Transcript 線上簽核講義
一.進入系統後先至公文管理─共通性作業 (5)代理流程設定 ※承辦人或主管請假時，請於請假前一天設定代理人，以免延誤公文‧ 二.承辦人進入流程作業(電子來文送存查、會辦案件) 1. 流程處理：承辦人作業→待簽收，勾選公文按簽收→按右邊轉線上簽核 →按確定，繼續作業 2.承辦人進入流程作業(電子來文送存查、會辦案件) 流程處理：按確定，繼續作業 3.呈現公文 在上方工具列，點選 擬辦功能按鈕 4.點選職名章，按確定後選擇域放置處。 5.在公文頁面上點選印章欲放置處，則可看到自己的職名章。 6.此時公文若要會辦點選 後，點選畫面欲放置受會單位位置，即出 現會辦單位，輸入視窗，登打會辦單位資料後，按【確定】。 7.畫面出現敬會單位資料後，可自行移動其位置，執行送陳會前，請先【存 檔】，並確認讀卡機及憑證已安裝，可正常使用，點選【送陳會】鈕。 8.執行送陳會作業將出現憑證的密馬登錄畫面，輸入密碼後，按【確定】， 進行憑證驗證作業。 驗證通過後，系統將出現陳核人員選擇畫面，並帶出預設核稿主管，此時若 有會辦單位，點選會辦單位之【單位選擇】 9.於會文設定視窗內，勾選要會辦的人員按【新增】，確認無誤後，點選 【確認】。(如欲調整會辦單位順序，可使用【向上移】及【向下移】功能) 10.公文線上簽核會辦流程注意事項： (1)承辦人員點選外會會辦人員時，□內勿打V ，如此才能陳核到單位主 管，由單位主管打V，公文才會跑流程到會辦人員處， (2)若要內會幹事或處室內的其他組，請組長在□內打V上述會辦流程，可 先瀏覽示意流程圖。 (3)被會的人，直接按【會畢】→【直接會畢】。不能按【會辦陳核】。 (4)被會的人，若發現不需要被會時，請按【會退】，不能按【退文】‧ 11.公文會辦(內會及外會)登打位置 擬辦：文擬陳閱後存查‧ 內會： 外會 秘書核章位置 校長核章位置 11.便簽使用時機： (1).如果電子來文，要承辦人填表格，因附件表格無法直接填寫(不需核章_): 將附件表格另存新檔，可用線上簽核 (2).簽辦公文需放附件(不需核章) 【 按此新增便箋】的方式處理。 12.登打便箋內容後，按【存檔】→【返回簽核】 13.點選 14.點選 → 瀏覽(叫出自己所存附件的電子檔) 15.按 16.簽核畫面左邊即出現『附件1(線上簽核報名表1份)』→送陳會 三、線上簽核電子來文之發文(即收發同號): (一)1.承辦人於整合系統將應承辦的公文簽收 2.開啟【公文製作】筆硯做好函稿，輸入收文號(務必登入)→點選匯出入 →匯出 ※以本校的收文號作為對外發文的字號 請務必輸入附件、附件檔名 點選「匯出入」，按匯出：匯出成公文管理格式 (二)進入流程處理：勾選公文後，點選右邊選項【轉線上簽核】，點選欲轉 入的公文轉線上簽核。 (三) 1. 簽核畫面，點選功能選項「 」帶入DI資料。 「 」 「 」 (四)點選DI檔案即可帶入 (四) 匯入函(稿)後並將內容調整確認無誤，點選上方圖示「印」，點選畫面 欲蓋章位置即可將職名章放置於畫面。 (五)按「線上簽核」出現公文畫面，進行蓋章流程後存檔，送陳會流程→ 單位主管核章→秘書核章→校長核章決行→公文送回至承辦人處 (六)核稿長官可於畫面中進行公文內容批示，完成可點選功能選項 「決」 依序選擇批示意見及印章內容 (七)完成選取後，點選畫面中域放置印章位置，即可一次完成批示意見及蓋 章作業。 (八)勾選公文，點選「線上簽核」，進入線上簽核畫面‧ (九) 承辦人收到決行後之公文點選『線上簽核』開啟— 點選 進行待送發文處理。 (九)依序點選1.「修改上傳」→2.「送待發文區」→3.「返回簽核」 3 1 2 十、於「校對」處用印→點選「送發文」，將檔案送至發文台進行後續發文 處理。 十一、登打黃色欄位資料，例如： 點選發文字號：本機關文、分類號、案次號、保存年限 十二、完成資料修改動作後，即可點選【修正完成」→「確認送發」，將 公文送至發文人員處。 四、公文創簽稿作業：(線上簽核) (一) 1.先進入「公文製作」，承辦人於筆硯系統製作函稿後， 使用1.「匯出入」功能， 點選﹝匯出]。2.(匯出成公文管理用格式DI) 3.按「確定」 (二)進入「公文管理」：點選1.【承辦創簽稿作業】→創簽稿DI匯入 →2.公文陳核方式，點選【線上陳核】→3.再點選【新增】 (三)按「新增」後，系統即自動給文號，並進入公文流程控管。 (四)進入「流程處理」的承辦中，選取創號之公文 (五)點選公文右邊選項，按【線上簽核﹞進入簽核畫面，進行蓋章流程後， 存檔送陳會流程，→單位主管核章→秘書核章→校長核章決行→公文送 回至承辦人處 承辦人收到決行後之公文點選『線上簽核』開啟—點選 進行待送發文處理。 (六)點選【屬性變更】即可修改內容 (七)點選【行文機關】即可修改受文者正副本 (八)在【搜尋】欄位打入臺北市立五常國中，由標移至副本← (加入) 副本欄位即新增臺北市立五常國中，再按【確定】 (九)依序點選1.「修改上傳」→2.「送待發文區」→3.「返回簽核」 在【校對】用印→按【送發文】 十一、登打黃色欄位資料，例如： 點選發文字號：本機關文，在發文字號出現「北市百齡高」 、分類號、案次號、保存年限 十二、確認畫面內容正確後，點選【修正完成】，按【確定】 十三、點選【確認送發】，即將公文送至發文台 (五)紙本發文： A.創簽稿(DI擋)如何取號發文 案例流程： (1) 承辦人公文製作匯出→至公文處理整合系統 (2) 公文管理：承辦人創簽稿作業→創簽稿登錄Di匯入(陳核方式選紙本陳 核)→按【新增】 (黃色字體是必填欄位)→系統自動跳號，就可至流程處理辦理公文 (3)至流程處理：承辦人作業→點選公文→簽收 (4)公文製作：輸入發文號→列印公文→陳核→決行→回承辦人 (5)核批登錄：流程處理→承辦人作業→點選公文→核批登錄→新增資料 (承辦人鍵入鍵入辦畢時間→校長/決行) →完成資料登錄後→離開 (6) 公文製作→修正內文並將日期、文號鍵入→匯出 (7)流程處理：承辦人作業→點選公文→送發文（點選本機關、發文字號、 分類號、年限、數量，凡是黃色字體，全部要填寫）→修正完成→確 認送發→最後出現辦理天數→公文紙本送文書組。 (8)紙本交換：由承辦人印出正副本(含附件)送文書用印及交換。 B.收發同號：案例流程 (1)(3)(4)公文製作：輸入發文號(即校收文號) →列印公文→陳核→決行 →回承辦人(5)(6)(7)(8) (1) 公文製作：創搞→「匯出入」點選匯出 (2)公文管理：→承辦人創簽稿作業→創簽稿登錄Di匯入(陳核方式：選紙本陳核) (3)按【新增】→系統自動跳號 (4)跳出一組號碼：10330810700 (5)流程處理：承辦人作業/承辦中→點選公文 (6)公文製作：輸入發文字號→列印公文→陳核→決行→回承辦人 (7)核批登錄： 流程處理：承辦人作業→點選公文→核批登錄→新增資料 (承辦人鍵入辦畢時間、核判結果：1決行) →確定→新增→離開 (8)公文製作：修正公文並將日期、文號鍵入→匯出 (9) 匯出→確定 (10)流程處理：點送發文 承辦人作業→點選公文→送發文（點選本機關、發文字號、 分類號、年限、數量，凡是黃色字體，全部要填寫）→修正完成→ 確認送發→最後出現辦理天數→公文紙本送文書組。 紙本交換：由承辦人印出正副本(含附件)送文書用印及交換。 (六)免備文：因線上簽核附件無法核章，故需走紙本 • (1) 紙本作業(送件)：附件(免備文資料)需彙整及核章 • A. 流程處理：承辦人作業→簽收公文→承辦中→轉紙本→公文列印【請 • 記得雙面印列、文末蓋承辦人職章】→陳核→決行 • B. 核批登錄：同上(五) • C. 送發文：同上(五) • D. 紙本及送出資料交給文書組蓋章送出. 12.符號介紹 匯入 DI 檔 以 DI 類型檔案附貼簽稿 轉影像檔 將簽核畫面轉為 PDF 類型檔案另存於電腦 儲存 對簽核作業之動作進行儲存 復原 復原上一個動作 重做 取消復原上一個動作 選取 選取目前頁面 插入文字或段落 對公文主旨、說明等插入文字或段落並且插 入後提供修改功能 刪除 對公文主旨、說明等刪除文字 手寫 螢光筆、鋼珠筆、簽字筆的手寫 預存批示 選擇手寫批示的字貼上簽核畫面。 畫線作業 直線的畫線 便利貼 有如一般使用的便利貼，加註一般意見 指向說明 箭頭指標與說明文字 核章 沒意見的核章 代行章 代行章核章 加註意見 有意見的核章 會辦單位輸入作業 輸入各會辦單位名稱 刪除簽稿 移除當前附貼簽稿，主要簽稿無法刪除。 進待送發文區 進入編輯畫面並作待送發文產生 DI。 按此新增便簽 來文如果要加附件透過新增便簽後即可附加 清稿 可以對來文及創文執行清稿 請同仁配合：公文文書及信封寄件人地址欄書寫「3+2碼郵遞區號」 • • • • 臺北市政府 函 地址：11008臺北市信義區市府路1號10樓 承辦人：許冑樹 電話：(02)27208889轉1023 • • • • • • 受文者：臺北市立百齡高級中學 發文日期：中華民國103年8月15日 發文字號：府授秘文字第10331252100號 速別：普通件 密等及解密條件或保密期限： 附件： • • • • • • • • • • • • 主旨：重申應確實於公文書及信封收、寄件人地址欄書寫「3＋2 碼郵遞區號」，請查照。 說明： 一、本府為配合中華郵政股份有限公司推廣書寫「3＋2碼郵遞區 號」以加速郵件處理，前於96年12月5日以府授秘文字第 09607111400號函請各機關學校配合辦理在案。惟據民眾反映， 仍有部分機關學校公文書未填列「3＋2碼郵遞區號」造成民 眾回信不便，請各機關學校確實轉知同仁配合辦理。 二、公文書如係以筆硯公文製作系統製作者，請至「筆硯文書編 輯 共通服務平台」（網址http://163.29.37.107）「基本資料 維護」功能項下，檢視發文機關資訊之郵遞區號欄位是否已 正確登錄「3＋2碼郵遞區號」。 • • • 正本：臺北市政府各機關學校 副本： 2014-08-15 17:20:24