Transcript 公文系統操作及流程說明(適用主管).

大同大學
公文系統操作及流程說明
秘書室
林碧霞
公文系統操作
一.基本系統環境設定
二.收發文處理作業
基本系統環境設定
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請至【網路硬碟一】下載以下兩
個檔案
(分享名稱：公文製作 )
PDFCreator.msi
iview410_setup.exe
將校務系統網址 *.ttu.edu.tw 加入【信任
的網站】中，按新增按鈕。
(＊請先取消「□此區域內的所有網站需要伺服
器驗證（https:）」)
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【安全性】頁籤中→在【信任的網站】。點
選【自訂層級】，將【ActiveX控制項與外掛
程式】中皆點選【啟用】，共十項。
收發文處理作業（請進入校務行政資訊系統）
收文處理
發文處理
查詢作業
代理設定
常見問題
公文用語
收文處理
1.進入待辦區-長官待辦區：出現陳核或會辦
之公文
2.電子文－打開即簽收：如0970001234
3.簽核公文對話框：蓋職章-填寫意見
4.設定傳送流程
其它功能
公文已送出須抽回處理方式：
1.若公文已送出但未被簽收，送出人請在待辦
區中【篩選條件】選擇『已送出未簽收』，
點選該公文後在【其它功能】項選擇【送件
抽回】。
2.若送出公文已被簽收：簽收人請在待辦區中
點選該公文後在【其它功能】項下選擇【誤
送退回】，公文會回上一流程。再至【設定
傳送流程】處點選欲送達單位。
查詢作業
一、綜合查詢：
1.二級主管可查詢單位內承會辦公文
2.一級主管可查詢全處,室,中心公文
二、相關電子檔案：顯示公文所有相關的
電子檔案
三、簽辦流程及簽辦流程圖：顯示公文所
有處理過流程、預排流程及所有流程的
會簽意見。
代理設定
承辦作業區-代理人設定
->新增->填入被被代理人及代理人及請假
期間->存檔
代理人會出現被代理人作業區->如須處理被
代理人的公文請直接點選代理人的作業區
-請見『代理設定後畫面』
標準公文簽核畫面_收文(一)
承辦人－﹥承辦單位主管－﹥會辦(其他單位)
－﹥承辦人存查。
----請見『公文簽核畫面(一)』
1. 承辦公文為不重要的公文,只須二級主管簽
核(如只有一級主管仍要會簽一級主管)。
2.請提醒承辦人須填寫”擬辦事項” 。
標準公文簽核畫面_收文(二)
承辦人－﹥承辦單位主管－﹥一級主管－﹥會
辦(其他單位) －﹥承辦人存查
*承辦之公文最後傳送流程為一級主管，可批
如擬，決行等
--請見『公文簽核畫面(二)』
標準公文簽核畫面_收文(三)
承辦人－﹥承辦單位主管－﹥一級主管－﹥
校長－﹥會辦(其他單位) －﹥承辦人存
查。 --請見『公文簽核畫面(三)』
Ps:傳送流程如有主管批“意見“，在公文
回承辦人後，請再設定傳送流程至回復意
見簽辦完畢。
標準公文簽核畫面_發文
1.承辦人－﹥承辦單位主管－﹥一級主管按
決行。 --請見『公文簽核畫面(發一)』
(直接由一級主管決行，不經校長)
2.承辦人－﹥承辦單位主管－﹥一級主管－﹥
校長按決行 。 --請見『公文簽核畫面(發
二)』
(如須由校長決行，請一級主管勿按決行)
常見問題
1.承辦人員簽辦公文時未填寫擬辦，擬請主管退回
該公文，請同仁重新擬簽辦。
2.公文內容如有誤時，擬請修改或退回承辦人員修
正。
3.公文之設定流程必項先呈閱直屬主管後，並由一
級主管決行後，再會辦給其他單位。
4.傳送流程的設定，主管可視須要增加或刪除會簽
人員。
公文用語參考
主管對公文或簽呈的裁定，慣用諸語如下：
1.如擬：係指依照承辦人所擬定的方案辦理。
2.承辦單位所提資料或文件提供了解時，可批「悉」。
3.所提圖書或例行表冊，可批「閱」。
4.所提副本等存查案件，可批「存」。
5.主管認有必要，會請其他單位（人）表示意見時，批
「先會○○○」。
6.對承辦單位陳判之文稿，認為可以繕發時，批「發」
7.文中如有明顯錯別字或措詞不當，可用紅色字跡逕予修
正。