Transcript 100年文書管理系統教育訓練所處單收篇

100年文書管理系統 教育訓練
所處單收篇
秘書組 100年3月14日
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公文流程管理系統
常用功能
1.收文作業 2.單位內承會辦 3.發文作業
4.院內會辦
5.結案作業
6.查詢作業
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1.收文作業
院內各單位「會辦」、交換(含紙本及電子)收件、分文
此處稱「頁籤」
重點說明：
院內交換：指院內各單位發文至本單位之正副本公文。
電子來文：指院外單位之電子文，多為總收轉文；
院內會辦：指院內各單位會辦本單位之公文（流程要再送回該單位）；
簡要步驟：
1進左側選單「收創文作業」→總收文登錄處理。
2進各個「頁籤」可點開每筆公文最後方di檔之放大鏡，閱覽公文內容，點選擷取
(非本單位公文 點選刪除)，自動進入「收文登錄」頁籤
3擷取本單位文號（以利單位內追蹤），確定承辦單位及承辦人(紅色星號為必填)
4依來文別按新增電子或新增紙本，最上方出現新增成功，印出紙本，則公文已送
入承辦人之「個人待處理夾」。可印出公文送件單供承辦人簽收。
亦可至「單位內承會辦作業」選擇單筆或成批列印電子來文。
3
1.收文作業:1.1
A.按2下放大鏡，開啟來文DI查閱內容，非本單位公文，和發文單位確認後即可刪除。
B.請務必先確認公文性質，電子文需自行印出紙本，紙本文可待拿回正本後再擷取。
C.外機關或單位之紙本來文可用「收文登錄」。
C
A
B
4
1.收文作業:1.2
收文後要修改資料之作法：
1.輸入 貴單位總收文號按 查詢 ，出現公文原有資料。
2.可更動欄位內資料後，按 修改 即更新。
3.要刪除來文時，可先查詢出公文原有資料，再按 刪除 則資料不會存在資料庫中。
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2.單位內承會辦作業—2.1待核判夾(含代擬院稿)
每份公文都需由經由主管「核判」才能執行後續作業，主管未上系統由單收在此代為執行
操作方式：Ａ依公文處理方式不同，選定送件程序之處理狀況
Ｂ再按送件鈕
A
B
處理狀況說明：核判表示公文已經主管批定。
1.核判（回承辦人）：長官已批定公文，送回承辦人處(後續視各單位處理方式不同，
可歸檔、單位自存或承辦人自存)。
2.核判（送繕）：後續需發文之公文，經長官批定，按此處理狀況進行發文作業。
3.核判（送登記桌）：多於代擬院稿公文，送件後即至登記桌[待處理夾]，點開公文信
封進行院內會辦作業。
提醒：
送登記桌之公文，不需要指定收件人姓名。
代擬院稿（中央研究院函稿）與所發至院公文（中央研究院ＯＯＯＯ研究所函）
差別在於公文最上方的單位名稱不同，代擬院 稿會有預設流程。
2.單位內承會辦作業—2.2單位待處理夾
操作方式：Ａ依公文處理方式不同，選定送件程序之處理狀況
Ｂ再按送件鈕
A
B
處理狀況摘要說明：
1.單位內改分：公文分錯承辦人由前承辦人選擇送回登記桌後，改分。
2.發文後結案：發文之公文退承辦人確認後，再送登記桌存檔結案。
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2.單位內承會辦作業—2.3公文速別資料調整
操作方式：Ａ鍵入 貴單位收文文號
Ｂ再按查詢鈕，填入欄位資料
Ｃ 按修改即可
A
B
C
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3.發文作業—3.1一般發文程序
3-1 進入左側選單之「發文作業」之「發文待處理夾」。點選公文，直接按2下進入公文製作畫面(A)。
3-2 確定內容正確無誤按「存檔」(B)，選擇插入「章戳」(C)，點選「公文套印」(D，可檢視章戳是否正確)
，可印出公文紙本。如欲發出電子文，則按上方「交換表」(E)，確認發文相關資料後(方式、附件)按
「儲存」(F)，再點選最左側「產生交換表」(G)即發文確定，按離開(H)。按左側最上方「回公文管理」。
3-3 至「發文作業」之「發文待處理夾」，再次點選公文，決定送件程序（退稿續辦送回承辦人；送歸檔即
送檔案室；單位自存即結案），按送件(I)，完成發文程序。
公
文
流
程
管
理
系
統
1
發文已結案
退承辦人確認
I
A
文
稿
製
作
B
G
D
F
E
C
H
9
9
3.發文作業—3.1.1 補發公文
用於發出之公文有誤，或對方表示沒收到，可以此法再重發1次。
選取開啟公文舊檔，切換目錄為繕發，點2下進入編輯公文，後續程序如3.1。
B
A
C
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3.發文作業—3.2 發文注意事項1
院內正副本收文單位建議至系統內受文者處下拉選取，且一定要全稱加
「本院」2字才能將公文電子檔交換成功。
列印公文時：
1.請確認是否有機關代碼(院內每一個單位
均有)，如果輸入名稱正確自動帶出，才能
交換發文電子檔。
2.公文如有附件請務必選定，紙本及電子
均需確認，最後請按儲存，再列印公文。
3.文稿製作如有修改正副本受文者，在此
應按重新載入受文機關，才會更新受文者。
列印公文
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3.發文作業—3.2 發文注意事項 2
1.請確認發文方式，院內電子文總收文會自動印出分文；院內紙本文，總收會等收到正本
貼上總辦收文條碼後再分文。如選院內電子則請勿再送紙本，以免重復收文。
2.選定發文方式和附件後，請按儲存，再按產生交換表發文。
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3.發文作業—3.2 發文注意事項 3
依文書處理手冊
四十、蓋印及簽署應注意事項如下(摘錄)：
３、 函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下行文
蓋職銜簽字章。
４、 書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或
承辦單位條戳。
函：職銜簽字章
院長
書函、開會通知單：條戳
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3.發文作業—3.2 發文注意事項 4
文稿製作時之注意事項 １
1.標點符號均需為全形
2.內文請勿有空格
3.數字請使用半形
公文有既定格式，毋需自行空格，
否則無法發文
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3.發文作業—3.2 發文注意事項 4
文稿製作時之注意事項 ２
主旨與說明間不用空行
沒有說明時，說明二字可移除
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4.院內會辦作業—代擬院稿至院、送會
登記桌於「單位待處理夾」點收公文(打開信封、點選)，再至「院內會辦作業」(A)，選定處理
狀況及下一收文單位(B)，再按送件(C)，即可送至外單位。
A
會辦外單位的公文：會畢公文會送回原承辦單位
主管核判(送登記桌)，公文進入登記桌「單位處理夾」點
收公文後，即至「院內會辦作業」(A)，選定處理狀況及
下一收文單位(B)，再按送件(C) ，即可送至外單位。
B
C
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16
5.結案作業：5-1單筆存查處理
即公文不會再出現在「待處理夾」
Ａ輸入 貴單位總收文號按 查詢
，出現公文原有資料。
Ｂ紅色星號為必填欄位，按 新增
即完成，表示新增一筆結案資料，公文不會出現在待處理夾。
Ｃ誤存查公文時，可先查詢出公文原有資料，再按 刪除
則公文會重新出現在待處理夾。
均指本單位收文號
處理方式建議以公文原件存放何處為主，
，歸檔為歸入檔案室。
B
A
C
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5.結案作業：5-2 移文及收文銷號作業
移文:非屬本單位之公文移給其他單位
收文銷號:公文無需辦理但已經掛文號時，可以此法結案
Ａ輸入 貴單位總收文號按 查詢
，出現公文原有資料。
Ｂ紅色星號為必填欄位，按 新增
即完成，表示新增一筆結案資料，公文不會出現在待處理夾。
Ｃ誤處理公文時，可先查詢出公文原有資料，再按 刪除
則公文會重新出現在待處理夾。
均指本單位收文號
B
A
C
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6.查詢作業：6.1公文案件查詢
97年度以前結案資料請下拉至歷史資料查詢
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6.查詢作業：6.2所發至院案件查詢
點選明細，進入院內發文頁籤，再點入本院總辦事處即可看到原單位公
文文號及總辦公文文號，與總辦各單位聯絡時，請以總辦公文查詢。
總辦文號
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6.查詢作業：6.3代擬院稿至院案件查詢
點選明細，進入流程頁籤，再點入本院總辦之收文單位即可看到總辦辦
文文號、流程及時間，與總辦各單位聯絡時，請以總辦公文查詢。
總收文無法查詢代擬院稿流程；承辦人自己均可查詢自己承辦的公文。
化學所文號
總辦文號
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6.查詢作業：來文內容及附件電子檔
點入明細之收文頁籤，即可看到。
A
B
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7.其他提醒
 各類(中、英文)書、報、表、單、證書等簽請院方用印
時，需將簽約之機關名稱、代表人及職稱等欄位繕打或
填寫清楚，請勿空白。另用印之頁面，若有加貼印花及
加蓋騎縫章時，請預留本院用印之空間（本院院印寬約
8公分×8公分），印花請儘量貼於最下方或背面，騎縫
章請儘量蓋於頁與頁之間，勿蓋於用印處。
 若合約書由本院製作時，請避免將簽約用印相關欄位緊
靠頁面邊界製作，另甲、乙雙方簽約距離亦請加大，以
免用印空間不足。
 影印本奉核於院方用印時，請逐頁加蓋影本經核與正本
相符及簽名，並逐頁蓋騎縫章。
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 貴單位新進人員可至「文書管理公告」查閱各項相關訊息
 系統更新訊息列於登入畫面下方，
請隨時參閱。
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文書處理相關法規
•
•
•
•
公文程式條例
文書處理手冊
文書流程管理作業規範
檔案法 相關子法
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文書處理手冊重點摘要(一)
四、 本手冊所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、
歸檔止之全部流程，分為下列步驟：
(一) 收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。
(二) 文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。
(三) 文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。
(四) 發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封
發、送達。
(五) 歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。
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文書處理手冊重點摘要(二)
公文種類
•
公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公
告」、「其他公文」6種。
• 其他常用公文計16種，摘錄常用3種：
(１) 書函：[長官核判後即送繕]
甲、 於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。
乙、…，其適用範圍較「函」為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通
文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性
質不如「函」之正式性。
(２) 開會通知單：召集會議時使用。
(５) 簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳
述、請示、請求、建議時使用。[長官核判後即送回承辦人]
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文書處理手冊重點摘要(三)
文書簡化（摘錄）
• 四十五、(四)：同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦
公務者，應以書函或便箋行之，或將原文影印分送會簽，
並儘量利用電子方式處理。
• 四十七、(四) ：…上一層級已於擬辦時核可者，其文稿
內容如無變更，應由次一層級代判，不必再送上級判行…。
[即先簽後稿，先簽請院長核定後函復，則後續函稿可由處長決行發
出，承辦人於稿面簽註—已簽奉核定如附原簽]
• 四十七、(四)一人兼任本機關內數項職務者，其核稿以1
次為限。
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文書處理手冊重點摘要(四)
公文用印及蓋章戳範例秘書組修改（摘錄）
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文書流程管理作業規範(一)
總辦事處公文流程簡介
來文
外機關、院內來文（電子、紙本）
總收文
傳遞車送各單位登記桌
創簽稿
代擬院稿
承辦人簽擬
陳核
一層決行：院長及3位副院長
二層決行：處長、學諮總會執行秘書
三層決行：各組室中心主任
送回承辦單位登記桌
會簽
其他單位或人員
批示
送文書科繕打發文
退稿
逕送檔案室歸檔
檔案室歸檔
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文書流程管理作業規範(二)
公文時效計算
• 一般公文：最速件1日、速件3日、普通件6日
• 限期公文：依來文或依其他規定訂定之期限辦理，
處理時限包含假日計算在內。
例如：「文到10日內見復」，10/9收文，10/10起算，應10/19辦結。
「文到1個月內見復」， 10/9收文，限辦日為11/9。
• 二、公文承辦時效起點如下，訖點均為「退稿」
（一）電子文、紙本文及機密文書，自「總收文之次日起」起算。
（二）院內代擬院稿自「所方發文至院之次日」起算。
（三）總辦承辦人創簽、稿起算點為「承辦人之陳核」。
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報告完畢
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