Transcript 進階篇―各類公文時效作業規範

99年度第1-3期
公文處理時效管制作業
臺北市政府研考會
為民服務組 馬明君
1
時效觀念架構圖
需求重點 ＞＞＞＞ 工具手段 ＞＞＞＞ 達成效益
文書要點訂定
確保積極作為
避免公文旅行
公文成效檢核
強化溝通協調
彰顯行政效能
公文抽查輔導
形塑團隊合作
維護民眾權益
逾期公文評析
釐清責任歸屬
講習宣導訓練
提升工作效能
2
公文時效管制意涵
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「公文處理時效管制」乃在掌握
公文處理過程中的每個環節，透過公


文登錄作業及稽催查詢途徑，促使每

件公文能在時限內處理完成。
消極目的在於防止公文延壓，積
極目的更在於提高行政效率，落實為
民服務。
3
基礎篇課程大綱
文書流程各階段注意事項
-收創文登錄(公文性質與處理時限/時效計算
方式/時效管制方式)
-簽稿擬辦(改分移文)
-會辦作業
-發文存查結案
-【實務作業研析】
公文處理人員角色
文書稽催與展期申請
公文處理獎懲規範與責任
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
創號:主動辦理
收文
分辦
資料
登錄
簽稿 會簽稿 陳核判 繕校
擬辦
用印
發文
查詢
稽催
歸檔
結案
統計
Q:如何做好時效管制?
A:登錄稽催確實、隨到隨辦、自我管理、
全程全案全面管制
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
收創文登錄-1
1.收(創)文編號
市長出席會議或活動請示單>
創號公文取號時間>
2.逕收來文補辦收文編號再行處理
申請案件送件>
民眾資料補正>
陳情案件紀錄>
3.分文原則
組織業務職掌>
涉及業務較多或首項業務之主辦單位>
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
收創文登錄-2
公文性質依實質內容判定，且其決定公文
的處理時限、管制方式與時效計算方式
公文性質
一般公文
申請案件
陳情案件
行政救濟
處理時限(依案件別或管道不同)
速別管制、受會案件、議員書面質詢、專
案、限期案件、限期撤另處、收受開會通
知單、特殊性案件、市長出席活動請示單
依規定公告(申請案件處理時限表)
市長信箱、秘機信、市民服務(臨櫃或1999
話務後送)、一般性陳情、機關或首長信箱、
申辦/陳情滿意度調查表
訴願、行政訴訟、訴願審議
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
收創文登錄-3時效計算方式
創(簽)稿案件以創(簽)稿當日起算時效，
餘以收文次日起算
◎含假日:限期案件、專案案件、申請案件
與行政救濟案件
◎不含假日:一般公文、陳情案件

起
算
點
處理時限
(計算方式)

限
辦
日
期
8
基礎篇―文書流程各階段注意事項
收創文登錄-3時效計算方式
時效計算含假日案件適用要點規定
文書要點§167:
公文處理時限之末日如為假日者，則以
該日之次一工作日為時限之末日。
文書要點§171:
處理期間如遇國定假日或其他休息日時
(星期六、日之例假日除外)，其期間依
實際假日日數延長之。
※本點不適用:明訂確切日期之限期案件
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
收創文登錄-4時效管制方式
不同類別公文，依其性質，管制方式有異
說明
適用類別
以文管制 以「文」為管制統計單元， 一般公文
要求的重點只問此個件文是
否於期限內處理完畢，文辦
結就銷號歸檔，可採分階段
作業方式辦理
以案管制 以「案」為管制統計單元，
因此類公文具有須整體作業
性質，要求的重點在案的決
定，以案情實質擬處作為為
管制標的，並採全程管制以
達作業要求
專案
限期案件
申請案件
陳情案件
行政救濟
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
簽稿擬辦-1改分移文
改分本機關其他單位(8小時完成)
經主管核閱後，退回改分；受改分單
位如有意見，應簽明理由陳請主任秘
書以上人員裁定。
改分其他機關(8小時完成)
經共同收文機關(府收文、上級一級機
關)分辦文件，認不屬本機關業務職掌，
簽註意見送由主任秘書以上人員核章
退回改分。
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
簽稿擬辦-1改分移文
移文其他機關(8小時完成)
由本機關直接收文，認不屬本機關業務
職掌，以原收文號移辦權責機關
特殊情況，改分移文時間可延長為16小時內
其他移文觀念
1.需移與機關內另一單位辦理獎懲或後
續作業
2.離職或他調，原承辦案件尚未結案，
移交另一承辦員辦理。
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
簽稿擬辦-2
1.一般公文來文速別修正線上申請(紙本核章)
2.性質時效即時反映修正
(倘公文已辦結，在檔案編目及公文報表
上傳前，僅研考人員對公文資料登錄錯
誤有修改權限)
3.應辦案件不得先簽存查
4.彙併辦作業方式
彙辦:同一案件內的有關事項，需彙集
全部來文後始能為後續統一處理
併辦:相同案情、正副本、查催函
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
會辦作業-外會
雙方將作業過程中相關資料及紀錄影印留存
送會機關:流程查催之責
受會機關:
1.對未擬預訂期限之會簽會稿案件，以速
件管制。
2.如無法於速件期限內回復，可聯繫送會
機關並獲同意，變更原處理期限，填具
書面紀錄。
3.順會時，依主簽機關所定會辦次序依序
完成送退會作業。
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
會辦作業-內會
送會單位:流程查催之責
受會單位:依公文夾顏色區分會辦時效
綠色→隨到隨辦
紅色及黃色→1小時
藍色→2小時
白色→4小時
會辦時間過久(逾3個工作日)查催機制
告知機關高階核稿人員或研考人員督促了解
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
發文存查結案
1.複閱流程簡化與時效掌握
2.發文與存查結案時間認定
3.發文與存查時效規範
4.單一申訴系統同步作業
5.統計報表上傳(每月5日前)
6.逾期或異常公文調卷分析
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
【實務作業研析】
1.機關是否可自訂內會單位處理時限?
會辦案件處理時限規定係就案件整體處理時限
加以考量,如會辦時間過久,恐壓縮其他階段可
使用時間,因此原則上受會單位處理時限,仍以
公文夾顏色作為內部傳送速度區分。
2.創號公文陳核並經長官退回,文號是否可註銷?
原則上創簽稿公文不應逕予銷號,如該案件仍
需接續研處,考量公文之完整性,得經主管核定
以存查件送歸檔,後續再創稿續辦之公文並應
併案歸檔;如該案件經指示無辦理需要,該文號
得經主管核定予以銷號。
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基礎篇―文書流程各階段注意事項
【實務作業研析】
3.不同管道來源之陳情案件，如何併案?
以首件收文為主案，惟限辦日期應以處理期限
先至者作為管制基準。
4.如何申辦特殊性限期案件?
一般公文如有涉及法令、調查或實地訪查始能
辦理之通案性案件，欲申請特殊性限期案件，
可檢附最近3個月該類公文之調卷分析結果
(最長、最短及平均處理日數)報府核定。
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基礎篇―公文處理人員角色
每一成員均
須有公文自
我管理觀念
，了解各項
時效作業規
定
文書人員 協助稽催(登記桌)、資料登
錄與修正(收文人員)
承辦人員 掌握擬辦時效與流程查催
核稿人員 督促與協調
判行人員 督促與協調(含主管與首長)
督導制度建立與推動(首長)
研考人員 列管稽催、公文檢核、宣導
訓練與檢討分析
資訊人員 系統設定、宣導訓練
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基礎篇―文書稽催與展期申請
◎文書稽催(線上)
1.到期前/到期當日稽催(系統自動)
2.到期次日展期申請催辦(系統自動)
3.逾期案件未辦展期催辦(研考、文書)
4.應列管案件逾期未結催辦(研考)
事先催辦訊息簽收(線上)
1.承辦人及主管每日簽收，進行實際催辦
2.文書人員協助提醒
3.研考人員協助提醒，檢討統計簽收情形
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基礎篇―文書稽催與展期申請
展期催辦訊息簽收(線上)
1.承辦人及主管每日簽收
2.承辦人員即時提出展期申請
3.主管人員督促承辦人提出展期申請
4.決行人員核定展期申請
◎展期申請(線上)
展期申請單(一般、申請、陳情)
專案展期申請單(專案)
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基礎篇―公文處理獎懲規範與責任
得專案簽報獎勵:(§183)
1.登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實
且於文書流程管理制度之落實推動有重大
貢獻者。
2.辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
3.文書流程管理制度之革新或改進建議，經
採行確具績效者。
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基礎篇―公文處理獎懲規範與責任
得專案簽報議處:(§184)
1.無故積壓公文情形嚴重者。
2.毀損、棄置、遺失公文或檔案者。
3.無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾2日者
4.未依規定改分或移文，嚴重影響案件處理時效者
5.承辦人員無故未將判發之文稿送發文，逾1日者
6.對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理展期者
7.應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者
8.逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員
登記
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基礎篇―公文處理獎懲規範與責任
公文處理責任
(一)程序責任:
查催→承辦人員對其經辦的案件應負各流
程查催之責。
展期→公文如超過原處理時限尚未辦結，
應辦理展期手續;辦理展期後，在
統計上仍屬逾期案件。
(二)積壓責任:公文處理過程中如有不當延誤，
將檢討積壓責任。
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基礎篇―公文處理獎懲規範與責任
是
X是:公文有積壓
Y是:查催與展期手續完備
X否:公文無積壓
Y是:查催與展期手續完備
§169
X
是
否
§174、 §184
X否:公文無積壓
Y否:查催與展期手續不完備
X軸:公文是否有積壓
Y軸:查催與展期手續是否完備
X是:公文有積壓
Y否:查催與展期手續不完備
否
Y
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進階篇課程大綱
各類公文時效作業規範
-【實務作業研析】
逾限積壓懲處標準表
逾期或異常處理公文調卷分析
經驗分享
-常見時效作業缺失提醒
-如何避免公文處理逾期
-績優機關制度建立作法
-公文系統管理功能運用
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進階篇―各類公文時效作業規範
一般公文-1
提醒下列屬一般公文
1.感謝函、活動邀請、經費贊助、立序賀詞、
墨寶索取及贈書屬之
註1.收受民眾感謝信之回復處理，將市長感
謝信以附件方式檢附
註2.活動邀請對象為市長，6個月處理時限
（一般公文活動請示單類別）
2.訴願判決不成立或駁回決定
會議紀錄:會議次日創號(或當日收文取號)，俾
確實管制於會議次日起6個工作日內
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完成紀錄發送
進階篇―各類公文時效作業規範
一般公文-2
最速件、速件、普通件得執行扣除日數:
外會、彙辦、府層級或機關層級之複閱、
經本府或上級一級機關收文分辦之改分
最速件、速件、普通件得執行時限延長:
1.先簽後稿→延長2/3
2.非屬先簽後稿
(1)陳府層級核判→一級機關延長1/3;二級
機關延長1/2
(2)二級機關陳送至上級一級機關核判→
延長1/3
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進階篇―各類公文時效作業規範
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進階篇―各類公文時效作業規範
限期案件-1
收文樣態
來文指定日期
來文給定一段時間
依規定即訂有處理時限
來文訂有不同處理時限
例行資料填報
收文時，已逾來文所訂
時限
登錄管制方式
依指定日期管制
從收文次日起算並含
假日
依規定時限管制(如國
賠案件20日)
以最後時限管制
以第1次填報時間管制
以普通件管制
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進階篇―各類公文時效作業規範
限期案件-2
提醒下列屬限期案件類型
1.開會通知單(依指定開會日期為限期案件管制)
2.判決撤銷須另為處分案件
3.特殊性案件(涉及法令、調查或需實地訪查始
能辦理之通案性案件)需報府核定
4.監察院及議會協調案件
須採取以案管制，且其不得申請為專案案件(特
殊性案件除外)，亦不做任何時效之扣除。
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進階篇―各類公文時效作業規範
限期案件-3
限期案件如無法在所定時限內辦結，欲變
更來文所定時限者，應於原處理時限內聯
繫來文機關並獲同意，以書面確認。
聯繫並獲同意，以書面確認→依限辦結
未聯繫亦未獲同意，且未以書面確認→逾
限辦結
限期案件(文到幾日)處理期間遇國定假日或
其他休息日，得依實際假日日數延長
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進階篇―各類公文時效作業規範
專案案件-1
實質要件
包含計畫、研究、法規、法令解釋……等
涉及政策、法令或須多方會辦、分辦，並
須30日以上辦結者。
程序要件
於一般公文原預訂結案日前線上提出專案
表單申請，檢附作業流程圖，經單位主管
詳實審核、先會研考，經機關首長核准。
如未於上述時間提出，須有單位主管以上
人員的文字批示同意。
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進階篇―各類公文時效作業規範
專案案件-2
專案案件每次申請(含展期)之處理時限，
不得超過 6個月。
主管單位須定期提報執行情形至結案為止
通案性專案應定期檢討處理時限
限期案件、申請、陳情與行政救濟案件，
因為性質不同，不得申請為專案案件。
須採取以案管制，且不做任何時效之扣除
處理期間遇國定假日或其他休息日，得依實
際假日日數延長
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進階篇―各類公文時效作業規範
申請案件
依法規及對外公告之處理時限管制(報府)
補正一次通知及等待民眾補正期間得扣除日數
逾原限辦期限未結之處理情形先行告知
須採取以案管制，且不得申請為專案案件
處理期間遇國定假日或其他休息日，得依實際
假日日數延長
全案辦結書面回復，隨函檢附意見調查表與
市長信箋(線上問卷通知)
持續檢討縮短處理時限
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進階篇―各類公文時效作業規範
陳情案件
依本府陳情案件注意事項及相關規定處理
陳情案件未能在30個工作日內辦結之處理情形
先行告知
因收集資料或法令疑義層轉核釋之等待期間得
扣除日數(適用機關或首長信箱、一般性案件、
滿意度調查表陳情)
須採取以案管制，且不得申請為專案案件
全案辦結書面回復，隨函檢附意見調查表
同一事由不再回復處理方式
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進階篇―各類公文時效作業規範
行政救濟案件
訴願答辯:20日
訴訟答辯:依法院來文指定時限，未指定者，
以15日為處理時限。
訴願審議:依訴願法規定。
須採取以案管制，且其不得申請為專案案件
，亦不做任何時效之扣除。
處理期間遇國定假日或其他休息日，得依實
際假日日數延長
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進階篇―各類公文時效作業規範
展期作業-1
一展:基層主管核准，展期日數不超過原
預訂結案日一倍。
二展:主秘以上人員核准，展期日數依案
件實際需要提出，惟歷次展期累計
超過30日以上，由機關首長核准，
會研考管制。
專案展期，由機關首長核准，會研考單位
管制，辦理程序與專案申請同。
撤另處案件與申請案件，展期申請1次。
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進階篇―各類公文時效作業規範
展期作業-2
行政救濟案件不需辦理展期，逾期每日稽催
限期案件及機關間會辦案件如未與來文機關
聯繫，或未獲同意變更處理時限，應辦理展
期手續。
逾限辦日期，得先不辦理展期情形
1.一般公文最速件、速件、普通件複閱、彙
辦案件及機關間會辦案件，於等待複閱、
彙整及機關間會辦期間
2.申請案件等待民眾補正期間
3.陳情案件等待收集資料或層轉核釋期間
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進階篇―各類公文時效作業規範
公文類別
一般公文
時限延長
扣除日數 逾期請展


(府級或上級陳核
(速別管制)
、先簽後稿)
限期案件
(電話聯繫同意、

非星期六、日之其
他休息日延長)
專案案件
 (非星期六、日

之其他休息日延長)
申請案件
 (非星期六、日

(1次)


之其他休息日延長)
陳情案件
行政救濟
(通案性陳情)
 (非星期六、日
之其他休息日延長)
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進階篇―各類公文時效作業規範
【實務作業研析】
1.下列情形需否檢附陳情案件滿意度調查表?
(1)民眾已提訴願再提陳情:
如訴願程序尚在進行，無須檢附;如訴願程序
已全案辦結，則須檢附
(2)因案件複雜先行回文，無須檢附
(3)市長信箱第2次不滿意處理，民眾要求以書面
回復，無須檢附
2.若來文主旨及說明未訂期限，但附件訂有期限，
該案應以“普通件”或“限期案件”管制?
茲以附件亦視為來文的一部份，該公文仍屬限期
案件，依該時限管制
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進階篇―各類公文時效作業規範
【實務作業研析】
3.簽辦會議紀錄可否申請為專案案件?
會議紀錄原則上主要包含發言內容及會議結論，
會議結束相關內容即以確認，無申請專案案件之
必要。如主席有裁示針對某議題後續再進行研商
了解，可於核定後採後會、影印分送或電傳知會
方式辦理，不必將辦理情形隨同會議紀錄簽出。
4.開會通知單取消、更改開會地點屬普通件或限期
案件?
該更正通知以一般公文普通件處理，批核後將
相關公文併案歸檔。
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進階篇―各類公文時效作業規範
【實務作業研析】
5.申請案件民眾補正時間過長，應如何處理?
承辦單位通知民眾補正以一次告知為原則。除於
等待過程主動聯繫外，可於一次告知單明確說明
請於接到本通知次日起多久內補正，所有證件送
達承辦單位始辦理本申請案件。逾期不補正或補
正不完全，即依規定予以駁回重新申請。
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進階篇―逾限積壓懲處標準表
逾限積壓懲處標準表適用
(一)了解各階段人員處理時限基準
(二)逾限公文之積壓懲處計算標準
計算該階段人員實際逾限積壓倍數=
該階段人員前後總計
使用時間
該階段表列合理
使用時間
舉證
可扣除時間
該階段表列合理使用時間
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進階篇―逾期或異常處理公文調卷分析
調卷分析內容:
1.逾期或異常原因
2.逾限積壓倍數
3.積壓懲處建議
4.時效作業正確性
(性質時效登錄、稽催作業、申請展期、
案管作業、扣除日數執行、會辦時效管
制、陳情與申辦案件滿意度調查表檢附、
內部改分作業、代理制度、流程簡化與
其他文書處理方式等)
5.檢討改進建議
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進階篇―經驗分享
常見時效作業缺失提醒-1
1.收受應辦案件未即掛號或逕以創號方式處理
2.創簽稿公文俟長官核定後始取號結案
3.誤判或誤登公文性質時效
4.未依規定辦理改分或移文作業
5.相關人員擬稿或核閱公文時間過長
6.相關人員查催作業不確實
7.以案管制案件，文結案未結或處理過程有發
文需要，未以附號行文
8.應辦案件逕簽存查
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進階篇―經驗分享
常見時效作業缺失提醒-2
9.書面回復陳情案件或申請案件，未隨函檢
附調查表
10.專案申請未符規定
11.性質應列為申請案件，未檢討處理時限報
府核定公告
12.內會或外會未依時效規定處理管制或查催
13.錯誤執行扣除日數作業
14.線上展期或訊息通知未依規定辦理或簽收
15.判發公文，承辦人員無故未能於1日內送
發文
16.前後相關公文紙本未併案歸檔
48
進階篇―經驗分享
如何避免公文處理逾期
1.正視逾期可能帶來之問題
2.了解公文逾期原因(調卷分析)
3.首長重視
4.查催觀念與管考機制設計
5.急迫性公文，承辦人親自持卷
6.內會案件事先溝通協商
(順會、分會、先會、後會)
7.承辦人掌握擬稿與發文時效
8.核稿人員與長官掌握陳核判時效
9.訓練宣導(如時效扣除規定)
10.加強業務之熟稔度
49
進階篇―經驗分享
績優機關制度建立作法
1.平時密集宣導(錯誤範例提醒)
2.重視教育訓練(課程內容編輯完整)
3.異常個案輔導
4.全面公文檢核
5.建制資訊專區
6.管考機制設計
7.相關表冊製作
8.座談交流互動
9.設置種子人員
10.外部觀摩學習
50
進階篇―經驗分享
公文系統管理功能運用
1.新增訊息通知分項簽收率報表
2.扣除日數與延長處理期限作業查詢一覽表
3.鎖定以案管制案件不進行系統彙辦作業
4.特殊性案件、通案性專案類別系統功能鎖定
5.會辦公文查詢報表(規劃中)
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進階篇―經驗分享
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進階篇―經驗分享
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課程結束
多謝指教
2255/7783/2357
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