Transcript 漢龍電子公文教育訓練講義

崑山科技大學
電子公文線上簽核系統
教育訓練
主講人：漢龍資訊科技
李英菁
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課程大綱
一.公文基本概念
二.公文系統使用前注意事項
三.收發文流程圖
四.公文製作
1.
一般操作
2.
紙本傳送流程
五.外來文簽辦
六.會辦簽核
1.
一般會辦簽核
2.
二級主管簽核
3.
一級主管簽核
七.登記桌作業
八.其他功能(查詢、副知、代理人設定)
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一、公文基本概念
1.各類公文使用時機
 函：各機關處理公務的溝通(上下級機關、同
級、對民眾)
 書函：公務未決需要磋商的事項，取代過去之
便函，其性質不如函之正式。
 開會通知：召集會議時使用。
 令：公佈法律、發布法規命令時使用。
 公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向
公眾或特定之對象宣布周知時使用。
 簽：承辦人員就職掌事項所陳述、請示、請求
、建議時使用。
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一、公文基本概念
2.橫式公文書寫注意
主旨：不分段，精要的說明行文的目的
與期望。
 說明及辦法：注意分項標號的使用，含
有表格型態時，則應編列為附件。
 公文製作注意：

1.分項標號：說明及辦法如有分項應依下列
格式一、二→(一)、(二)→1、2→(1)、(2)
2.標點符號：中文全形、外文及阿拉伯數字
半形。

數字使用原則
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二、公文系統使用前注意事項
1.使用環境確認
由學校首頁下方之快速連結本校電子公文
管理系統。
 使用瀏覽器版本：限IE6、IE7、IE8。
 電子公文使用環境設定檔一定要安裝(安裝
完畢後須將瀏覽器視窗全部關閉，設定才會生效)
 Acrobat Reader。
 帳號與數位信封系統相同，密碼為預設值

(疑問請洽文書組)。
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二、公文系統使用前注意事項
2.注意事項：
新增公文前，選擇正確的文類(對內、
對外要先分清楚)。
 簽辦之前，先認清自己在該筆公文中
的角色。
 僅有流程公文以及經辦公文資料夾內
的公文是需要簽核的，其它資料夾均
為查詢用。
 公文決行後要執行的動作：

創函(稿)
送文書組發文
外來文
送文書組結案
簽以及其他內部文類
內部存查
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三、收發文流程圖
1.收文
收文處理流程
文書組
文書組收文
分文單位
會辦單位/核判
承辦單位/承辦人
單位登記桌分文承辦
人
承辦人擬辦
陳核承辦人二級單位
主管
是
會辦處室下
二級單位
會辦二級單位承辦人
否
呈核承辦人一級單位主
管
會辦二級單位主管
會辦他處室
會辦單位
是
否
是
授權決行
會辦下個單位
否
否
是
陳秘書室
陳校長室
校長核判
文書組點收
擲回原承辦
歸檔
選擇檔號送文書組結案
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三、收發文流程圖
1.發文/創簽(內部)
創簽/函(稿)處理流程
文書組
會辦單位/核判
承辦單位/承辦人
公文製作
承辦人創簽/函(稿)
呈核承辦人二級單
位主管
會同處室二級單
位
是
會簽二級單位承辦人
否
呈核承辦人一級單位
主管
會簽二級單位主管
會辦單位
會辦他處室
否
是
授權決行
會辦下個單位
是
否
否
陳秘書室
陳校長室
擲回原承辦
文書組點收
發文處理
校長核判
發文
存發或發文
(簽存查/函發文)
內部存查
歸檔
內部存查
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四、公文製作
身份資料
待辦事項
可使用的功能列
公告事項
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四、公文製作
1.一般操作
選擇所要撰寫的文類
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四、公文製作
1.一般操作
11
四、公文製作
1.一般操作
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四、公文製作
1.一般操作
1.正副本單位，以關鍵字輔助輸入
的方式找到單位。
2.找不到紙本文單位請新增紙本文
單位。
3.選擇紙本文單位時，先確認左下
帶出之地址是否正確。
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四、公文製作
1.一般操作
1.主旨不分段，請直接繕打所有內容。
2.說明如有分項，請選用正確的分項標
號輸入，要換標號的時候才用Enter鍵。
3.請不要直接從word複製內文，會造
成格式錯誤。
4.插入符號或者分項標號前，請先以滑
鼠點一下定位點。
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四、公文製作
1.一般操作
1.請先儲存內文內容，再進行附入夾帶。
2.可在附件說明欄位輔助說明。
3.電子附件瀏覽並上傳電子附件。
4.為符合教育部的交換規定，附件大小請勿超過1M。
5.請儘量以PDF格式，避免對方無法開啟附件。
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四、公文製作
1.一般操作
1.公文內容製作完畢後，可切換到流程設定。
2.以選擇單位的方式設定流程，或者拉選預設流
程。
3.點一下關卡反藍，可上移下移，或者刪除關卡。
4.可選擇預設流程直接加入。
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四、公文製作
2.紙本傳送
選擇傳送型態為
紙本傳送
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四、公文製作
2.紙本傳送
輸入會辦單位以及決行單位、號可增加間距
利用公文列印將函(稿)印出
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四、公文製作
2.紙本傳送
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四、公文製作
1.含(稿)公文簽核完畢後，請點選送文書組發文。
2.不論電子簽核或者紙本簽核，均要執行此動作。
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五、外來文簽辦
1.進入承辦人作業/經辦公文資料夾，會看到應承辦的外來文。
2.點選文號可連結進入公文內容。
3.多數外來文會以電子傳送方式送給承辦人，不再另送紙本公文。
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五、外來文簽辦
1.直接於簽辦意見欄位寫自己的意見，不再另起簡簽。
2.可以分項標號編排簽辦意見內容。
3.填寫完畢後請先儲存，接著切換到流程設定頁面設定
簽核關卡。
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五、外來文簽辦
1.依序將要會簽的關卡設定好。
2.儲存後按下傳送鈕即可。
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五、外來文簽辦
1.外來文簽核完畢後，須送文書組結案。
2.不論電子或紙本流程，均須執行此動作。
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六、會辦簽核
1.一般會辦簽核
1.如果是別人會簽的公文，會在流程公文資料夾收到這些文。
2.點選文號可連結進入查看公文詳細內容。
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六、會辦簽核
1.一般會辦簽核
1.進入簽核記錄頁簽，填寫簽辦意見後儲存。
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六、會辦簽核
1.一般會辦簽核
確認後續流程正確後可傳送或陳核
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六、會辦簽核
2.二級單位主管簽核



承辦二級主管簽核確認承辦人公文內容、流程設定
無誤。
填寫自己的簽辦意見。
直接會辦二級單位主管的會簽為傳送，並非陳核(系
統不會自動帶單位主管關卡)，所以：
1.請切換到流程設定頁面，確定未來關卡是否有自己的一級
單位主管。
2.如果沒有，請插入單位主管的關卡。
以上動作完成後，再傳送。
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六、會辦簽核
3.一級單位主管簽核
1.填寫簽辦意見後，可直接傳送下一關。如無後續關
卡請決行或切換到流程設定加簽關卡。
2.依分層負責可代決之事項，可執行決行。決行時請
注意是否有後續關卡，如果尚有其他會辦單位，請
傳送下個單位。
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七、登記桌作業
1.分文作業
1.外來文分文承辦：單位登記桌可選擇下屬單位、承辦人，進行簽收並
分文動作。
2.如不屬於本單位文，請勾選退文，並輸入退文意見，退回文書組重新
分文。
3.如果屬於自己應承辦的公文，還是要先分給自己，然後再進入承辦人
作業/ 經辦公文的資料夾作簽擬，切勿直接在登記桌作業填寫簽辦意見。
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七、登記桌作業
2.會辦作業
1.單位登記桌可選擇下屬單位、承辦人，進行分文動作。
2.如果屬於自己該會辦的公文，還是要先分給自己，然後再進入承辦人作業/
流程公文的資料夾作簽擬，切勿直接在登記桌作業填寫簽辦意見。
3.可將本單位需會簽的關卡增加後，分文給承辦人。
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八、其他作業
1.歷史公文查詢
1.選擇文類
2.輸入日期條件。
3.輸入文號或主旨關鍵字
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八、其他作業
2.公文複製
可以利用查詢結果，快速複製功能一份新的公文
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八、其他作業
3.副知作業
1.使用時機：公文決行後，送文書組發文/結案或者內部存查前。
2.如有影印分送的需要，可在流程設定設定副知點(設定方式如
流程定)。
3.完成後點選副知通知，系統mail通知副知點人員。
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八、其他作業
4.副知查詢
1.當收到副知通知時，可進入公文系統承辦人作業/副知公文查詢公文
詳細內容。
2.閱畢可勾選已閱讀。
3.如果需要可刊登布告。
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八、其他作業
5.單位副本查詢
副知點設定時如果是選單位，有單位副本查詢權的人可進入查詢。
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八、其他作業
6.流程公文查詢
單位主管可查詢單位內承辦公文有哪些在流程中，未結案。
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八、其他作業
7.逾期公文查詢
查詢單位內承辦之公文逾期狀況(超過限辦日期尚未結案)
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八、其他作業
8.代理人設定
1.個人資料設定/基本資料設定/休假設定。
2.設定時間以及代理人，然後新增。
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謝謝指教
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