請查照惠復。

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Transcript 請查照惠復。

公文書寫注意事項
報告人 許崑燈
公文書寫原則(人事時地物)
簡:主題簡單明瞭
 淺:文義顯淺清楚
 明:內容明確無誤
 確:案件確實具體

林語堂說:「作文要像女孩子的裙子一樣,
越短越好。」範例說明
公文常用語

期末語:
上行文:請 鑒核。請 核備。請 鑒核賜復。
平行文:請 查照。請 查照惠復。請 惠允。
下行文:請查照。請 轉知查照。請備查。
稱謂語:鈞部、大會、鈞長、職、臺端。
 經辦語:業經、均已。
 引述語:奉、敬悉、依據○ ○ 函辦理。
 期待語:敬請、恭請、敦請、惠請、懇請

公文用語(期望語)
上行文:請 鑒核、請 核備、請 核轉、
請 核示、請 裁示、請 釋示、
請 核准辦理、復請 鑒核
 平行文:請 查照、請 查照辦理、請 查照見復、
請 同意見復、請 查照轉告、
請 查照備案、請 惠允見復、
復請 查照、請 查照惠復
 下行文:請照辦、請查照辦理、請確實辦理、
請查明見復、請查照轉告、
請依規定辦理、請轉告所屬確實辦理
案例說明:錯誤範例

公文撰擬-簽、函

主旨
 精要不超過60字
 敘明行文目的

說明
 緣由、案情分析

擬辦(辦法)
 建議方案

單位核稿
 行政人員協助
重點提示
重要公文應經單位主
管核閱,勿使用甲章
具時效性公文應追蹤
進度
以本校位階書寫公文
注意上下行用語及數
字寫法
簽、函的意義
 簽的意義
 函稿的意義
 先簽後稿
 簽稿併陳
 以稿代簽
案例說明:錯誤範例
公文撰擬-感謝狀、證書、聘書
不加標點符號
 由校長代表學校(請用簽名章)
 稱謂適當



先生(女士)、君、同學、學員、老師
用印

蓋校印於日期上方(日期請勿加0,例如09月)
範例說明
公文書寫常見錯誤
1.上下行文用語錯誤。
2.簽、函稿、簽稿並陳、以稿代簽,簽函稿混淆不清。
2.數字使用錯誤。(正確用法)
3.主旨與說明一模一樣。
4.函稿文內寫明附件名稱,附件欄未書明附件名稱。
5.正本受文者未書寫。
6.正副本受文者有本校單位時未書寫本校+單位,未將
本校單位放在最後。
7.未使用電子發文浪費郵資及影印費用。
案例說明:錯誤樣態 本校常見錯誤
公文會辦

效力
 無表示意見視為同意
 會簽單位與承辦單位意見相左請先協調後再呈
 多個會簽單位表示意見時請再結簽上呈

處理時限(注意時效)
 最速件:1小時
 速件:2小時
 普通件:4小時

超過3個單位
 先行協商再上簽避免意見相左
用印申請

申請用印時機
 上網下載表單(文書組網站表格下載區)
 為勞保、學生對外參加比賽報名表、申請獎學
金等簡易制式表單申請用印
已有核准簽文無需重復申請
 校長或授權人決行後用印

新聞稿撰擬

結構
 導言(第1段;頭)

5w1h、150字以內
 內容(第2段;身)
以記者立場寫稿
背景、解釋、過程
向別人學習減少錯誤
 結尾(最後一段;腳)
校內新聞:首頁/新聞專區



重點提示
前因後果
標題
 醒目、鏗鏘有力(不超過16字)

各段可獨立完整刊出
e-mail傳送
及時傳送文件告知
 聯絡人變更請告知
 亦屬公文
 標題簡要明確
 定期清理檢查信箱

結語
向優良範例學習
 向前輩請教學習(各處秘書資深同仁)
 參考「公文程式條例」及各類書籍
 公文寫作時自己之定位(機關對機關)
 掌握基本格式與用語

簡 報 完 畢
敬 請 指 教