Transcript 文書人員使用手冊(5752 KB )

智羽科技
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Government Document Management System
公文整合管理系統
學校-文書 教育訓練
課前準備
1. 至座位請先開啟電腦
2. 輸入教育訓練網址 Http://172.21.2.64/D008
3. 下載Adobe Flash Player
A. 畫面上出現『您希望安裝Adobe Flash Player 10.1
嗎?』 請點選“是”
B. 請在安裝Adobe Flash Player的紅色小視窗中勾選
『我已閱讀並接受授權條款』，接著請點選“安裝”
按鈕
C. 安裝後點選“完成”按鈕，系統即會自動導入剛您輸
入的網址。
4. 輸入帳號(講義右上角)密碼(為數字0)登入系統
5. 錯誤訊息，講師稍後講解。
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注意事項
需請各學校配合事項，麻煩各學校系統管
理者提供以下資料：
人員基本資料
職章圖示(線上簽核使用)
正式上線當天，文號皆從 1001000000開始
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注意事項
請文書人員發Email到
[email protected]
主旨註明「學校名稱_電子收發程式」
內文請註明
「發文字」 ex：六家國小的發文字為
竹家國教/總/人/輔
「文書分文方式」是哪一種
1.文書直接分文給承辦人
2.文書分文給主任，主任再分文給承辦人
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系統上線
• 府教督字第0990191624號函所訂時程為新
公文系統上線時間，並非線上簽核實施時
間。
• 所有公文承辦人、主管需備妥自然人憑證
(各校請逕洽戶政事務所團體辦理)以及讀卡
機(縣府購買預計6月發放)。
• 課後請評估備妥兩樣物品以及熟悉新系統
介面、操作方式的時間，並回報縣府作為
實施線上簽核的時間。
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大綱
一、工作事項(前置作業)
二、工作事項(例行性作業)
三、線上幫助與手冊下載
四、線上簽核目前實施範圍
五、各單位正式上線網址
六、其他服務
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一、工作事項（前置作業）
工作事項(前置作業)
1.確定Adobe Flash Player的版本必需為
10.1以上。
2.請先將公文系統正式上線網址加到“我的
最愛“或“桌面捷徑“。
3.電子收發程式設定：需先設定好eClient
和電子收文程式(綠色齒輪)。
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電子收發程式
eClient
(藍色齒輪)
電子收發程式
(綠色齒輪)
匯入
公文管理系統
＊電子收發程式：主要是eClient和公文管理系統的介接橋樑
＊每天需將eClient和電子收發程式同步開啟
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3、電子收發程式設定步驟
A、移除基層公文系統整合程式的捷徑
B、電子收發程式下載及安裝
C、電子收發程式設定
D、清空eClient的收文資料夾 (避免將舊系
統的公文重覆匯到新系統)
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A、移除基層公文系統整合程式的捷徑
1.基層公文系統整合程式 等同於 電子收發程式，作用為將資料
由eclient傳到基層公文系統。
2.若沒有移除捷徑，會造成新收進來的電子公文被讀到基層公
文系統。
3.請於開始功能表>>程式集>>啟動>找到基層公文整合程式後，
用滑鼠直接點擊右鍵後選擇刪除。
或是
移除安裝「基層公文系統整合程式」亦可
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B-1、電子收發程式下載
1.於文書收到的 [學校名稱_電子收發程式] 的e-mail，將附件下
載下來。
更改資料夾設定，將副檔名顯示出來。
2.修改檔案名稱為LXB.zip，再將LXB.zip解壓縮後，將整個
LXB目錄放在C:\ 底下。
3.更改資料夾設定的方法如下：
開啟任意資料夾>>工具>>資料夾選項>>檢視>>隱藏已知
檔案類型的副檔名 [取消勾選]。
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B-2、電子收發文安裝
1. 點選資料夾進入
2. 請將檔名為『電子收發.exe』的檔案，
點選滑鼠右鍵傳送到桌面當捷徑，
即複製至桌面，點擊於桌面的『電子收
發.exe』即可開啟電子收發程式
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C-1、電子收發文設定
1. 開啟eClient後，點選環境設定按鈕
2. 系統開啟環境設定視窗
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C-2、電子收發文設定
1. 以滑鼠點選『電子收發.exe』
2. 以滑鼠點選設定頁籤
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C-3、電子收發文設定
結尾一定要加上斜線『\』
2. 以滑鼠點選確認
1. 參照eClient的收文及整合設定於
電子收發程式中的設定修改設定
此部份不得勾選
收文存檔/公文管理整合需勾選：
啟用收文存檔
啟用來文轉可攜功能
修改DI檔名(含受文者與附件檔名)
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本文目錄
Di來源資料夾
附件目錄
附件來源資料夾
來文可攜
附件來源資料夾
C-4、電子收發文設定
2. 以滑鼠點選確認
結尾一定要加上斜線『\』
1. 參照eClient的發文設定於電子收發程式中的設定修改設定
本文
發文DI資料夾
附件
發文附件資料夾
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D、清空eClient收文資料夾
1.由此路徑找到eClient收文資料夾
2.將此資料夾內除了資料夾(如：除了
attach和pdf資料夾)以外的檔案搬移到
其他地方，請記得連同attach和PDF
的資料夾內的檔案也需移至其他地方
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注意事項
1、上線當天才可設定此程式
2、請務必到正式網站下載『電子收發程式』
3、設定需以eClient為基準做調整
4、綠色齒輪中收文和發文的設定，請務必在
路徑後加上『\』
5、若eClient的設定也有調整，請記得按『
套用』的按鈕
6、務必將eClient的收文資料夾清空
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二、工作事項(例行性作業)
工作事項(每日作業)
1.收文
電子收文
紙本收文
2.發文
3.歸檔
4.傳閱功能
5.其他
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1、收文(電子收文)
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電子收發程式-電子收文操作流程
1. 以滑鼠點選『電子收發.exe』
2. 系統開啟後會顯示於收文頁籤
3. 以滑鼠點選全選再點確認
※確認後即完成電子發文
作業，以滑鼠點選刷新
可刷新頁面
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電子收文-分文
 操作流程：
①登進公文管理系統公文夾電子收文匣
②於電子收文匣中點擊上方『查詢』按鈕，即可
查詢出公文
③查詢後，於續辦處理的欄位點『分文』點選
『單位』點選『承辦人姓名』按上方『確定』
按鈕即可將公文分給承辦人
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1、收文(紙本收文)
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紙本收文-分文
 操作流程：
①登進公文管理系統公文管理一般收文登錄
②於一般收文登入輸入相關資訊(最上方的文號
欄位不需輸入)點下方『新增』按鈕，此時系
統會跳出交易執行結果，上方會顯示〝公文文號
〝
＊紙本文登入最上方〝文號〝的欄位是提供查詢之
用
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電子收發程式-電子收文操作流程
eClient
(藍色齒輪)
電子收發程式
(綠色齒輪)
匯入
公文管理系統
操作流程：
1、需先開啟『eClient』查看是否有新收的公文
2、若有新收公文，點擊『電子收發程式』『收文』頁籤『全選』按鈕
『確認』按鈕。
3、即可至『公文管理系統』總收文電子收文作業中查詢到公文。
＊電子收發程式：主要是eClient和公文管理系統的介接橋樑
＊每天需將eClient和電子收發程式同步開啟
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1、收文（其他）
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收文-改分
 改分－無論是紙本文登錄和電子分文，若
總收文人員發現分錯承辦人，可依照以下
流程：
①登進公文管理系統公文管理一般收文登
錄
②於一般收文登錄最上方文號的欄位輸入文
號點『查詢』重新選擇承辦單位和人員
按下方『修改』的按鈕即完成
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收文-修改紙本收文內文
 總收文人員發現紙本文登錄內文需修正，
可依照以下流程：
登進公文管理系統公文管理一般收文登錄
於一般收文登錄最上方文號的欄位輸入文號
點『查詢』進行內文修正按下方『修改』
的按鈕即完成
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注意事項
1、電子收文進來預設不列印紙本
2、電子收文進來的公文預設為線上簽核公文
3、電子收文和紙本文登錄系統會自動給公文
文號
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2、發文
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發文-校對發文作業
 操作流程：
①登進公文管理系統發文作業校對發文作
業
②於校對發文作業中點『查詢』按鈕查出
公文後，點右手邊『製作』按鈕即會跳出一
視窗點『管理』頁籤發文作業於綠色視
窗的右上方按『確定』按鈕點『關閉』按鈕
於該公文續辦處理的欄位點選『發文』按
上方『確定』按鈕，即完成發文動作。
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發文-發文重送作業
 操作流程：
①登進公文管理系統發文作業發文重送作
業
②於發文重送作業中輸入創發文號點『查
詢』按鈕點『公文製作』按鈕，接續的動作
和校對發文作業相同
＊發文重送作業：主要是用在，若公文曾經做了校
對發文作業，但事後發現內文需更正重發時，可
使用此作業
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電子收發程式-電子發文操作流程
eClient
(藍色齒輪)
電子收發程式
(綠色齒輪)
產生電子
公文管理系統
DI檔
操作流程(此流程需於校對發文作業完全操作完成後才執行)：
1、需至公文管理『校對發文作業』點『製作』按鈕『管理』頁籤點選
『發文作業』點選『確認』按鈕(若有受文單位可電子交換即會產生DI
檔)。
2、開啟『電子收發程式』點選『發文』頁籤(可在此頁面看到公文管理產
生的DI檔)點選『全選』按鈕點選『確認』按鈕，即會將DI檔傳送至
eClient的發文資料夾。
3、此時需打開『eClient』，eClient程式會每隔一段時間掃瞄是否有公文需傳送至其
他機關。
＊電子收發程式：主要是eClient和公文管理系統的介接橋樑。
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電子收發程式-電子發文操作流程
1. 以滑鼠點選發文頁籤
2. 以滑鼠點選全選再點確認
※確認後即完成電子發文作業，以滑鼠點選刷新可刷新頁面
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3、歸檔
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歸檔
 操作流程：
①登進公文管理系統檔案管理案件資料維
護
②於案件資料維護中點『查詢』按鈕查出
公文後，確認檔號等相關資料是否正確若
為正確，點選『»』此紅色的按鈕，系統即會
自動算出目次號若目次號確定後，記得點
選『目』的按鈕按下方『確定』即歸檔完
成。
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注意事項
歸檔案次號：
若為線上簽核公文，案次號為『E』
若為紙本文流程，案次號為『N1』
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4、傳閱功能
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傳閱功能
傳閱功能僅使用於線上簽核的公文。
承辦人此筆公文若結案後，會出現於『公文
傳閱作業』，承辦人可以將公文傳閱給自己
單位的其他人觀看。
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5、其他
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其他-公文資料查詢
 登進公文管理系統公文管理公文資料
查詢
若於校對發文作業或案件資料維護看不到公文
時，可至公文資料查詢輸入文號，確認公文
『現況』為何：
情況一：若現況為『承辦處理-辦理中』即代表文仍
在承辦人身上。
情況二：若現況為『總發文-辦理中』即可在校對發
文作業看得到。
情況三：若現況為『總歸檔-辦理中』即可在案件資
料維護看得到。
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其他-公文處理匣
 登進公文管理系統公文夾公文處理匣
若承辦人誤點『銷號』，文書人員可至此點
『取消銷號』
若承辦人忘記將公文送發文或存查，文書人員
可至此作業幫承辦人操作。
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注意事項
1、文書人員有權限可以查詢得到所有承辦
人的公文(於公文資料查詢)。
2、文書人員有權限可以幫承辦人將公文送
至下一個流程(公文處理匣)。
3、若為線上簽核，承辦人將公文送總發文
或總歸檔時，不需給文書人員任何紙本公
文。
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三、線上幫助與手冊下載
線上幫助與手冊下載
 兩個地方可連結至此：
1、公文系統首頁（即登入帳號密碼頁面）系統線上
教學
2、登入公文系統點選左上角自己的姓名即可於右
上方看到『幫助』的按鈕
 點選時即會另開一新視窗：
 可選擇點選左邊作業直接觀看
 或點選左下角的『檔案下載』，將PDF檔下載至電腦
中
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四、線上簽核實施範圍
線上簽核實施範圍
 目前僅針對函、書函、開會通知單實施線上簽核，
並符合以下條件：
1.暫時-不需會辦其他單位的公文(會辦暫不實施線上簽
核)
2.公文密等為『普通件』(文書手冊有規定僅普通件才能
實行線上簽核)
3.無實體附件(電子附件可實施)
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五、各單位正式上線網址
各單位正式上線網址

連至正式網址操作步驟：
①開啟教育訓練網址 http://172.21.2.64/D008
②點選公文系統首頁(即登入頁面)的『各單位正式上
線網址』
③直接點選自己的機關名稱，即可連進正式網址
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六、其他服務
其他服務
•客服電話：551-8101 分機3769,3768
[email protected]
•Adobe Flash Player系統軟體下載：
http://get.adobe.com/flashplayer
•練習網址： http://172.21.2.64/D008
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