Transcript 文書處理概述(ppt檔)

文書處理手冊 心得分享
人事室 張晉元 報告
文書處理概述
何謂文書
 公文處理流程
 公文種類
 函、簽的製作格式
 函的內容要領
 公文用語、字
 公文封寫法

文書處理概述


所稱文書，係指處理公務或與公務有關之全部文
書。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，
機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與
公務有關者，亦一切紀錄之資料，不論其形式或
性質如何，皆屬之。
所謂「公文書」謂公務員職務上所制作之文書，
為刑法第十條第三項明文規定：所謂公務員係指
依據法令從事公務之人員，則其所為公務應係指
公法上之行為；易言之，須為基於公權力所發動
之行為始屬公務之範圍。
文書處理概述─公文種類
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令：如公布法律、人事任免、奬懲..等。
呈：對總統有所呈請或報告時使用。
咨：總統與立法、監察院公文往復時使用。
函：各機關處理公務時使用。
公告：機關向公眾或特定的對象宣布週知時使用。
其他公文：如書函、簽、報告、通知、通報、開
會通知單等等。
文書處理概述─文書處理流程
來文流程
陳提
收文
分文
繕打
會簽
擬辦
陳核
批示
擬稿
判行
核稿
交辦
創稿流程
會稿
閱稿
校對
用印
發文
退稿
歸檔
文書處理概述─本縣公文系統
於縣政府
http://gdms.hl.gov.tw/
網頁登入公文
系統。
文書處理概述─函、簽的製作與格式
文書處理概述─函、簽的內容製作要領
行政機關之一般公文以「函」為主，簡略如下：
１、採用「主旨」「說明」「辦法」三段式。
２、主旨：全文精要，以說明行文目的與期望，力求
具體扼要。
說明：就事實、來源或理由，作較詳細敘述。
分項條列一、二、三、．．(一)(二)(三)
．．１、２、３．．(１)(２)(３)．．．
辦法：向受文者提出具體要求。
３、文字敘述儘量使用明白曉暢，達「簡、淺、明、
確」要求。
４、絶對避免艱深費解、模稜兩可詞句。
文書處理概述─函、簽的內容製作要領
簽的撰擬方式略述如下：
１．先簽後稿：有關政策性、牽涉較廣等案件。
２．簽稿併陳：需酌加析述、限時不及先行請示等案件
３．以稿代簽：一般案情簡單、例行等案件。
另一般存參或案情簡單文件，得於原件文中空白處
簽擬。
文書處理概述─函、簽的內容製作要領
文書核擬注意事項略述如下：
１．機關首長得以手諭或口頭指定承辦人擬辦。
２．擬辦文書，必須先會他部門組室者，應先會完後再
陳判。
３．簽具意見力求簡明具體，不可僅用「陳核」「請示
」等字樣，以圖規避責任。
４．毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽
請存查。
５．對於來文文書，應於重要文句旁，用色筆劃出記號
，以利核閱。
６．來文附件，有抽存必要者，應書明「附件抽存」。
文書處理概述─函、簽的內容製作要領
文書核擬注意事項略述如下：
７．無收文之創稿，應填一「創」字。
８．文稿一頁以上，加蓋騎縫章或職名章及加註頁碼。
９．文稿內遇有重要性之數字，宜用大寫。
１０．陳核文書應以一案一卷宗為原則。
公文夾區分：
最速件用紅色
速件用藍色
普通件用白色
機密件用黃色或密件袋。
辦理期限：
一日
三日
六日
文書處理概述─公文用語、字
查、關於、謹查
起首語。
鈞、大、貴
鈞：下對上。大：無隸屬下對上。
貴：上對下或平行及對社團用之。
鈞長、鈞座
屬員對長官稱謂。
台端。先生、君、女士。
台端：首長對屬員、機關對人民。
先生、君、女士：機關對人民用。
本。職。本人。
本：機關自稱。職：屬員對長官自
稱時用之。本人：人民對機關自稱
時用。
奉。據。
奉：接獲上級機關公文，引敍用。
據：接獲下級、平行機關、人民公
文，引敍用。
文書處理概述─公文用語、字
奉悉。敬悉。已悉。
奉悉：接獲上級公文，引敍完用。
敬悉：接獲平行公文，引敍完用。
已悉：接獲下級公文，引敍完用。
復．．．(來文年月日字號）函
復文時用。
依據、依照．． (來文年月日字號）
告知辦理之依據時用。
函辦理
(發文年月日字號）函諒蒙 鈞察
對上級機關發文續函時用。
(發文年月日字號）函諒達、計達
對平行或下級機關發文後續函時用
。
遵經、遵即。（經辦語）
業經、經已、均經、迭經、旋經。
對上級機關或首長用。
通用
文書處理概述─公文用語、字
應予照准、准予照辦、准予備查。
未便照准、擬難照准、應毋庸議、 上對下時用之。（准駁語）
應從緩議、應予不准、應予駁回。
如擬、可、照准、准如所請、如擬
首長對屬員承辦公文時用之。
辦理
敬表同意、同意照辦。
不能同意辦理、歉難同意、無法照 對平行機關時用之。
辦、礙難同意。
請 鑒核、請 核示、請 鑒察、
對上級機關時用。 （期望語）
請 鋻核備查、請 核備。
請 查照、請 察照、請 查照辦
對平行機關時用。
理、請 查核辦理、請 查照見復、
請 查照辦理見復、請 查照轉告、
請 查照備案、請 查明見復。
文書處理概述─公文用語、字
（附送語）
附、附送、檢附、檢送
對平行及下級機關用。
附陳、檢陳
對上級機關用。
文書處理概述─公文用語、字
公文統一用字
公布、分布、頒布
佈
布
部分、身分
分
份
釐訂、釐定
釐
厘
使館、領館、圖書館
舘
館
妨礙、障礙、阻礙
礙
碍
占有、獨占
占
佔
文書處理概述─公文用語、字
公文統一用字
牴觸
抵
牴
雇員、雇主、雇工
雇
僱
僱用、聘僱
雇
僱
黏貼
粘
黏
計畫
劃
畫
策劃、規劃
劃
畫
文書處理概述─公文用語、字
公文統一用字
儘量
盡
儘
澈底
澈
徹
聲請
對法院時用
申請
對行政機關時用
關於
於
于
紀錄（名詞用）
紀
記
文書處理概述─公文用語、字
公文統一用字
記錄（動詞用）
製定、訂定
製定、製作
紀
記
法律創制用「製定」 行政命令用「訂定」
製
第九十八條
第九八條
第一百條
第一○○條
第一百十八條
第一百一十八條
制
文書處理概述─公文封的寫法
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小 號
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親
啟
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啟
END
敬請指教