Transcript 二代公文使用者教學講義～承辦人

新北市政府第二代公文自動化系統
建置推廣暨維運服務委外案
共同課程
1
101/07/01
專案網站介面
2
公文管理畫面
常用功能區
主要作業區
功能選單區
公文檢視區
3
有代理人時
 代理人於代理時間內進入系統，於左邊功能樹部
份，會出一有﹝代﹞字的被代理人功能樹。
4
如何設定代理人
1.至｢其它作業｣-｢代理人設定｣
2.點選【新增】 輸入代理人、代理期間。
3.選擇角色點選【存檔】完成設定。
5
E-learning參考資料: 30.1代理人設定
如何查詢公文
1.點選上方捷徑-綜合查詢
2. 『簡易查詢』 、 『進階查詢』 、 『常用查詢』 、 『銷
案/轉文查詢』頁籤擇一點選
3.輸入查詢條件【查詢】。
4.點選公文使用公文檢視區查看公文相關資訊。
6
個人資料設定
 於功能選單區點選 其他作業>我的設定 即可進入資料設定頁
面
 有使用差勤系統之機關，承辦人於差勤系統設定好相關資料
即可，公文系統每日會與差勤系統同步，包括聯絡電話、分
機、傳真與郵件信箱等，未使用差勤系統者就要於公文系統
＞我的設定做設定。
 我的設定內之相關資訊未來會在公文函稿內自動帶出。
7
其他說明
 第一次使用系統注意事項
 二代軟體安裝
路徑：（專案網站下載區軟體下載二代公文安裝(完整) ）
 取消[開啟快顯封鎖程式]勾選、設定信任網站
路徑：（專案網站下載區軟體下載環境安裝 ）
 憑證軟體安裝
路徑： （PORTAL登入後點選右上角自然人憑證註冊連結參考網頁安裝
步驟）或 (專案網站下載區技術文件線上自然人憑證註
冊程序軟體安裝及說明)
 詢問與聯絡方式
 email：[email protected]
 二代客服：2960-3456轉4532至4536
8500轉二代公文客服
8
新北市政府第二代公文自動化系統
建置推廣暨維運服務委外案
承辦人作業
9
課程大綱



10
功能項目介紹
課程內容介紹
案例說明
功能項目介紹
11
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








待簽收區
待辦理區
可抽回區
創簽/創稿查詢
檢視傳閱區
已逾期案件查詢
已調卷未還卷查詢
未結案件查詢
待彙辦區
承辦人報表列印
課程內容介紹
 簽核處理









12
創稿發文
來文存查
擬辦會辦
受會會畢
線上公文傳閱
速別修改
展期申請
調案申請
退收文
案例(1-1)擬辦、紙本陳核、發文
交辦
(主動辦理)
擬辦
紙本陳核
公文送到
長官
長官批示
判發/判存
公文處理
(發文)
公文送到
登記桌
E-learning參考資料:學校案例紙本陳核發文1-1
13
操作 - 擬辦、紙本陳核

1.
2.
3.
4.
14
於｢常用功能區｣(右上方) 點選｢創簽/創稿｣
選擇欲繕打的公文格式(機關用/函稿) 點選【確定】
輸入｢檔號｣、｢決行層級｣等文面資料 點選【存檔】
點選【登錄取號】，選擇紙本簽核。
於『列印』項下點選【公文列印】 點選【列印】。
若要進行流程傳遞(如會辦)，
須先使用點選【登錄取號】，取得公文文號。
操作 – 畫面(1)
1
2
4
3
5
15
操作– 畫面(2)
1
3
2
4
16
操作 - 發文

17
於收到主管決行之紙本公文後，於｢功能選單區｣ ，點選 ｢
承辦人待辦理區｣
1.
於紙本公文上確認長官批示意見，完成公文稿內容修正
2.
進入『承辦』頁籤勾選該筆公文，點選【判發/判存】
3.
進入『已決待發』頁籤，點選｢公文文號｣(底線)
4.
開啟須發文的公文點選【稿轉函】
5.
於『列印』項下點選【公文列印】 點選【列印】
6.
點選【核判發文】
7.
輸入公文頁數點選【確定】 。
操作– 畫面(1)
1
3
4
2
18
操作– 畫面(2)
1
2
3
19
案例(1-2)擬辦、線上陳核、發文
交辦
(主動辦理)
擬辦
線上陳核
公文送到
長官
長官決行
簽收公文
稿轉函
公文處理
(發文)
E-learning參考資料:學校案例線上陳核發文1-2
20
公文送到
登記桌
操作 - 擬辦、線上陳核

1.
2.
3.
4.
21
於｢常用功能區｣(右上方) 點選｢創簽/創稿｣
選擇欲繕打的公文格式(機關用/函稿) 點選【確定】
輸入｢檔號｣、｢決行層級｣等文面資料 點選【存檔】
點選【登錄取號】選擇線上簽核，點選【陳核】。
插入自然人憑証輸入PINCODE密碼，點選【確定】。
若辦理線上公文，需使用自然人憑証，自然人憑証
需先行註冊才可使用（參考P27）。
操作– 畫面(1)
2
1
4
3
5
22
操作– 畫面(2)
1
3
2
23
操作 - 簽收、發文

24
於收到主管決行之線上公文後，於｢功能選單區｣ ，點選 ｢
承辦人待簽收區｣
1.
進入『待簽收區』簽收公文。
2.
進入『待辦理區』 -『已決待發』頁籤，點選｢公文文號
｣(底線)開啟公文，確認長官批示意見。
3. 確認無誤點選【稿轉函】。
4.
於『列印』項下點選【公文列印】 點選【列印】
5.
點選【核判發文】。
6.
插入自然人憑証輸入PINCODE密碼，點選【確定】。
操作 – 畫面(1)
6
7
5
25
操作 – 畫面(2)
1
2
4
3
26
~ 補充 ~ 註冊自然人憑証

1.登入E-PORTAL後，點選自然人憑証註冊連結

2.輸入PIN CODE密碼進行註冊（註冊前需安裝憑証軟體）
27
~ 補充 ~ 憑証軟體安裝步驟
28
~ 補充 ~ 一、二代公文差異
 一代公文
筆硯
繕打公文
一代公文
附貼簽稿
存檔本機
瀏覽檔案
一代公文
給號+上傳
 二代公文
繕打公文
登錄取號
給號 + 上傳
 二代公文的優點
 使用者直接線上繕打公文即可，無須儲存公文檔案在使用者端電腦
後再上傳、合併來文
 系統自動完成登錄取號及整合來文的步驟，節省一代公文系統附貼
簽稿的人工操作
 大幅減少完成附貼簽稿所需的時間
29
~ 補充 ~ 公文草稿
 如何修改草稿：公文草稿未登錄取號前之存檔，將暫存於草稿區
1.於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人創簽/創稿查詢｣
2.於『草稿區』，勾選要修改的資料後點選【修改】
3.修改文面資料 點選【存檔】
預設顯示當日創簽/創稿資料，所以要找出
創簽/創稿資料，須修改｢建立日期｣起迄值。

30
如何登載電子公布欄
1.文書格式上方的｢請輸入文稿類型備註｣欄位，須設定為”刊
登電子公布欄”，並設定刊登天數或起迄日
~ 補充 ~
 待辦理區可分為下列頁籤：
 承辦
顯示承辦人承辦的公文 。
 外會(跨機關)
顯示其他機關會辦過來的公文。
 內會
顯示本機關其他單位/人員會辦過來的公文。
 已決待發
顯示已決行的待發文公文。
 已決待歸
顯示已決行的待存查公文。
31
案例(2-1)來文擬辦、紙本陳核、存查
來文
32
簽收公文
擬辦
紙本陳核
公文送到
長官
長官批示
判發/判存
公文處理
(存查)
公文送到
登記桌
E-learning參考資料:學校案例紙本來文附貼簽稿存查2-1
操作 - 簽收、擬辦、紙本陳核
33

於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待簽收區｣
1.
勾選要簽收的資料  點選【簽收】

於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待辦理區｣
1.
於『承辦』頁籤，勾選要函復的公文 點選【附貼簽稿】
2.
選擇欲繕打的公文格式(機關用/簽) 點選【確定】
3.
輸入｢檔號｣、｢決行層級｣等文面資料 點選【存檔】
4.
於『列印』項下點選【公文列印】 點選【列印】
操作 – 畫面(1)
5
34
操作 – 畫面(2)
1
2
3
4
35
操作 – 畫面(3)
1
2
36
操作 - 存查

37
於收到主管決行之紙本公文後，於｢功能選單區｣ ，點選 ｢
承辦人待辦理區｣
1.
於紙本公文上確認長官批示意見，完成公文稿內容修正
2.
進入『承辦』頁籤，勾選該筆公文，點選【判發/判存】
3.
進入『已決待歸』頁籤，勾選該筆｢公文文號｣點選【核
判存查】
4.
輸入公文頁數點選【確定】 。
操作 – 畫面(1)
1
2
38
操作 – 畫面(2)
39
案例(2-2)來文擬辦、線上陳核、存查
來文
40
簽收公文
擬辦
線上陳核
公文送到
長官
長官批示
簽收公文
公文處理
(存查)
公文送到
登記桌
E-learning參考資料:學校案例線上來文附貼簽稿存查2-2
操作 - 簽收、擬辦、線上陳核
41

於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待簽收區｣
1.
勾選要簽收的資料  點選【簽收】

於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待辦理區｣
1.
於『承辦』頁籤，點選公文文號，開啟公文文面後 
點選【文稿處理】 點選【附貼簽稿】
1.
選擇欲繕打的公文格式(機關用/簽) 點選【確定】
2.
輸入｢檔號｣、｢決行層級｣等文面資料 點選【存檔】
3.
點選【登錄取號】，點選【陳核】。
4.
插入自然人憑証輸入PINCODE密碼，點選【確定】。
操作 – 畫面(1)
5
42
操作 – 畫面(2)
1
2
3
43
操作 – 畫面(3)
1
3
2
44
操作 - 簽收、存查

45
主管決行公文後，於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待簽
收區｣
1.
進入『待簽收區』簽收公文。
2.
進入『待辦理區』 -『已決待歸』頁籤，點選｢公文文號
｣(底線)開啟公文，確認長官批示意見。
3.
點選【核判存查】。
4.
插入自然人憑証輸入PINCODE密碼，點選【確定】。
操作 – 畫面(1)
1
2
46
操作 – 畫面(2)
1
2
47
案例(3-1)擬辦、紙本陳核、送會
交辦
(主動辦理)
擬辦
(會辦設定)
送出會辦
公文送到
長官
長官批示
會辦送出
受會單位
處理
公文送回
承辦人
E-learning參考資料:學校案例紙本公文會辦存查(紙本3-1、4-1)
48
操作 - 擬辦、會辦設定、紙本陳核(送會)

1.
2.
3.
於｢常用功能區｣ ，點選 ｢創簽/創稿｣
選擇欲繕打的公文格式(機關用/簽) 點選【確定】
輸入｢檔號｣、｢決行層級｣ 等文面資料 點選【存檔】
點選【登錄取號】，於『列印』項下點選【公文列印】 
點選【列印】 。
4. 點選【會辦】 點選『內會』頁籤  選擇內會承辦人 
點選【】 點選【送出會辦】
49
操作 – 畫面(1)
1
2
4
3
5
50
操作 – 畫面(2)
3
1
5
2
4
51
案例(3-2)擬辦、會辦設定、線上陳核(送會)
公文送到
長官
送出陳核
交辦
(主動辦理)
擬辦
(會辦設定)
(請示主管待會辦)
公文送回
登記桌
送出會辦
(直接會辦)
E-learning參考資料:學校案例線上公文內會同單位(線上3-2 4-2)
學校案例線上公文內會不同單位(線上3-2 4-2)
52
操作 - 擬辦、會辦設定、線上陳核（直接送會）

1.
2.
於｢常用功能區｣ ，點選 ｢創簽/創稿｣
選擇欲繕打的公文格式(機關用/簽) 點選【確定】
輸入｢檔號｣、｢決行層級｣ 點選【存檔】，點選【登錄取
號】
3. 點選【會辦】插入自然人憑証輸入PINCODE密碼，點選
【確定】。
4. 選擇同單位會辦人  點選【】 點選【送出會辦】
53
操作 – 畫面(1)
1
2
4
3
5
54
操作 – 畫面(2)
1
3
2
55
操作 - 擬辦、會辦設定、線上陳核(請示主管待會辦)

1.
2.
於｢常用功能區｣ ，點選 ｢創簽/創稿｣
選擇欲繕打的公文格式(機關用/簽) 點選【確定】
輸入｢檔號｣、｢決行層級｣ 、｢擬辦方式｣(先簽後稿)等文面
資料 點選【存檔】，點選【登錄取號】
3. 點選【會辦】插入自然人憑証輸入PINCODE密碼，點選
【確定】。
4.
選擇內會單位 選擇不同單位會辦人 點選【】 點
選【陳核】
56
操作 – 畫面(1)
1
3
2
4
5
57
操作 – 畫面(2)
3
1
2
4
58
~ 補充 ~會辦順序

若會辦對象包含同單位內人員、其他單位，會辦的順序為：
1) 同單位
2) 其他單位

會辦單位若有登記桌編制，則會辦對象設定為會辦機關或單
位名稱，若無登記桌編制，則直接設定會辦人。
59
案例(4-1)受會、紙本陳核、會畢
來會公文
簽收公文
表示意見
紙本陳核
公文送到
長官
長官批示
簽收公文
會畢
公文送回
登記桌
E-learning參考資料:學校案例紙本公文會辦存查(紙本3-1、4-1)
60
操作 - 簽收、表示意見、紙本陳核

於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待簽收區｣
1. 勾選資料(來會公文)點選【簽收】
2. 於紙本公文上表示意見

於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待辦理區｣
1. 點選『內會』頁籤
2. 確認該筆公文顯示於列表
61
操作 - 簽收、會畢

62
~紙本簽核
於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待辦理區｣
1.
於紙本公文上確認長官批示意見
2.
點選『內會』頁籤
3.
勾選已決行的來會公文文號點選【會畢】
操作 – 畫面
1
2
63
案例(4-2)受會、線上陳核、會畢
來會公文
簽收公文
表示意見
線上陳核
公文送到
長官
長官批示
簽收公文
會畢
公文送回
登記桌
E-learning參考資料:學校案例線上公文內會同單位(線上3-2 4-2)
學校案例線上公文內會不同單位(線上3-2 4-2)
64
操作 - 簽收、表示意見、線上陳核

於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待簽收區｣
1. 勾選資料(來會公文)點選【簽收】

於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待辦理區｣
1. 點選『內會』頁籤
2. 確認該筆公文顯示於列表
3. 於線上公文意見輸入區上表示意見，點選【陳核】。
4. 插入自然人憑証輸入PINCODE密碼，點選【確定】。
65
操作 – 畫面(1)
2
4
1
3
66
操作 – 畫面(2)
1
3
2
67
操作 - 簽收、會畢

68
~線上簽核
於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待簽收區｣
1. 簽收長官決行的公文。
2. 點選『待辦理區』-『內會』。
3. 點選｢公文文號｣(底線)開啟公文，確認長官批示意見 
點選【會畢】。
4.
插入自然人憑証輸入PINCODE密碼，點選【確定】。
操作 – 畫面(1)
3
4
1
2
69
操作 – 畫面(2)
1
3
2
70
案例(5)傳閱設定（線上公文）
長官批示
公文傳閱
(存查)
公文送到
登記桌
E-learning參考資料:學校案例5傳閱設定
71
操作 – 傳閱設定

72
~線上簽核
長官批示完成之公文，於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人
待辦理區｣
1.
（於己決待歸區或已決待發區）點選要傳閱之公文點
選【傳閱設定】
2.
傳閱設定完成後，勾選要核判存查的資料 點選【核判
存查】或【核判發文】
使用時機：請於公文主管決行後，發文或存查前可設定
傳閱相關人員。發文存查後即無法設定傳閱。
操作 – 畫面(1)
2
4
1
3
73
表單申請說明總表
主管批示紙本：
(申請流程選擇後，仍採紙本簽核，主管紙本批示後，由登記桌登錄)
表單類別
展期申請
(申請時點選「登記桌代批」)
專案管制申請
承辦人
於系統中申請
，紙本陳核主管
調案（跨科組室）
登記桌
檔管人員
於系統中註記表單已決行
-
於系統中註記表單已決行
-
-
於系統中註記調案核可
主管於系統中批示：
表單類別
承辦人
主管
檔管人員
展期申請
(申請時點選「主管系統批核」)
-
密等變更申請
-
速別修改申請
-
銷案申請（創簽稿公文）
文件移交申請
承辦人於系統中申請
於系統中核示
-
公文自領申請
74
調案(本科組室)
於系統中註記調案核可
調案展期
於系統中註記調案展期核可
案例(6)來文速別修改
來文

公文
速別修改
長官批示
於｢功能選單區｣ ，點選 ｢表單作業速別修改申請｣
1.輸入須速別修改的公文文號
2.點選【查詢】
3.輸入｢修改後速別｣、｢申請原因｣點選【申請】
4.點選【申請】，表單由主管決行
E-learning參考資料:學校案例6速別修改
75
表單查詢
操作 – 畫面
3
2
1
3
76
案例(7-1)來文展期
來文

公文展期
長官批示
於｢功能選單區｣ ，點選 ｢表單作業公文展期申請｣
1.輸入須展期的公文文號
2.點選【查詢】
3.輸入｢展期天數｣、｢申請原因｣點選【主管系統批核】
，表單將線上送至主管決行
E-learning參考資料:學校案例展期申請線上7-1
77
表單查詢
操作 – 畫面
2
1
4
3
78
案例(7-2)來文展期
來文

公文展期
長官批示
於｢功能選單區｣ ，點選 ｢表單作業公文展期申請｣
1.輸入須展期的公文文號
2.點選【查詢】
3.輸入｢展期天數｣、｢申請原因｣點選【登記桌代核】
，表單將紙本送至主管決行
E-learning參考資料:學校案例展期申請紙本7-2
79
表單查詢
操作 – 畫面
2
1
4
3
80
~ 補充 ~ 公文展延限制

一般案件展延限制
1. 限期公文不得辦理展期
2. 第一次展延不得超過原預定結案日期的一倍。
3. 第二次展延天數系統不設限制，但須符合管考規定。
4. 創簽稿公文第一次展期天數限制為10工作天，第二次以後
之展延天數不設限制，但須符合管考規定。
人民陳情案件展延限制
1. 人民陳情案件總展延申請不得超過30天(工作天)。
2. 人民申請案件第一次展期上限為30天(日曆天)，總展延天
數不得超過60天(日曆天)。
81
案例(8)調案申請
已歸檔公文

公文調案
長官批示
於｢功能選單區｣ ，點選 ｢表單作業調案申請｣
1.輸入欲調案的公文文號點選【查詢】
3.輸入｢分機｣、｢申請原因｣、｢調案方式｣點選【申請】
4.點選【申請】 ，表單送到主管
5.主管決行表單後，承辦人調案申請單至檔管調案
E-learning參考資料: 調案--紙本原件
調案--線上公文
82
表單查詢
操作 – 畫面
1
2
3
2
1
83
~ 補充 ~ 表單查詢

於｢功能選單區｣ ，點選 ｢表單作業點選｢表單查詢作業｣
1.選擇｢表單種類｣=‘調案申請’
2.點選【查詢】，檢視表單狀態
3
2
1
84
~ 補充 ~ 調案作業方式

調閱單目(單件公文)
1. 限本科組室
申請人員
線上申請
2.
主管
紙本批示
業務機關主
管紙本批示
檔案人員
調卷處理
(人工作業)
(人工作業)
調閱全卷、全案
申請人員
口頭提出
85
檔案人員
調卷處理
跨科組室/跨機關
申請人員
列印申請單

申請人列印
申請單
主管
線上批示
檔案人員
列印申請單
申請人持單
由主管批示
(人工作業)
檔案人員
調卷處理
補充～併辦公文



86
併辦完成後，點選公文資訊即可檢視併辦公文案件資訊
併辦案件以最早時間的公文為主文號
併辦限辦日期以主文號為準
案例(9)如何處理非承辦公文（退文）
來文

公文處理
(退總收文)
陳核
於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待辦理區｣
1.於『承辦』頁籤，勾選欲退文之公文 點選【退總收文】
2.選擇｢退文類別｣：改分、明顯錯分、公文資料修改
3.輸入建議承辦單位後點選【確定】
E-learning參考資料:學校案例9退總收文
87
公文送到
長官
操作 – 畫面
3
1
2
5
4
88
補充-臨時憑證補簽
1. 同仁未帶自然人憑證時可使用臨時憑證，但需於發文或存查
前進行補簽作業。
2. 點選其他作業，點選臨時憑證待補簽
3. 勾選未補簽資料，插入自然人憑證點選【補簽】。
3
2
1
89
E-learning參考資料: 30.2臨時憑證補簽
其他說明
 如何引入一代公文之公文
方法一：於一代公文系統將公文匯出成標準公文di檔案後，於
二代公文系統之公文製作頁面點選【檔案處理】 點選
【匯入本機檔案】，選定欲引入之公文即可。
方法二：以筆硯開啟一帶公文之公文檔，以複製、貼上方式，
將公文內容貼至二代公文系統之製作頁面上即可。
 自建通訊錄的匯入方法
1. 於受文者設定頁面點選【匯出清單】，依據匯出之檔案欄
位格式編輯自建通訊錄。
2. 完成自建通訊錄檔案編輯後，點選【匯入清單】，並選定
自建通訊錄檔案後點選【確定】即可。
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Q&A
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