Transcript 學校行政溝通的原則

第五章 溝通
前言
要使各層級、部門及成員能目標與行動一致，齊心與共，
則必須靠溝通。
舉凡學校行政中行為決定、計畫、組織、執行、人事、
考核及財務管理等工作之觀念、意見、態度、訊息等，均需
要透過溝通的歷程。
定義
• 將訊息、情感相互傳遞的歷程，其作用主要在於
增進彼此的瞭解與共識的建立。
• 不管是對校內或校外，均在增進相關人員彼此間
的共識，協調彼此行動，進而達成學校教育目標。
功能
• 「沒有溝通，就沒有組織」
• Scott 與Mitchell：
功能
情感表達
取向
目的
增加對組織角色之接
感情
受程度
士氣激勵
動機 對組織目標全力以赴
資訊傳遞
技術
任務掌控
理論與研究焦點
滿足、解決衝突、緊張消
滅、角色定義
權力、學習、順從、強化
與期望、行為改變
決策、資訊處理、決策理
論
提供必須的資料，俾
便進行決策
任務澄清、責任明確、
結構
組織設計
績效導向
資料來源：Scott &Mitchell(1976：193)
模式
• 模式一 ( 謝文全，1998 )
• 模式二 ( Huseman,1985 )
• 模式三 ( Devito,1994 )
溝通的歷程與要素
1. 訊息
2. 發訊者 ( 編碼，可為一個人、一群人或一個組織
團體 )
3. 管道 ( 可分為正式與非正式 )
4. 媒介 ( 即傳遞訊息的符號與工具 )
5. 收訊者 ( 解碼，可為一個人、一群人或一個組織
團體 )
6. 知覺 ( 發訊者與收訊者的知覺能力決定了溝通的
結果 )
7. 情境 ( 溝通發生的時間與空間。可能是外在環境
或內在因素 )
學校行政溝通的類型
種類
管道的形成
溝通網絡
有無回應
影響方式
管道的流向
分類
正式管道
人際
非正式管道
組織
單向
力服
大眾
雙向
理服
德服
上行溝通 下行溝通 斜行溝通 平行溝通
• 學校行政運作中，常用的溝通方式有：文書溝通、
電話溝通、面對面溝通三種
型
式
優
點
缺
點
原
則
文書溝通
電話溝通
公文、簽呈、信函、有線或無線電話
傳真、通知、報刊、
公報、會議記錄等
正確、詳盡、散播 快速、省時、方便
廣、一次多人、長 、雙向溝通
期保存
單向溝通、無法立 訊息易誤解、無法
即回饋、收訊者惰 同時向多人傳遞、
於閱讀、不能盡言 內容多時無法全部
記憶
用字盡量節儉、具 先報自己的單位與
體；盡量口語化， 名字；長話短說；
少用專業名詞；可 注意禮貌
附上「如有任何疑
問可與ooo聯繫」
面對面溝通
個別談話、口頭報
告、演講、講示、
會議等
親切、當面獲得反
應及澄清、比文書
溝通快
時間安排不易、正
確性不如書面溝通、
易滋生謠言、無法
確定法律責任
描述(非評價)；具體；
試探；真誠；同理
(非同情)；平等；正
面
學校行政溝通的影響因素
• 一般性障礙
• 上行溝通障礙
• 下行溝通的障礙
• 平行溝通的障礙
學校行政溝通的原則
一. 人
二. 事
三. 時
四. 地
五. 物
補充
• 溝通網路結構
類型
輪形
鏈形
圓形
解決問題的速度
快
次快
慢
正確性
高
高
低
影響
團體作業的組織 迅速產生組織化
慢慢產生組織化 不易產生
化
且其組織穩定
其組織相當穩定 組織化
領袖之產生
非常顯著
相當顯著
不發生
士氣
非常低
低
高
資料來源：謝文全 ( 2007 ) 教育行政學。高等教育。 P. 202 ─ 218
學校行政溝通與協調的問題分析
1. 仍較偏重單向溝通。
2. 正式溝通的功能仍未發揮：如不熟悉開會。
3. 向上溝通通常發生訊息的偏頗現象：與長官講好
的聽，上位者也選擇性與下位者溝通。
4. 教師仍缺乏溝通的意願：特別是專業上，最後還
是要回到專業上處理。
5. 學校部門間平行溝通普遍較少。
6. 水平協調：靠感情、任務編組功能較少發揮。
7. 垂直協調：上對下的命令較多。
8. 從善如流的胸襟待培養。
9. 各校情況差異大。
( 轉引自林明地，2008 )
資料來源：www.hcjh.tn.edu.tw/newsch/dlfile/dlfile.asp?id=182
學校行政溝通與協調
一. 學校行政溝通與協調的類別
1. 學校行政人員間
2. 學校行政人員與家長間
3. 學校行政人員與學生間
4. 學校行政人員與社區人士間
5. 學校行政人員與上級長官間
6. 學校行政人員與民意代表間
二. 學校組織變革與溝通協調
1. 學校組織的變革內涵
2. 行政運作程序的調整
三. 學校行政溝通協調的因應作法
1. 與教師間的溝通協調
2. 與家長間的溝通協調
3. 與學生間的溝通協調
The
end