Transcript 共同操作 - 大同大學秘書室/公關中心

新版公文管理系統說明會
講師：林志勇
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課程大綱
新版公文管理系統優點
新版公文管理系統上線時程
公文管理系統更版影響
公文管理系統環境設定
如何登入公文管理系統?
公文製作及線上簽核環境安裝
公文管理系統介面說明
核對、修改個人資料
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新版公文管理系統優點
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優點
1. 大幅解決公文製作安裝及環境設定問題。
 只需安裝Silverlight Runtime。
 支援Window 7、Windows 8。
 支援IE7 、IE8 、IE9、IE10。
註1：IE10需設定相容性檢視。
註2：Firefox、Chrome可搭配IE Tab軟體進行使用。
 只需更新主機程式，不需與使用者端公文製作軟體進行同步。
 解決使用者端環境的執行程式被移除時，所造成系統無法正常執行列
印…等功能的風險。
2. 資料全部儲存在主機資料庫，減少同步資料問題。如公文管
理系統與電子交換中心同步機關資料，但不需再與使用者端
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公文製作進行同步。
優點
3. 公文製作所見即所得
 操作介面與Office軟體類似。
 支援CTRL+C、CTRL+V的編輯方式。
 編輯畫面與列印結果趨於一致化，排版更加方便。
4. 公文線上簽核介面與公文製作編輯介面一致。
5. 支援一次夾帶多個附件檔案。
6. 簽、稿、函格式與附件的頁籤顯示更明確。可彈性選擇開啟
公文或附件，有效提升公文檔案網路傳輸速度。
7. 強化個資防護，公文內容有身份證字號時，可於列印時選擇
遮罩，隱蔽身份證字號部分數字。
8. 支援將公文內容匯出成TIF圖檔。
9. 減少部份簽核人員於簽核過程中，因環境異常造成簽核結果
不正確情事發生。
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10. 公文檔案容量較小，更有效運用硬體儲存空間。
新版公文管理系統上線時程
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上線時程
項次
日期/時間
1
102.11.23(六)
08:00
102.11.23(六)
|
102.11.24(日)
102.11.25 (一)
08:00
公文管理系統停止服務
102.11.25(一)
|
102.11.29(五)
人員駐點服務
2
3
4
項目
進行系統轉移
新版公文管理系統啟用
註：待原版系統中公文全部結案後，將進行公文檔案轉檔處理。
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公文管理系統更版影響
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公文管理系統更版影響
 原來系統中尚未登錄取號的草稿，將不提供【登錄取號】。
需在新版公文製作重新繕打。(影響功能：公文製作及查詢作
業、創稿登錄作業)
 原來系統中的公文(簽/稿)，不提供【複製】、【預覽列印】
功能。(影響功能：公文製作及查詢作業)
 原版產生的檔案瀏覽方式，依轉檔前後區分如下：
項目
檔案轉檔前
檔案轉檔後
[簽]及[稿]
使用原版公文製作軟體
開啟及檢視。
為RTF檔案格式。
使用Word軟體開啟及檢視。
線上簽核
資料
使用原版線上簽核軟體
開啟及檢視。
為TIF檔案格式。
使用可檢視TIF檔案格式的軟體進
行開啟及檢視，如iview。
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公文管理系統環境設定
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系統環境設定
 將校務系統網址 *.ttu.edu.tw 加入【信任的網站】中，按
新增按鈕
(＊請先取消「□此區域內的所有網站需要伺服器驗證（https:）」)
 【安全性】頁籤中→在【信任的網站】。點選【自訂層級】
，將【ActiveX控制項與外掛程式】中皆點選【啟用】，共十
項。
 【隱私權】頁籤中，取消「 □開啟快顯封鎖程式」。
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系統環境設定
 檢查瀏覽器上有無外掛工具列，如Google、Yahoo等工具列。
若有
方法一：請至【開始】→【控制台】→【新增移除程式】 內
將應用程式移除。
方法二：設定工具列-「允許此網站的快顯視窗」。
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系統環境設定-相容性設定
於「IE瀏覽器」功能列，點選【工具】鈕→ 相容性檢視
設定→點選【新增】，將ttu.edu.tw新增至[相容性檢
視的網站]。
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如何登入公文管理系統？
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如何登入公文管理系統
 進入學校網站的首頁>系統連結>校務行政資訊系統。
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公文製作及線上簽核環境安裝
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公文製作及線上簽核環境安裝
 點選首頁「創簽/創稿」按鈕，系統會檢查「Microsoft
Silverlight」軟體是否已安裝。
 若無，將顯示「安裝Microsoft Silverlight」，請點選它進
行安裝。安裝完畢，請關閉視窗重新登入系統。
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公文製作及線上簽核環境安裝
 除上一頁安裝方式，亦可至【秘書室公文系統專區】下載安
裝檔案，待下載完畢，點選該檔案進行安裝。
Silverlight.exe
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公文管理系統介面說明
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公文系統介面說明
常用功能區
主要作業區
功能選單區
公文檢視區
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公文系統介面說明
篩選條件
其他功能
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核對、修改個人資料
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核對、修改個人資料
第一次使用時，至首頁→「我的設定」→「個人資料」核
對個人資料。
若資料有誤，請直接於修改更正，再點選【確定】儲存。
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