Transcript 轉線上簽核
臺北市政府公文處理整合系統 －線上簽核作業說明 臺北市立金華國民級中學 關於公文處理整合系統 測試區(測試區不需讀取自然人憑證) http://doctest.taipei.gov.tw 帳號：PZAA 密碼： (自己身份證字號) 正式區(103.6.6上午8:00上線) http://docweb.taipei.gov.tw 環境設定－各辦公室行政電腦由資訊組派送設定完成 請特別留意上網行為，勿任意安裝非校園授權之軟體 勿安裝IE附加元件，如google toolbar ,yahoo toolbar…… 等產品，避免影響系統運作。 關於公文處理整合系統 所有公文辦理(含來文存查、來文函復發文、創簽稿)，皆 需於此系統登錄，再以線上簽核方式或紙本作業流程進行 由承辦人判定屬線上簽核或紙本作業，其依據原則為: 一、適用線上簽核公文 1.電子來文存查案件、創簽稿、開會通知單等。 2.公文歸檔分類號保存年限10年(含)以下。 3.電子來文需函復之發文案件且發文方式係以電子發文 方式。 關於公文處理整合系統 二、不適用線上簽核公文 1.會計憑證相關公文。 2.密件公文。 3.需會辦但不在線上簽核單位者。 4.附件為實體資料(支票、原始憑證或需簽名蓋章者)。 5.公文分類號保存年限超過10年(不含)以上。 6.免備文發文(須送紙本核章附件者)。 個人首要需先設定共通性作業 1 1.個人密碼設定－上線後可修改 2.個人資料維護 電子郵件更新(已預設同薪資郵件) 讀取自然人憑證(正式上線時做) 插卡讀取憑證確認 5.代理流程設定 由請假者於假單陳核後進行 務必於請假時間開始前完成 請假期間，除非取消職務代理設定，否則本人無法登入系統 個人首要需先設定共通性作業 2 6.核稿主管設定 核稿主管、公文催辦主管、表單核 稿主管均設定自己的上一層主管 ＊幹事及書記的核稿主管設定為組長 ＊組長級的核稿主管設定為主任 ＊主任級的核稿主管設定為校長 7.預設代理人設定 8.職名章資料維護 無法順利轉線上簽核時 V 在相容性檢視下顯示所有網站 官方操作手冊及線上教學 文書處理實施要點規定 1.改分案件選按退文，原則均應於8小時內完成。 2.公文區分為發文件與存查件2種。 3.若要發文件直接以稿代簽辦稿簽核，不要第1次只寫 ｢依規定辦理｣校長決行後又第2次擬稿陳核，因為 已決行公文無法再做任何動作；如需再辦時，只能 按【續辦】，屆時第1次原簽辦公文核章會不見，只 剩流程紀錄。所以花2趟時間來來回回無意義。 承辦人電子來文－送存查 線上簽核作業 承辦人作業(決行前) 進入系統勾選公文後簽收轉線上簽核 加註意見(擬辦)並蓋章(印)儲存送陳會 單位主管 承辦人作業(決行後) 進入系統勾選公文後簽收線上簽核確認 核章決行後送存查輸入分類號、案次號 確認 主任和校長電子來文－送存查 線上簽核作業 主任核閱作業 進入系統勾選公文後簽收線上簽核蓋章 (印)(可加註意見)儲存送陳會校長 校長決行作業 進入系統勾選公文後簽收線上簽核蓋章 (印)(可加註意見)儲存決行承辦人 很重要會辦作業 承辦人作業(決行前) 擬辦時，執行會辦單位輸入作業(組別) 送 陳會時，加入會辦承辦人，但不勾選送會選取， 以確保先陳送自己主任核閱。 主任核閱後送陳會時，請勾選會辦單位之送會 選取，文便會先送至會辦單位，再給校長。 內會時由承辦人自己勾選；外會時由主任勾選。 很重要受會作業 受會單位作業 收到會文之承辦人蓋章後點選會辦陳核將文 送陳上一層會辦主管蓋章會辦單位主任完成 蓋章後點選會畢會文轉至其他會辦單位(同 前流程)所有會辦單位主管會畢校長 承辦人點選會辦陳核 主任只要點選會畢 承辦人電子來文－紙本作業 承辦人作業(決行前) 進入系統勾選公文後簽收判斷不適用公文 線上簽核公文列印(雙面列印文末蓋職章) 同以往辦文方式送陳單位主管。 承辦人作業(決行後) 進入系統勾選公文後核批登錄補登辦畢 時間及核判結果後按新增、離開送存查(或 送發文)輸入分類號、案次號確認紙本 送文書組歸檔。 主任及校長電子來文－紙本作業 主任核閱作業 同以往辦文方式核閱校長 校長決行作業 同以往辦文方式決行承辦人 紙本作業決行後一定要進入 核批登錄 公文若不採用線上送陳會，可於紙本簽核完畢後，執行 核批登錄進行補登。 1.登錄系統 / 流程處理 / 承辦人作業 / 承辦中/核批登錄 / 承辦人操作說明 紙本作業 (決行後一定要進入核批登錄作業，才能結案) ① 紙本來文存查 ② 紙本發文(來文發函回覆) ③ 紙本創簽稿 ④ 免備文紙本遞送 紙本簽核後，執行核批登錄進行補登結案 承辦人依來文發文 1 承辦人作業(決行前) 進入系統勾選公文後簽收轉線上簽核 進入筆硯製作公文匯出「公文管理用格式」確定 務必以收發同文號進行發文，才能正常匯入DI檔 若需留存，請自行另存檔案 回公文處理整合系統勾選公文線上簽核匯入DI檔 （請確認筆硯製作公文之發文字號與來文號相同） 加註意見(擬辦)並蓋章(印)儲存送陳會單位主管 承辦人依來文發文 2 承辦人作業(決行後) 進入系統勾選公文後簽收線上簽核確認核章決行 進待送發文處理依實際公文內容點選屬性變更、 行文單位執行修改後儲存(修改上傳)送待發文區 返回簽核送發文修改發文字號、分類號、案次號、 保存年限確認受文機關及傳遞方式無誤修正完成 確認送發 來文作業流程－免備文 免備文作業 (不論傳真、電子郵件逕送等一律以發 文處理) 1.簽收公文 / 確認需免備文辦理 / 公文列印 / 彙整逕送資料 2.列印資料紙本 /公文與資料一起送陳核章 3.紙本決行完成後，承辦人進入系統核批登錄 / 記得修改送件時間與簽收時間(Key承辦人員簽文 時間) / 辦畢時間(Key校長決行時間) / 新增 / 離開 4.以送發文結案後再將紙本附件送文書組歸檔。 公文無來文創簽稿作業 承辦人作業(決行前) 1.進入筆硯製作公文 匯出「公文管理用格式」 確定。發文號可先不登打，若需留存請自行另存檔。 2.回公文處理整合系統公文管理承辦人創簽稿作 業創簽核DI匯入於畫面上方選取欲匯入之公文 選取承辦人員及陳核方式(線上陳核) 新增 系統自動給文號並進入公文流程處理。 3.回流程處理選取創號之公文線上簽核加註意 見(擬辦)並蓋章(印)儲存送陳會單位主管。 公文無來文創簽稿作業 承辦人作業(決行後) 進入系統勾選公文後簽收線上簽核確認核章 決行進待送發文處理依實際公文內容點選屬 性變更、行文單位執行修改後儲存(修改上傳) 送待發文區返回簽核送發文修改發文字 號、分類號、案次號、保存年限確認受文機關 及傳遞方式無誤修正完成確認送發 送陳按鈕功能介紹 匯入 DI 檔 以 DI 類型檔案附貼簽稿 轉影像檔 將簽核畫面轉為 PDF 類型檔案另存於電腦 儲存 對簽核作業之動作進行儲存 復原 復原上一個動作 重做 取消復原上一個動作 選取 選取目前頁面 插入文字或段落 對公文主旨、說明等插入文字或段落並且插入 後提供修改功能 刪除 對公文主旨、說明等刪除文字 手寫 螢光筆、鋼珠筆、簽字筆的手寫 預存批示 選擇手寫批示的字貼上簽核畫面。 送陳按鈕功能介紹(Cont.) 畫線作業 直線的畫線 便利貼 有如一般使用的便利貼，加註一般意見 指向說明 箭頭指標與說明文字 核章 沒意見的核章 代行章 代行章核章 加註意見 有意見的核章 會辦單位輸入作業 輸入各會辦單位名稱 刪除簽稿 移除當前附貼簽稿，主要簽稿無法刪除。 進待送發文區 進入編輯畫面並作待送發文產生 DI。 按此新增便簽 來文如果要加附件透過新增便簽後即可附加 清稿 可以對來文及創文執行清稿 觀念總複習-公文作業流程 1.紙本來文： 文書組分文→承辦人簽收紙本公文上陳→首長決行 →承辦人→核批登錄 (鍵入辦畢時間、核判結果－新增/離開) →送存查(輸入分類號)—紙本送文書組歸檔； 或 →送發文(輸入分類號)—紙本送文書組發文歸檔 觀念總複習-公文作業流程 2.電子來文： 文書組分文→承辦人(判斷列印紙本或以線上簽核 方式辦理) (1)線上簽核作業：承辦人簽收→轉線上簽核 →送存查(輸入分類號等) →送發文(輸入分類號等) (2)紙本作業：承辦人簽收→列印公文-跑紙本流程 →核批登錄(輸入辦畢時間等) →送存查(輸入分類號等)—紙本送文書組歸檔； →送發文(輸入分類號等)—紙本送文書組發文歸檔 研習作業 為確認環境設定無誤，研習結束回 辦公室後，請每人練習以創簽稿發 文作業方式，送1件公文至發文台。 範例: 主 旨:總務處事務組怜逸測試發文。 受文者:臺北市立金華國民中學