Transcript 總收文作業簡報
嘉義縣政府 公文管理線上簽核系統 總收文作業教育訓練 講師： 軟體服務工程師 誠信、專業、品質 公文管理線上簽核系統教育訓練 課程大綱 項次 1. 2. 課程內容 • 專案說明 • 系統規劃＆導入說明 • 公文線上簽核說明 總收文作業說明 ‧電腦環境準備 ‧公文整合資訊系統 時間 20 min 100min 3. 機關配合事項 15min 4. 意見交流 15min 誠信、專業、品質 專 案 說 明 專案緣起 配合行政院研考會電子公文節能減紙政策，推動搭配自然 人憑證建置線上簽核機制，規劃建置以縣府為中心，集中 式的線上簽核公文管理系統，提供府內各級單位公文管理 整合服務。 專案目標 一、規劃採用資源集中、服務共享之架構，符合 資訊改造之共構原則與雲端運算發展趨勢。 二、提供不同陳核層級處理流程版本，提供縣府 與各級機關與鄉鎮市公所公文簽核應用系統。 誠信、專業、品質 系統導入說明 專案導入期程 教育訓練 時程 預計導 入期程 101/02/13 ~ 101/03/30 誠信、專業、品質 場次 61 上線 時程 101/04/02 導入機關 嘉義縣政府府內各單位 (含財政稅務局 財務管理科等4科) 系統導入說明 系統範圍 公文整合資訊系統 總 收 文 作 業 承 辦 人 作 業 單 位 主 管 作 業 總 發 文 作 業 公文製作編輯軟體 文書編輯共通服務平台 誠信、專業、品質 登 記 桌 作 業 核 判 作 業 稽 催 管 制 作 業 系 統 維 護 作 業 檔 案 管 理 作 業 公文線上簽核說明 -什麼是公文線上簽核? 什麼是公文 線上簽核 ?? 誠信、專業、品質 公文線上簽核說明 -什麼是公文線上簽核? 公文線上簽核─ 將機關內人工傳送的公文以電子方式在網路 作業環境下，進行線上傳遞、簽核工作，或稱網路 簽核公文。 (文章出處:經營決策論壇/53期/2008.8月 專訪行政院研考會 副主任委員 宋餘俠) 誠信、專業、品質 公文線上簽核說明 -公文線上簽核有何優點? 公文線上簽核 有哪些優點?? 誠信、專業、品質 公文線上簽核說明 -公文線上簽核有何優點? 公文線上簽核優點─ 行政面： 流程追蹤隨時掌控(公文流程控管) 節省公文遞送人力 & 公文旅行時間 提升公文行政處理效率 系統操作面： 具便利性、親和性的操作介面 自動化公文流程傳送引導 誠信、專業、品質 公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素 哪些公文要做 線上簽核?? 誠信、專業、品質 公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素 公文適用線上簽核條件 電子來文、創簽稿、存查案件、開會通知單等 公文（含附件）頁數-10頁以下 決行層級：不分決行層級 公文分類號保存年限10年(含)以內 誠信、專業、品質 公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素 ※符合下列任一情況，不適用線上簽核！！ 會計憑證相關公文 本文與附件頁數超過10頁，電子來文除外 需會辦外機關公文或會辦單位不在線上簽核試辦單位 者 (財政稅務局財務管理科等4科雖為府外機關，但因屬本階段上線範圍內，故除外) 附件為實體資料(支票、原始憑證或需簽名蓋章者) 密件公文 公文分類號保存年限10年(不含)以上 人民申請(陳情)案件 依公文複雜程度，由單位主管決定該公文是否更改為紙本簽核 誠信、專業、品質 公文線上簽核說明 總收文不需將線上 簽核公文紙本交由承 辦單位 -線上簽核流程 分文 分文 單位登記桌 承辦人 線上擬簽、創稿 會辦/陳核 承辦人與一、各級 主管可執行線上簽核 承辦人直接將發文 /存查公文送登記桌、 檔案管理人員 總發文維持現有作 業模式執行發文 會辦 分文 其他單位登記桌 發文人員 各級主管、 一層主管 發文 存查 檔案管理人員 單位登記桌 誠信、專業、品質 線上批示、決行、 文稿修改、退件 承辦人 公文線上簽核說明 -線上簽核公文 線上簽核公文長什麼樣子？ 1）公文紙本 2）批核軌跡 以不同顏色註記文字的編修過程軌跡，可一目了然編修的歷程 批核軌跡與批核意見詳實記錄 誠信、專業、品質 如何進行電子收文 - 環境準備 電子收文需要有哪些準備？ 1.e-client收文軟體 2.公文整合系統電子收文整合軟體 3. 讀卡機 4. 機關憑證 誠信、專業、品質 系統登入介紹 行政資訊入口網 (新版公文系統可由本府EIP系統點選使用) 3月20日以後整合於EIP系統 誠信、專業、品質 承辦人作業說明 -由公文整合資訊系統登入 除可由EIP系統登入使用，另可連結 http://odis.cyhg.gov.tw 登入使用 帳號：同行政資訊入口網(EIP)帳號 密碼：預設行政資訊入口網(EIP)密碼， 使用者可自行修改公文系統密碼 誠信、專業、品質 系統操作說明 - 教學項目 總收文作業 • 環境設定-電子交換整合作業 • 收文登錄 • 公文處理說明 誠信、專業、品質 電子收文流程 - 教學項目 電子來文如何收進公文系統？ 誠信、專業、品質 環境設定 - 教學項目 安裝[電子交換整合作業]軟體 誠信、專業、品質 環境設定 收文路徑設定 誠信、專業、品質 - 教學項目 系統操作說明 收文掃描 一般收文登錄 公文分文匣 分文 銷號 總收文作業 電子收文匣 電子公文交換軟體 （eClient） 收文整合程式 內容 公文管理操作說明 誠信、專業、品質 總收文作業說明 - 收文登錄 電子收文匣：電子交換公文 收文掃描：紙本來文轉線上簽核公文 一般收文登錄：紙本來文 誠信、專業、品質 總收文作業說明 誠信、專業、品質 - 線上簽核公文登錄 總收文作業說明 分文 提陳 銷號 修改公文內容 誠信、專業、品質 - 收文處理 總收文作業說明 誠信、專業、品質 - 收文處理 線上簽核注意事項 1. 收文登錄 適用『線上簽核』模式：電子收文、收 文掃描。 『線上簽核』公文，不需將紙本文分送 給承辦單位。 分文清單只會產出紙本簽核模式之公文 簽收清單。 2. 改分公文 承辦單位退分之公文，於「公文分文匣」 處理(不需執行簽收)。 誠信、專業、品質 系統操作說明 課程重點複習(學習評量) 誠信、專業、品質 機關配合事項 新系統啟用時程 101年04月02日啟用新系統。 新、舊系統平行方式 「組織改隸」、「組織整併」機關於新系統導入， 新舊系統平行使用期間。 誠信、專業、品質 機關配合事項 於使用端安裝之軟體 1. 收文人員電腦需安裝電子收文整合程式 2. 公文整合資訊系統憑證匯入。 公文系統網址 1.「文書編輯共通服務平台」網址 http:// edit.nantou.gov.tw/kw 2.「公文整合資訊系統」網址 http:// gdms.nantou.gov.tw 誠信、專業、品質 上線注意事項 電話諮詢 - 諮詢服務管道 線上服務 到場輔導 問題處理 電子郵件 客服系統: 問題紀錄與追蹤處理 建立常見問題 誠信、專業、品質 上線注意事項 - 諮詢服務管道 線上報修服務網 誠信、專業、品質 上線注意事項 - 諮詢服務管道 線上報修登錄 誠信、專業、品質 上線注意事項 - 諮詢服務管道 線上報修登錄 誠信、專業、品質 上線注意事項 - 諮詢服務管道 公文製作系統諮詢服務專線 客服專線：02-2365-6211 免付費客服專線：0800-090-098 客服信箱：[email protected] 誠信、專業、品質 機關配合事項 - 諮詢服務管道 公文整合資訊系統諮詢服務專線 線上報修系統 客服專線：4/2系統上線 縣府駐點人員分機701~705 客服信箱：[email protected] 誠信、專業、品質