Transcript 鄭如明講師簡報資料

會議、典禮的準備
講師：領導發展委員會
主席 鄭如明
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自我介紹
01-02 、中原會會長
08-09 、第十二分區主席
08-09 、複合區認證講師結業
08-09 、講師發展學院結業(FDI)
08-09、複合區區內閣受訓結業
09-10 、 300G2區辦事處主任
09-10 、資深領導學院結業(SLLI)
09-10 、複合區認證導師結業
10-11 、領導發展委員會主席
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天下雜誌全國1000大特刊
1992-06-15出版
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成長新星成長92 ％、333名
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SLLI資深領導學院結業
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10-11區成員(MERL)研習會
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會員流失四大原因
1) 會議冗長
…@#..!!
…@#..!!
2) 派系存在
3) 領導力不足
4) 有意義的參與
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會議冗長/
枯燥是
會員退會
的最大原因。
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過分強調會議規範
也常在獅友間
造成衝突。
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會議的成本
 行政費用
 食宿交通費用
 時間成本
 失敗成本
 延誤成本
 機會成本
 領導威信
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會議理念
談笑間有名有利
用兵中有情有意
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面對會議應有的態度
會議是一項昂貴的投資
No meeting is the best meeting
開會就一定要充分準備
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會議的方式(Style)
1. 典禮式-授證交接、年會。
2. 會議式-區務會報、分區顧問會議、
理、監事會(區、分會)、例會。
3. 綜合式-趣味運動會、研習會。
4. 自由式-異地月例會、餐會。
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會議前
準備佔40 ％
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授證工作分配表(Category)
 場地佈置組、報到接待組、財務組
 敘獎組、連絡組、傳遞組、節目組
 編輯組、餐飲組、攝影組、司儀組
 獅子之夜主持人組。
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 授證準備物品明細
1) 國旗＆獅子旗、本會會旗、活動旗、旗杆＆座。
2) 結盟旗、姐妹會國旗、萬國旗、特刊。
3) 獅子鐘、獅子標誌、席次卡、舉牌、簽名簿、筆。
4) 誓詞、職務肩帶(前會長/現任會長/役職員) 。
5) 新獅兄獅子衣帽、公文袋、禮品、餐桌圖(編號)。
6) 識別證、報到組、胸花(2式)、杯水。
7) 授證慶典＆獅子之夜紅布條、新會長匾額。
8) 舊會長紀念品、協助人員禮品、表揚人員禮品。
9) 姐妹、兄弟會長及新舊會長禮品、獎牌、社福金。
10)佈置所需刀具、膠帶、立可貼、筆、海報。
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紅布條製作
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授證前的準備工作
1) 請主席做事前的溝通(工作人員)。
2) 授證勘查現場，事前的模擬與彩排。
3) 安排負責傳遞貴賓及友會代表名冊(由上而下)。
4) 安排負責頒獎、敘獎、紀念品編號(由大而小)。
5) 司儀與大會主席做好事前溝通(貴賓致詞)。
6) 司儀編寫腳本(授證交接、年會)。
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 聯合授證準備要點
1) 妥善事前準備規劃、召開三次籌備會議。
2) 彩排會議程序、掌控時間(以1.5H)。
3) 介紹貴賓、友會代表應簡化。
4) 致詞人員要有代表性，事前和主席溝通。
5) 理、監事會職員、新獅友宣誓、誓詞準備。
6) 獅子之夜二段式活動主題(前頒後演)。
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 會議前的5W
1) When─時間：一般會議時間多久(以40分鐘)？
2) Where─地點：在哪裡開會適合嗎 ？
3) Who─人物：邀請哪位貴賓依禮儀來介紹？
4) What─議題：就是要討論哪些問題？
5) Others─會議桌及席次的安排：會議物品
的準備列出檢核表？
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 會議前準備(例會、籌備會)
1) 訂定會議型態
A. 上次會議記錄。
2) 確定出席人數
B. 上次決議案執行結果。
3) 地點及準備器材 C. 會務報告-指派誰報告。
4) 準備議程 》
D. 討論事項-案由、說明及辦法。
E. 會議一週前寄發議程、資料。
F. 聯絡任何需要出席的貴賓。
G. 提早抵達，最後檢查工作。
適用於(理、監事會、會員大會)
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 主持會議前-P-D-C-A
1) 會議目標議程明確嗎?
2) 通知誰出席會議？
3) 控制時間(Time Is Money) ？
4) 預測會議流程狀況？
5) 與會關鍵者參與討論(當聽長)？
6) 會議前釐清、總結和確認？
7) 會議前有模擬爭議的案由？
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會議管理/七個要領(撇步)
1) 會議型態
 釐清標的方向。
2) 規劃會議規模
 與會貴賓獅友人數。
3) 設立會議議程
 (agenda)與守則公約。
4) 議前準備
 建立會議前檢核表。
5) 有效的主持會議
 激發參與討論。
6) 總結講評(5-10分鐘)
 會議成果。
7) 事在人為(mp3存檔)
 功在追蹤。
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一、釐清目的，決定會議型態
為甚麼要開會，標的清楚，參與者才
容易凝聚共識，有方向，會議才會效
率與效益兼具。
根據目的選擇會議型態，是決定會議
有效性的基礎關鍵。
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二、策劃會議規模與參加人員
讓參與人數減到必要的少數，會議集中
焦點，快速討論與作出決定，是會議能有
效率作出結論的關鍵。
不疏漏必須知道相關訊息的獅友，會前
或會後的通知使訊息不遺漏，是會議決議
後能有效被執行的關鍵。
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三、設立會議議程與守則公約
1) 議程是團體進行的時間規範。
2) 守則公約是參與會議的共同行為規
範。
3) 以開放、參與、平等的心態來制定議
程與公約，議程與公約能否被充分遵
守，是引導會議有效進行的關鍵步
驟。
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四、會前準備，建立會議檢核表
會議流程來看百分比會前準備40%、會議進
行中30%、會後追蹤30%。
多次籌備會議，會議進行檢核表事項達成率
％，針對會前準備事項，會中清點完成事項
未完成事項，會後追蹤落實要點，文件錄音
建檔存查，讓會議的執行作為檢驗考核依
據，在會議管理中學習成長(Happy-golucky)。
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五、主持會議，激發參與討論
1) 主席是促進會議參與，活化討論與意
見提供關鍵人物(Abraham
Lincoln)。
2) 以愛心、耐心、平常心、公正、公
平、公開，尋求以理說服獅友全體共
識，是會議成功的關鍵(三心三公)。
3) 主政者〜長者風範成功不在我、有容
乃大、海納百川。
4) 六分之六的人生。
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六、總結會議成果
1) 會議紀錄的方式，可採結論條列式或直接錄音，
以方便確認關鍵資訊，與補足必要的決議証據。
2) 方案運用5W+2H：Why、 What、Where、
When、Who。How Can、How much。
3) 方案運用：P－D－C－A。
4) 會議結束前十分鐘，總結會議成果之後才散會。
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七、事在人為，功在追蹤
1)會議的有效性，必然是會議結論與決議
被執行完成，達成組織經營的目的之
後，真正功效才會顯現。
2)會議結束必須設定追蹤系統，建檔存查
以落實成效做好自我管理。
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天龍 “八不”會議
1) 無目的
不開
2) 太多議題
不開
3) 無準備
不開
4) 可開、可不開
不開
5) 議而不決
不開
6) 偏離主題的討論
不開
7) 無關的人參加
不允許
8) 別人已經講過的觀點
不允許
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達成目的/七點技巧
1) 議前模擬對方
反對意見如何應答。
2) 運用提案順序
選擇最佳時機。
3) 注意人際關係
包容、欣賞、尊重。
4) 創新思考
正面積極樂觀發言。
5) 提出並強調問題
發生之嚴重性。
6) 鼓勵積極的發言
加強溝通技巧。
7) 克服脾氣(墨菲定律) EQ：Emotional
(Edward A Murphy) Quotient情緒商數。
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會議的訣竅
1) 要訂定一個能闡明會議目的的名稱。
2) 座位安排以資訊傳達教室型、專題研討會U型、討
論會O型圓形。
3) 書面資料應在會前或會後散發，而不要在開會中
分發。
4) 開會四種群體決策：權威決策、少數服從多數決
策、共識決策、無異議決策。
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省略稱呼及開場白
 如果“開場白”及“禮儀稱謂”開
會的有10個人，每人浪費5分鐘你就
至少讓1小時付之東流，鼓勵“ 以領
導獅友”統稱。
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提升出席率的方法
和諧快樂有效率的會議。
準時開會，準時閉會。
安排新獅友座位，每次變換，多認識獅友。
固定開會日期，如有變更須於前一次會議通
過。
5) 年度開始時，編排組別,互相連絡。
6) 推薦人須陪同新獅友出席。
7) 秘書或會長要關懷未能如期出席之獅友。
8) 鼓勵成立獅嫂聯誼聯誼會。
9) 變換開會場所增加新鮮感。
10)訂立出席獎勵或分組競賽。
1)
2)
3)
4)
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成功的會議
有效
和諧
參與
效率
學習
快樂
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Final－會議影響力
無論在企業或獅子會，會議是交際和
培養影響力的重要場所，與會人員根據
你會議上的表現來判斷你的個性及能力
，倘若表現得稱職、明快、樂於聆聽，
與會者會留意將來可能合作的對象，同
時上級也會肯定你的表現。
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U . S . A-Meeting
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Steve Jobs-照亮
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Barack Obama
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Barack Obama-照亮
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Leader-廣告
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Leader-照亮
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G2區獅友眼睛是亮的
 發現TAIWAN！發現G2區！
 創意G2區！綠能G2區！有
活力的G2區！
 G2區世界總會的桃花源-標
竿！(ISO認證)
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