Transcript 101年公文系統導入推廣說明會-簡報

臺東縣政府
所屬一、二級機關
(警、消、環、衛、動防、家庭教育中心)
公文線上簽核系統
全面推行辦理事項說明會
主辦機關：臺東縣政府計畫處資訊科
系統廠商：長科資訊(股)公司
簡報綱要
1
說明會目的
2
公文線上簽核系統說明
3
公文線上簽核系統流程說明
4
系統上線前置作業
說明會目的
配合行政院研考會電子公文節能減紙政策，推動搭
配自然人憑證建置線上簽核機制，以縣府為中心，集
中式的線上簽核公文管理系統，提供縣內各級機關公
文管理整合服務。
本府府內單位已於100年11月系統上線，公文線上
簽核績效指標101年1月份達52%。
本府所屬一、二級、公所與國中小學於101年8月
開始分階段推行公文線上簽核作業，預計於101年11
月前完成。
系統範圍
建置公文共用中心，提供縣府、各級機關與鄉鎮市公所系統硬體共構
平台與公文簽核系統共用應用服務，達到資源集中
共用與服務共享的效益。
公文中心
公文中心
公
文
管
理
系
統
縣政府
公所
機關
一級
機關
二級
機關
學校
機關
檔
案
管
理
系
統
編輯/簽核元件
電子佈告欄
流程處理模組
系統整合
跨機關
會辦/陳核
申辦服務
資訊服務
系統說明
系統網址
公文整合資訊系統
odis.taitung.gov.tw
文書編輯共通服務平台
edit.taitung.gov.tw/kw
公文管理系統
公文管理/檔案管理/
憑證管理
筆硯公文製作系統
註冊使用者資料下載、安
裝
系統說明-線上簽核作業流程
完整版公文管理
線上簽核作業：增加簽核點的作業流程與文稿線上簽核的處理
流程點作業(收發文、登記桌)影響較少
檔案管理作業：增加電子檔案管理作業
系統說明-簽核流程
收文簽辦或創簽稿、逐級簽核至各級主管/
首長，以電子化方式全程處理，公文作業全
面實施線上簽核。
單位主管
線上決行
主管
線上批核
承辦人
線上簽辦
一層主管
線上決行
科長
局長
副局長
線上分文
電子收文
電子發文
秘書
線上會辦
數位
檔案
線上發文
系統說明-數位簽章
採用電子憑證簽章，保障機密資料的安全性與完整性。
洋蔥式層層包覆簽核，各簽核點資訊具備不可否認性與
可驗證性。
決行主管簽章
自然人憑證
數位簽章
公文檔案
簽核資訊
會辦單位簽章
主管簽章
主辦人簽章
系統推廣範圍
適用線上簽核公文
電子來文、屬定型稿之電子來文函復、屬定型稿之創函
稿及機關內簽等。
電子來文收文登錄時，總收文不需列印電子來文資料，
直接分送承辦單位。
採用線上簽核方式辦理之公文，如因業務需要，試辦機
關承辦人得轉為紙本作業方式辦理。
系統推廣範圍
不適用線上簽核公文
紙本來文。
附件為實體資料(支票、原始憑證或需簽名蓋章者)。
密件。
專案列管案件(如立法委員質詢案件、監察案件、人民
申請案件、人民陳情案件、訴願案件)。
附件已抽換或附件為壓縮檔者。
保存年限10年(不含)以上。
線上簽核作業流程－目標及績效指標
目標及績效指標
一、目標： 101 年 12 月 31 日止應達成線上簽核績效指標 30％。
二、相關績效指標：
(一) 減紙30％：因應公文實施電子化所節省的紙張，計有線上簽
核節省紙張、運用電子公布欄節省紙張、公文電子交換節省紙張
及雙面列印等，惟為簡化績效指標之統計，採公文線上簽核績效
指標計算，
公文線上簽核績效指標＝公文線上簽核件數／(電子收文數+紙本
轉線上簽核數及自創簽稿數)×100 ％。
(二) 行政效率提升：
公文採行線上簽核減少公文處理時間，公文效率提升指標
＝ 實施前月平均處理天數－實施後月平均處理天數。
線上簽核作業流程－流程點差異說明
作業模式
線上簽核
作業角色
紙本簽核
總收文
電子文不列印，線上分文
電子文列印，貼條碼，分文
紙本文登錄，貼條碼，分文
單位登記桌
主辦公文與受會公文，
不需簽收，直接線上分文
會辦、陳核、存查歸檔、送發文
不經登記桌
操作介面以2種頁簽，
區分線上簽核文與紙本文
主辦公文與受會公文，
需簽收，再分文
會辦、陳核、存查歸檔、送發文
皆需經由登記桌登錄處理
核判登記桌
不需處理
送核公文需簽收後，進行公文
上陳或決行設定
總發文
不需簽收、繕印校對、
憑證簽章歸檔
紙本簽收、繕印校對、封發歸檔
檔案管理
電子檔案管理
紙本檔案管理
紙本檔案管理
線上簽核作業流程－簽核點差異說明
作業模式
線上簽核
紙本簽核
承辦人
簽稿編輯，設定會辦單位/人、
決行層級，不需列印紙本，憑證
簽章後送主管批核
簽核流程由系統依決行層級及
會辦單位/人設定自動產生
受會公文可輸入會辦意見，
亦可加會其他單位
收文存查公文，需擬簽呈判後
歸檔
簽稿編輯完成，取號列印紙本，
加蓋職章後送給主管批核
會辦、陳核、存查歸檔、送發文
由登記桌登錄處理
收文存查公文，可於來文紙本
簽辦呈判後歸檔
單位主管
一層主管
線上修改文稿/輸入批示意見
線上退件/決行公文
線上核准公文展期/檔案借調/
延後歸檔等申請
紙本公文簽核，公文管理系統
不需處理
作業角色
簽核作業流程
線上簽核公文由承辦人於簽稿上輸入會辦單位與決行層級，系統即自動
設定傳送公文流程。
文稿即是流程，線上
簽核so easy !!
各層級主管簽核，區分為可決行與不可決行2種權限，無決行權長官可於
簽稿上提供批核意見，有決行權長官可決行公文，系統啟用前需由各機
關系統管理人員設定組織與主管簽核權限。
承辦人
單位主管
(決行權)
秘書(決行
權)
副局長(決
行權)
局長(決行
權)
線上簽核作業流程－改造流程的四大效益
效益一
代理人制度能優化公文處理流程
效益二
線上會辦與批核可提高公文效率
效益三
顯示公文去向讓公文更容易追蹤
效益四
公文走線上，人力紙張郵資通通省
系統推廣期程與前置作業
上線前置作業
憑證申請、核發
自然人憑證:
總發文人員、承辦人及各級主管人員
機關憑證(附卡): 檔管人員
憑證讀卡機安裝與憑證匯入。
教育訓練
將針對各機關總收發、單位登記桌、承辦人、主管、
稽催人員、檔管人員、系統管理者及種子人員等提供相關訓練課
程。
分批調派機關所有同仁進行教育訓練，相關訓練日期及地點於各
機關實施前函文通知。
系統推廣期程與前置作業
各機關種子人員
各機關應指派種子人員數名，以利參加種子人員訓練，並負責
機關同仁之電腦作業環境設定、讀卡機安裝、公文系統作業指
導等工作。
種子人員應具備電腦基本技能及工作熱誠；如機關內有資訊人
員，以資訊人員優先擔任。
建議以各科、組、室或辦公地點擇定至少1至2名，惟以15人
為上限，並於公文線上簽核實施前一個月將種子人員名單提報
本府計畫處資訊科彙辦。
公文線上簽核實施後，各同仁遭遇各種問題或流程變更等，統
一由種子人員負責彙整問題後，報請本府計畫處資訊科處理。
線上簽核實施-建議網路頻寬