Transcript 紙本創稿發文

高雄市政府第二代公文
整合系統操作手冊
紙本創稿發文
學校公文系統網址測試機:
http://odt.kcg.gov.tw:8080/tbpg_edu
筆硯網址:
http://odc.kcg.gov.tw/kw/
學校公文系統『正式』網址:
http://odm.kh.edu.tw/tbpg/
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•系統登入的方式分為【帳號登
入】及【自然憑證登入】
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進入系統
1.確認所屬單位科室及名字
2.點選[首頁][個人憑證註冊作業]
3.輸入[PinCode]後點[註冊]
4.點選[設定代理人作業(個人)]
5.點選[新增]
6.依照*點個人資料
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1.點選[代理人]會出現此畫面來選代理人
2.再點選代理時間後.點[確定]後出現
下方代理人資訊即可
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進入系統
1.確認所屬單位科室及名字
2.點選[承辦作業][創簽稿作業]
3.點選[開啟公文製作]
進入筆硯公文製作系統
4.點選[開啟檔案]後會帶出所有公文格式
5.以[函]來代表點選
6.點[確定]
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點此處來確認層級發文代字
點此處來確認校長署名
確定後點[確認]
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編輯主旨及說明(請勿從Word直接複製貼上)
1.請盡量利用筆硯系統中的標點符號(全半形問題)
2. 項目編號前的空白請勿自行刪除(會讓電子檔案無法傳送)
3.若主旨或說明太長系統會自行跳行;
4.項目編號的跳號請點[Enter]跳行
5.每ㄧ個說明的序號層次跳行請利用[至上ㄧ層]
[至下ㄧ層]來做編輯排版 …
6.編輯排版完成後請點正本來編輯受文者
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編輯受文者
1.可輸入區登打機關關鍵字(須2個字以上)來查詢加入
2.利用點選 [常用機關] 選擇其中所需的群組加入
3.新的系統已修正四類發行的資料
第一類發行：31個ㄧ級局處
第二類發行：31個ㄧ級局處+38個區公所
第三類發行：31個ㄧ級局處+38個區公所+所有二級機關
第四類發行：市府所屬機關學校
4.以”第一類發行”為範例將其點選反白後點選[插入]
會出現下面對話框。
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1.若此公文是電子交換，群組是否展開請點選[否]
就出現上圖,正本確認請點[確定]來寫入系統
2.進入如下圖畫面，正本處就只出現第一類發行
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2.3
2.2
2.1
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1.若此公文是紙本及電子皆有交換，群組是否展開請
點選[是] ，就出現上圖。確認請點[確定]來寫入系
統
2.再依照受文單位的接收方式做修改，可分成三種
如下圖畫面
2.1
雙箭頭圖示表示電子交換
2.2
信封圖表是指定郵寄
2.3
折角紙圖表示紙本遞送
3.若此群組中有單位是副本可下拉點選”副本”
會出現”確定移動副本”的對話框時，則點[確定]
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1.副本處匯出現剛修改受文單位的本別
2.若需加入電子附件檔，請點”附件檔名”
3.進入下圖畫面後點[新增]
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1.點選電子檔
2.點[開啟]
若還有則類推逐筆加入
但是以所有檔案總量2MB為上限
**大附件會在送發文之前尚有加入區(第
17頁)***
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1.若此公文撰寫完成，請點選[簽核預覽]，就出現上圖
2.確認就請點[存檔]來寫入
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3.出現上圖，請點選[確定]
4.請點選[選擇目錄]來存放檔案
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1.選擇存檔磁碟或資料夾後請點選[確定]
4.輸入存檔名稱，請點選[確定]
故若無把握將此公文能於時效內發文出去，繁請先列印
公文出來將紙本流程跑完後確定要發此公文再進入筆硯
系統中點[上傳公文管理]
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確認就請點[上傳公文管理]來寫入二代系統
此時會直接給予機關的正式收發文號
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1.勾選剛創的公文後點選[轉紙本]
2.會出現對話框，點選[確定]就會出現
下圖
3.最後轉換完成會出現轉換完成的對話
框，請點[確定]
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2
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1.請勾選公文並注意簽核已從線變紙
2.點選[單位決行]就會出現下圖
3.決行時間請依照校長的簽擬日來點選
4.決行長官請點選校長
5.決行層次請依照校長的層級點選
6.確認後點[確定存檔]
校長:二級機關一層決行
主任:二級機關二層決行
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1.點選[待結案]並勾選公文
2.點選[送發文]就會出現下圖
3.因為未轉檔所以框框處的資料是空白
請點選[開啟公文製作]
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1.點選[轉交換]會出現發文日期訊息
點[確定]
2.依照公文來點選[發文日期]就會出現
萬年曆來點選確認
3.再點選[轉交換]
4.會出現儲存對話框請點選[確定]
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出現發文資料
1.請再檢查受文者的本別、發文方式等資料
2.確認無誤請點選[轉檔&列印]就會出現傳送成功的訊息
點[確定]及列印出紙本公文(至下ㄧ頁)
本功能說明:
1.張貼至公佈欄:會先轉至我的E政府登錄畫面，登錄資
料後再轉至高雄市電子公佈欄；只要按[張貼公告]本公
文資料會自動帶入主旨說明
2.受文清單:方便發文人員確認受文者的發文方式
3.轉檔&列印:建議有發電子也有紙本的公文來點選
4.列印:針對純紙本交換公文使用
5.轉交換檔:針對純電子交換公文使用
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1.點選[離開]
2.點選[確定]
就回2代公文系統
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1.因為轉檔成功所以框框處出現資料，
再往下檢查是否遺漏資料
2.點選[分類號]就下拉該公文之分類號
輸入頁數
3.表示已產生電子交換檔案
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1.若有大附件資料，請點[上傳檔案]
2.出現對話框點選[瀏覽]找出附件加入
後
3.點[上傳檔案]就出現上傳成功訊息且
附件1也出現資料
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1.若確認無誤，請點[確定送發]
2.至已處理案件對方未簽收找出此公
文確定已送至發文人員再將函稿紙本一
起送至即可
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