上線輔導)
誠信、專業、品質
系統導入說明
專案導入期程
導入機關
區域
上線時間
秀林鄉、新城鄉、花蓮市
101年10月17日
129國中小、2地政、13 吉安鄉、壽豐鄉、鳳林鎮
代表會、3個二級機關
(水培所、防疫所、體 萬榮鄉、光復鄉、豐濱鄉、
瑞穗鄉
育場)
卓溪鄉、玉里鎮、富里鄉
101年10月31日
101年11月07日
101年11月19日
13公所、5警分局、
花蓮地政
101年12月03日
警察局、衛生局、環保
局、消防局、文化局
102年01月02日
縣政府-15府內單位
102年01月02日
誠信、專業、品質
系統規劃說明
系統介紹
項
次
應用系統
系統功能
1.
公文管理系統
 支援不同屬性機關作業流程
 公文線上簽核作業
2.
電子/檔案管理系統
 點收、立案、編目、保管、檢調、銷毀、
移轉、應用作業
3.
憑證管理系統
 憑證資料同步服務
 使用者憑證認證檢核
4.
公文製作系統
 創文取號、修改上傳、附件管理、清稿
...等
誠信、專業、品質
系統規劃說明
系統介紹
誠信、專業、品質
公文整合資訊系統
GDMS.HL.GOV.TW(大小寫不拘)
專案說明
- 專案範圍
系統範圍
公文整合資訊系統
文
書
作
業
承
辦
人
作
業
主
管
作
業
oo公文製作編輯軟體
誠信、專業、品質
檔
案
管
理
作
業
系
統
維
護
作
業
稽
催
管
制
作
業
縣政府
花蓮縣政府
應用軟體共享
硬體資源共構
一級機關
二級機關
公文線上簽核說明 -什麼是公文線上簽核?
什麼是公文
線上簽核 ??
誠信、專業、品質
公文線上簽核說明 -什麼是公文線上簽核?
公文線上簽核─
將機關內人工傳送的公文以電子方式在網路
作業環境下，進行線上傳遞、簽核工作，或稱網路
簽核公文。
(文章出處:經營決策論壇/53期/2008.8月
專訪行政院研考會 副主任委員 宋餘俠)
誠信、專業、品質
公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素
哪些公文要做
線上簽核??
誠信、專業、品質
公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素
公文適用線上簽核條件
公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁）
保存年限5年以內(含5年) 系統會有檢核
附件檔案小於10M
不適用併案公文
誠信、專業、品質
公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素
※符合下列任一情況，不適用線上簽核！！
府一層決行公文
需會辦外機關公文
專案列管件 如立法委員質詢案件、監察案件、人民申請案件
、人民陳情案件、訴願案件
需蓋用印信 (如大印、關防)公文─例如所有人事表單
密件公文(含招標文件)
會計憑證相關公文
附件為實體公文 如：獎狀、設計圖、採購招標文件、
立約商履約保證金保管憑証 …等
公文案情複雜
依公文複雜程度，由承辦人決定該公文是否使用線上簽核
誠信、專業、品質
公文線上簽核說明 -紙本與線上簽核作業差異說明
紙本+電子化公文處理
紙本作業方式
電子來文
印出紙本
完整紙本公文
紙本來文
線上簽核方式
電子來文
紙本作業
方式
紙本文傳遞
線上簽核
方式
數位檔案傳遞
誠信、專業、品質
完整電子化
資訊
紙本批核
流程點記錄
線上簽核
流程點記錄
+簽核點紀錄與軌跡
紙本檔案
電子檔案
公文線上簽核說明 -差異說明
線上簽核，會有哪些改變？
差異項目
紙本模式
線上簽核模式
公文型式
紙本公文
電子文書
檢核方式
紙本核章
電子憑證
公文流程
誠信、專業、品質
1.系統流程自動化引導
由登記桌/文書
(由決行層級、 會辦資
設定公文流程送件 訊自動設定流程)
2.使用線上傳遞
公文線上簽核說明 -線上簽核流程（收發版）
文書不需將線上
簽核公文列印紙本交
由承辦人員
分文
文書
承辦人
線上擬簽、創稿
會辦/陳核
承辦人與一、二層
主管可執行線上簽核
線上簽核決行公文
直接將發文/存查公
文送文書、檔案室
紙本簽核決行公文
維持現有作業模式執
行發文，統一送文書
受會單位主管
文書
檔案室
誠信、專業、品質
會辦
分文
線上批示、決行、
文稿修改、退件
單位主管、
一層主管
發文
存查
承辦人
如何進行公文線上簽核 - 環境準備
公文線上簽核需要有哪些準備？
1.讀卡機
縣府提供各級機關、學校使用之讀卡機
(各機關請上網至http://ra.hl.gov.tw填報上線前統計
，並請文書人員統一列名單核章後送至縣府資訊室領
取）
2. 自然人憑證
戶政事務所可辦理批次申辦及核發，申辦費用每
張275元，辦理時程約5~7工作天。
內政部核發之自然人憑證5年有效期，憑證到期
者可免費展期3年。
誠信、專業、品質
登入頁面說明
-登入系統
正式機
http://gdms.hl.gov.tw/
測試機
http://gdmstest.hl.gvo.tw/
測試機帳號c123456789
測試機密碼a12345
使用帳號、密碼登入
帳號：由系統維護人員建立
密碼：6~10碼(含英、數字)
誠信、專業、品質
系統介面圖示說明
欄位名稱
圖示說明
欄位說明
公文簽稿資訊
公文製作文稿內容可開啟公文製作。
有文稿圖示表示有做過簽稿
公文詳細資訊
電腦圖示:線上簽核公文內容
紙本圖示:紙本公文作業
電子來文
公文辦理期限
退件回送件人員
簽核流程設定
蹤追公文設定
誠信、專業、品質
經由電子交換收文取號之公文
提供公文辦理期限圖示，綠燈表示未逾限，黃燈表示當日需
辦結，紅燈表示逾限。
提供單位主管將批核公文退件至上一送件人員。
提供於公文管理系統閱覽批核流程及增修陳核、會辦資訊
將公文標記成追蹤公文，可於追蹤公文匣持續追蹤，方便瀏
覽。
系統操作說明
- 教學項目
文書作業(收發文人員)
• 環境設定
-收文：電子交換整合軟體
-發文：OpenOffice預設電子交換目錄路徑
• 公文流程處理介紹
來文登錄掛號
– 電子來文：電子收文匣→分文
– 紙本收文：一般收文登錄→儲存
紙本簽核公文結案
• 紙本簽核發文：發文處理匣→發文處理→電子發文→確定
• 紙本簽核存查：歸檔處理匣→存查/歸檔
線上簽核公文結案
– 線上簽核發文：發文處理匣→發文處理
誠信、專業、品質
電子收文流程
環境設定
- 教學項目
- 收文：
電子收文如何傳送至公文系統？
誠信、專業、品質
環境設定
- 教學項目
安裝[電子交換整合作業]軟體—(下載區)
誠信、專業、品質
環境設定
- 教學項目
安裝[電子交換整合作業]軟體—(下載區)
誠信、專業、品質
環境設定
收文路徑設定
來文可攜路徑要與附件目錄ㄧ致
誠信、專業、品質
- 教學項目
登入前才可修改路徑
系統操作說明
來文登錄掛號
– 電子來文：電子收文匣→分文
誠信、專業、品質
系統操作說明
本文呈現檔-可供個位下載檢視或列印
3
1
4
2
誠信、專業、品質
2
公文線上簽核-主管作業
-情境模擬講解
主管批核作業(主管人員)
1.批示
2.決行
3.退件
4.傳送
誠信、專業、品質
公文線上簽核-批示
『單位批核匣』
、『公文批核匣
』之公文資訊為
：待主管批核處
理之公文資訊。
誠信、專業、品質
公文線上簽核-決行
主管簽核-修改公文
誠信、專業、品質
公文線上簽核-決行
主管簽核-輸入簽核意見、便利貼。
(如有夾帶附件請檢視附件)
誠信、專業、品質
公文線上簽核-決行
檢視簽核表-瀏覽簽核紀錄
誠信、專業、品質
公文線上簽核-決行
決行發文、決行存查、回主辦單位
主管可決定公文是否發文或存查
誠信、專業、品質
公文線上簽核-退件(回主辦)
退件方式(一):公文管理系統退件
誠信、專業、品質
公文線上簽核-退件(回主辦)
退件方式(二):公文製作系統退件
誠信、專業、品質
公文線上簽核-傳送
誠信、專業、品質
公文線上簽核-傳送
誠信、專業、品質
系統操作說明
線上簽核公文結案(總發文作業)
– 線上簽核發文：發文處理匣→繕印校對
誠信、專業、品質
系統操作說明
線上簽核公文結案
– 線上簽核發文：
– 發文處理匣→繕印校對
誠信、專業、品質
系統操作說明
線上簽核公文結案(承辦人員列印紙本文、發文人員發電子文)
– 線上簽核發文：發文處理匣→繕印校對→公文交換匯出列印
紙本列印
電子交換匯出
誠信、專業、品質
系統操作說明
線上簽核公文結案
– 線上簽核發文：發文處理匣→繕印校對→傳送(送至檔案室)
誠信、專業、品質
系統操作說明
- 教學項目
檔案管理-日常作業(檔案管理人員)
• 點收：檔案點收匣
• 退件：檔案點收→檔案退件作業
• 編目：立案編目匣
• 取消編目：立案編目
• 借調：待調案清單
• 備註: 紙本與線上簽核公文，於立按編目時。不可歸於同卷，需以
分卷編目歸檔。(非常重要請看我)
誠信、專業、品質
系統操作說明
檔案管理
- 教學項目
日常作業
• 點收：檔案點收匣
誠信、專業、品質
檔案點收匣內，區分為紙本檔案及數位檔案。
系統操作說明
檔案管理
日常作業
• 點收：檔案點收匣
誠信、專業、品質
數位檔案點收操作說明
- 教學項目
系統操作說明
檔案管理
日常作業
• 點收：檔案點收匣
誠信、專業、品質
數位檔案點收操作說明
- 教學項目
系統操作說明
檔案管理
日常作業
• 點收：檔案點收匣
誠信、專業、品質
數位檔案點收操作說明
- 教學項目
機關憑證匯入
- 教學項目
系統維護(系統維護人員)
機關憑證匯入：維護→系統參數設定→機關憑證匯入
誠信、專業、品質
系統管理員-設定代理人 - 教學項目
系統維護(系統維護人員)
代理人設定：維護→代理人設定→新增→設定代理資訊
3
1
4
2
誠信、專業、品質
代理人設定
代理人設定
1
3
2
誠信、專業、品質
代理人設定
代理人/呈現 : 切換身分&回承辦業務
1
2
3
誠信、專業、品質
機關配合事項
電話諮詢
- 諮詢服務管道
線上報修服務
問題處理
電子郵件
客服系統:
問題紀錄與追蹤處理
建立常見問題
誠信、專業、品質
線上報修
- 諮詢服務管道
線上報修 – 報修單登錄
1
3
2
誠信、專業、品質
49/41
線上報修
- 諮詢服務管道
線上報修 – 報修單登錄
1
3
2
誠信、專業、品質
電話諮詢服務
- 諮詢服務管道
縣府駐點專線 :
(03) 8234756
長科資訊 :
(04) 27057397
大同(股)公司花蓮分公司: (03) 8549090
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