學校二代公文自動化系統上線簡報

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Transcript 學校二代公文自動化系統上線簡報

新北市政府第二代公文自動化系統
【學校 公文系統上線簡報】
101/10/19製
1
大綱






系統上線日期與階段工作
上線期程說明
一、二代公文系統轉換期程
系統上線流程說明
使用者輔助措施
問題報修方式
2
系統上線時程與參與學校
階段
1
3
上線日期
學校名稱
汐止區-北峰國小、樟樹國中、樟樹國小、白雲國小
青山國中小、崇德國小、長安國小、金龍國小
秀峰高中、北港國小、東山國小、秀峰國小
保長國小、汐止國中、汐止國小
金山區-中角國小、三和國小、金山高中、金美國小
金山國小
三芝區-興華國小、橫山國小、三芝國中、三芝國小
101/10/29(一) 石門區-乾華國小、老梅國小、石門國小、石門國中
萬里區-大坪國小、萬里國小、萬里國中、野柳國小
崁腳國小、大鵬國小
三重區-三重高中、集美國小、修德國小、重陽國小
正義國小、二重國中、厚德國小、碧華國中
永福國小、光興國小、光榮國小、光榮國中
碧華國小、五華國小、興穀國小、明志國中
二重國小、三光國小、三和國中
系統上線時程、機關(續)
 如下表
階段
2
4
上線日期
學校名稱
三重區-三重國小、鷺江國中
蘆洲區-成功國小、忠義國小、仁愛國小、鷺江國小
蘆洲國中、蘆洲國小、三民高中
三峽區-成福國小、插角國小、有木國小、大成國小
建安國小、民義國小、五寮國小、安溪國小
明德高中、三峽國小、龍埔國小、大埔國小
中園國小、介壽國小、安溪國中、三峽國中
101/11/05(一) 樹林區-桃子腳國中小、育林國小、育林國中
柑園國中、柑園國小、武林國小、彭福國小
育德國小、樹林國小、樹林高中、山佳國小
大同國小、文林國小、三多國小、三多國中
鶯歌區-永吉國小、尖山國中、建國國小、鶯歌國中
鶯歌國小、昌福國小、鳳鳴國中、鳳鳴國小
中湖國小、鶯歌工商、二橋國小
石碇區-和平國小、石碇高中
系統上線時程、機關(續)
 如下表
階段
3
5
上線日期
學校名稱
石碇區-石碇國小、永定國小、雲海國小
坪林區-坪林國中、坪林國小
烏來區-福山國小、烏來國中小
深坑區-深坑國小、深坑國中
新店區-北新國小、達觀國中小、龜山國小、新店國小
直潭國小、屈尺國小、安康高中、雙城國小
安坑國小、新和國小、大豐國小、青潭國小
雙峰國小、文山國中、中正國小、五峰國中
101/11/19(一) 土城區-土城國小、廣福國小、樂利國小、清水國小
中正國中、清水高中、安和國小、土城國中
頂埔國小
三峽區-龍埔國中
板橋區-沙崙國小、重慶國小、海山國小、海山高中
實踐國小、大觀國中、新埔國中、新埔國小
莒光國小、重慶國中、後埔國小、文德國小
溪洲國小、江翠國中、忠孝國中、光復國中
埔墘國小、信義國小
系統上線時程、機關(續)
 如下表
階段
4
6
上線日期
學校名稱
板橋區-文聖國小、江翠國小、中山國中、板橋國中、國光國小
溪崑國中、中山國小、大觀國小
中和區-錦和高中、中和國中、興南國小、漳和國中、錦和國小
景新國小、復興國小、自強國小、自強國中、積穗國小
光復國小、秀山國小、積穗國中、中和國小
永和區-秀朗國小、永和國中、永平國小、永和國小、網溪國小
福和國中、永平高中、頂溪國小
101/11/26(一) 淡水區-興仁國小、鄧公國小、新興國小、天生國小、屯山國小
育英國小、文化國小、淡水國中、忠山國小、竹圍高中
正德國中、水源國小、中泰國小、竹圍國小、新市國小
淡水國小、坪頂國小
八里區-米倉國小、八里國中、長坑國小、大崁國小、八里國小
五股區-德音國小、成州國小、五股國小、五股國中、更寮國小
林口區-嘉寶國小、南勢國小、林口國小、麗園國小、頭湖國小
林口國中、崇林國中
系統上線時程、機關(續)
 如下表
階段
5
7
上線日期
學校名稱
林口區-瑞平國小、麗林國小、佳林國中、福國小
泰山區-明志國小、泰山國小、泰山國中、同榮國小、義學國中
義學國小
新莊區-丹鳳高中、光華國小、裕民國小、新泰國中、福營國中
頭前國中、昌隆國小、昌平國小、思賢國小、民安國小
頭前國小、新泰國小、興化國小、中港國小、中信國小
榮富國小、國泰國小、新莊國中、中平國中、丹鳳國小
豐年國小
101/12/03(一)
瑞芳區-鼻頭國小、瑞芳國小、濂洞國小、瑞濱國小、義方國小
欽賢國中、瑞柑國小、瓜山國小、九份國小、瑞亭國小
猴硐國小、吉慶國小、瑞芳國中
平溪區-菁桐國小、平溪國中、平溪國小、十分國小
雙溪區-雙溪高中、柑林國小、雙溪國小、上林國小、牡丹國小
貢寮區-貢寮國小、貢寮國中、福隆國小、福連國小、澳底國小
豐珠國中小、和美國小
系統上線前置作業說明
1.由各校資訊組長/文書組長人員實施。請人員於切換日期當天下午五點
前完成。
2.各階段機關切換期程表如下:
階段
第一階段
101/10/26(五)
第二階段
101/11/02(五)
第三階段
101/11/16(五)
第四階段
101/11/23(五)
第五階段
101/11/30(五)
起迄時間
15:30
切換日期
16:10
工作
安裝電子交換批次執行程式,並確認批次執行機制已自動設
定完成。(由資訊中心EMAIL給聯絡窗口)
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系統上線後工作說明
1.各校依上線日期需於上線日起起算一個月內將未結案件於一
代公文中辦結。
階段
未結公文辦結期限
第一階段
101/10/29~101/11/29
第二階段
101/11/05~101/12/05
第三階段
101/11/19~101/12/19
第四階段
101/11/26~101/12/26
第五階段
101/12/01~101/01/03
2.未結公文轉檔作業不包括創簽稿公文,依據文書處理要點規
定,不可變更決行公文內容(包含文號) ,故一代公文字創簽
稿請於期限內辦結(存查檔管簽收或完成發文)。
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學校公文系統導入作業說明
 環境確認:
1.憑證相關-預備自然人憑證及機關憑證、讀卡機及憑證程式安裝
註冊
2.承辦作業-簽辦流程及角色設定,
3.列印作業-公文可否正常列印、條碼機是否正常列印。
 公文簽辦方式請以紙本簽核流程或線上簽核流程擇一進行。
 線上簽核公文
 使用自然人憑證做加簽及驗證等重要處理程序。
 由於線上簽核無紙本公文,請同仁離職前務必於二代公文系統
的表單作業進行「文件移交申請」,否則若無人辦理公文,將
延宕公文時效。
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登入二代公文系統方式
方式:從二代公文登入
http://doc2-school.ntpc.gov.tw/ntpc_sod20/
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簽核方式:紙本與線上的差異
紙本簽核
線上簽核
於紙本公文上表示意見
,紙本送陳核。
點選「公文文號」,開啟
來會公文,於「意見輸入
區」輸入意見,點選線上
陳核按鈕。
核判發文
於紙本公文上確認主管
批示意見
點選「公文文號」, 開啟
公文,確認主管批示意
見。
核判存查
於紙本公文上確認主管
批示意見
點選「公文文號」,開啟
公文,確認主管批示意
見。
會畢(受會單位)
於紙本公文上確認主管
批示意見
點選「公文文號」, 開啟
公文確認會辦單位批示
意見。
意見、陳核
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紙本簽核流程說明(同一代公文系統)
二代公文系統流程說明(同一代公文系統)
電子流程
電子流程
紙本作業
簽辦流程
流程停在
承辦人待辦區
判發/判存
發文
A
收文人員
承辦登記桌
主管
承辦人
承辦人
承辦登記桌
檔管
送會流程
流程停在
承辦人待辦區
承辦人
受會流程
送出會辦
承辦主管
流程停在
承辦人待辦區
承辦人
承辦登記桌
受會登記桌
會畢
A
受會登記桌
受會承辦人
受會主管
受會承辦人
受會登記桌
承辦登記桌
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線上簽核流程說明
二代公文系統線上簽核流程說明
電子流程
簽辦流程
電子流程
電子流程
憑證加簽
陳核
憑證加簽
決行
憑證加簽
判發/判存
發文
A
收文人員
承辦登記桌
主管
承辦人
承辦人
承辦登記桌
機關憑證加簽
檔管
送會流程
憑證加簽
陳核
承辦人
憑證加簽
決行
憑證加簽
送出會辦
承辦人
承辦主管
承辦登記桌
受會登記桌
受會流程
憑證加簽
憑證加簽
決行
陳核
憑證加簽
會畢
A
受會登記桌
14
受會承辦人
受會主管
受會承辦人
受會登記桌
承辦登記桌
作業事項說明



15
紙本簽核:

於「紙本」上進行簽核,並蓋職章。

承辦人依文書規範,可將線上簽核公文轉為紙本簽核公文,請由承
辦人自行列印。
線上簽核:

使用自然人憑證加簽。

不會收到紙本公文,直接進入二代公文系統,線上檢閱及批示公文

來文附件處理: 來文時,意見輸入區可以夾附件檔。

建議各機關首長可設秘書為代理人,協助退件等功能。
表單批核:

紙本表單方式:第2次的展期申請、專案管制申請及調案(跨科組室
)申請單,其餘為線上表單。

紙本表單:主管收到紙本表單,於紙本批示。

線上表單:主管不會收到紙本表單,於系統批示。
表單申請方式

紙本申請表單:第2次的展期申請、專案管制申請及調案(跨科組室)申請單採紙本表
單方式,除填寫紙本表單外,且需填寫電子表單後按<申請>後,請文書人員憑紙本
簽核請登記桌於系統代決行。
主管批示紙本:
(申請流程選擇後,仍採紙本簽核,主管紙本批示後,由登記桌登錄)
表單類別
展期申請(第2次)
(申請時點選「登記桌代批」)
專案管制申請
調案(跨科組室)
人民申請補正
承辦人
文書人員
於系統中註記表單已決行
於系統中申請
,紙本陳核主管
檔管人員
-
於系統中註記表單已決行
於系統中註記調案核可
於系統中作補正天數扣除
-
主管於系統中批示:
表單類別
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展期申請
(申請時點選「主管系統批核」)
密等變更申請
速別修改申請
銷案申請(創簽稿公文)
文件移交申請
公文自領申請
調案(本科組室)
調案展期
承辦人
主管
檔管人員
-
承辦人於系統中申請
於系統中核示
於系統中註記調案核可
於系統中註記調案展期核可
共同注意事項
 定時查看待簽收區有無待簽收的線上簽核公文。
 定時查看待辦理區有無待處理的線上簽核公文。
 定時查看可抽回區有無流程已送出但未被下流程簽收接續
處理的線上簽核公文。
 熟記自然人憑證PIN Code,避免鎖卡情事發生。若鎖卡可
至內政部憑證管理中心/憑證作業進行鎖卡解碼。
 由於線上簽核無紙本公文,請同仁離職前務必做二代公文
系統的「文件交接」,否則會延宕公文時效。
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共同注意事項
線上簽核公文結案日期說明
 線上簽核之公文,經決行即屬確定,承辦人員
應完成發文或存查。
 內容錯誤者,應於發文或存查前,修正並加註
說明後重新簽核。
 核判存查公文結案日期為承辦人點選「核判存
查」後,結案日期將紀綠為主管批可之日期。。
 核判發文公文結案日期為發文人員點選「發文
登記」之日期。
每日攜帶及妥善保管自然人憑證;若未攜帶自然
人憑證可於系統簽辦公文時使用臨時憑證。
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文書人員-收文
 電子來文預設為線上簽核模式(分文給承辦人後,由承辦
人再決定是否要轉紙本簽核流程)。
 若電子收文作業中尚有不取號的來文但尚未設定為不取號,
須先將其設定為不取號。
 於上班時間內,定時查看公文系統(因線上簽核公文無實
體公文) 電子收文作業有無來文。
 待簽收區有無待改分的線上簽核公文。
 待辦理區有無須分文的線上簽核公文。
 倘若電子來文為所屬機關承辦人發出之存查副本公文,可
視情況設定為不取號,再至[不取號區]寄送電子郵件給承
辦人員。
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承辦人員-1
承辦人倘認為來文不符合「新北市政府公文線上簽核作
業注意事項」規定,可將線上簽核的來文轉紙本公文,
並將公文印出,如保存期限大於10年、附件非為A4尺寸、
由本府一層核判者,或需外陳外會之公文。
於上班時間內,定時查看公文系統(因線上簽核公文無
實體公文)- 請至<未結案件查詢>查看公文辦理進度。
承辦人於表單查詢作業查看線上表單准駁情形。
請假或公出時,請務必由本人或委由機關系統維護人員
於二代公文系統設定代理人,否則同仁無法協助公文辦
理。
線上簽核公文待主管決行後,即完成判發/判存,承辦
人簽收公文後至待辦理區[已決待發]進行稿轉函、核判
發文或[已決待歸]進行核判存查等作業。
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承辦人員-2
倘若有使用臨時憑證,待持有自然人憑證時須至「其他
作業-臨時憑證代補簽」以自然人憑證進行補簽作業(含
簽核流程中各級主管及各會辦人員)。
簽辦公文須會辦時,除須文面上填入會辦機關,並須設
定會辦流程,始可送陳、送會。
承辦人清稿後,務必審視下列各項重點,確認無誤後始
能將公文送發,以免退文往返而延誤公文時效。
本案是否已判決。
函文之格式、內容(金錢、數字、人名、日期、住
址)、標點符號、正副本之受文者…等是否正確。
當正副本行文機關為電子發文且有輸入附件描述(即[附
件:]欄位),須檢視附件是否夾帶成功及版本正確。
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主管
 請於上班時間內,定時查看公文系統(因線上簽核公文無
實體公文)
 主管於系統-「表單核示區」批示各類電子表單:如公文展
期申請單、調案申請單、銷號申請單、速別修改單、文件
移交申請單、公文自領申請單及密等變更申請單
 其中調案申請單(跨科組室/跨機關)及公文變更「專案管
制」案件申請單(含紙本公文及線上簽核公文)仍採紙本表
單。
 主管於系統-「公文複閱區」複閱公文及設定須複閱之主管。
 每日攜帶及妥善保管自然人憑證;若未攜帶自然人憑證可
於系統簽辦公文時使用臨時憑證。
 倘若有使用臨時憑證,待持有自然人憑證時須至「其他作
業-臨時憑證代補簽」以自然人憑證進行補簽作業。
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文書人員-發文
 於上班時間內,隨時查看公文系統(因線上簽核公文無實體
公文) 待簽收區有無待簽收的線上簽核公文。
 待發文區有無待發文的線上簽核公文。
 須定時檢查電子發文狀態是否完成無誤。
 審視下列各項重點,確認無誤後始能將公文發出。
 本案是否已判決。
 函文之格式、內容(金錢、數字、人名、日期、住址)
、標點符號、正副本之受文者…等是否正確。
 若有附件,附件欄位不可空白,並檢視附件是否夾帶成
功。
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文書人員-檔管1
於上班時間內,定時查看公文系統(因線上簽核公
文無實體公文)檔案點收(含退件)作業有無待點收的線上簽核
公文。
案件編目著錄作業有無待編目的線上簽核公文。
審視下列各項重點,確認無誤後始能將公文歸檔。
本案是否已判決。
若有附件,附件欄位不可空白,並檢視附件是
否夾帶成功。
學校正式上線後,檔管人員初期上線時,一、二
代歸檔是並行的,但要依「卷」區分一、二代,不
然到時候轉檔還有目錄彙送,都會有重號的問題
24
文書人員-檔管2
25
於點收線上簽核公文時,若系統顯示驗證失敗等訊息,
系統並無「退件」功能,請通知該科室登記桌於「可
抽回區」抽回該公文後,送回承辦人處重新執行送歸
檔程序。
請於線上簽核功能上線前確認已於二代公文系統註冊
機關憑證完成。
建議於系統離峰時間執行加「機關章」作業:點收後
以機關憑證進行「機關章」作業,可單筆或多筆批次
作業。
檔案點收後,請至「案件編目著錄作業-線上編目」進
行編目。
請各校務必於上線日起後起算一個月內,將所有未歸
檔案件公文,全數進行歸檔(一代公文將於101年12月
不再提供服務)。
文書人員-稽催人員
 於二代公文系統中進行稽催管考處理-使用系統稽
催報表瞭解公文辦理狀況。
26
簽(會)辦流程
27
簽(會)辦流程-(續)
28
列印設定說明
第一步、在 eClient 登入畫面點選「環境設定」
第二步、在「環境設定」畫面上,選到「收文及整合設定」,將
「收文及整合設定」畫面上的「啟用收文列印」與「同時
列印附件檔」,勾選狀態取消,如下圖所示。
第三步、將「啟用收文列印」與「同時列印附件檔」,勾選狀態取
消之後,請先點選下方的「套用」,再按下「確定」。
29
列印設定說明(續)
30
如何再利用一代公文之公文
1. 若使用筆硯系統的使用者,將可電子交換公文格式,如:函、開會
通知單…
(1)於筆硯匯出di檔:儲存於本機磁碟機(c:\eic\external\export\di\)
31
如何再利用一代公文之公文(續)
(2)再於二代公文系統匯入筆硯di檔
32
如何再利用一代公文之公文(續)
2.若使用其他工具製作公文或於筆硯中不可電子交換的公文格式(如:
簽)把一代公文製作工具文字複製後,貼至二代公文文面後,再自
行編修段落縮排及編號等排版屬性。
33
其他說明
 若遇操作問題,請先洽詢學校文書組長及種子人
員
 若遇電腦環境設定問題,請先洽詢學校資訊組長
 若無自然人憑證或讀卡機,請洽教育局秘書室
 其他問題請至8500報修http://8500.ntpc.gov.tw
 二代公文問題
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其他說明(續)
 自然人憑證問題
35
 為提升客服話務功能,請洽詢問題時,先報機關名稱、姓
名、電話及分機,並節約報修時間,每通電話將於3分鐘
後會掛斷,若為操作問題或規範問題,將轉由第二線同仁
回復您電話,並僅於告知何處可查到問題解答之文件所在
其他說明(續)

36
於專案網站(http://doc2.ntpc.gov.tw/)提供參考資料,包
括:常見問題集、教學講義、操作手冊、線上教學等資料。