Transcript 誠信、專業、品質 - 花蓮縣政府公文整合資訊系統

花蓮縣政府
公文線上簽核推廣
承辦人員教育訓練
誠信、專業、品質
電子公文線上簽核資訊教育訓練
課程大綱
項次
課程內容
時間
1.
• 專案說明
• 系統規劃＆導入說明
• 公文線上簽核說明
20 min
2.
系統操作說明
120min
3.
機關配合事項
15min
4.
意見交流
15min
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專 案 說 明
專案緣起
配合行政院研考會電子公文節能減紙政策，在現行公文系統上搭配自
然人憑證建置線上簽核機制，規劃建置以縣府為中心，集中式的線上
簽核公文管理系統，提供市內各級機關公文管理整合服務。
專案目標
一、提供不同陳核層級處理流程版本，提供縣府與各級機關與鄉鎮市
公所公文簽核應用系統 。
二、整合公文電子交換並結合線上簽核機制提供公文相關表單功能。
三、系統導入(教育訓練與上線輔導)
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系統導入說明
專案導入期程
導入機關
區域
上線時間
秀林鄉、新城鄉、花蓮市
101年10月17日
129國中小、2地政、13 吉安鄉、壽豐鄉、鳳林鎮
代表會、3個二級機關
(水培所、防疫所、體 萬榮鄉、光復鄉、豐濱鄉、
瑞穗鄉
育場)
卓溪鄉、玉里鎮、富里鄉
101年10月24日
101年10月31日
101年11月12日
13公所、5警分局、
花蓮地政
101年12月03日
警察局、衛生局、環保
局、消防局、文化局
101年12月10日
縣政府-15府內單位
102年01月02日
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系統規劃說明
系統介紹
項
次
應用系統
系統功能
1.
公文管理系統




2.
電子/檔案管理系統
 點收、立案、編目、保管、檢調、銷毀、
移轉、應用作業
3.
公文製作系統
 oo公文製作系統
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支援不同屬性機關作業流程
公文線上簽核作業
跨機關會核系統
資訊整合
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系統規劃說明
系統介紹
公文整合資訊系統
http://gdms.hl.gov.tw/
使用帳號、密碼登入
帳號：由系統維護人員建立
密碼：6~10碼(含英、數字)
公文管理系統
公文管理/檔案管理/憑證管理
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專案說明
- 專案範圍
系統範圍
公文整合資訊系統
文
書
作
業
承
辦
人
作
業
主
管
作
業
檔
案
管
理
作
業
系
統
維
護
作
業
oo公文製作編輯軟體
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稽
催
管
制
作
業
縣政府
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花蓮縣政府
應用軟體共享
硬體資源共構
一級機關
二級機關
公文線上簽核說明 -什麼是公文線上簽核?
什麼是公文
線上簽核 ??
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公文線上簽核說明 -什麼是公文線上簽核?
公文線上簽核─
將機關內人工傳送的公文以電子方式在網路
作業環境下，進行線上傳遞、簽核工作，或稱網路
簽核公文。
(文章出處:經營決策論壇/53期/2008.8月
專訪行政院研考會 副主任委員 宋餘俠)
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公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素
哪些公文要做
線上簽核??
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公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素
公文適用線上簽核條件
公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁）
保存年限5年以內(含5年)
附件檔案小於10M
不適用併案公文
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公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素
※符合下列任一情況，不適用線上簽核！！
府一層決行公文
需會辦外機關公文
專案列管件 如立法委員質詢案件、監察案件、人民申請案件
、人民陳情案件、訴願案件
需蓋用印信 (如大印、關防)公文─例如所有人事表單
密件公文(含招標文件)
會計憑證相關公文
附件為實體公文 如：獎狀、設計圖、採購招標文件、
立約商履約保證金保管憑証 …等
公文案情複雜
依公文複雜程度，由承辦人決定該公文是否使用線上簽核
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公文線上簽核說明 -紙本與線上簽核作業差異說明
紙本+電子化公文處理
紙本作業方式
電子來文
印出紙本
完整紙本公文
紙本來文
線上簽核方式
電子來文
紙本作業
方式
紙本文傳遞
線上簽核
方式
數位檔案傳遞
誠信、專業、品質
完整電子化
資訊
紙本批核
流程點記錄
線上簽核
流程點記錄
+簽核點紀錄與軌跡
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紙本檔案
電子檔案
公文線上簽核說明 -差異說明
線上簽核，會有哪些改變？
差異項目
紙本模式
線上簽核模式
公文型式
紙本公文
電子文書
檢核方式
紙本核章
電子憑證
公文流程
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1.系統流程自動化引導
由登記桌/文書
(由決行層級、 會辦資
設定公文流程送件 訊自動設定流程)
2.使用線上傳遞
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公文線上簽核說明 -線上簽核流程（收發版）
文書不需將線上
簽核公文列印紙本交
由承辦人員
分文
文書
承辦人
線上擬簽、創稿
會辦/陳核
承辦人與一、二層
主管可執行線上簽核
線上簽核決行公文
直接將發文/存查公
文送文書、檔案室
紙本簽核決行公文
維持現有作業模式執
行發文，統一送文書
會辦
分文
受會單位主管
文書
單位主管、
一層主管
發文
存查
檔案室
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線上批示、決行、
文稿修改、退件
承辦人
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如何進行公文線上簽核 - 環境準備
公文線上簽核需要有哪些準備？
1.讀卡機
縣府提供各級機關、學校使用之讀卡機
(除各公所、各分局及花蓮地政以外，其餘各機關請上
網至http://ra.hl.gov.tw填報上線前統計）
2. 自然人憑證
戶政事務所可辦理批次申辦及核發，申辦費用每
張275元，辦理時程約5~7工作天。
內政部核發之自然人憑證5年有效期，憑證到期
者可免費展期3年。
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登入頁面說明
-登入系統
正式機 http://gdms.hl.gov.tw/
測試機 http://gdmstest.hl.gov.tw/
使用帳號、密碼登入
帳號：由系統維護人員建立
密碼：6~10碼(含英、數字)
測試機帳號密碼
承辦人
c123456789/a12345
主管
d123456789/a12345
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系統介面圖示說明
欄位名稱
公文簽稿資訊
公文詳細資訊
公文附件
公文辦理期限
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圖示說明
欄位說明
線上簽核公文製作文稿內容(此欄位可排序)。
系統可開啟公文製作。
瀏覽線上簽核公文內容、函復、批核紀錄…等
相關資訊。
表示該公文有夾帶附件檔。
提供公文辦理期限圖示，綠燈表示未逾限，黃
燈表示當日需辦結，紅燈表示逾限。
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如何進行公文線上簽核
-情境模擬講解
承辦人作業
一、系統安裝與環境設定
二、公文製作預設項目設定
三、創稿、創簽擬稿(以紙本作業說明)
四、來文公文處理(以線上簽核作業說明)
五、線上簽核公文清稿、發文或存查
六、一文多稿、先簽後稿
七、檔案借調
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系統安裝與環境設定
請至公文下載區下載下列相關安裝程式:
(1)安裝 OO30_花蓮版.exe
(2)安裝oo_install.exe:包含下列各項軟體:
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系統安裝與環境設定
(2-1)自動顯示java軟體安裝
(2-2)自動顯示中華電信HiCOS憑證
軟體安裝
(2-3)自動開啟註冊元件網頁，完成後會自動關閉
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系統安裝與環境設定
(3).登錄公文管理系統:請輸入帳號、密碼
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系統安裝與環境設定
首次登入公文管理系統時會出現下列設定
點選解除封鎖
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系統安裝與環境設定
環境變數設定 請點選『是』
環境設定完成後，請點選『是』將電腦重新開機
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系統安裝與環境設定
(5).進入公文製作系統會出現下列相關設定:
系統自動更新下載OO(open office)相關參數設定
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公文製作預設項目設定
(1).設定發文機關:
請登入公文管理系統並點選『繕打新公文製作線上簽核』選擇範本(函) > 確定
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公文製作預設項目設定
首次登入公文製作系統會出現發文機關設定；
請依貴單位點選 > 確定
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公文製作預設項目設定
(2)設定值項目設定:點選『設定值設定』
檢查或設定承
辦人名稱、聯絡地址、電話等基本資料是否正確。
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公文製作預設項目設定
(3)公文製作編輯
畫面說明:
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創稿、創簽擬稿
公文製作主要有三種類型可供選擇 :
(1) 紙本簽核 :用於一般紙本取號之公文製作
(2) 線上簽核 :可於線上簽核作業之公文製作
(3) 離線製作 :只供繕打但不需取號之公文製作(如便簽)
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創稿、創簽擬稿
(1)於公文管理系統點選公文製作:繕打新公文-紙本簽核
(2)選擇並新增開啟範本
※ 新增:開新公文範本
※ 例稿創新稿:開啟舊檔
(使用『另存文稿』儲存之公文檔案)
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創稿、創簽擬稿
(3)輸入內容:
檢查發文機關、地址、承辦人等資訊是否正確。輸
入主旨說明(必填欄位)、密等設定…等
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創稿、創簽擬稿
(4)檔號及保存年限設定(必填欄位):
於文稿中點選『檔號』> 顯示檔號編輯畫面 >
輸入年度、分類號、保存年限 > 確定
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創稿、創簽擬稿
(5)設定正副本資訊:如副本需含附件可選擇含附類型
(6)公文內容輸入完畢後點選『取號』，取得正式公文號
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創稿、創簽擬稿
(7)附件管理:如有附件需夾帶(電子檔)，點選附件管理
> 瀏覽 >選擇檔案 > 開啟 > 加入 。
※如為實體附件請選擇媒體形式、附件數量、附件單位
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創稿、創簽擬稿
(8)會辦設定:點選簽稿中會辦單位，選擇會辦單位
(兩個單位以上需填寫簽稿會核單)。
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創稿、創簽擬稿
(9)修改上傳: 已取號之公文如再次修改公文內容可從公
文管理系統中承辦處理匣點選『公文簽稿資訊』
圖示進入編輯公文文稿。編輯完畢後點選
『修改上傳』，系統將會更新所編輯之公文
至公文製作主機儲存。
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創稿、創簽擬稿
(10)列印簽稿(紙本送陳核、會辦):點選上方工具列
『列印』> 選擇印表機 > 確定
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創稿、創簽擬稿
(11)稿轉函預覽:點選上方工具列『稿轉函預覽』
按鈕＞ 預覽 > 確定



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選擇稿轉函類型：
信封開窗紙本函
- 印出機關地址
信封不開窗紙本函 – 不印出機關地址
電子發文函 – 不印出機關地址與署名
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創稿、創簽擬稿
選擇稿轉文類型後即預覽顯示
正式公文資料
(12)公文交換匯出列印:
點選上方工具列
『公文交換匯出列印』
如要列印紙本公文請勾選
『紙本公文列印』。
如要電子交換請勾選『電子交換』
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創稿、創簽擬稿
紙本列印
電子交換匯出
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創稿、創簽擬稿
(13)發文與存查:已決行公文可於公文管理中點選
『公文文號』 > 選擇發文(送至總發文)或
存查(送至檔案室)
顯示發文或存查作業視窗 >
檢查公文資訊及輸入數量 >
儲存 > 即送至發文或檔案室人員
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來文公文處理
(1) 來文函覆開啟公文製作系統:
於公文管理系統點選所要函覆辦理之公文
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來文公文處理
(2) 開新公文 > 選擇範本 > 函 > 開啟
※ 新增:開新公文範本
※ 例稿創新稿:開啟舊檔
(使用『另存文稿』儲存之公文檔案)
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來文公文處理
(3)輸入內容:輸入內容:檢查發文機關、地址、承辦人等資訊
是否正確。輸入密等設定、檔號(必填欄位)、
主旨說明 (必填欄位) 、決行層級設定(必填欄位) …等
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來文公文處理
(4)設定正副本資訊:如副本需含附件可選擇
含附類型
(5)公文內容輸入完畢後點選『修改上傳』，將所編輯之
公文內容自動更新至公文製作主機儲存
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來文公文處理
(6)附件管理:附件夾帶(電子檔)，點選附件管理 >
瀏覽 >選擇檔案 > 開啟 > 加入
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來文公文處理
(7)會辦設定:點選上方工具列『會辦單位』，點選所要
會辦之單位 > 加入 > 確定
※ 如貴機關無平行單位請勿選『平行』
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來文公文處理
(8)傳送:點選上方『傳送』按鈕送至下一流程(陳核或會辦)
此時會跳出憑證驗證畫面請輸入自然人憑證PIN碼
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線上簽核公文清稿、發文或存查
主管簽核後點選『公文簽稿資訊』進入公文製作系統檢視公文
(1)檢視簽核表:陳核主管後請點閱工具列『簽核表』可查看
主管簽核意見紀錄
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線上簽核公文清稿、發文或存查
(2)追蹤修檢視:如主管針對文稿進行修改或批示會
產生下列畫面;
刪除線-刪除文字
下引線-增加文字
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線上簽核公文清稿、發文或存查
(3)清稿:陳核後公文回承辦人並開啟公文製作，使用『清稿』
功能，可將主管修正內容定稿
清稿前
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清稿後
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線上簽核公文清稿、發文或存查
(4)版本檢視:文稿執行過清稿後系統自動會紀錄版本資訊，並
可使用『版本檢視』功能查看文稿紀錄
檢視修訂記錄
檢視其一版本修改紀錄內容
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線上簽核公文清稿、發文或存查
(5)傳送至下一關(發文或存查):至公文管理系統中點選
『傳送至下一關』 > 系統自動開啟公文製作
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線上簽核公文清稿、發文或存查
（6）傳閱設定:至公文管理 > 決行公文 > 點選『傳閱設定』
勾選傳閱人員 > 點選加入(箭頭) >
誠信、專業、品質
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設定
線上簽核公文清稿、發文或存查
(7)執行清稿
(8)傳送至下一關
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線上簽核公文清稿、發文或存查
（9）傳送:確認公文無誤，點選『傳送』，如依公文決行設定
送至發文或檔案室
或
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一文多稿、先簽後稿
※ 一文多稿: 如此文有兩件已上函稿可在第一份函稿編
輯完成後點選『開新檔案』>選擇範本>產生第二份
函稿編輯公文>執行『修改上傳』> 繼續下一個流
程
(但創文時必須先行取號才能做一文多稿的設定，如有多
稿依此類推)
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一文多稿、先簽後稿
※先簽後稿: 與一文多稿類似但簽稿一定要在第一順位，
不能在函稿之前。
創文:先創簽『取號』後完成陳核流程，公文決行回承辦人再
開啟公文製作>點選『開新檔案』>選擇範本>編輯公文
>修改上傳>繼續下一個流程
來文函覆:先產生簽稿後點選『修改上傳』，完成陳核流程，
公文決行回承辦人再開啟公文製作點選『開新檔案』>
選擇範本>編輯公文>修改上傳>繼續下一個流程
誠信、專業、品質
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檔案借調
誠信、專業、品質
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常見問題
(1)項目符號不見:
處理方式：請點選鍵盤『F11』按鍵 >
出現樣式與格式選項 > 點選清單樣式 >
點選鍵盤F11
點選公文條列項目兩下即可恢復項目符號
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常見問題
(2)自然人憑證，無反應或出現錯誤訊息
http://moica.nat.gov.tw/html/
ShowCardInfo.htm
Hicos卡片管理工具，係提供IC卡之憑證
註冊至作業系統的工具。
誠信、專業、品質
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機關配合事項
電話諮詢
- 諮詢服務管道
線上服務
問題處理
電子郵件
客服系統:
問題紀錄與追蹤處理
建立常見問題
誠信、專業、品質
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電話諮詢服務
縣府駐點專線: (038)234756
長科資訊:
(04) 27057397
大同(股)公司花蓮分公司: 03-8549090
誠信、專業、品質
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- 諮詢服務管道