Transcript 公文系統教育訓練-單位登記桌

臺大公文系統操作宣導說明會
課程角色-單位登記桌
講師：陳佩茹
課程大綱
一、設定系統環境與登錄公文
二、系統畫面與資料夾
三、單位登記桌主要功能解說
四、單位發文操作方式
五、校內電子文說明
一、設定系統環境與登錄公文
edoc.ntu.eud.tw
 公文系統登入網址：
設定系統環境：安裝部份
1.查閱IE版本
2.點選「快速安裝」
連結並依照電腦的IE
版本下載公文系統快
速安裝包
3.先將檔案另存至桌面再執行
系統環境設定：相容性檢視
將學校網址新增至相容性中
公文系統登入：
登入方式有2種
1.計資帳號登入(MY NTU)
2.其他帳號登入
1.點選計資帳號登入
計資帳號登入
2.輸入帳號密碼
3.登入系統
其他帳號登入
非台大正式職員者
請用其他帳號登入
二、系統畫面與資料夾
1公告訊息
2
1
2共用功能
3
3工作桌與資料夾
4
4公文顯示區
頁籤功能選單說明：
頁籤功能選單
工
作
桌 可利用此功能將畫面切換至個人
工作桌，以方便查閱待處理公文
自 訂 流 程 在陳核、送會所儲存的常用流程
報 表 列 印 依據帳號所擁有的角色權限，
系統提供不同的報表使用
授 權 管 理 開啟系統管理操作畫面
樣 式 管 理 可修改使用者預設的字體大小
工作桌與資料夾說明：
一個工作桌代表一個職位設定在系統中，一個
職位可以設定多個角色。
(比如承辦人兼具登記桌與單位收發、稽催…等角
色)
兼職及代理時，系統會增加兼職與代理工作桌。
兼職與代理區分方式：
兼
職
代
理
資料夾定義說明表：
序號
資料夾
1
2
待處理公文
已送未收
3
4
說明
目前需處理的公文
公文已送出，下一關尚未簽收
承辦人尚未結案的公文清單
承辦公文未結案件
（含已逾期未結案）
已結案未歸檔
公文已結案，檔案股尚未歸檔
5
被代理公文
6
7
承辦逾期案件
承辦到期案件
8
單位未結案件
9
來文未結案件
10
單位辦理中
代理期間，代理人協助簽核送出的公文
清單(檔案室歸檔後將自動消失)
承辦人逾期公文的清單
承辦人到期公文的清單
單位內所有承辦人尚未結案之公文清單
（含已逾期未結案）
可執行動作
各項流程操作
可抽回
查詢資料夾
查詢資料夾
查詢資料夾
查詢資料夾
查詢資料夾
查詢資料夾
單位內所有尚未結案之來文清單
（含已逾期未結案）
查詢資料夾
目前正在本單位內辦理的公文，包含其
他單位會辦的公文
查詢資料夾
三、單位登記桌主要功能解說
功能架構圖(依功能)
分
文
總收文(文書組)
單位登記桌(一級)
改為紙本
分文
分文請示
單位登記桌(二級)
主管(一級)
申請改分
填寫改分申請單
線上流程
改為紙本
申請改分
分文
(改分單送出)
填寫改分申請單
承辦人
分文請示
主管(二級)
紙本流程
(表單改為紙本送出)
線上流程
分文
(改分單送出)
紙本流程
(表單改為紙本送出)
退登記桌
申請重分
單位登記桌
(一級)
分文
退登記桌
功能架構圖(依狀態)
單位登記桌
受會待分文
線上簽核
分文
退會
紙本簽核
分文
退會
取消會辦
功能架構圖(依狀態)
會辦單位登記桌待審核
修改流程
送下一關
退承辦人
單位登記桌(兼主管登記桌)時：
若1級單位登記桌兼具「主管登記桌」權限時，將會收到
【待核判分文、待決行分文】狀態的公文，其可執行的動作如下：
主管登記桌
待核判分文
修改流程
流程送出按鈕
退承辦人
待決行分文
陳核
修改流程
流程送出按鈕
(變更決行)
流程送出按鈕
(增加會辦)
退承辦人
四、單位發文操作方式
單位發文人員可針對公文狀態為【單位發文待發文登記】
的公文，於系統上執行校對動作(
)，詳細校對步驟如下：
發
文
繕
校
多
址
分
文
發
文
登
記
於多址分文時，可再利用行文機關的
功能新增或刪除受文單位，亦可針對
公文的屬性作變更設定。
**************注意事項*************
若該件公文原先是單位公文則無法改
成校發函
(Ex：國立臺灣大學總務處單位公文無
法自屬性變更中將公文改為「國立臺
灣大學」校發函，需另起文號辦理。
單位公文需執行完發文登記
才算發文完成
五、校內電子文說明
序號
類型
說明
1
個人公文
受文者直接給校內人員的公文
2
內部轉發
單位登記桌轉發給單位內承辦人員
3
單位公文
受文者直接給單位的公文
4
群組公文
受文者為行文機關中的校內群組【轉單位公文】
5
單純函轉
簡易辦文特有的全校性公告【轉單位公文】
6
校園公告
開啟連結至學校首頁校園公文公告，全校人員(含學生)都
可以看到
7
進階查詢
可利用相關條件搜尋您曾經看過的電子公文公告，包含
已隱藏、已下架及歷史公告資料均可在此查詢。