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雲林縣政府所屬機關學校 『公文線上簽核及公文整合 系統建置案』 專案啟動說明會 主辦機關：雲林縣政府 維運廠商：帝緯系統整合股份有限公司 簡報人員:李盈德 Peter 2013/11/11-12 說明會議程 程序 1 2 時間 08:50-09:00 13:50-14:00 09:00-09:05 14:00-14:05 內容 參加人員報到並進行簽到作業 主席致詞 3 09:05-10:20 14:05-15:20 (1)公文線上簽核系統簡介 (2)系統導入時程與前置作業 (3)線上簽核系統功能說明 (必要時) 4 10:20-11:00 15:20-16:00 意見交流及問題詢答 2 大綱 公文線上簽核系統簡介 系統導入時程與前置作業(機關配合事項) 公文線上簽核系統功能說明 問題與討論 3 公文線上簽核系統簡介 系統版權 檔案管理局 系統設計開發廠商 帝緯系統整合(股)公司技術團隊 主要功能 公文線上簽核作業、整合電子交換系統(eClient)、整 合文書編輯線上簽核元件、檔案管理作業 4 公文線上簽核系統推廣背景 97年6月5日行政院第3095次會議通過「永續能源政策綱 領」之政府部門節能減碳措施 97年7月3日行政院第3099次會議，院長提示：「各部會 在推動政務的時候，不論是在施政計畫或預算當中，都 要能充分展現節能減碳的理念」 99年1月25日行政院院授研訊字第0992460081號函頒電 子公文節能減紙推動方案 102年5月22日院授研檔(資)字第1020008153號函頒布 「 電子公文節能減紙續階方案」 5 績效目標 達成以下目標 (102年) 公文線上簽核比率達30% 電子化會議比率達15% 因應公文實施電子化所節省的紙張，計有線上簽核節省 紙張、運用電子公布欄節省紙張、公文電子交換節省紙 張及雙面列印等，惟為簡化績效指標之統計，採公文線 上簽核績效指標計算 公文線上簽核件數 × 100 ％ 公文線上簽核績效指標＝ ------------------------------------------------------------電子公文收文總數 + 紙本來文線上簽核數 ＋自創簽稿數 6 公文全程電子化 7 系統目前已建置 雲端公文系統： http://www.cloudop.tw 線上學習網站 及 手冊： 上開網址的訊息公告 文書編輯平台： http://www.cloudop.tw /kw (文書編輯平台將與e-gov脫鉤，轉由雲端機房維運) 8 整體系統架構 Server Farm (多台主機) Server Farm (多台主機) System x3650 System x3650 System x3650 0 System x3650 0 0 1 0 1 2 3 4 5 6 7 2 3 4 5 6 1 7 1 2 Vmware DB Server Win SVR 2012 3 4 5 6 7 2 3 4 5 6 7 Vmware AP/File Server Win SVR 2012 / IIS8 Brocade 200E 0 4 1 5 2 6 3 7 8 12 9 13 10 14 11 15 SAN Switch System Storage Load Balance PowerConnect 6024 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 LNK/ACT 17 LNK/ACT 19 LNK/ACT 21 LNK/ACT 23 LNK/ACT 18 LNK/ACT 20 LNK/ACT 22 LNK/ACT 24 25 Intranet Switch System Storage System Storage 250GB 250GB 250GB 250GB 250GB 8 250GB 250GB 250GB 250GB 250GB 4 5 250GB 250GB 250GB 250GB 250GB 250GB 1 9 12 1 4 5 8 9 12 250GB 250GB 250GB 250GB 250GB 250GB 250GB 250GB DS3400 DS3400 Storage A Storage B Snapshot Fibre Channel Ethernet Network DMZ GSN/VPN 9 系統功能架構 備註： 1. 公文線上簽核系統與目前基層公文系統操作模式相同，提升系統 方便性，減少新系統上線壓力。 2. 架構雲端運算服務：集中式營運管理，提供各機關系統一致性。 3. 公文線上簽核系統完全移轉檔管局基層公文版本，將不進行客製 化之修改。 10 11 重點時程概要 主要內容 系統推廣說明會 場次 辦理時程 5場次 11月27日X2 11月28日X2 系統教育訓練課程 12場次 系統導入作業 11月13日起 自第一梯次起 (12月02日) 時數 3小時 主要對象 文書承辦人員 資訊人員 主管人員 文書承辦人員 每一場次 資訊人員 6小時 (3人/機關、2人/學校) 1人月 所有人員 教育訓練報名網址：http://crm.dgtk.com.tw/dgtkregistration 於11/06日上午08:00開始報名 12 各機關系統導入時程 附屬一、二 公所 衛生所 級機關 上線日期 暫停電子交換 (停止電子收 發及發文) 12/02 代表會 各級學校 戶政、地政 時程另訂 時程另訂 12/05、11、 12/04起 分五個梯次 18 上線前一天中午12:00 過後 系統上線期間(自102年12月02日起，分梯次上線) 導入說明：原基層機關(含衛生所)採無縫接軌，各公所採舊公文在舊系統 辦 完後再一次轉入 導入期間如有任何系統上之問題，可撥打客服中心0800 -222-188 或將問題Email至客服信箱[email protected] 由專人協助處理 13 14 15 16 系統導入前置作業時程 日期 完成作業 系統角色 日期待確認 資料準備 及 調查(公所) 機關種子人員 上線後可自行檢查 IE瀏覽器設定 所有使用者 上線前 憑證核發 與 讀卡機安裝 所有使用者 上線前一天 筆硯公文製作軟體 所有使用者 上線前中午12:00過後 eClient環境設定 FEPClient元件安裝及設定 公所(待辦都完成) 其他(上線前一天晚上) 歷史資料轉檔 文書收發人員 文書收發人員 帝緯 17 18 資料準備 (全部機關) 項次 項目 1 採購讀卡機 (目前e-client使用機型) 2 申請自然人憑證 3 申請機關憑證附卡 (檔案室點收、編目使用)，正卡亦可使用 4 種子人員參與教育訓練 (可請人事單位配合統一彙整機關內部人事資料，並至戶政事務所辦理) 19 資料調查 (公所) 項次 1 2 3 4 項目 規劃及提供使用新系統之單位資料 以(附件01_匯部門資料專用格式_(○○公所).xls)格式 規劃及提供使用新系統之帳號…等等資料 以(附件02_匯人員資料專用格式_(○○公所).xls)格式 提供檔案分類表及立案資料 參考(附件03檔案分類表、立案_範例.xls)格式 檔案資料匯出格式 參考(附件04非使用「基層機關公文整合系統」檔案轉出格式_範 例.xls) 寄送至以下2個聯絡人 1. [email protected] (帝緯公司 李盈德 04 – 23550866) 2. [email protected] (計畫處 資管科 陳春如 ) 20 01匯部門資料專用格式(僅公所) 請依 貴機關組織層級編排 如原系統已經編定，可依據原系統資料 各級 單位(code) 建議皆兩碼 寄回時請將檔名(○ ○改為 貴機關名稱) 21 02匯人員資料專用格式(僅公所) 帳號可依機關英文名稱作為開頭，(參考下頁)。加上 年度+流水號3碼 所屬部門代碼，請填(01匯部門資料)對應同仁所屬單位 如同仁無決行公文權限，決行層級請留空白 筆硯帳號可與第一欄的帳號相同 如同仁於同一科室內身兼多職，請填最高層級角色 如同仁於不同科室內身兼多職，請填兩筆資料(部門代碼不同)，但是其 餘欄位資料可皆相同 22 03檔案分類表及立案資料(僅公所) 23 04「公所版」檔案轉出格式 檔案管理局於101年5月23日函文各縣市政府及區公所，將於102年1 月1日起停止「基層公所應用軟體系統」(包含公所公文系統)之維運， 不再提供諮詢及系統更新服務，並請各區公所預為因應 24 04 「公所版」檔案轉出-由系統匯出 依據檔管局提供「檔案目錄電子檔匯出操作手冊」匯出相關檔案 產生匯送檔案過程，會因資料庫的資料量、伺服器的效能影響匯出的 時間，有些匯出時間會較久，若有疑慮，建議使用備用的電腦 轉檔問題可聯絡基層公所公文整合系統客服人員 25 資料準備 (縣府 及 帝緯) 項次 項目 1 縣府線上簽核實施原則 2 安排教育訓練 及 說明會場地 3 線上報名 或 人員配置 http://crm.dgtk.com.tw/dgtkregistration/ 於11/06日上午08:00開始報名 4 辦理系統推廣說明會議 26 縣府線上簽核實施原則 電子來文 公文種類：簽、函、書函、開會通知單 存查案件 密等等級為普通 公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁） 保存年限10年以內(含10年) ※符合下列情況，不適用線上簽核！！ 採購簽辦案件 需送府一層決行公文 密件公文 經費請領及需檢附會計憑證相關公文 人民申請(陳情)案件 附件為實體資料(支票、原始憑證或需簽名蓋章者) 27 系統上線前置作業 1 個人電腦設備 一般個人電腦，記憶體至少 1GB以上 作業系統：Windows XP / Vista / 7 瀏覽器：Internet Explorer 7(32bit) 以上 28 2 建立系統帳號、憑證及讀卡機 機關系統管理者，需先建立機關使用者帳號 筆硯帳號 公文管理帳號 申請自然人憑證(IC卡) 可請人事單位配合統一彙整機關內部人事資料，並至戶政事務所辦理 外接式讀卡機乙台 29 3 軟體安裝 讀卡機驅動程式 HICOS憑證檢測軟體 可讀取PDF格式之Adobe Reader或Foxit軟體 筆硯公文製作軟體 FEPClient交換整合軟體(僅電子交換收發電腦安裝即可) Internet Explorer(IE)瀏覽器安全性設定 30 客服維運窗口* 若貴機關內同仁有系統操作問題，請先就近請教各單 位第一線之系統管理者或種子人員。 客服專線：0800-222-188 客服信箱：[email protected] 網站諮詢： http://crm.dgtk.com.tw/ost/index.php FAQ網站： http://crm.dgtk.com.tw/cloudopfaq/ eLearning線上學習網站： http://crm.dgtk.com.tw/dgtkregistration/cloudop_elearning/index.html 31 32