Transcript 新北市二代公文使用者教育訓練教材-文書

新北市政府第二代公文自動化系統
建置推廣暨維運服務委外案
文書人員-二代公文共同課程
1
101/07/01
專案網站介面
2
公文管理畫面
常用功能區
主要作業區
功能選單區
公文檢視區
3
有代理人時
 代理人於代理時間內進入系統，於左邊功能樹部
份，會出一有﹝代﹞字的被代理人功能樹。
4
如何設定代理人
1.至｢其它作業｣-｢代理人設定｣
2.點選【新增】 輸入代理人、代理期間。
3.選擇角色點選【存檔】完成設定。
5
如何查詢公文
1.點選上方捷徑-綜合查詢
2. 『簡易查詢』 、 『進階查詢』 、 『常用查詢』 、 『銷
案/轉文查詢』頁籤擇一點選
3.輸入查詢條件【查詢】。
4.點選公文使用公文檢視區查看公文相關資訊。
6
個人資料設定
 於功能選單區點選 其他作業>我的設定 即可進入資料設定頁
面
 有使用差勤系統之機關，承辦人於差勤系統設定好相關資料
即可，公文系統每日會與差勤系統同步，包括聯絡電話、分
機、傳真與郵件信箱等，未使用差勤系統者就要於公文系統
＞我的設定做設定。
 我的設定內之相關資訊未來會在公文函稿內自動帶出。
7
其他說明
 第一次使用系統注意事項
 二代軟體安裝
路徑：（專案網站下載區軟體下載二代公文安裝(完整) ）
 取消[開啟快顯封鎖程式]勾選、設定信任網站
路徑：（專案網站下載區軟體下載環境安裝 ）
 憑證軟體安裝
路徑： （PORTAL登入後點選右上角自然人憑證註冊連結參考網頁安裝
步驟）或 (專案網站下載區技術文件線上自然人憑證註
冊程序軟體安裝及說明)
 詢問與聯絡方式
 email：[email protected]
 二代客服：2960-3456轉4532至4536
8500轉二代公文客服
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機關收文人員
9
功能項目介紹








10
收文取號及條碼列印
WEB OCR (紙本來文掃描/辨識)
收文登錄作業
電子收文作業
待簽收區
待辦理區
可抽回區
收文報表列印
課程內容介紹
 收文處理
 電子來文處理
 紙本來文處理
 銷號
 分文
 改分
11
二代公文系統
紙本來文
電子來文
創簽/創稿
掃描/辨識
收文登錄
符合
線上簽核推動規
範
指定
承辦單位
線上簽核
紙本簽核
承辦人變更
12
收文處理說明
13
步驟
電子來文
紙本來文
紙本來文
收文取號、列印條碼、貼條碼
---
1
1
拔釘、整理、放入隔頁紙
---
---
2
紙本掃描、辨識、調整、匯出
---
---
3
收文登錄
1
2
4
分文
2
3
5
’數字’(1、2、3、、)表示該步驟是：
必須執行的作業
作業步驟的順序
(掃描)
案例(1)－電子來文、登錄、分文
轉入
電子來文
登錄
電子來文
分文
公文送到
承辦人
14
操作－登錄電子來文、分文

於左側功能選單點選｢電子收文作業/待登錄區」
1. 點選「來文字號」(底線)
2. 查看更詳細之電子來文資料，設定「承辦人」【確定】

於左側功能選單點選｢待辦理區」
1. 勾選欲分文之公文【分文】
15
電子來文登錄完成後，系統自動給予「公文文號」及將公
文傳送至｢待辦理區｣等待分文
線上簽核公文分文不需列印分文清單。
操作－畫面(1)
1
2
4
16
若電子來文需
走紙本流程，
請將是否為線
上簽核勾勾取
消。
3
操作－畫面(2)
3
1
2
17
其他說明

若電子來文為本機關副本，無需取號辦理時，請點選不取
號按鈕。
 於左側功能選單點選｢電子收文作業/待登錄區」
 由來文字號可判定為機關副本
1.勾選來文資料 【不取號】
2.輸入原因後點選【確定】
18
操作－畫面
3
1
2
19
案例(2)－紙本來文登錄、紙本分文
紙本來文
(含人民申請與人民陳情)
列印條碼/
貼條碼
紙本來文
登錄
若人民申請案勾選[非網路申辦受理
單據]，則承辦人需至人民申請系統
填寫電子郵件信箱等聯絡人資料
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分文
(列印清單)
公文送到
承辦單位
操作－取號(貼條碼)、收文登錄
於左側功能選單點選｢收文登錄作業」
1.點選【條碼列印】，將條碼貼至紙本來文右下角
2.依據來文公文內容輸入資料及設定「承辦人」 【確定】
3.完成收文登錄，公文傳送至｢待辦理區｣等待分文
於左側功能選單點選｢待辦理區」
1.勾選欲分文之公文【分文】
21
操作－畫面
3
1
2
22
操作－畫面
3
1
2
23
案例(3)－紙本來文、掃描辨識、登錄、分文
紙本來文
列印條碼/
貼條碼
拔釘、整理、
放入隔頁紙
掃描、辨識
調整、匯出
公文送到
承辦單位
分文
收文登錄
(引入)
紙本來文若採取線上簽核，則需將紙本掃描成電子檔。
24
操作－取號(貼條碼)、掃描辨識
 執行收文準備作業：請依據指示安裝必要程式
1. ｢WEB OCR」-安裝掃描辨識系統

於左側功能選單點選｢收文取號與條碼列印」
 選擇「取新號」輸入｢數量｣
 點選【條碼機列印】或【印表機列印】印出條碼
將條碼貼到公文的右下角處
 於左側功能選單點選｢WEB OCR」
§ 拔釘、整理、放入隔頁紙
§ 進行掃描/辨識調整/匯出
25
操作－畫面(1)
26
操作－畫面(2)
27
操作－ 登錄(引入)、分文

於左側功能選單點選｢收文登錄作業」
1.於｢公文文號｣欄位，使用條碼閱讀機刷入紙本公文右下角的
公文條碼
2.檢查帶入之公文資料及設定承辦單位 【確定】
※欄位名稱(*)為必填欄位、 ｢是否為線上簽核｣欄位須勾選
3.完成收文登錄，將公文傳送至｢待辦理區｣等待分文

28
於左側功能選單點選｢待辦理區」
1.於『待分文』頁籤
2.「簽核類別」選取‘線上簽核’勾選欲分文之公文【
分文】
操作－畫面(1)
4
2
1
3
29
說明：掃描後引入公文，系統將預設為線上簽核。
操作－畫面(2)
3
1
2
30
案例(4)－如何處理改分
承辦人
退收文改分
長官核示/
同意改分
登記桌
退收文
收文人員
簽收
收文人員
重新指定
公文送到
承辦人
31
操作－簽收、重新指定承辦人

於左側功能選單點選｢待簽收區」
1.勾選要簽收的公文 【簽收】

於左側功能選單點選｢待辦理區」
1.於『待處理』頁籤，勾選要重新指定承辦人的公文 【重新
指定承辦人】
2.設定｢承辦人｣ 【確定】
3.於『待處理』勾選要分文的公文 【分文】，公文傳送至承
辦人
32
操作－畫面
3
1
5
2
7
4
9
6
33
8
案例(5)－ 收文登錄完成後，如何銷號
收文登錄

銷號
於左側功能選單點選｢待辦理區」
1. 於『待分文』頁籤，勾選要銷號公文 【銷號】
2. 輸入｢銷號原因｣ 【確定】
3. 已銷號公文，可至｢綜合查詢｣-｢銷案/轉文查詢｣頁籤查詢
※ 銷號：來文只有收文人員可對重複收文的來文進行銷號
，承辦人不可對來文申請銷號。
34
操作－畫面
3
4
1
2
35
機關發文人員
36
功能項目介紹
1.待簽收區
2.待發文區
3.待歸檔區
4.可抽回區
5.電子發文補發
6.紙本公文補印
7.列印地址標籤
8.電子公布欄資料維護
9.掛號郵資輸入及列印
10.發文報表列印
37
課程內容介紹
 發文處理
 發文
 電子發文補發
 紙本補印
 刊登電子公布欄
 掛號郵資輸入及列印
38
案例(1)－發文處理
公文
送發文
簽收公文
開啟文面
繕印、校對
發文登記
發文
(紙本郵寄/
電子交換)
送到檔案
室
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送歸檔
確認電子受
文機關接收
操作－簽收、繕校

於左側功能選單點選｢待簽收區」
1.公文送至發文人員，勾選欲處理之公文點選【簽收】

於左側功能選單點選｢待發文區」
1.勾選欲處理之公文點選【發文】，開啟函可檢閱內文
2.確認無誤，若有紙本郵寄或紙本遞送之受文者，於『列印』
項下點選【公文列印】  【受文者列印】勾選受文者 【
設定完成】  【列印】印出紙本公文
3.點選【發文登記】
4.若有電子交換之受文者，系統將自動轉出要電子交換之檔案
40
操作－畫面(1)
3
1
2
4
41
5
強制簽收：公文在承辦人以決待發區時，發文人員因公文需緊急發文，發
文人員可進行強制簽收發文。
操作－畫面(2)
42
操作－送歸檔

43
於左側功能選單點選｢待歸檔區」
1.確認該公文電子交換的受文機關皆已收到公文後，勾選該筆
公文，點選【送檔案室】
2.若屬紙本簽核公文，系統提示是否列印「送歸檔清單」【
確定】 【列印】
注意：若送歸檔後就無法
電子發文補發
操作－畫面
3
1
2
說明：發文人員可依送歸檔公文狀況，決定是否進行『取消
發文登記』。
44
案例(2)-如何重發電子公文
未收到
電子公文
電子公文
重發
重新
電子交換
 操作：於左側功能選單點選｢機關發文/電子發文補發」
1. 點選未發文成功的公文點選【細部資訊】 勾選未發文
成功的受文者機關點選【重新轉出交換檔】，系統將重
新產生電子交換檔案，等候電子交換
前提：該公文尚未送歸檔
45
操作－畫面
3
1
2
5
4
46
案例(3)-如何補印紙本公文
未收到公
文
紙本公文
補印
紙本公文
郵寄/遞送
 於左側功能選單點選｢紙本公文補印」
1. 輸入查詢條件點選【查詢】，勾選查出之公文點選【重
印】，於公文製作畫面，於『列印』項下點選【公文列印】
【受文者列印】勾選受文者【設定完成】【列印】印
出紙本公文
47
操作－畫面
3
2
1
48
4
案例(4)-如何維護電子公布欄登載期限
承辦人選擇
刊登電子公布欄
發文登記
刊登
電子公布欄
 於左側功能選單點選｢機關發文/電子公布欄資料維護」
1. 可修改登載日期，點選【顯示查詢條件】，輸入查詢條件
，查出該電子公布欄資料，勾選該筆資料，點選【修改登
載日期】，調整登載起迄，點選【確定】
2. 若欲刪除電子公布欄資料，勾選該筆電子公布欄資料，點
選【刪除】
3. 可查詢所有歷史公告及刪除公告
49
注意：於｢機關發文｣-｢待簽收區/待發文區」
表格資料區「布」欄位，有註記“＊”，
表示該公文發文登記後將刊登於電子公布欄
操作－畫面
3
2
1
50
5
4
案例(5)-如何列印交寄大宗限時掛號/掛號函件執據
紙本公文
郵寄

掛號郵資
輸入及列印
於左側功能選單點選｢掛號郵資輸入及列印」
1.方式一：於「受文者條碼」欄位，使用條碼閱讀機，刷入紙
本受文者上方之條碼，可多筆連續刷入
2.方式二：於「公文文號」欄位，輸入「發文字號」中之「公
文文號」，點選【刷入】或按“Enter”鍵，系統會自動帶出
該公文之所有紙本受文者，可多筆連續輸入
3.再輸入「郵資」金額，點選【列印】
注意：
若使用此功能，公文受文者發文方式需為紙本郵寄。
51
操作－畫面
4
3
2
1
52
其他說明(1/3)
 一稿多發及一文多稿
1. 一稿多發：分繕方式包括「一文多發」與「分址分文」，
例如正副本行文單位。
2. 一文多稿：同一文號發多份函時，第一稿之發文號為公文
文號(例如：1000000001)，第二稿起之發文號為公文文號+
支號(例如：10000000011)。
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其他說明(2/3)
 發文校對操作說明
1. 點選函文面的「正/副本處」，開啟「正副本設定畫面」(
單一稿)，提供下述功能：
(一)顯示電子交換、郵寄、紙本、附件數之數量
(二)設定「分繕方式」：一文多發、分址分文（隱藏/
不隱藏）、如行文單位
(三)公文列印
(四)附件處理：開啟附件列印
(五)正副本的相關處理(修改[發文方式]、[對應機關]
、[順序]、……等)
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其他說明(3/3)
 發文校對操作說明
2. 點選「公文列印」後開啟預視畫面
3. 點選「附件處理」後開啟附件列表，點選前方「
」圖示，可逐一開啟附件(檢視或列印)
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放大鏡
稽催管考作業
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功能項目介紹
 稽催郵件通知設定
 稽催報表列印
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課程內容介紹
 設定郵件人員
 報表介紹
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案例-設定稽催郵件接收人員
設定郵件
接收人員
系統
自動發送
說明：
 設定為接收人員之同仁，將收到全機關之稽催郵件。
 機關及單位長官、承辦同仁無需另行設定，即可收到該單
位之稽催郵件。
59
操作 – 設定稽催郵件人員

60
操作說明
1. 點選左側選單｢稽催作業｣-｢稽催郵件通知設定｣
2. 點選【新增】按鈕進行設定→選擇機關名稱與可收到稽催
郵件人員→ 【存檔】 。
畫面(1)
2
3
4
1
61
畫面(2)
62
報表如何列印(1/2)
1.選擇欲列印之報表項目
2.輸入查詢條件
3.點選【預覽列印】開啟報表列印視窗
4.按下【列印】即可列印報表
1
63
3
2
4
報表如何列印(2/2)-預覽報表
功能區
資料顯示區
64
報表

送會逾期清單
 提供研考人員檢視送會之逾期案件。
 受會公文辦理日數表
 提供研考人員針對受會機關調查是否於3日內會畢，如主
計處常調查機關內會辦別機關案件是否逾期。

已結案件清單
 提供研考人員檢視已結之案件。
 空號號碼一覽表
 提供研考人員檢視公文銷號原因。
65
報表

公文時效統計表
 提供研考人員了解各公文類型(如一般公文、人民申請、人
民陳情、專案管制、訴願案件、立法委員質詢案件、監察
案件)時效統計表。
 統計表
 提供公文處理成績月報表、人民申請案件統計表與人民陳
情案件統計表。
 列管登記簿
 提供研考人員使用此表單針對法院列管案件、檢調案件，
查詢是否如期結案。
 送會清單
 提供研考人員檢視送會外機關未結案件、送會機關內未結
案件、送會外機關已結案件、送會機關內已結案件。
66
報表

受會清單
 提供研考人員檢視受會於自己機關之案件。
 逾期案件清單
 定期利用公文管理系統列印逾期未結案清單，送交機關長
官核閱後，送請直屬主管督促所屬限期辦結。

密件案件統計表
 提供研考人員了解各月密件案件數。
 發文決行層次分析表
 提供研考人員了解一層以上的府文案件。
67
報表

人民申請案件明細表
 提供人民作業相關之辦理情況。包含補正、創稿。
 發文/存查使用天數明細表
 提供存查、發文公文案件的辦理日數之調查。

未結案事前檢查表
 針對限辦日期將屆尚未辦結之公文，研考人員利用公文管
理系統列印此表單，送交轉請直屬主管提醒所屬承辦人依
限辦結。
 未結案件清單
 提供研考人員檢視所有公文未結案件清單，包含逾期未結
及無逾期未結之案件。
68
報表

展期清單
 提供研考人員檢視逾期案件未辦展期的案件查詢或逾期案
件已辦展期的案件。

公文併/彙辦作業明細表
 提供研考人員可檢視主併辦案件與被併辦案件和主彙辦案
件與被彙辦案件。
69
機關檔案管理人員
70
課程內容介紹
 檔案處理
 紙本點收、編目
 線上點收、編目
 調案
 調卷
71
案例(1)-如何處理歸檔的紙本公文
送歸公文
點收
72
編目
掃描
上架
操作 – 點收

73
前提：已收到紙本
1. 檢查歸檔公文是否符合點收條件
2. 於左側選單點選｢檔案點收(含退件)｣
3. 於『紙本待點收』頁籤的｢公文文號｣處逐筆刷入歸檔公文
條碼【點收】
操作 – 編目
1. 於左側選單點選｢案件編目著錄｣
2. 於『紙本待編目』頁籤的｢公文文號｣處刷入歸檔公文條
碼 檢視歸檔內容及檔號 【存檔】
74
操作 – 掃描

75
前提：已編目完成
1. 若符合歸檔公文影像掃描範圍的公文，始可進行影像掃瞄
2. 將要掃描公文拔釘、文件整理及放入隔頁紙
3. 於左側選單點選｢WEB掃描工作站｣進行掃描/上傳
操作(一) – 掃描
1. 於左側選單點選｢匯入影像｣ 【影像匯入】
76
操作(二) – 掃描
1. 於左側選單點選｢歸檔公文查詢｣
2. 於｢公文文號｣輸入已掃描公文文號 【查詢】
3. 點選下方資料區資料 【電子檔案】 於｢文件類別｣
為“影像”，點選｢檔案名稱｣(底線)
77
~ 補充 ~

操作-退件處理
1. 於左側選單點選｢檔案點收(含退件)｣
2. 於『已點收查詢』頁籤的｢公文文號｣處刷入欲退件的公文
條碼 【退件】
3. 輸入退件原因 【確定】
2
1
78
3
操作-分併卷處理
 操作-分併卷處理
 輸入欲調整的卷宗夾之檔號 【查詢】
 勾選要調整的公文 【分併卷】
 輸入新檔號 【確定】
4
2
6
5
1
3
79
~ 補充 ~
80

檔案保管作業
1. 在案件編目著錄時，已註記入庫保管日期，故不須在檔案
保管作業進行入庫確認。

回溯編目作業
1. 提供建立較早期之紙本公文資料，以利公文歷史保存參考
，回溯編目可分為案件回溯與案卷回溯。
案例(2)-如何處理歸檔的線上簽核公文
加機關章
點收
送歸公文
編目
1. 於左側選單點選｢檔案點收(含退件)｣
2. 於『線上待點收』頁籤選擇｢承辦機關｣、｢承辦單位｣ 
【查詢未點收】  勾選要點收的公文文號 【點收】
2
81
1
操作– 加機關章
1. 於『線上待點收』頁籤選擇｢承辦機關｣、｢承辦單位｣
【查詢未機關憑證加簽】 勾選欲處理資料 【加
機關章】
1
2
注意：加機關章時，需插入機關憑證
82
操作– 自動編目
1. 於左側選單點選｢案件編目著錄｣
2. 於『線上編目』頁籤 【查詢未編目】 【自動編目】
 【存檔】
83
~ 補充 ~ 已編目查詢

84
操作
1. 於左側選單點選｢案件編目著錄｣
2. 於『已編目查詢』頁籤，輸入｢點收日期｣起迄  【查詢】
3. 勾選下方資料區資料，查看檔案相關資料
案例(3)-如何處理調卷
收到調案單時
調案單
同意調案
公文給
申請人
還卷處理
上架
列印逾期
未還卷清單
送到
申請單位
展期處理
延後
還卷日期
收到歸還的公文時
公文送還
逾期未還卷時
稽催次數
註記
收到調卷展期單時
調案展期
85 單
操作 – 收到調案單
1. 點選左側選單｢檢調作業｣
2. 於『調案申請』頁籤中，勾選該筆公文文號 【同意調案】
3. 確認｢調案天數｣、｢總頁數｣、｢備註｣ 【確定】
4. 借出紙本檔案
86
操作 – 收到歸還的公文
1. 點選左側選單｢檢調作業｣
2. 於『調案未歸』頁籤中的｢公文文號｣處刷入歸還的公文條碼
【還卷】
3. 將紙本檔案上架
87
操作 – 如何稽催逾期未歸還的公文
1. 點選左側選單｢檢調作業｣
2. 於『調案逾期』頁籤勾選須稽催的公文文號 
【催卷次數註記】
88
操作 – 逾期未歸還檔案稽催單
1. 點選左側選單｢檔管報表作業｣，選擇報表-｢逾期未歸還
檔案稽催單｣  設定【調案機關】、【調案逾期天數
】 【預覽列印】【列印】
2. 將逾期未歸還檔案稽催單送至申請單位/人
89
操作 – 收到調案展期單
1. 點選左側選單｢檢調作業｣
2. 於『調案未歸』頁籤中的｢公文文號｣處，輸入調案展期單的
公文文號【刷入】【展期處理】
3. 點選資料區展期資料，確認｢展期後應歸還日期｣、｢展期天
數｣ 、｢展期原因｣ 、｢展期備註｣ 【存檔】
4. 延長此調案的應歸還日期
90
~ 補充 ~ 調閱權限設定

91
前提：若須提供使用者調閱｢線上簽核公文/紙本掃描公文影
像｣類的公文，須做此項設定
1. 於左側選單點選｢調閱權限設定｣
2. 於『新增』頁籤，選擇｢使用者機關｣、｢使用者單位｣  挑
選｢使用者｣至右側框 【新增分類號】
3. 勾選檔號資料 【確定】
案例(4)-如何進行機密等級變更
列印
待解密清單
承辦單位
審核
機密等級
變更/註銷
1.於左側選單點選｢機密等級變更｣
2.輸入列印待解密清單的條件 【查詢】【預覽待解密清
單】【列印】
92
操作 –機密等級變更
1. 將待解密清單送至到機關/單位/人
2. 待清單回復後，於左側選單點選｢機密等級變更｣，輸
入須解密資料的條件 【查詢】
3. 勾選須變更/註銷的公文 【變更/註銷】
4. 依據清單進行｢檔號調整｣、｢主旨｣等欄位【確定】
93
注意：若機密公文解密後需再次於系統中重新編目！
案例(5)-如何立案
準備資
料

94
匯入
前提：若每年度都有一版次的新分類號/案次號時，由各機
關檔館人員進行(二代公文系統不授權機關管理者進行資料
維護)
1. 點選左側選單｢檔案分類號維護｣ 【匯入檔號】【下載範
本檔】
操作(一) –立案
1. 依據範本檔格式，製作完成下年度立案資料
95
操作(二) –立案
1. 點選左側選單｢檔案分類號維護｣ 【匯入檔號】【瀏
覽】 選擇檔案 【確定】
96
操作 – 如何維護立案資料

97
前提：須修改分類號資料時
1. 點選左側選單｢檔案分類號維護｣
2. 輸入查詢條件 【查詢】
3. 勾選須要維護的資料 【修改】 修改內容 【存檔】
操作 – 如何維護案次號
 前提：須修改案次號資料時
1. 點選左側選單｢案次號維護｣
2. 輸入查詢條件 【查詢】
3. 勾選須要維護的資料 【修改】  修改內容【存檔】
98
系統維護作業
99
功能項目介紹

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




100
自定流程設定
組織單位維護
使用者維護
職務資料維護
職務預排流程設定
機關憑證管理
系統管理報表列印
課程內容介紹
 系統設定
 檢查組織單位
 設定角色（非主管）
 設定角色(主管)
 憑證更新
101
案例(1)-檢查單位組織

102
檢查
1. 單位資料：組織單位、發文代字…等
案例(2)-如何設定角色（非主管）

前提：已準備公務帳號及角色等資料（EX：機關收文人員）
1. 點選左側選單｢機關系統維護｣-｢使用者維護｣
2. 於『使用者帳號』欄位中，輸入欲修改之使用者帳號【查
詢】
＊點選修改後，可於系統上看到使用者之機關代碼
103
操作-設定角色
1. 勾選該筆使用者帳號 【修改】
2. 在角色欄位選擇權限（機關收文人員）【存檔】
104
~ 補充 ~角色









105
若設定之長官角色為科室（含）以下，皆設定『單位主管(
科室主管)』。EX:組長
若設定之長官角色為科室（不含）以上，皆設定『核判主管
(陳核首長)』。EX:校長
承辦人→『承辦人』
內收發→『內收發人員』
機關收文人員→『機關收文人員』
機關發文人員→『機關發文人員 』
機關管考人員→『機關稽催管考人員』
機關系統維護→『機關系統維護』
機關檔管人員→『機關檔管人員 』
案例(3)-如何設定角色(主管)
設定主管
職務代碼
106
設定主管
角色與職位
設定
簽核流程
設定-長官職位代碼

107
前提：具有機關長官帳號及角色等資料
1. 點選左側選單｢機關系統維護｣-｢職務資料維護｣
2. 點選【新增】輸入資料，
補充-長官職位代碼
 於『單位』欄位中，填入(A)欄位資料
 於『職位代碼』欄位中，填入(B)欄位資料
 於『職位名稱』欄位中，填入(C)欄位資料→點選【存檔】
108
職位
機關代碼
(A)
設定職位名稱(C)
設定職位代碼(B)
校長
2120100
校長
2120100A
主任
2120100
主任
2120100B
文書組組長
2120600
文書組組長
2120600A
設定-主管角色與職位
1. 點選左側選單｢機關系統維護｣-｢使用者維護｣
2. 於『使用者帳號』欄位中，輸入使用者帳號【查詢】
3. 勾選該筆使用者帳號 【修改】
109
操作-主管角色與職位
1. 於『簽核層級（職位代碼）』欄位輸入職位代碼【
確定】 於『角色』欄位將長官角色放入 【存檔
】
110
操作-主管角色與職位
 於『使用者維護』畫面中將簽核層級欄位輸入職位代碼輸
入完成後按【確定】 於『使用者維護』 畫面按【存檔
】
設定簽核流程(一)

112
準備工作：確認機關內各單位的職務簽核流程
1. 點選左側選單｢機關系統維護｣-｢職務預排流程設定｣
＊新北市政府代碼為0(最上層)
設定簽核流程(二)
1. 點選上層職位【新增】
2. 於『本層職位』欄位中輸入欲新增之職位代碼 【存檔
】
113
案例(4)-憑證更新

114
說明：機關檔管人員須將用於未來進行｢線上簽核｣檔案封
裝時的機關憑證交於機關系統維護人員進行註冊。
1. 點選左側選單｢機關系統維護｣-｢機關憑證管理｣
操作-憑證更新
1.
115
插入憑證後點選【憑證更新】更新後點選【確定】
Q&A
116