Transcript 行政人員應有的檔案管理素養
Slide 1
國立高雄師範大學
總務處文書組/李蓉茱
Slide 2
檔案為機關重要的行政稽憑，
行政人員在經辦案件過程中，經常
需借助檔案以為處理業務之參考，
但由於檔案數量日增，類型不一，
處理過程及手續均有規範，因此行
政人員如具有檔案管理素養，將有
助於檔案管理工作順利進行。
Slide 3
檔案法
檔案法施行細則
國立高雄師範大學檔案管理作業手冊
文書處理手冊
機關檔案點收作業要點
機密檔案管理辦法
機關檔案保存年限及銷毀辦法
機關檔案檢調作業要點
機關共通性檔案保存年限基準表
國家檔案開放應用要點
機關檔案管理作業手冊
Slide 4
檔案及檔案管理之定義及重要性
文書與檔案管理之關聯
承辦人員應配合辦理事項
Slide 5
Slide 6
將辦畢歸檔的案件清點受領，再
依照性質分門別類予以妥善整理
與保管，依規定提供參閱，並為
後續必要之清理。
Slide 7
定義－因處理公務或因公務產生的各
類型紀錄資料及附件，這些文字資料或
非文字資料及其附件，依管理程序辦理
後再做歸檔管理而成為檔案。
重要性－具有行政稽憑、法律信證、
歷史考證、學術研究等功能。
Slide 8
包括各機關所持有或保管之文書、
圖片、紀錄、照片、錄影(音) 、
微縮片、電腦處理資料等，可供
聽、讀、閱讀或藉助科技得以閱
覽或理解的文書或物品。
Slide 9
檔案管理以統一規劃、集中管理為
原則。
檔案管理工作項目包括：
點
收
立
案
編
目
保
管
檢
調
清
理
安全
維護
Slide 10
Slide 11
因處理公務或與公務有關，不論
是紙本、照片、光碟片還是其他
類型的資料，只要是機關與機關
或機關與人民往來之公文書，機
關內部通行之文書，或公文以外
之文書而與公務有關者都包括在
內。
Slide 12
收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄
、傳遞。
文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定
文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行
發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、
登錄、封發、送達
歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理
Slide 13
什麼樣的文書需要歸檔？
經完成發文或存查之文書處理流程的案件。
要如何歸檔？
收文：各單位收發登錄後送交檔管單位點收
歸檔。
發文：承辦單位或文書單位送交檔管單位點
收歸檔。
Slide 14
各類公文處理時限基準？
一般公文：最速件（１日）
速 件（３日）
普通件（６日）
限期公文：涉及政策、法令或需多方會
辦、分辦，且需３０日以上
方可辦結之複雜案件，得申
請為專案管制案件。
何時該歸檔？
公文辦畢５日內。
Slide 15
Slide 16
一.查檢待歸檔案件是否辦畢。
1. 辦畢案件：依文書處理手冊或業務相關規定完
成辦結程序案件。
2. 歸檔案件以原件為原則，未以原件歸檔者，應
敘明具體事由簽陳權責長官核准。
3. 有附件者，每１種以１份為限，附件需抽存續
辦者，應於本文敘明，並於附件註記文號，俟
其辦畢後，依規定辦理附件歸檔。
4. 附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列
品（如海報），得不辦理歸檔。
5. 以稿代簽者，請在簽辦單上註明函稿文號及承
辦人姓名。
Slide 17
蓋職名章
填入函稿文號
Slide 18
二.填註分類號及保存年限
依本校檔案分類及保存年限基準表，於公文右
上角適當處填寫「分類號」及「保存年限」。
保存年限係經檔管局核准，
不得擅自更改。
Slide 19
三.案件需蓋職名章或騎縫章及編寫頁碼。
1. 頁數2頁(含)以上，請逐頁編寫「頁碼/總
頁數」及加蓋「職名章」或「公文專用騎
縫章」。
2. 文件應依產生時間先後順序，早者在下，
晚者在上彙齊。
3. 頁碼之編寫，應以鉛筆於每頁右下角編寫，
並於案件首頁（簽辦單或函稿）註明總頁
數，文件為雙面書寫或列印者，亦同。
4. 附件為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併
本文連續編寫頁碼。
Slide 20
保存年限
分類號
請簽註日期以明責任
總頁數
頁碼
５
１
Slide 21
發文分類號編寫，請在公文製作系統選定產生。
Slide 22
分類號年限
總頁碼
頁碼
2
1
２頁以上案件需
蓋上騎縫章，若
沒有騎縫章，可
以承辦人員職名
章取代。
頁碼
2
Slide 23
四.辦畢案件屬非紙本型式或無法隨文裝
訂者，應依下列原則辦理歸檔：
1. 有照片、微縮、影音、電子或其他方式儲
存之媒體，應於媒體外包裝載明名稱、文
（編）號、規格、製作者、製作日期、分
類號、保存年限及內容概要。必要時應確
認其內容無誤後彌封蓋章。
2. 附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位
置註明文號；難以裝訂者，應避免散落或
放置於固定箱盒，並於首頁或其盛裝物外
註明文號。
Slide 24
五.歸檔案件和附件併同歸檔清單送交檔案管
理單位歸檔。
Slide 25
可歸檔物品：
檔案、錄影帶、光碟
不可歸檔物品：
現金、有價證券及其他貴重物品。
司法訴訟有關物證。
流質、氣體、易燃品、管制物品或其他
人身與公共安全之物品。
易變質而不適長期保存之物品。
Slide 26
以下情形案件需退還補正
案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存
者。
案件污損、內容不清楚或內容無法讀取者。
案件未經批准或漏印、漏發、漏會。
案件文（編）號有誤者。（所稱文號，指收
發文或創簽字號）
案件未填註分類號或保存年限者。
案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。
Slide 27
案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋
「樣張」或「註銷」字樣者。
案件與歸檔清單之登載項目不符者。
案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核
准者。
歸檔案件有照片、微縮、影音、電子或其他
方式儲存之媒體時，沒有在媒體外包裝上載
明名稱、文（編）號、規格、製作者、製作
日期、分類號、保存年限及內容概要。
Slide 28
依據「機關檔案管理作業手冊」第7章
點收規定
檔案管理單位或人員應定期製作「逾期
未歸檔案件稽催單」，催請承辦人員辦
理歸檔；未依規定辦理歸檔者，應簽請
機關權責長官處理。
稽催單請承辦人務必敘明未歸原因後送
回稽催單位。
Slide 29
Slide 30
所謂機密檔案是指：依法規定列為機密等級
的檔案。
機密文書辦理歸檔前應以機密檔案專用封套
裝封。
封面欄位應載項目
年度、分類號
收發文字號、被併案文號
單位名稱
案由或案名
案卷內文件起迄日期
頁數、件數、附件數
機密等級
保密期限或解密條件
保存年限
備註
Slide 31
填寫機密封套應注
意事項
案由應於無洩密之虞下
簡扼摘述。
解密條件務必請承辦人
填寫解密日期（保密期
限應不可逾保存年限），
倘若承辦人無法判別解
密日期，建議先行填寫
預定之解密時間。
封套封口（含上、下封
口）處，承辦人應加蓋
職名章或簽名。
Slide 32
機密等級由本機關核定
1.填意見表及通知單，陳核後通知原受文機關。
2.填記錄單。
3.承辦人將表單及公文送交單位負責人員確認及清點。
4.各單位彙整後送交文書組。
機密等級由他機關核定
1.填意見表及建議單陳核後，以建議函知原機密等級核定
機關變更。
2.填寫意見表及記錄單，若原機密文書判核結果為發文尚
需填寫通知單陳核後，通知原受文機關辦理變更事宜。
3.承辦人將表單及公文送交單位負責人員確認及清點。
4.各單位彙整後送交文書組。
Slide 33
Slide 34
Slide 35
Slide 36
Slide 37
開 始
調案人填具調檔單申請調案
相關主管核准申請
否
是
查檢有無複製品
否
檔管人員檢出檔案原件
檔管人員核算並註記件數.頁數及
檔案應歸還日期於調案單
Ａ
是
結束
調
案
人
使
用
提
供
檔
案
複
製
品
供
結束
校內借調檔案原則
1. 主管案件－單位主管。
2. 非主管案件－單位主管
->承辦業務主管或主任
秘書。
3. 機密檔案－單位主管->
主任秘書以上。
校外機關借調檔案原則
1. 應備函載明調用目的及
調用期限
2. 向本校提出申請
3. 由業務承辦單位依來函
簽辦
4. 經本校首長或授權代理
人核准
5. 向檔案管理單位辦理調
卷
6. 業務單位應負稽催之責
Slide 38
Ａ
檔管人員製成調案記錄存放
借調檔案以現場閱覽或提
供複製檔案原則，攜出原
件應依下列原則辦理：
1.無法拆卷得整卷借出。
調案單依規定妥善存放
2.須核算件數及頁數。
調出後10天開始稽催
3.借調之檔案原件應妥慎保管，
違者議處並負相關責任。
調卷人將公文送回文書組
4.以七日為限，屆期應重填調案
單續借，並以三次為限。
檔管人員檢查檔案是否齊全
修正檔案借調紀錄並註記已歸還
檔管人員將已歸還檔案上架
結束
5.調出之原件，如有公務急用時，
得隨時催還，調案人不得拒絕。
6.逾期未歸者，檔案管理人員應
向調案人或所屬單位辦理催歸。
Slide 39
Slide 40
國立高雄師範大學
總務處文書組/李蓉茱
Slide 2
檔案為機關重要的行政稽憑，
行政人員在經辦案件過程中，經常
需借助檔案以為處理業務之參考，
但由於檔案數量日增，類型不一，
處理過程及手續均有規範，因此行
政人員如具有檔案管理素養，將有
助於檔案管理工作順利進行。
Slide 3
檔案法
檔案法施行細則
國立高雄師範大學檔案管理作業手冊
文書處理手冊
機關檔案點收作業要點
機密檔案管理辦法
機關檔案保存年限及銷毀辦法
機關檔案檢調作業要點
機關共通性檔案保存年限基準表
國家檔案開放應用要點
機關檔案管理作業手冊
Slide 4
檔案及檔案管理之定義及重要性
文書與檔案管理之關聯
承辦人員應配合辦理事項
Slide 5
Slide 6
將辦畢歸檔的案件清點受領，再
依照性質分門別類予以妥善整理
與保管，依規定提供參閱，並為
後續必要之清理。
Slide 7
定義－因處理公務或因公務產生的各
類型紀錄資料及附件，這些文字資料或
非文字資料及其附件，依管理程序辦理
後再做歸檔管理而成為檔案。
重要性－具有行政稽憑、法律信證、
歷史考證、學術研究等功能。
Slide 8
包括各機關所持有或保管之文書、
圖片、紀錄、照片、錄影(音) 、
微縮片、電腦處理資料等，可供
聽、讀、閱讀或藉助科技得以閱
覽或理解的文書或物品。
Slide 9
檔案管理以統一規劃、集中管理為
原則。
檔案管理工作項目包括：
點
收
立
案
編
目
保
管
檢
調
清
理
安全
維護
Slide 10
Slide 11
因處理公務或與公務有關，不論
是紙本、照片、光碟片還是其他
類型的資料，只要是機關與機關
或機關與人民往來之公文書，機
關內部通行之文書，或公文以外
之文書而與公務有關者都包括在
內。
Slide 12
收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄
、傳遞。
文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定
文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行
發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、
登錄、封發、送達
歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理
Slide 13
什麼樣的文書需要歸檔？
經完成發文或存查之文書處理流程的案件。
要如何歸檔？
收文：各單位收發登錄後送交檔管單位點收
歸檔。
發文：承辦單位或文書單位送交檔管單位點
收歸檔。
Slide 14
各類公文處理時限基準？
一般公文：最速件（１日）
速 件（３日）
普通件（６日）
限期公文：涉及政策、法令或需多方會
辦、分辦，且需３０日以上
方可辦結之複雜案件，得申
請為專案管制案件。
何時該歸檔？
公文辦畢５日內。
Slide 15
Slide 16
一.查檢待歸檔案件是否辦畢。
1. 辦畢案件：依文書處理手冊或業務相關規定完
成辦結程序案件。
2. 歸檔案件以原件為原則，未以原件歸檔者，應
敘明具體事由簽陳權責長官核准。
3. 有附件者，每１種以１份為限，附件需抽存續
辦者，應於本文敘明，並於附件註記文號，俟
其辦畢後，依規定辦理附件歸檔。
4. 附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列
品（如海報），得不辦理歸檔。
5. 以稿代簽者，請在簽辦單上註明函稿文號及承
辦人姓名。
Slide 17
蓋職名章
填入函稿文號
Slide 18
二.填註分類號及保存年限
依本校檔案分類及保存年限基準表，於公文右
上角適當處填寫「分類號」及「保存年限」。
保存年限係經檔管局核准，
不得擅自更改。
Slide 19
三.案件需蓋職名章或騎縫章及編寫頁碼。
1. 頁數2頁(含)以上，請逐頁編寫「頁碼/總
頁數」及加蓋「職名章」或「公文專用騎
縫章」。
2. 文件應依產生時間先後順序，早者在下，
晚者在上彙齊。
3. 頁碼之編寫，應以鉛筆於每頁右下角編寫，
並於案件首頁（簽辦單或函稿）註明總頁
數，文件為雙面書寫或列印者，亦同。
4. 附件為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併
本文連續編寫頁碼。
Slide 20
保存年限
分類號
請簽註日期以明責任
總頁數
頁碼
５
１
Slide 21
發文分類號編寫，請在公文製作系統選定產生。
Slide 22
分類號年限
總頁碼
頁碼
2
1
２頁以上案件需
蓋上騎縫章，若
沒有騎縫章，可
以承辦人員職名
章取代。
頁碼
2
Slide 23
四.辦畢案件屬非紙本型式或無法隨文裝
訂者，應依下列原則辦理歸檔：
1. 有照片、微縮、影音、電子或其他方式儲
存之媒體，應於媒體外包裝載明名稱、文
（編）號、規格、製作者、製作日期、分
類號、保存年限及內容概要。必要時應確
認其內容無誤後彌封蓋章。
2. 附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位
置註明文號；難以裝訂者，應避免散落或
放置於固定箱盒，並於首頁或其盛裝物外
註明文號。
Slide 24
五.歸檔案件和附件併同歸檔清單送交檔案管
理單位歸檔。
Slide 25
可歸檔物品：
檔案、錄影帶、光碟
不可歸檔物品：
現金、有價證券及其他貴重物品。
司法訴訟有關物證。
流質、氣體、易燃品、管制物品或其他
人身與公共安全之物品。
易變質而不適長期保存之物品。
Slide 26
以下情形案件需退還補正
案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存
者。
案件污損、內容不清楚或內容無法讀取者。
案件未經批准或漏印、漏發、漏會。
案件文（編）號有誤者。（所稱文號，指收
發文或創簽字號）
案件未填註分類號或保存年限者。
案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。
Slide 27
案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋
「樣張」或「註銷」字樣者。
案件與歸檔清單之登載項目不符者。
案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核
准者。
歸檔案件有照片、微縮、影音、電子或其他
方式儲存之媒體時，沒有在媒體外包裝上載
明名稱、文（編）號、規格、製作者、製作
日期、分類號、保存年限及內容概要。
Slide 28
依據「機關檔案管理作業手冊」第7章
點收規定
檔案管理單位或人員應定期製作「逾期
未歸檔案件稽催單」，催請承辦人員辦
理歸檔；未依規定辦理歸檔者，應簽請
機關權責長官處理。
稽催單請承辦人務必敘明未歸原因後送
回稽催單位。
Slide 29
Slide 30
所謂機密檔案是指：依法規定列為機密等級
的檔案。
機密文書辦理歸檔前應以機密檔案專用封套
裝封。
封面欄位應載項目
年度、分類號
收發文字號、被併案文號
單位名稱
案由或案名
案卷內文件起迄日期
頁數、件數、附件數
機密等級
保密期限或解密條件
保存年限
備註
Slide 31
填寫機密封套應注
意事項
案由應於無洩密之虞下
簡扼摘述。
解密條件務必請承辦人
填寫解密日期（保密期
限應不可逾保存年限），
倘若承辦人無法判別解
密日期，建議先行填寫
預定之解密時間。
封套封口（含上、下封
口）處，承辦人應加蓋
職名章或簽名。
Slide 32
機密等級由本機關核定
1.填意見表及通知單，陳核後通知原受文機關。
2.填記錄單。
3.承辦人將表單及公文送交單位負責人員確認及清點。
4.各單位彙整後送交文書組。
機密等級由他機關核定
1.填意見表及建議單陳核後，以建議函知原機密等級核定
機關變更。
2.填寫意見表及記錄單，若原機密文書判核結果為發文尚
需填寫通知單陳核後，通知原受文機關辦理變更事宜。
3.承辦人將表單及公文送交單位負責人員確認及清點。
4.各單位彙整後送交文書組。
Slide 33
Slide 34
Slide 35
Slide 36
Slide 37
開 始
調案人填具調檔單申請調案
相關主管核准申請
否
是
查檢有無複製品
否
檔管人員檢出檔案原件
檔管人員核算並註記件數.頁數及
檔案應歸還日期於調案單
Ａ
是
結束
調
案
人
使
用
提
供
檔
案
複
製
品
供
結束
校內借調檔案原則
1. 主管案件－單位主管。
2. 非主管案件－單位主管
->承辦業務主管或主任
秘書。
3. 機密檔案－單位主管->
主任秘書以上。
校外機關借調檔案原則
1. 應備函載明調用目的及
調用期限
2. 向本校提出申請
3. 由業務承辦單位依來函
簽辦
4. 經本校首長或授權代理
人核准
5. 向檔案管理單位辦理調
卷
6. 業務單位應負稽催之責
Slide 38
Ａ
檔管人員製成調案記錄存放
借調檔案以現場閱覽或提
供複製檔案原則，攜出原
件應依下列原則辦理：
1.無法拆卷得整卷借出。
調案單依規定妥善存放
2.須核算件數及頁數。
調出後10天開始稽催
3.借調之檔案原件應妥慎保管，
違者議處並負相關責任。
調卷人將公文送回文書組
4.以七日為限，屆期應重填調案
單續借，並以三次為限。
檔管人員檢查檔案是否齊全
修正檔案借調紀錄並註記已歸還
檔管人員將已歸還檔案上架
結束
5.調出之原件，如有公務急用時，
得隨時催還，調案人不得拒絕。
6.逾期未歸者，檔案管理人員應
向調案人或所屬單位辦理催歸。
Slide 39
Slide 40