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文書流程管理作業說明
報告人：游淑貞
文書流程管理作業說明
壹、公文流程作業規範
一、目的：
為有效處理並管制本校公文
流程，建立文書作業制度，
以提高公文品質，進而提昇
行政效率。
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二、公文處理作業
（一）公文之機密等級區分：
絕對機密、極機密、機
密、密。
（二）公文之時間等級區分：
最速件、速件、普通件。
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三、公文處理時限：
1.最速件： 1 日。
2.速 件： 3 日。
3.普通件： 6 日。
4.限期公文：應依其規定期限辦
理。
5.其他：
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四、本校公文卷宗區分
1.最速件：紅色卷宗 。
2.速 件：紅色卷宗 。
3.普通件：白色卷宗 。
4.機密件：黃色卷宗。
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五、公文之處理
1.重要文稿之陳判，應由承辦人員或
單位主管親自送核。
2.文書處理，應以隨到隨辦送為原則
，不得無故積壓公文。
3.任何文書均需記載年、月、日、時。
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五、公文之處理
4.文書處理過程中之有關人員，均應於文之
適當位置加蓋職章或簽名，並註明時間以
明責任。
5.承辦單位因故遺失收文編號之公文，經原
發文機關補發後要求補辦收文手續時，仍應
沿用原收文日及原收文號。
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五、公文之處理
6.會辦之文件，受會單位應視同速件辦
理，會畢後傳遞公文至下一會辦單位
，如無下一會辦單位，則須呈上級單
位核判，如有延遲則由受會單位負責。
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五、公文之處理
7.各單位承辦經總收文掛號之文件，於
結案後均應送還文書組歸檔。
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六、公文之收發
1.總收發
2.單位收發
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七、公文之分文
郵件經總收發、分類、登錄、篩選後由文
書組作來文登錄及分文，再交由各單位承
辦人簽收辦理。
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八、公文發文作業流程
1.簽擬公文完成後，依決行層級呈辦、會
稿、核稿（秘書）、決行。
2.決行後，公文由文書組統一用印後發
文，若有誤時再知會文書組進行修正並
重新用印後發文。
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九、文書稽催作業流程
1.文書組稽催人員定期查催，每二週製作
稽催通報表，通知並提醒各承辦人，催
辦公文並歸檔外，同時亦會知處室主管
督導。
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九、文書稽催作業流程
2.承辦人員於接獲催辦單後應於三日內簽
辦完畢並完成歸檔。
3.定期呈報催辦公文統計表，校長核閱後
分送各單位參考。
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九、文書稽催作業流程
4.依規定每三個月及半年由文書組呈報中
辦室季報表及半年報表，供上級考核。
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貳、公文處理流程說明
公文流程 A
（第一層決行：校長決行）
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貳、公文處理流程說明
公文流程 B
（第二層決行：一級單位主管主
任決行）
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貳、公文處理流程說明
公文流程C
（第三層決行：二級單位主管組長
決行）
一、收文作業流程
二、發文作業流程
三、用印作業流程
四、歸檔作業流程
五、稽催作業流程
六、調卷作業流程
七、文書組E-Mail
[email protected]
簡報完畢 敬請指教